L`étude d`opportunité

TutoFOP : la formation de formateurs à la carte
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L’étude d’opportunité
Etude d’opportunité : éléments de définition
Après un détour par quelques définitions issues du Larousse.fr, nous tentons de
définir ce que peut être une étude d’opportunité.
Etude
•
Travail de l'esprit qui s'applique à connaître, à approfondir quelque chose :
Se consacrer à l'étude des langues.
•
Effort intellectuel tourné vers l'acquisition de
l'apprentissage de quelque chose : Aimer l'étude.
•
Effort intellectuel orienté vers l'observation et la compréhension des êtres,
des choses, des événements, etc. : L'étude du milieu, de la nature.
•
Travail préparatoire de mise au point ou de recherche : L'étude d'un projet.
connaissances,
vers
•
Examen approfondi de quelque chose ; analyse : L'étude détaillée d'un texte.
•
Ouvrage résultant d'un travail intellectuel de recherche, d'observation, etc. :
Publier une étude sur l'économie américaine.
•
…
Opportunité
•
Qualité de ce qui est opportun, de ce qui vient à propos : Discuter de
l'opportunité d'une démarche.
•
Occasion favorable : Saisir une opportunité quand elle se présente.
On peut noter que « Opportunité » est un terme de l'analyse force faiblesse
opportunité menace, plus souvent connu sous le nom de matrice MOFF ou SWOT
Pertinence :
•
Qualité de ce qui est pertinent, logique, parfaitement approprié : La
pertinence d'une réflexion.
•
Qualité de quelqu'un qui fait preuve de justesse dans son raisonnement, d'àpropos : Répondre avec pertinence.
Il est intéressant de noter que les deux adjectifs, opportun et pertinent, ont le même
principal synonyme : Convenable.
L’étude d’opportunité cherche à déterminer ce qui convient le mieux, questionne
principalement la pertinence d’une solution, vérifie que cette solution est adaptée à
une situation spécifique.
L’étude d’opportunité vérifie que la solution est adaptée au problème. Mais souvent,
dans le domaine des sciences humaines et de la formation, le problème est difficile à
définir. L’étude d’opportunité va devoir remonter vers les besoins, la demande
d’origine.
L’étude d’opportunité questionne parfois la capacité à mettre en œuvre la solution.
C’est la faisabilité.
Faisabilité
•
Caractère de ce qui est faisable.
Faisable
•
Qu'on peut faire ; possible, réalisable.
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Etude d’opportunité et ingénierie de la demande
L’ingénierie de formation est souvent présentée en trois niveaux :
•
L’ingénierie de la demande, qui concerne l’étude des besoins et de la
demande
•
L’ingénierie des dispositifs, qui consiste à la création de l’organisation de
formation la plus adaptée
•
L’ingénierie pédagogique, qui prend en charge les choix des pratiques
pédagogiques
On peut illustrer la phase d’ingénierie de la demande en combinant les
définitions de l’AFNOR :
Au départ est un organisme qui Analyse les besoins de formation : « Démarche
permettant de définir des besoins de formation »
Il détermine ainsi un Besoin de formation : « Identification d'un écart susceptible
d'être réduit par la formation entre les compétences d'un individu ou d'un groupe à
un moment donné et celles attendues »
Ce besoin de formation est réel, et l’on constate que plusieurs individus expriment
une Demande de formation : « Expression d’un besoin formulé par l’intéressé, ou
par son représentant ou sa hiérarchie »
L’organisme estime avoir besoin d’une action de formation et formalise cette
demande dans un Cahier des charges de la demande : « Document exprimant les
besoins de formation et les contraintes d’un demandeur. Ce document contient les
éléments administratifs, pédagogiques, financiers et organisationnels pour permettre
aux organismes de formation de formuler une proposition en vue d’atteindre les
objectifs présentés par le demandeur »
L’organisme de formation vérifie que la formation demandée est bien la solution au
problème (écart de compétences). Il va effectuer une Analyse de demande de
formation : « Au regard des objectifs poursuivis par le demandeur, opération
consistant à examiner la pertinence d’un projet de formation »
L’organisme de formation rencontrera ensuite son commanditaire pour élaborer le
Cahier des charges de la formation : « Document contractuel, issu de la
négociation des éléments du cahier des charges de la demande et de l’accord entre
l’entreprise et le dispensateur de formation, en vue d’atteindre des objectifs
déterminés ».
