I- Comment traduire une idée en projet ? II

Formation BP JEPS/ Gestion de projet
Qu’est-ce qu’un projet ?
Un projet consiste à vouloir réaliser une idée. Dans la notion d’idée il y a quelque
chose de novateur.
Par essence un projet c’est quelque chose d’unique et d’éphémère : il y a une
gestation/ une naissance et une fin. Dans un projet il y a une notion temporelle i.e. il
faut un certain temps pour réaliser tout ça.
I- Comment traduire une idée en projet ?
Pour traduire une idée en projet il faut transformer l’idée en objectifs :
Objectif technique : qu’est-ce que je souhaite réaliser ?
Objectif de délai : combien de temps pour préparer mon projet ?
Objectif de coût : mon projet doit-il être rentable ? de quelle somme
d’argent je dispose pour réaliser mon projet ?
Il faut ensuite définir les moyens nécessaires à la réalisation du projet puis prévoir
l’organisation et la gestion du projet.
II- Le cadrage du projet
On va utiliser la méthode dite CPS : Cadrage Pragmatique Synthétique
 Cadrage : i.e. trouver une idée
 Pragmatique : i.e. pourquoi trouver une idée, il faut être en adéquation avec
notre structure, être intuitif et novateur
 Synthétique : i.e. être rigoureux, aller à l’essentiel, se poser les bonnes
questions.
Il faut du recul, du bon sens, avoir une démarche structurée et l’expérience du projet.
On doit se poser un certain nombre de question :
1 : Le projet
Le QUOI
2 : Les objectifs
3 : La technique
Le COMMENT
4 : Le planning
5 : Les moyens
6 : Le management du projet
L ORGANISATION
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7 : La communication
A- Le QUOI
a. Le projet
Il faut donner un nom et une définition au projet : il faut donner les caractéristiques
et les motifs.
Les caractéristiques vont être par exemple :
Public concerné
La date
Le lieu
Les motifs eux sont en amont : ils supposent qu’il y ait déjà eu une analyse de la
situation donnée, une sorte d’état des lieux qui nécessite de se documenter sur
l’ensemble de la question ils regroupent les points positifs et les points négatifs.
b. Les objectifs
Les objectifs sont diverses :
Objectifs techniques (principaux et secondaires)
Objectifs de délai (date de début et de fin, échéancier)
Objectif de coût (coût raisonnable pour monter le projet)
Hiérarchisation des objectifs
B- Le COMMENT
a. La technique
C’est la base sur laquelle le projet s’applique : une étude technique et une étude de
faisabilité sont nécessaires pour déterminer les difficultés principales du projet. Elle
doit prévoir les solutions de repli en cas de problème
b. Le planning
Il est nécessaire dans un premier temps de griffonner les dates clefs : il faut remonter
dans le temps en partant du jour J. Sans oublier le bilan à J + 1 (ex : tâches
administratives, rendre des comptes, rendre le matériel loué, suivi du projet).
Lorsque l’on a une date précise de projet on effectue un rétro planning.
Jour J
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Bilan
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Dès lors que l’on touche à la nature humaine, il ne faut pas négliger l’aspect
psychologique. La planification du projet, va apporter la sécurité du projet. C’est un
cheminement logique et cohérent. Il va pouvoir poser la question de savoir si les
objectifs ont été atteins. Le planning doit être affiché afin que toute l’équipe puisse le
consulter : il motive et rassure les troupes !
Attention : pas de délai trop long ou trop court : il y a un effet démotivant.
L’objectif de délai doit être tenable, si c’est confortable pour nous ça le sera pour les
autres. On va transmettre nos propres sentiments à notre équipe. Il va falloir se forcer
à tenir les délais posés : l’humain donne priorité au court terme, c’est pourquoi il ne
faut pas hésiter à mettre des objectifs intermédiaires : il faut maximiser le temps.
Il ne devra pas y avoir de retard sinon le planning ne pourra pas être
tenu.
c. Les moyens
Ils sont de plusieurs sortes :
Moyens humains : toute l’équipe qui va participer de quelque façon que ce
soit au projet
Moyens matériels : il ne faut rien négliger dans l’organisation matérielle :
aspect administratif, restauration, assurance, règlementation légale, etc.…
C- L’ORGANISATION
a. Le management du projet
Il s’agit de savoir qui est responsable et de quoi
b. La communication
Cela comprend 2 types de communication :
Communication interne ; il ya a nécessairement des comptes à rendre en
amont : management de l’équipe, c’est quelque chose de dynamique un va et
vient entre les différents protagonistes : courrier, téléphone, réunion
Communication externe ; promotion du projet et information
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III- Caractérisation et répartition des tâches
Une tâche c’est un ouvrage qui doit être réalisé dans un temps donné.
Chaque tâche est divisée en 6 questions :
1 : qui ? qui est le responsable ?
2 : Quoi ? quel est le travail à réaliser ?
