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JURIDIQUE ARCHIVAGE – ARKHEOS - DOCUMATION 7 avril à 16h30
Les actualités de l'archivage électronique (CNIL, archivage de messageries, questions des
documents personnels, valeur juridique des courriels, peut-on se passer de conserver les documents
sous forme papier, rôle de la signature électronique ?).
« LA CONTRIBUTION MAJEURE DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A LA
TRANSFORMATION DIGITALE DES ENTREPRISES. »
Du conférencier :
Mon nom est Michel THEVENOT. Je suis le fondateur de la société ARKHEOS actuellement dirigée
par Monsieur Pierre de BILDERLING.
Cette start-up a développé la suite SAARK qui est un outil informatique complet destiné à
l’acquisition, à la conservation, à l’accès sécurisé et à la gestion de toutes les données d’une
entreprise.
La suite SAARK gère aussi bien l’aspect opérationnel des données que leur archivage. Elle et conçue
pour prendre en compte tout type de données.
Elle respecte les normes en vigueur tant en France que dans le monde anglo-saxon.
PRELIMINAIRES
Au bon vieux temps du papier carboné les secrétariats utilisaient du papier carbone pour faire des
doubles de tout courrier et le dernier de couleur bise allait directement aux archives, il en allait de
même pour tous les imprimés comptables ou bancaires, l’ordinateur lui-même servait à faire du papier
et, en sortie des imprimantes à impact, l’atelier de déliassage séparait de chaque liasse une dernière
pelure qui allait directement aux archives.
Ainsi toutes les archives courantes se constituaient-elles au fil de l’eau, elles étaient complétées de
lots d’archives déversés par les services à intervalles plus ou moins réguliers en fonction de la nature
des documents apportés. Parfois ces lots n’étaient que des confirmations après traitements de ce qui
était déjà archivé sous forme de pelures.
Une fois les déversements effectués on pouvait parler d’archives définitives en ce sens qu’elles
n’étaient plus que sous la responsabilité de l’archiviste qui organisait ses classements et faisait des
fiches plus ou moins élaborées pour s’y retrouver, faire des recherches, gérer les demandes de copies
et ou de communications de documents.
L’arrivée de l’ordinateur dans les archives traditionnelles :
L’archiviste a essayé de moderniser son travail en engageant la dématérialisation de documents, pour
en faire des copies numérisées et dans certains cas en faisant une interprétation de ces copies
numérisées.
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Ceci lui permet de pouvoir communiquer des copies des documents numérisés sans aller rechercher
l’original.
Pour faire les recherches plus automatiquement les fiches sont saisies dans une base de données
informatique qui peut donner directement l’accès à l’image numérisée du document recherché ou
indiquer sa localisation physique.
Pour les documents interprétés, ces fiches virtuelles ont pu être complétées de moyen de recherche
sur des mots-clés.
Préparer tout ceci est un travail très important surtout s’il est envisagé de reprendre ainsi des archives
du passé et une attention toute particulière est à apporter aux outils permettant de faire les
versements dans le système informatique gérant à la fois les documents dématérialisés et les fiches
virtuelles de la base donnée informatique.
Dans le monde des affaires la préparation de ces versements – et parfois même toute la gestion
informatique des documents numérisés - sont souvent sous-traités à des prestataires de services qui
assurent également les conservations des documents de base.
L’ordinateur pilleur d’archives ?
Pendant ce temps l’informatique a multiplié les réseaux et les systèmes de messagerie. Tous les
utilisateurs d’un poste de travail ont eu la faculté d’envoyer et recevoir des courriels, de les archiver
sur leur postes et même les supprimer. Ils ont pu également composer des courriers classiques, en
stocker les données, garder sur leurs postes des documents de travail importants. Une multitude
d’informations échappent ainsi aux archivages parce qu’elles circulent sous forme de courriels ou se
nichent sous forme de fichiers dans une multitude de postes individuels. Ces informations sont souvent
livrées au bon vouloir des titulaires des postes de travail. Il s’agit d’informations numériques par
nature.
