methodologie d`execution des interventions de surveillance

METHODOLOGIE D’EXECUTION
DES INTERVENTIONS DE SURVEILLANCE
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Ed. 2 - 06/2006
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EVOLUTION DU FASCICULE
CE DOCUMENT EST REEDITE
IL ANNULE ET REMPLACE L'EDITION PRECEDENTE
Motif de cette nouvelle édition :
Mise à jour globale pour prise en compte de l’évolution des textes réglementaires.
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LISTE DES PAGES EN VIGUEUR
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Date
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SOMMAIRE
1.
Objet
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2.
Domaine d’application
Page 1
3.
Références
Page 1
4.
Définitions
Page 1
5.
Responsabilité de mise en oeuvre
Page 1
6.
Rôle et responsabilité
Page 1
7.
Programme de surveillance
Page 2
8.
Modes d'intervention de surveillance (I.D.S.)
Page 2
9.
Différents types d'audits (21B.235)
Page 2
9.1
Audit de procédure (ou de fonction)
Page 2
9.2
Audit de procédé
Page 2
9.3
Audit de produit (ou de navigabilité) (GM 21B.235(a)(4))
Page 3
10.
Classement et définition des anomalies
Page 3
10.1
Cas du règlement PART 21 Sous parties F/G
Page 3
10.2
Cas du règlement PART 145
Page 4
11.
Préparation de l'I.D.S.
Page 4
12.
Documents de travail
Page 4
13.
Exécution de l'I.D.S.
Page 5
13.1
Réunion d'ouverture
Page 5
13.2
Déroulement de l'I.D.S.
Page 5
13.3
Réunion de clôture
Page 5
13.4
Confirmation des anomalies
Page 6
14.
15.
16.
Documents d'I.D.S.
Page 7
14.1
Contenu du compte-rendu d'I.D.S.
Page 7
14.2
Page de garde (annexe 2)
Page 7
14.3
Récapitulatif des anomalies (annexes 3)
Page 8
14.4
Corps du compte-rendu d'I.D.S. (annexe 4)
Page 8
Suivi des actions correctives
Page 8
15.1
Suivi
Page 8
15.2
Actions nécessitant des délais exceptionnels
Page 9
Archivage
Page 9
Annexe 1 :
Confirmation d'intervention de surveillance
Annexe 2 :
C.R.I.S.
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1.
OBJET
La présente procédure a pour objet de définir les responsabilités et les méthodes de travail
pour la mise en oeuvre des Interventions De Surveillance (I.D.S) :
- audits,
- enquêtes,
- sondages,
effectuées dans un organisme de production.
2.
DOMAINE D’APPLICATION
La présente procédure s'applique à l'instruction et à la surveillance des agréments
PART 21G et autorisations de production PART 21F.
Elle peut être utilisée pour la surveillance d'agréments d'entretien avec les documents
spécifiques de l'entretien.
3.
REFERENCES
Documents EASA :
• EC N° 1702/2003 : PART 21
• EC N° 2042/2003 : PART 145
• Decision N° 2003/1/RM : AMC and GM to PART 21
• Decision N° 2003/19/RM : AMC and GM to PART 145
• P-32-40 : Instruction et surveillance d'un agrément de production selon PART 21 souspartie G
• P-33-10 : Autorisation de production selon PART 21 Subpart F
• P-54-17 : Evolution et surveillance d'un agrément d'entretien selon la partie 145
Nota : L'élaboration de cette procédure a pris en compte des éléments de la norme ISO
10.011 (-1, -2, -3).
Ce fascicule a reçu l'accord de la DGAC par lettre référencée 2006-2387 DCS/NO/AGR du
28/06/2006.
4.
DEFINITIONS
C.R.I.S : Compte Rendu d'Intervention de Surveillance
I.D.S : Intervention De Surveillance
NC : Niveau Central du GSAC
RS : Responsable Surveillance
5.
