Trousse d`information

Conférence éducative nationale
À l’attention de toutes les sections locales relevant
du secteur privés
La Conférence éducative nationale de l’UCET
pour les sections locales du secteur privés aura lieu comme suit :
Residence Inn, Centre-ville d’Ottawa (Ontario)
À compter de 9 h le vendredi 27 mai 2016
jusqu’au dimanche 29 mai 2016
Réception de bienvenue
le jeudi 26 mai 2016
(de 19 h à 21 h)
Série de conférences éducatives nationales
Trousse de renseignements
Avant de faire des réservations de voyages, les délégué(e)s sont prié(e)s de s’assurer
d’avoir bien reçu l’autorisation de leur employeur de prendre le congé adéquat pour
assister à cette conférence nationale.
INSCRIPTIONS – Vous devez impérativement renvoyer le formulaire d’inscription et, s’il
y a lieu, celui sur les besoins spéciaux, à notre bureau national au plus tard le 31 mars
2016. Veuillez par ailleurs noter que si nous ne les recevons pas en temps voulu, nous
ne pourrons vous garantir une chambre d’hôtel.
VOYAGES PAR AVION/TRAIN/AUTOCAR – Nous invitons l’ensemble des participant(e)s
à la conférence à contacter l’agence Carlson Wagonlit Travel au 1-866-267-5625 pour
faire leurs réservations de voyages. Veuillez l’appeler et indiquer que vous serez un(e)
délégué(e) à la Conférence nationale de l’UCET et ce, au plus tard d’ici le 1 er mai 2016
afin d’obtenir le meilleur tarif aérien possible.
Les délégué(e)s sont invité(e)s à prendre leurs dispositions de façon à arriver à Ottawa
dans l’après-midi ou la soirée du jeudi 26 mai et en repartir le dimanche 29 mai après
14 h. Veuillez noter que plusieurs événements auront lieu à Ottawa à ces mêmes
dates, notamment que cette fin de semaine auront lieu plusieurs courses dans la
capitale nationale. Faîtes donc sans plus tarder vos réservations de voyages pour
être certain(e) de pouvoir assister à la conférence.
L’agence Carlson Wagonlit s’occupera des réservations de vos déplacements par avion
ou en train, et a été chargée de vous trouver le « tarif le plus économique ». Un(e)
délégué(e) qui choisit de prendre l’avion à un tarif plus élevé assumera les coûts
supplémentaires ainsi encourus. Assurez-vous de bien communiquer à l’agence de
voyages les besoins spéciaux que vous pourriez avoir lors de vos déplacements
(accès, régime alimentaire, etc.). Notez par ailleurs que les billets ne seront émis
qu’une fois approuvés par le bureau national de l’UCET.
Au moment de faire vos réservations de voyages, ne perdez pas de vue qu’en ce qui
concerne le tarif aérien le plus économique il y a certaines restrictions, notamment si
vous devez modifier vos plans une fois le billet émis. L’agence de voyages pourra vous
renseigner à ce sujet, à propos de votre billet particulier et de sa date d’émission.
Toutes les pénalités financières causées à la suite d’un changement ou d’une
annulation de la part d’un(e) délégué(e), une fois son billet émis, seront à sa charge
sauf si les pénalités en question résultent de circonstances exceptionnelles ou encore
de situations d’urgence au-delà de son contrôle. Ces pénalités peuvent monter jusqu’à
50 pour cent du tarif le plus économique selon la date à laquelle le changement est
apporté une fois le billet émis.
Assurez-vous en outre de bien indiquer à l’agence Carlson Wagonlit votre nom au
complet, tel qu’il figure sur votre pièce d’identité, l’adresse actuelle de votre domicile,
votre courriel et aussi votre numéro de télécopieur du fait que les billets vous seront
envoyés directement.
Les observateurs et observatrices peuvent se prévaloir des mêmes services mais, étant
donné que l’UCET n’est pas responsable du paiement de leurs billets, ils et elles
devront communiquer à Carlson Wagonlit tous les renseignements pertinents pour
régler le montant de leurs billets au moment de la réservation.
Nota : Aucun billet ne sera émis tant que le bureau national n’aura pas reçu votre
inscription.