Dans cette présentation, les choses s’enchaînent naturellement.
Dans la réalité l’ingénierie de la demande n’est pas aussi simple. La " demande "
d’ingénierie peut être plus ou moins précise. Le commanditaire peut avoir une idée
très claire du système d’action à concevoir ou, à l’opposé, demander à ce qu’on lui
définisse ce dont il a besoin. Tous les cas sont possibles.
Pour mener une analyse de la demande il va falloir questionner :
•
Qui : Qui formule la demande ? De qui est-elle l’expression ? De quels
rapports de force, de pouvoir ou de négociation est-elle la résultante ?
•
Pourquoi : A quels problèmes cherche à répondre la demande qui est
formulée ? Qu’est ce qui la motive et ou la justifie ?
•
La solution : A quel type de dispositif est-il fait appel dans la demande ?
•
La pertinence : La solution envisagée permet-elle de répondre au problème
posé ? A t-elle des chances d’être viable ?
•
La faisabilité : De quelles contraintes faut-il tenir compte ? Quel est le
champ des possibles ?
On voit de nouveau que l’étude d’opportunité, qui ne cible au sens strict que la
pertinence, va, dans le cadre de l’analyse de la demande indispensable à toute
démarche d’ingénierie de formation, souvent déborder vers l’amont (l’origine de la
demande) ou vers l’aval (la faisabilité et la configuration du dispositif).
La première question du « qui » n’est pas simple. Il y a toujours au départ d’une
action un commanditaire (qui passe une commande), appelé aussi maître d’ouvrage
(qui souhaite la réalisation d’un ouvrage), qui exprime une demande à l’attention
d’un organisme de formation. Mais il peut y avoir confusion des rôles…
Les exemples de situations qui suivent vont apporter un éclairage sur ce point.
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Etude d’opportunité : exemples de situations
Situation 1 : Un maître d’ouvrage passe commande à un maître d’œuvre
Une entreprise constate un écart entre ce qu’elle attend de ses collaborateurs et
leurs pratiques actuelles. Les salariés consultés pensent que la solution passe par
une formation. L’entreprise, maître d’ouvrage, est décidée à envoyer ses salariés en
stage et contacte un organisme de formation.
Quelle étude d’opportunité dans ce cas ?
L’étude d’opportunité dans ce cas a déjà été effectuée par le maître d’ouvrage. Il est
convaincu qu’il existe un écart de compétences à combler et que la formation est
une solution adaptée. Le public existe puisqu’il a enregistré les demandes de ses
salariés. C’est lui qui valide la pertinence de l’action de formation.
Il propose un cahier des charges de la demande. Les discussions avec l’organisme de
formation vont permettre la rédaction du cahier des charges de la formation.
Il peut être utile de rappeler les rôles du maîtres d’ouvrage et du maître d’œuvre
(Source Cedip).
Le maître d’ouvrage de formation
Le maître d’ouvrage de formation est la personne morale qui passe commande d’une
action de formation :
Il analyse la pertinence d’une réponse formation au regard des demandes exprimées
;
Il élabore le cahier des charges dans lequel il définit les objectifs de formation par
rapport à des besoins de compétences identifiés ;
Il choisit le maître d’œuvre de formation, analyse la réponse initiale de formation et
valide la réponse formation proposée par le maître d’œuvre ;
Il définit les critères de sélection des stagiaires ;
En tant que commanditaire de l’action de formation, il en assure son financement ;
Il définit les modalités d’évaluation de l’action de formation.
Ces actions sont conduites par le chargé de formation du maître d’ouvrage.
Le maître d’œuvre de formation
Le maître d’œuvre de formation est la personne morale qui conçoit et réalise l’action
de formation commandée par le maître d'ouvrage.