RESPONSABILITE DE MISE EN OEUVRE
Cette procédure est mise en oeuvre par tout RS et ses représentants.
6.
ROLE ET RESPONSABILITE
Une intervention de surveillance du GSAC est réalisée par une équipe d'auditeurs qualifiés
suivant la PS 31-42-0.
Ces auditeurs sont désignés par le RS qui nomme le responsable de l'I.D.S.
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7.
PROGRAMME DE SURVEILLANCE
Le programme de surveillance d'un organisme est établi par le RS conformément aux
procédures GSAC en vigueur pour la surveillance de la production et de l'entretien.
Ce programme comprend les audits (nombre et thèmes), les sondages et enquêtes.
Ce programme est établi à l'avance, sur l'outil de planification et de suivi informatique
(PEGASE) prévu à cet usage et doit répondre aux dispositions du § 6.2.2 du fascicule
P-32-40 (PART 21G) et § 12 du fascicule P-33-10 (PART 21F) en matière d'élaboration. Il est
soumis à l'approbation du niveau central et communiqué à l'entreprise surveillée (planning de
surveillance) en début de cycle de surveillance ou d'année, par exemple lors du bilan annuel.
Les thèmes des enquêtes et sondages ne sont pas programmés.
Le nombre d'auditeurs pour chaque audit est défini par le RS et peut varier en fonction de la
complexité de la société et de l'objet de l'audit comme indiqué au §6.2.3 du fascicule P-32-40.
8.
MODES D'INTERVENTION DE SURVEILLANCE (I.D.S.)
Audit :
Examen méthodique et indépendant en vue de déterminer si les activités et/ou
résultats satisfont aux dispositions pré-établies, dont on s'assure lors de
l'intervention qu'elles répondent toujours aux exigences réglementaires.
Enquête :
Intervention de surveillance qui peut être effectuée a posteriori en vue d’une
recherche de renseignements sur un sujet déterminé.
Sondage :
Intervention de surveillance de même nature que l'audit mais de moindre
ampleur, plus limitée dans son domaine et sa durée.
Audit PART 145
Les audits de procédure et de procédé tels que définis ci-dessous sont applicables.
9.
DIFFERENTS TYPES D'AUDITS (21B.235)
9.1 Audit de procédure (ou de fonction)
L’objectif de ce type d’audit est de s’assurer que les procédures et fonctions auditées
correspondent à ce qui est décrit dans le référentiel d’agrément (M.O.P, M.O.E, etc.), en
conformité avec les exigences réglementaires en vigueur.
L’audit de procédure consiste donc à :
- vérifier que le système qualité de l'organisme PART 21G audité se conforme toujours
aux exigences de la section A, sous-partie G (21A.139),
- que le système de contrôle de production de l'organisme PART 21F audité se
conforme toujours aux exigences de la section A, sous-partie F (21A.126),
- vérifier que l'organisme audité fonctionne conformément au référentiel d’agrément
par sondage sur des exemples concrets,
9.2 Audit de procédé
L’objectif de ce type d’audit est de surveiller par échantillonnage l’élaboration du produit,
de la pièce ou de l'équipement.
L’audit de procédé consiste donc à s'assurer que l'opération industrielle est en conformité
avec tout ou partie des éléments du dossier industriel du matériel.
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9.3 Audit de produit (ou de navigabilité) (GM 21B.235(a)(4))
L’objectif de ce type d’audit est de s’assurer qu’un produit ou matériel est conforme à la
définition certifiée, c'est-à-dire :
1) pour un aéronef déclaré conforme par le constructeur,
- l'aéronef est effectivement conforme à sa définition certifiée (les modifications
appliquées sont approuvées, toutes les CN sont appliquées, les résultats de tous les
essais sol et vol, moteurs et pesées sont satisfaisants, les équipements à péremption
sont encore valides, ...),
- les documents d’accompagnement existent, sont conformes à la définition de
l'aéronef, et sont correctement renseignés et visés,
- les exigences spécifiques éventuelles propres au pays d’immatriculation sont
respectées.