3 : Quand ? quelle est la durée ?
4 : Où ? quelles sont les ressources ?
5 : Combien ? estimation du coût
6 : Comment ? indicateur de fin de tâche ?
Les tâches du projet se traduisent en 7 réponses, ce sont les critères d’organisation
d’un projet :
1 : Maitrise de la technique des coûts et des délais
2 : pouvoir motiver
3 : bien maîtriser la technique : participer à la conception initiale
4 : maîtriser toute la technique : équipe pluridisciplinaire
5 : assurer la qualité : personnel motivé, méthodes rigoureuses mais souples,
pérennité de l’équipe
6 : être objectif : ne pas être juge et partie
7 : pouvoir communiquer facilement
La place centrale du manager :
3. Motiver
2. animer
1. organiser
4. Communiquer
5. faire-faire
6. gérer
7. analyser
Les tâches du manager
9. Prévoir
4
8. décider
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IV- Analyse des risques
Un projet novateur comporte forcément des risques : le risque c’est quelque chose de
potentiel. Il faut analyser 2 paramètres :
La gravité de l’effet produit par l’évènement
La probabilité pour que l’évènement se produise
Dès lors il faut analyser ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas :
Gravité
Zone acceptable
ou inacceptable ?
Catastrophique
?
Critique
?
Majeur
Mineur
?
Probabilité
Extrêmement
improbable
Extrêmement
rare
Rare
Probable
Chaque risque est identifié par une cause (± probable), cette cause donne lieu à un
effet (± grave). Si le risque est inacceptable :
Action préventive pour diminuer la probabilité
Moyen de secours pour lutter contre l’effet du risque dès qu’il est
détecté.
Il peut y avoir un risque de non réalisation mais aussi un risque dans la réalisation.
Une fois que l’on est engagé on ne peut plus arrêter il faut prévoir des solutions de
recours. Il faut imaginer tous les scénarios catastrophes et toujours avoir une
situation de compensation pour ne pas mettre nos partenaires dans l’embarra. Tout
doit être prévu et budgétisé (penser à la question assurantielle).
V- Projet associatif
Lorsque l’on travaille avec une association, si le président est d’accord, derrière lui il
y a des membres, un comité directeur…et il faut vérifier qu’il y a bien cohérence : le
projet doit être partagé par l’ensemble des membres. Un compte rendu
d’approbation du projet doit être mis en annexe : il n’y a pas d’existence possible du
projet sans preuve écrite.
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VI- L’environnement du projet
L’environnement (juridique, fiscal, politique, etc. …) est en constante mutation ce qui
veut dire qu’il faut être à la page sur ces différents plans pour pouvoir les réajuster si
besoin lors du montage du projet.
L’environnement ça peut être aussi la concurrence : il peut-être nécessaire d’innover,
d’avoir une identité propre pour se démarquer.
VII- Construction du projet
A- Analyse externe
Elle se fait par rapport à notre structure : il faut analyser l’élément environnement :
Quels sont les éléments extérieurs au projet susceptibles d’influer sur son
développement ? Il faut les lister :
Nombre d’habitants de la commune
Segments de population
Autres clubs
Municipalité, département, région…
Réseaux ferroviaires, routier, …
…
Il faut regrouper et classer ces éléments par contraintes.
B- Analyse interne
Ici on va analyser la faisabilité ou non de ces actions. C’est donc à partir de l’analyse
interne du club que l’on va lister ses points forts et ses points faibles dans les
différents secteurs :
Ressources humaines (dirigeants, bénévoles, salariés…)
Ressources financières
Moyens matériels (salle, terrain, petit matériel…)
Nombre de licenciés, leurs profils
Notoriété du club
Equipe/résultats
Fonctionnement interne du club
Il faut être le plus objectif possible dans notre analyse.
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Le dossier/ Projet à présenter pour le BP JEPS
Comme nous l’avons évoqué auparavant, le projet ne peut naître que d’une bonne
connaissance de l’entreprise et de son environnement.
En toute logique le dossier à présenter pour présenter votre projet devra commencer par une
présentation de l’entreprise accompagnée d’une analyse. Enfin seulement la question du
projet viendra.
I-
La présentation de l’entreprise
L’entreprise doit être présentée dans son contexte il ne s’agit pas de faire un état des lieux
sans le commenter ou en tirer des conclusions.
A- Histoire et géographie de la structure
Histoire de la structure est importante par rapport aux activités qu’elle propose, ses relations
avec les collectivités territoriales… Son implantation géographique a elle aussi son
importance.
Il faut surtout souligner les impacts sur la structure : les conséquences en matière de public
visé, comment la structure est desservie.
Mais aussi la concurrence : les tarifs, la venue de nouveaux clients, les spécialisations de
chacun…
B- La forme juridique de l’entreprise
1. La forme juridique
Elle doit être précise et complète : est-ce une société ? Quel type ? Une association ? Le gérant
est-il locataire ? Propriétaire ? y-a-t-il une seule société ? Etc.…
C- Organigramme
Un organigramme est un schéma représentant l’organisation générale d’une administration, d’une
entreprise, et faisant ressortir les attributions et les relations de ses divers éléments.