VOYAGES PAR AUTOMOBILE – Les délégué(e)s qui décident de voyager par
automobile auront droit au remboursement de leurs frais de kilométrage en vertu des
dispositions des tarifs en vigueur de l’UCET en la matière (voir ci-joint), jusqu’à
concurrence de l’équivalent du tarif aérien le plus économique. Le montant de la perte
de salaire ne sera remboursé que pour la période d’absence jugée nécessaire si le (la)
délégué(e)s avait voyagé par avion.
TRANSPORTS PAR TAXI/NAVETTE – Il est indispensable de fournir des reçus pour tous
les frais de transports à destination et en provenance des aéroports ou gares de
chemins de fer/d’autocars, lesquels doivent être annexés à la demande de
remboursement de frais.
CHAMBRES D’HOTEL – Plusieurs chambres ont été réservées au:
Residence Inn du Centre-ville d’Ottawa – Marriott
161, avenue Laurier Ouest
Ottawa (ON) K1P 5J2
Le bureau national réservera les chambres d’hôtel – vous êtes donc prié(e)s de ne pas
contacter directement l’hôtel.
Le Residence Inn du Centre-ville d’Ottawa a accordé à l’UCET le tarif par nuit de 205 $,
plus les taxes applicables (occupation simple ou double). Les sections locales qui
envoient des observateurs ou observatrices à la Conférence peuvent profiter de ce tarif.
Sachez qu’il est strictement interdit de fumer où que ce soit dans cet établissement, et
qu’en cas d’infraction une pénalité de 250 $ par nuit sera facturée pour le nettoyage.
C’est aux délégué(e)s qu’incombe la responsabilité de leurs faux-frais. Il leur faudra par
ailleurs verser un acompte ou laisser l’empreinte de leur carte de crédit au moment de
l’inscription. En cas de problème en la matière, veuillez contacter Lira Buschman à
[email protected], ou au 613 238-4003, pour prendre les dispositions
nécessaires. Au moment de quitter l’hôtel, veuillez régler les dépenses que vous avez
encourues séparément (frais à votre chambre et/ou de stationnement) qui sont
facturées à l’UCET. Veuillez aussi savoir que les frais occasionnés par une ou plusieurs
nuits supplémentaires devront être réglés directement à l’hôtel au moment du départ et
qu’ils ne seront pas facturés à l’UCET.
Les observateurs et observatrices ont droit à une chambre parmi celles qui ont été
bloquées. Si un observateur ou une observatrice désire réserver une chambre, veuillez
l’indiquer sur le formulaire d’inscription. Rappel : C’est aux observateurs et
observatrices qu’incombe la responsabilité de régler toutes les dépenses, y
compris le tarif de la chambre.
Les frais d’une chambre pour des délégué(e)s le dimanche soir ne seront réglés que
s’il n’y a pas de vol de retour au domicile le dimanche soir, mais ne le seront pas pour
les délégué(e)s qui normalement seraient tenu(e)s de rentrer chez eux (elles) ce soir-là
mais qui ont demandé de rester pour des raisons personnelles.
INDEMNITE QUOTIDIENNE
En fonction de leurs heures d’arrivée et de départ, les délégué(e)s ont droit soit à
l’indemnité de repas en vigueur ou à l’indemnité quotidienne dont le taux actuel est de
105 $ par jour, montant qui couvre les frais de repas et les faux-frais (voir le document
ci-joint « Tarifs de voyages »).
PERTE DE SALAIRE
Le montant de la perte de salaire sera calculé d’après le taux quotidien du salaire du
membre ou proportionnellement, par ex. : ½ journée. Un(e) délégué(e) devra remettre
une formule de congé de la part de son employeur pour avoir droit au remboursement.
Les personnes qui travaillent par poste devront quant à elles fournir leur calendrier des
postes. Pour un jour de repos, les délégué(e)s auront droit au remboursement à raison
d’un taux fixe de 100 $ par jour.
AVANCES/DEMANDES DE REMBOURSEMENT DE FRAIS
Les délégué(e)s recevront environ 60 pour cent du montant auquel ils (elles) ont droit
au moment de leur inscription. Le montant leur sera envoyé par la poste dès réception
et traitement de la demande de remboursement de frais.
DIVERS
Des dispositions ont été prises pour assurer des services d’interprétation simultanée en
français et en anglais. Par ailleurs, des services d’interprétation gestuelle et de médias
substituts seront fournis en fonction des besoins indiqués sur le Formulaire de demande
de besoins spéciaux.