2) pour un moteur, une hélice, un équipement, une pièce déclarés conformes ou
navigables par le fabricant ou le constructeur,
- la définition est approuvée par l’autorité ou en cours d'approbation et, que ce matériel
ou produit est conforme à cette définition,
- les documents libératoires sont correctement renseignés et visés par les personnes
habilitées,
- les CN sont appliquées,
- les essais ont tous été exécutés et jugés satisfaisants,
- les documents de fabrication et de contrôle comportent le visa des opérateurs,
- les exigences spécifiques éventuelles sont respectées.
Nota 1 : Pour un produit ou un matériel complexe, certains éléments ne sont vérifiés que
par sondage.
Nota 2 : Vérifier que le produit ou matériel fait partie du domaine de l’agrément.
10. CLASSEMENT ET DEFINITION DES ANOMALIES
Ce document utilise des niveaux de classification des anomalies harmonisés entre les
activités production et entretien du GSAC.
10.1 Cas du règlement PART 21 Sous parties F/G
Les PART 21.A.125B et 21.A.158 introduisent le classement suivant :
10.1.1 - Niveau 1
Désigne toute non conformité au PART 21 Sous parties F/G,
- qui pourrait mener à des non conformités non contrôlées à des données de
conception applicables,
- et qui pourrait affecter la sécurité de l'aéronef.
Exemples : non conformités aux paragraphes 21A.126, 21A.127, 21A.128, 21A.129 du
PART 21F et 21A.139 ; 21A.145 ; 21A.147 ; 21A.148 ; 21A.151 ; 21A.163 ; 21A.165 du
PART 21G.
Nota : le non respect du 21A.157 est également de niveau 1.
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10.1.2 - Niveau 2
Toute non conformité au PART 21 Sous parties F/G ne relevant pas du niveau 1.
10.1.3 - Niveau 3
Une constatation de niveau 3 désigne tout élément, pour lequel il a été identifié, par
preuve objective, qu'il contenait des problèmes potentiels pouvant conduire à une nonconformité de niveau 1 ou 2.
10.2 Cas du règlement PART 145
Le règlement PART 145 n'introduit que deux niveaux de constatation (1 et 2) dont la
définition détaillée figure dans le fascicule P-54-15 (Moyens acceptables de conformité
à la PART 145 AMC 145.B.50 (a)).
Au terme du processus d'harmonisation, les définitions des niveaux en PART 145 sont
identiques à celles du PART 21F/G.
11. PREPARATION DE L'I.D.S.
Les auditeurs préparent un "plan d'audit" qui :
- détermine le champ de l'intervention et définit le référentiel applicable, si nécessaire en
relation avec l'organisme,
- identifie les membres de l'équipe,
- confirme la date et le lieu de l'intervention,
Les auditeurs établissent une trame et/ou un questionnaire qui n'est pas communiqué à
l'organisme.
Le plan d'audit est communiqué à l'organisme par l'intermédiaire du formulaire de
confirmation d'I.D.S. (annexe 1) ou par une copie actualisée du planning de surveillance qui
sert alors de confirmation. Le document de l'annexe 1, plus détaillé, permet de donner des
informations plus précises sur les objectifs et le déroulement de l'audit et de formuler des
requêtes particulières (par ex. présence de certains membres du personnel de l'audité).
La confirmation d'I.D.S. est communiquée à l'organisme :
- 2 à 4 semaines avant l'intervention pour les audits,
- 2 jours avant l'intervention pour les sondages.
12. DOCUMENTS DE TRAVAIL
Les documents de travail de base sont :
- les textes réglementaires,
- la documentation GSAC,
- le MOP/MOE,
- les procédures associées et/ou référencées,
- toutes les autres procédures ou instructions pouvant être utilisées comme référentiel lors de
la réalisation de l'I.D.S.
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13. EXECUTION DE L'I.D.S.