Il construit, sur la base du cahier des charges du maître d’ouvrage, la réponse
initiale de formation qu’il soumet au maître d’ouvrage ;
Il participe, sur la demande du maître d’ouvrage, à l’élaboration des modalités
d’évaluation ;
Il bâtit les objectifs pédagogiques à partir des objectifs de formation du cahier des
charges du maître d’ouvrage ;
Il construit le cahier des charges du maître d’œuvre pour consulter et sélectionner
les intervenants ;
Il finalise avec les intervenants les objectifs pédagogiques et le programme de
formation ;
Il élabore le devis de l’action de formation et en contrôle son exécution
Il assure la logistique de la formation, il accueille les stagiaires, il suit la réalisation
de la formation ;
Il réalise l’évaluation de satisfaction, il établit le bilan pédagogique de l’action de
formation.
Ces actions sont conduites par le chargé de formation du maître d’œuvre.
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Situation 2 : Un centre de formation veut créer une nouvelle formation
diplômante
Un organisme de formation veut diversifier ses activités. Il a repéré une filière qui lui
semble porteuse, et il cherche à obtenir un financement public (Conseil Régional)
pour une action de formation diplômante. Il va s’engager dans une étude
d’opportunité.
Dans ce cas qui est maître d’ouvrage et qui est maître d’œuvre ?
Dans un premier temps, le Conseil Régional, qui d’habitude est maître d’ouvrage et
achète des prestations de formation, n’a pas de demande particulière. C’est donc le
centre de formation qui se commande à lui-même une étude d’opportunité.
Le centre de formation, maître d’œuvre, va réaliser une étude pour convaincre le
maître d’ouvrage du bien fondé de son projet, et du grand avantage qu’il aura à
financer cette nouvelle formation.
Le Conseil Régional, en charge de la carte régionale de formation va poser trois
questions essentielles pour juger de la pertinence du projet
•
Comment le projet s'inscrit-il dans l'offre de formation existante ?
•
Le vivier de public potentiel est-il suffisant pour remplir l'action ou la section
proposée?
•
Quels sont les débouchés d'emploi, ou de formation, du projet ?
Le centre de formation doit mener une enquête approfondie sur la démographie,
l’emploi dans les territoires, l’évolution des emplois, l’offre de formation, l’attractivité
du métier…
C’est un travail qui doit se faire avec l’autorité académique DRAF SRFD, et
notamment avec l’appui du Délégué Régional à l’Ingénierie de Formation (DRIF).
Quelle étude d’opportunité dans ce cas ?
C’est le centre de formation, maître d’œuvre, qui effectue l’étude d’opportunité.
Cette étude d’opportunité déborde très largement sur l’étude des besoins de
formation.
C’est dans ce cas une étude approfondie sur les besoins sociaux et d’emplois sur un
territoire, qui doit se faire en partenariat avec les partenaires politiques et
professionnels régionaux.
Situation 3 : Un centre de formation doit renouveler le dossier d’habilitation
d’une formation diplômante
Un centre de formation dispense depuis plusieurs années une formation diplômante.
Dans ce cadre, il doit fournir régulièrement à son autorité académique, le DRAF
SRDF, un dossier d’habilitation qui comporte une note d’opportunité.
Dans ce cas on a :
•
Le maître d’ouvrage : Conseil Régional, Fond d’assurance formation,
FONGECIF… qui a validé la pertinence de cette formation et achète la
prestation.
•
Le maître d’œuvre : c’est le centre de formation qui met en œuvre l’action
•
L’autorité académique : Le centre permet avec cette formation la délivrance
d’un diplôme national du ministère de l’agriculture. Le SRFD s’assure par là
que cette formation répond bien à des besoins sociaux et professionnels
(pertinence). De plus, l’autorité académique vérifie dans cette note la
capacité du centre à réaliser l’action (faisabilité).
Quelle étude d’opportunité dans ce cas ?