Une autre source d’informations qui parfois échappent aux archivages vient de l’informatique de
gestion. Cette dernière voit souvent les problèmes par application : la paye, la facturation, les achats…
Les concepteurs des programmes de traitement ne se désintéressent pas des obligations d’archivage
qui incombent à chacune de ces applications, mais au contraire en font des systèmes spécifiques
correspondant bien aux besoins des opérationnels, mais ceci souvent sans vue d’ensemble entre les
applications et sans prise en compte organisée de la notion d’archive définitive.
Avant d’aller plus loin il faut faire une observation importante : à côté des données informatiques que
l’on voit il en existe d’autres dont l’intérêt peut être capital et que l’on voit moins. Ainsi un courriel est
accompagné de données relatives à son acheminement : plusieurs dates et heures liées au document
(début de la création, envoi, passage dans les différents serveurs d’acheminement, réception,
ouverture du document), numéro d’ordre non modifiable, clé de contrôle permettant de détecter des
altérations au texte transmis et aux métadonnées, identification des postes et des serveurs émetteurs
et récepteurs, destinataires cachés… Ces données sont appelées les métadonnées du courriel.
De même les fichiers générés directement avec un ordinateur par exemple des fichiers Word, Excel,
etc… ont des métadonnées cachées.
Dans un autre domaine une transaction effectuée sur une base de données spécialisée, par exemple
un mouvement financier, est accompagnée d’autres informations (poste utilisé pour l’enregistrer,
identification de l’utilisateur, heure de saisie, etc…), ces métadonnées peuvent être archivées en
même temps que le contenu de la transaction.
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On voit donc, si l’on n’y prend pas garde et que l’on se contente de conserver une impression du
courriel ou un exemplaire d’un bordereau de saisie, que l’on peut éventuellement dématérialiser, on
perd des métadonnées.
L’archivage numérique direct de données numériques par nature est donc plus riche que l’archivage
classique même complètement informatisé. Il améliore la qualité des archives en leur ajoutant des
éléments relatifs aux conditions de leur élaboration, de leur diffusion et de leurs classements chez les
utilisateurs. Il donne de nombreux éléments facilitant leur accès.
LES POINTS DE DROIT
Un petit tour à l’étranger :
En Grande Bretagne et pour les quelques 200.000 entreprises du monde entier à capitaux américains
ou cotées sur une bourse américaine soumises au Patriot Act tous les courriels, y compris internes à
l’entreprise, ainsi que leurs métadonnées doivent être saisis dès leur envoi ou leur réception et
conservés selon une norme précise. Au surplus ces entreprises sont tenues de se doter d’un outil
normalisé utilisable par des personnes gouvernementales autorisées pour rechercher et consulter tout
courriel.
Ceci a été introduit en Europe par les éditeurs de logiciels américains sous le vocable d’archivage
« légal », mais en fait cet archivage n’est obligatoire et légal que pour les entreprises désignées
ci-dessus.
La législation en France :
Il n’existe pas encore de règle concernant directement les règles d’archivage de données
numériques par nature comme celles des messageries électroniques, cependant la loi indique
dans quelles conditions un écrit électronique est admis comme preuve à l’égal du papier. Ceci
signifie implicitement que les règles d’archivage applicables à l’écrit électronique doivent se
déduire de celles du papier. Nous en sommes loin ! Pourtant voici la loi :
« L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier,
sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et
conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Loi du 13 mars 2000.
Un courriel est un document élaboré et transmis directement sous forme digitale, mais lors de
l’élaboration et de la transmission ce document, comme nous l’avons déjà observé, se voit
adjoindre les métadonnées qui ne sont pas toutes directement visibles mais qui concourent en
cas de litige à en garantir intégrité, authenticité et traçabilité.