13.1
Réunion d'ouverture
Il est utile au début de l'I.D.S. :
- de rappeler les objectifs et le champ d'application de l'I.D.S.,
- de rappeler le plan d'audit, la chronologie et en particulier d'essayer de prévoir l'heure
de la réunion de clôture,
- de présenter un résumé des méthodes et documents qui seront utilisés pour
effectuer l'I.D.S.,
- d'évoquer les aspects relatifs à la confidentialité.
13.2
Déroulement de l'I.D.S.
L'équipe conduit l'I.D.S. en s'aidant de la trame et/ou du questionnaire.
L'équipe utilise les formulaires I.D.S. (voir annexe 2) afin de consigner les réponses de
l'audité, les éléments de preuves, ses constatations, ses commentaires et remarques.
L'équipe d'I.D.S. récapitule les anomalies et constatations pour pouvoir les présenter
en fin d'I.D.S.
Ces déclarations d'anomalies doivent reposer sur des éléments factuels vérifiables.
(GM 21B.225(a)).
Si cela s'avère nécessaire, le champ de l'audit peut être modifié pour mieux atteindre
les objectifs de surveillance.
Les copies des documents de l'industriel, pour utilisation éventuelle en annexes du
compte-rendu d'I.D.S ne sont faites qu'avec l'accord de l'audité.
13.3
Réunion de clôture
En fin d'I.D.S., il convient que l'équipe fasse une synthèse aux audités et au
responsable de la fonction concernée ou son représentant.
Cette réunion a pour objet de présenter les anomalies et constatations de l'I.D.S. en
tenant compte de leur importance telle qu'elle est perçue par le responsable de l'I.D.S.
Il est important que les responsables présents soient d'accord sur les anomalies et
constatations présentées par l'équipe.
A ce titre, il est recommandé de rédiger au moins les annexes A2/1 et A2/2 du C.R.I.S.
pendant l'audit et de les soumettre pendant la réunion de clôture à l'organisme afin de
lui permettre de matérialiser son accord sur les non-conformités par sa signature sur la
page A2/1.
Le déroulement des échanges postérieurs (compte-rendu, signature, réponse, suivi
des actions correctives) est aussi rappelé lors de cette réunion de clôture.
Nota : Si au cours de l'I.D.S. une partie du domaine ne peut être investiguée, un
complément d'I.D.S. pourra être planifié pour la traiter ultérieurement.
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13.4
Confirmation des anomalies
13.4.1 Cas des agréments et autorisations PART 21 Sous parties F/G
13.4.1.1 - Niveau 1
L'auditeur informe :
- l'organisme pendant la réunion de clôture, de préférence par écrit (remise des pages
A2/1 et A2/2 du C.R.I.S),
- immédiatement le RS et le Superviseur du NC : rapport écrit complet transmis par
télécopie ou courrier électronique.
Après concertation entre le Superviseur du NC, le RS et l'auditeur, le Superviseur du
NC informe le responsable du Bureau des agréments (DGAC/DCS/NO/AGR) pour
confirmation au Dirigeant Responsable de l'organisme dans les 3 jours ouvrés et suivi
selon la procédure décrite dans le fascicule P-32-40 § 6.4.
13.4.1.2 - Niveau 2
- L'auditeur informe l'organisme pendant la réunion de clôture, de préférence par écrit
(remise des pages A2/1 et A2/2 du C.R.I.S),
- après accord entre le RS, l'auditeur et le superviseur du NC, le RS confirme la
classification par courrier et transmet le rapport écrit complet à la Direction qualité de
l'organisme dans les 14 jours ouvrés.
En cas de dépassement du délai imparti pour les actions correctives, le RS doit
informer le dirigeant responsable.
13.4.1.3 - Niveau 3
- L'auditeur informe l'organisme pendant la réunion de clôture, de préférence par écrit
(remise des pages A2/1 et A2/2 du C.R.I.S),
- il confirme la classification en envoyant le compte rendu définitif à la Direction qualité,
selon les modalités du 13.4.1.2.
