Madame Sheila Fraser - Commissariat à l`information du Canada

[le 21 janvier 2008]
Madame Sheila Fraser
La vérificatrice générale du Canada
Bureau du vérificateur général du Canada
240, rue Sparks
Ottawa ON K1A 0G6
Madame Fraser,
Suite à la vérification annuelle effectuée par votre Bureau pour
l’exercice terminé le 31 mars 2007, et suite à la réception de votre
Rapport, veuillez trouver ci-joint le plan d’action de la haute direction
du Commissariat à l’information du Canada pour répondre aux
questions soulevées dans ce rapport.
Si vous avez quelques questions concernant ce plan d’action,
n’hésitez pas à communiquer avec moi.
Soyez assurée, par ailleurs, que mon équipe et moi serons à
nouveau prêts à assister votre équipe pour la vérification annuelle de
l’exercice se terminant le 31 mars 2008.
Cordialement,
Robert Marleau.
Plan d’action du Commissariat à l’information
Remarque du BVG
Erreur dans le salaire payé
à l’ex- Commissaire
Rémunération au
rendement pour les cadres
ne respecte pas les
exigences de l’Agence de
la fonction publique du
Canada (AFPC)
Solde des congés erronés
dans le système
d’information sur les
ressources humaines
(SIRH)
Le système SIRH n’est pas
mis à jour régulièrement
Formation linguistique non
conventionnelle offerte à
un employé
Utilisation de processus
non annoncés relativement
au recrutement
Actions pour pallier à la situation
Statut
L’ancien commissaire a été mis au
Complété
courant de la situation. Des discussions
ont eu lieu avec le Conseil privé pour
rectifier la situation. Un nouveau décret a
été émis par le gouverneur en conseil le
29 novembre 2007.
La rémunération au rendement de 20062007, et des années subséquentes, sera
Complété
conforme aux exigences de l’AFPC
Le gestionnaire de la rémunération
vérifiera tous les dossiers personnels des
employés en comparant l’information qui
y est indiquée avec celle entrée dans le
système SIRH. Les erreurs seront
corrigées, le cas échéant.
Les demandes de congés seront entrées
dans le système SIRH de façon
hebdomadaire.
La formation linguistique sera offerte
selon les pratiques conventionnelles de la
fonction publique.
Les critères relatifs à l’utilisation des
processus non annoncés seront
clairement communiqués. Les processus
non annoncés identifiés comme à risque
devront être approuvés préalablement par
le comité de gestion, tel que prévu à
l’instrument de sous-délégation et aux
nouvelles lignes directrices sur les
critères relatifs à l’utilisation des
processus annoncés.
31 mars 2008
Continu
Continu
Continu
Irrégularités dans les
processus de dotation
Dossiers de dotation non
documentés de façon
adéquate
Instrument de sousdélégation des Ressources
humaines non à jour
Dossiers de classification
non documentés de façon
adéquate
Certificats cadeaux remis
aux employés dans le cadre
de la semaine de la
fonction publique
Avec la nouvelle équipe de Ressources
humaines composée d’experts en la
matière, les processus de dotation seront
surveillés afin d’assurer le respect des
exigences du cadre de nomination de la
CFP. Des rapports mensuels de dotation
sont déposés au Comité de gestion.
Avec la nouvelle équipe de Ressources
humaines composée d’experts en la
matière, les processus de dotation seront
surveillés afin d’assurer le respect des
exigences du cadre de nomination de la
Commission de la fonction publique.
Des rapports mensuels sont déposés au
Comité de gestion.
Avec l’arrivée du nouveau Commissaire
et la mise sur pied de la nouvelle
structure organisationnelle, un nouvel
instrument de sous-délégation des
Ressources humaines a été développé.
Une liste de vérification sera utilisée
dans les dossiers de classification pour
assurer qu’ils sont adéquatement
documentés en fonction des exigences.
De plus, l’équipe de Ressources
humaines actuellement en place possède
des connaissances fonctionnelles en
classification permettant de juger de la
pertinence des actions initiées par la
gestion. L’organisation examinera aussi
les différentes options afin d’obtenir les
services d’un expert dans le domaine de
la classification pour assurer que les
décisions prises respectent les exigences
et qu’elles soient pertinentes. Des
rapports mensuels de classification sont
déposés au Comité de gestion.
Cette pratique est discontinuée. L’équipe
de Ressources humaines assurera le
respect de la Politique de reconnaissance
du Conseil du Trésor.
Dû aux anomalies
Le Commissaire communiquera avec la
observées, la délégation
présidente de la Commission de la
des pouvoirs de nomination fonction publique afin de l’aviser des
Continu
Continu
Complété
Liste de
vérification
mise à jour
Complété
31 mars 2008
offerte à l’organisation
pourrait être révisée
mesures qui seront prises pour adresser
les situations identifiées par le
vérificateur général.
Révision des procédures et
des contrôles concernant
les contrats pour les biens
et services
Tous les contrats seront révisés par le
SFO avant d’être finalisé. Le
Commissariat révisera ses procédures et
ses contrôles concernant la passation des
marchés afin de s’assurer que toutes les
règles pertinentes sont suivies.
Dissémination de la
politique du Conseil du
Trésor sur les cartes
d’achat
Un rappel de la politique sera distribué
aux détenteurs et au personnel
administratif du Commissariat sur une
base annuelle.
31 mars 2008
Continu