Exemples :
M. CSO
Dirigeant : M. Cheval
responsable d'écurie: M. Crottin
Responsable
pédagogique:
Mme Païdos
Responsable
ligne boxes A:
M. alezan
Enseignant animateur :
Mlle équifun
Responsable
ligne boxes B:
Mlle Grisou
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responsable écurie
CSO
Mlle loisir
responsable
équitation sur
poney
Mme Dressage:
reponsable
écurie dressage
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2. Infrastructure
Dans cette partie il faut présenter le mobilier, l’immobilier, les évolutions possibles.
3. Bilan financier
Le bilan financier est un document qui précise l’actif et le passif d’une entreprise à une date
donnée.
Il doit faire apparaitre les frais principaux de l’entreprise, et les rentrées d’argent de
celle-ci :
Entrées d’argent :
Cours d’équitation
Forfait
Pension
Stage
Organisation de compétition
Coaching
Formation
Location des installations
Etc.…
Frais principaux
Salaires
Location/crédit
Nourriture
Litière
Eau
Energie (essence/électricité…)
Assurance (RC pro, véhicules, bâtiments, cheptel…)
Prestations de service
Matériel (sellerie, chevaux, obstacles…)
Matériel immobilier
Impôts et taxes (foncier, pro, TVA, charges des salaires,
IB/IS/BNC, bénéfice agricole…)
4. Le public
Le public présent dans la structure
5. Ma place dans l’entreprise
Il y a un UC entier dans le BP JEPS sur la place de l’élève dans la structure, c’est à
vous, élève, d’être les acteurs de votre projet : Vous devez parler à la 1ère personne du
singulier : « j’ai fait… » N’hésitez pas à faire un paragraphe : « Ma place dans la
structure »
6. Règlementation propre à votre centre équestre
D- Analyse de la structure
1. Points positifs et points négatifs
2. Diagnostic
3. Problématique
4. Les pistes de projets et le projet définitif
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II-
Le projet
Dans l’introduction il faut donner le pourquoi du choix de l’activité, le quoi, le
quand, le comment, le avec qui, avec quoi, le combien et ce que l’activité va apporter
à ce club là.
A- La préparation
Il faudra:
Identifier les secteurs
Une fois que l’activité principales et les activités annexes ont été préparées il va
falloir identifier tous les secteurs nécessaires à la réalisation de la manifestation :
Infrastructure, matériel et logistique
Sportif : compétition, arbitrage
Administratif
Promotionnel
Financier
Les problématiques de règlementation par rapport aux projets
Identifier et attribuer les tâches à accomplir dans chaque secteur
Designer un responsable par secteur
Autonomie et collaboration des secteurs
Un planning prévisionnel
Il faut faire une feuille de tâche, une sorte d’agenda pour informer et motiver les
troupes.
Un budget prévisionnel
Il faut prévoir le coût de la préparation : les heures, le matériel, les infrastructures, …
Le lieu du projet
Les équidés
Les salaires (jour J préparation, rangement, bilan…)
Matériel pour le jour J
…
B- Le jour « J »
Il faut ce jour là suivre le plus correctement possible le plan d’action établi, maintenir
une bonne communication entre tous les participants. Garder la place de chaque
protagoniste.
Il faut décrire l’organisation de la journée, comment elle s’est déroulée…
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C- Le bilan
Il faut tirer un bilan du projet : qu’est-ce que le projet m’a finalement apporté ?
Evaluation rétrospective de l’évènement. L’opération sera-t-elle reconduite ? qu’estce que je devrais conserver, améliorer. …
Bilan sportif
Taux de participation par rapport à l’estimation de départ
Programme était-il attractif ?
Infrastructure et matériel adéquat ?
Sécurité des participants
Taux de satisfaction ?
Esprit sportif ?
Bilan organisationnel
Le plan établi a-t-il été respecté ? Le planning prévisionnel ? le partage des tâches ?
Coordination entre les différents collaborateurs ?
Accueil ? Secrétariat ?
Points positifs ?
Problèmes ?
Solution ?
Bilan financier
Est-il positif ou négatif ?
Bilan promotionnel
Le club a-t-il été mis en valeur ?
Son image auprès des participants, du public, des autorités, des partenaires ?
Evaluation de son action:
Prévoir un questionnaire avec des questions ouvertes (ex : comment avez-vous
trouvé la journée ?) et des questions fermées (comment s’est passé la journée : très
bien, plutôt bien, bien, plutôt mauvaise, mauvaise).
Les questions peuvent reprendre chaque point de votre bilan : organisation, sportif
etc.…
Enfin il conviendra de remercier tous ceux qui ont participé à
l’évènement.
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