13.4.1.5 - Diffusion des comptes-rendus d'intervention de surveillance
Les C.R.I.S. sont adressés :
- au dirigeant responsable de l'organisme dans le cas d'anomalies de niveau 1,
- à la direction qualité de l'organisme dans tous les cas,
- le cas échéant, à la partie de l'organisme audité.
Les C.R.I.S sont consultables par le Superviseur du NC et les autres RS sur PEGASE.
13.4.2 Cas de l'agrément PART 145
Les modalités d'information et de confirmation sont décrites dans le fascicule
P-54-17.
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14. DOCUMENTS D'I.D.S.
Le compte-rendu est rédigé sous la direction du responsable d'audit. Il doit être précis et peut
être établi ultérieurement, bien qu'il soit recommandé d'en établir au moins les sections 1 et 2
pendant l'audit à l'aide du mode déconnecté du module "Intervention" PEGASE.
Dans le même temps, le RS tient à jour l'outil de planification et de suivi des actions de
surveillance PEGASE et y renseigne les résultats de l'audit. Le planning de surveillance mis à
jour est transmis à l'entreprise.
14.1
Contenu du compte-rendu d'I.D.S.
Le compte-rendu d'I.D.S. (C.R.I.S) est un document établi à partir de l'outil PEGASE
dans lequel sont saisies les actions de surveillance. Cet outil permet le suivi des
actions correctives. Le C.R.I.S se compose de trois parties :
- section 1 : la page de garde,
- section 2 : le récapitulatif des anomalies,
- section 3 : le corps de l'I.D.S.
Note 1 : L'outil PEGASE de planification et d'enregistrement des actions de
surveillance permet également l'édition des FORM 56 et 6.
14.2
Page de garde (annexe A2/1)
Cette page rappelle toutes les modalités de l'I.D.S. et comprend :
Case 1 : Le numéro de l'I.D.S. : sous la forme “cccccccc/nn/aa” issu de PEGASE
cccccccc = identification de l'industriel (code client GSAC à 5 chiffres),
nn
= numéro dans l'année attribué par PEGASE lors de
l'enregistrement de l'I.D.S dans le module "planification des
interventions",
aa
= année.
Case 2 : Thèmes réglementaires de l'I.D.S.
Type d'intervention.
Genre et référence de l'agrément audité.
Case 3 : Organisme et N° de client.
Sites audités.
Date de l'intervention.
Objet de l'I.D.S en rubrique "Observation".
Case 4 : Identité des auditeurs et interlocuteurs.
Case 5 : Nombre d'écarts selon classement.
Case 6 : Délai de réponse. Cf. § 15 : Délai de réponse à adapter au niveau des
écarts notifiés.
Date et visa d'acceptation des actions correctives proposées.
Date et visa du solde du compte-rendu d'I.D.S.
Case 7 : Date et visa d'acceptation des écarts par l'audité.
Case 8 : Diffusion (Cf. 13.4.1.5)
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Nota : Les cases 2 et 3 sont renseignées à partir des éléments enregistrés dans le
module "planification des interventions" de PEGASE.
Les cases 4 à 6 et 8 sont renseignées à partir des éléments enregistrés dans le
module "Intervention" de PEGASE.
14.3
Récapitulatif des anomalies (annexe A2/2)
Cette deuxième section liste les anomalies relevées au cours de l'I.D.S. Le libellé des
anomalies doit être factuel.
La rédaction de ce récapitulatif doit être claire et succincte, les informations
complémentaires étant données dans le corps de l'audit.
Chaque anomalie est classée selon les critères définis au § 10 (classification
harmonisée entre les activités production et entretien) :
- niveau 1,
- niveau 2,
- niveau 3.
Cette section est établie à partir des éléments enregistrés dans le module
"Intervention" de PEGASE.
14.4
Corps du compte-rendu d'I.D.S. (annexe A2/3)
Elle comporte un compte-rendu détaillé du déroulement de l'I.D.S.