L’étude d’opportunité est demandée par l’autorité académique. Le maître d’ouvrage
n’est pas directement concerné par cette étude
La note d’opportunité questionne la pertinence, mais aussi la faisabilité de l’action.
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Extrait du dossier d’habilitation. Note de service DGER/POFE/N2005-2090 du 1
décembre 2005
Objet : Habilitation des établissements à la mise en œuvre des UCC et CCF pour les
diplômes de l’enseignement technologique et professionnel agricole préparés par les
voies de la formation professionnelle continue et de l’apprentissage…
Annexe 1, document 2 : Note d’opportunité.
Cette note d’opportunité comprend deux parties.
Une première partie doit répondre à la question : «Pourquoi cette formation
?»
Elle présente les éléments justifiant sa mise en œuvre. A titre d’exemple, les points
ci-après peuvent être abordés :
•
L’historique de l’action : les principaux acteurs à l’origine de la formation,
(entreprises, financeurs) et leurs problématiques,
•
Le contexte : évolution des métiers et conséquences sur les emplois,
situation du marché du travail,
•
Les orientations politiques des institutionnels et des partenaires
professionnels (projet du centre, de l’EPLEFPA, PREA, demande du secteur
professionnel, politique de formation du conseil régional, PRDF…),
•
Les perspectives pour les stagiaires ou apprentis en termes d’insertion
professionnelle, …
Une deuxième partie doit présenter :
•
La faisabilité de l’action,
•
La capacité du centre à mettre en œuvre la formation.
Situation 4 : Un groupe de professionnel interroge le centre de formation
sur la possibilité d’une solution formation
Des professionnels, représentés par une association, un syndicat, cotisant à un ou
plusieurs fonds de formation, expriment des problèmes de compétences et d’emploi :
savoirs faire nouveaux à acquérir, difficultés de recrutements, mauvaise attractivité
du métier, renouvellement des effectifs… Des discussions plus ou moins formelles
avec le centre de formation local ont généré l’idée d’une réponse formation. Les
professionnels sont prêts à soutenir le centre de formation si celui-ci les aide à
trouver une réponse à leur problème… Le centre décide de creuser ce projet.
Dans ce cas il y a souvent un peu de flou : Qui est commanditaire de l’action ? Qui
est le maître d’ouvrage ? Le centre de formation qui s’engage dans l’étude ou les
professionnels qui ont un besoin ? Ou encore le fonds de formation qui sera le
financeur de l’action ?
Il faut dans ce cas réunir les acteurs et structurer la commande :
•
Qui est porteur du besoin de formation : les professionnels
•
Qui est maître d’ouvrage de l’étude d’opportunité : par exemple le fonds de
formation, qui va financer cette étude au titre de travaux d’ingénierie
•
Qui est le maître d’œuvre : le centre de formation, éventuellement associé à
d’autres partenaires
Le centre de formation devra d’abord analyser les besoins réels des professionnels,
et déterminer les actions qui peuvent relever de la formation professionnelle. Ce
travail doit également tenir compte du contexte général de la profession (emplois,
évolutions…) de l’offre de formation existante, d’expériences déjà menées… Cela va
montrer la pertinence d’un projet de formation. Le projet de formation n’est pas
forcément très défini à ce stade. Cette étude peut fournir le cadre du futur dispositif
de formation.
Quelle étude d’opportunité dans ce cas ?
L’étude consiste ici à étudier le contexte du projet, à déterminer les besoins des
utilisateurs finaux et les évolutions probables à venir. Cela permet de décider de la
viabilité du projet.
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Cette étape peut se conclure par la livraison d'une « note de cadrage » qui établit
officiellement l'intention de projet.
Cette note de cadrage permettra aux commanditaires de formuler une demande
précise au centre de formation.