Elle est établie à partir des éléments enregistrés dans le module "Intervention" de
PEGASE.
15. SUIVI DES ACTIONS CORRECTIVES
15.1
Suivi
Les délais de mise en place des actions et le report éventuel sont définis :
- dans les fascicules P-33-10 et P-32-40 pour l'autorisation et l’agrément PART
21F/G,
- dans le fascicule P-54-17 pour l'agrément PART 145.
Au terme du processus d'harmonisation, ils sont identiques.
Le responsable d'I.D.S., après acceptation de la réponse :
- s'assure de la mise en place effective des actions correctives,
- solde les items en temps voulu sur le compte-rendu d'I.D.S. (récapitulatif des
anomalies),
- solde globalement l'I.D.S. lorsque tous les items sont soldés.
S'il le juge nécessaire, le RS peut demander des compléments avant de prononcer la
clôture de l'action.
Le RS renseigne en temps réel l'outil de planification et de suivi des actions de
surveillance PEGASE en fonction de la fermeture des actions correctives et du solde
de l'I.D.S.
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15.2
Actions nécessitant des délais exceptionnels
Lorsque les actions correctives nécessitent des délais de mise en œuvre excédant les
délais réglementaires, il est nécessaire de mettre en place des actions palliatives dans
ces délais (par ex. dans le cas d'un magasin trop petit, en attendant d'en construire un
plus grand, il est possible de ranger les matériels dans un lieu de stockage
intermédiaire…)
Le caractère exceptionnel du délai d'une action corrective doit être mentionné en
rubrique "Commentaire sur le Solde" des écarts.
16. ARCHIVAGE
Pour chaque I.D.S., le compte-rendu d'I.D.S est conservé sous format informatique au travers
de l'outil PEGASE. Il y a également lieu de conserver tout document annexe jugé opportun
selon les modalités définies dans le manuel qualité du GSAC.
Durée d’archivage : Voir procédure PS 31-03-0.
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ANNEXE 1
Confirmation d'intervention
de surveillance
N°
Date
Société :
Type d'I.D.S. : Audit
Sondage
Etablissement :
Réf. Agrément :
Sujet de l'I.D.S. :
Référentiel de l'I.D.S. :
Auditeurs prévus :
Correspondants prévus :
Date et lieu :
Réunion de synthèse prévue le :
Avec comme participants :
Note : Ce formulaire peut être remplacé par la transmission d'une copie mise à jour du planning
de surveillance.
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ANNEXE 2
Compte Rendu d'Intervention de Surveillance
Thèmes :
CR n° cccccccc/nn/aa
1
Page 1/
Client :
Sites audités :
Date :
Observation :
Type :
Genre d'Agrément :
Ref. Agrément :
3
2
Responsable d'Audit :
Auditeur(s) :
Interlocuteur(s) :
4
Nombre d'Ecarts
Niveau 1 :
Niveau 2 :
Niveau 3 :
Réponse souhaitée le :
Visa / date
Actions correctives acceptées le :
Visa / date
CRIDS soldé le :
Visa / date
5
Acceptation des Ecarts
par l'audité :
6
Visa / date
7
Diffusion :
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ANNEXE 2
Compte Rendu d'Intervention de Surveillance
Ecart n° 1 - NIVEAU
CR n° cccccccc/nn/aa
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1
Action Corrective (à remplir par l'audité)
Solde
Date solde :
Visa :
Commentaire sur le Solde :
Ecart n° 2 - NIVEAU
Solde
Action Corrective (à remplir par l'audité)
Date solde :
Visa :
Commentaire sur le Solde :
Ecart n° 3 - NIVEAU
Solde
Action Corrective (à remplir par l'audité)
Date solde :
Visa :
Commentaire sur le Solde :
Diffusion :
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Page : A2/2
ANNEXE 2
Compte Rendu d'Intervention de Surveillance
CR n° cccccccc/nn/aa
1
Diffusion :
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