Situation 5 : Un centre de formation veut produire un dispositif en FOAD
Un centre de formation reçoit de plus en plus de demandes de candidats non mobiles
et qui veulent se former à distance. En même temps il doit gérer au centre des
faibles effectifs, des options nombreuses. Les financeurs lui demandent des
dispositifs en entrée et sortie permanentes. Il a besoin de remise à niveau en
autoformation. Il utilise les dispositifs Préférence FORMATIONS mais souhaite aller
plus loin. Profitant de l’intérêt de quelques formateurs pour la FOAD, la direction du
centre décide d’engager la production d’un module de formation en FOAD, c'est-àdire utilisable de manière individualisée en centre ou à distance. Un formateur est
désigné pour cadrer et piloter ce projet.
Le maître d’ouvrage est le centre de formation, qui à travers son directeur,
commande la production de parcours d’autoformation. On peut supposer que la
question de la pertinence ne se pose plus.
C’est le cas lorsque l’action est modeste et ciblée sur un public existant, que le
centre connaît bien : par exemple, une UCARE en autoformation pour les BP REA du
centre, pour gérer des petits effectifs.
La question principale qui se pose alors est la faisabilité : Comment produire un
dispositif FOAD ? Avons-nous les ressources techniques, les compétences
nécessaires ? Comment se faire aider pour effectuer ce travail ?
Les particularités de la FOAD
Produire des parcours d’autoformation et un dispositif FOAD se chiffre en milliers
d’euros. Le modèle économique de la FOAD est basé sur un investissement lourd
amorti sur une durée longue avec un grand nombre d’utilisateurs.
Un dispositif FOAD est pertinent s’il répond à la demande de publics variés, et si ses
contenus sont suffisamment polyvalents pour être utilisés dans des parcours de
formation multiples.
Produire des contenus sans prendre le temps d’analyser leur pertinence vis-à-vis des
publics possibles est à terme contre productif.
Quelle étude d’opportunité dans ce cas ?
La demande de FOAD est exprimée à plusieurs niveaux : apprenants, financeurs,
prescripteurs, institutions, avec parfois des logiques contradictoires.
L’étude d’opportunité va dans ce cas questionner les besoins de formations, les
attentes des maîtres d’ouvrage et des partenaires, ainsi que l’analyse
socioéconomique des publics.
L’étude d’opportunité d’un dispositif FOAD peut intégrer une étude de faisabilité.
Cette étude d’opportunité apportera des éléments sur la viabilité du projet et pourra
donner lieu à une note de cadrage.
Le maître d’œuvre (le formateur chef de projet) pourra alors définir le projet de
production avec son maître d’ouvrage (le directeur du centre).
Un outil d’analyse, la matrice MOFF
Cet outil MOFF est très apprécié pour conduire une analyse, un diagnostic et pour en
synthétiser et en présenter les résultats. Cette matrice est souvent utilisée en
stratégie d’entreprise pour aider à la formulation des décisions.
La matrice MOFF combine :
•
Menaces
•
Opportunités
•
Forces
•
Faiblesses
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Ce n’est pas le seul outil utile pour conduire une étude, mais cette matrice peut
trouver sa place dans la conclusion d’une étude d’opportunité.
Cette matrice est composée de 4 cases :
•
Case S : Les Forces (facteurs positifs et d'origine interne)
•
Case W : Les Faiblesses (facteurs négatifs et d'origine internes)
•
Case O : Les Opportunités (facteurs positifs et d'origine externe)
•
Case T : Les Menaces (facteurs négatifs et d'origine externe)
L’utilisation de la matrice MOFF dans une étude d’opportunité.
L’analyse de l’environnement
La ligne Opportunités - Menaces questionne l’externe, l’environnement de du projet.
Cela peut être utile pour repérer les éléments favorables de l’environnement :
emplois, demande sociale, demande des professionnels, développement du
territoire… Tous ces éléments sont des opportunités à saisir.
Les menaces représentent tout ce qui peut menacer le projet de formation : faibles
effectifs, métier en déclin, offre de formation déjà trop importante… Autant
d’éléments qui peuvent faire dire que le projet de formation n’est pas pertinent.
L’analyse de l’interne
Les cases forces et faiblesses questionnent l’interne, la capacité de l’organisation à
mettre en œuvre les solutions. On est proche dans ce cas de l’étude de faisabilité.
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