L’existence de ces métadonnées est connue des experts agrées auprès de Tribunaux et aussi des
juges. Ils peuvent les rechercher ou se les faire communiquer en cas de contestation sur une
impression de courriel.
Dans ces conditions, un simple courriel est en réalité plus probant qu’un courrier ordinaire, voire
qu’un courrier recommandé envoyé sous enveloppe.
En droit des affaires ou en droit commercial, la preuve est libre et la plupart des pièces produites
devant les magistrats par les avocats sont des courriels ou des documents consistant en des
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impressions de fichiers de bureautique ou d’informatique de gestion qui peuvent eux-mêmes
être attachés à des courriels.
Cette pratique des tribunaux de commerce montre également que les courriels électroniques qui
représentent plus de 80% de la communication de l’entreprise en interne et en externe devraient
faire l’objet de soins particuliers et d’un niveau au moins équivalent à ceux apportés aux
documents sur papier !
C’est dire l’importance d’avoir un bon archivage des documents établis par les systèmes
informatiques et en tout premier lieu les messages, leurs documents attachés et leurs
métadonnées.
Enfin c’est aussi dire que les systèmes de signature électronique ne sont pas indispensables
puisque en tout état de cause les tribunaux considèrent que les entreprises sont responsables
des écrits professionnels de leur personnel. Seul l’Etat français a le droit de refuser un
engagement pris par un agent n’ayant pas une délégation officielle, c’est-à-dire publiée au
journal officiel…, quoiqu’un tel engagement puisse parfois être considéré comme une faute
personnelle non dépourvue de tout lien avec le service, donc ouvrant droit à être indemnisé par
l’Etat.
Le cas des documents « personnels » :
Selon une jurisprudence maintenant bien établie, un service de messagerie d’entreprise en
France doit autoriser les employés qui en sont utilisateurs à envoyer des courriels privés. Ceci à
la double condition que les messages ne soient pas trop nombreux et qu’ils ne dénigrent pas
l’entreprise.
La CNIL demande aux entreprises de ne pas conserver les données privées. De plus les tribunaux
sont relativement attachés au respect de la vie privée des employés.
Ceci est également valable pour la fonction publique.
Il en résulte que le système d’archivage quel qu’il soit doit pouvoir filtrer ces courriels ou ces
données à ne pas conserver.
Seul l’employé sait déterminer ce qui lui parait privé. Trois solutions s’offrent à l’employeur pour
permettre de gérer le droit donné et la directive CNIL qui impliquent de demander aux employés
soit :
- de classer le courriel comme personnel avec la balise permise par la messagerie,
- de rajouter dans l’objet du courriel l’étiquette “PERSO“ ou “PRIVE“ ou…
- d’avoir un dossier dans sa boîte aux lettres (BAL) nommé “PERSO“…
Dans les entreprises une charte sur l’emploi de la messagerie et la conservation des fichiers
personnels est à élaborer et à lier au règlement intérieur.
Ceci est fortement conseillé pour éviter les polémiques sur un sujet flou.
La norme française AFNOR NF Z42-013 ou équivalent ISO
Cette norme définit de bonnes pratiques en ce qui concerne la dématérialisation et la bonne
conservation des données dématérialisées.
Une norme n’est pas une loi, mais seulement une recommandation.
La conformité à une norme est un élément de fait.
La certification de conformité à une norme est un plus (couteux et souvent tardif), mais son
absence ne signifie pas que la norme n’est pas respectée.
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De même cette certification ne donne aucune certitude absolue devant un tribunal qui peut
toujours décider d’une mesure d’expertise :
La loi du 13 mars 2000 ne fait pas de référence à la norme, elle pose seulement les principes sur
lesquels les tribunaux doivent s’appuyer pour motiver leurs décisions.
Enfin la norme AFNOR NF Z42-013, qui prévoit certes le « scellement » de documents archivés de
manière définitive dans un média non réinscriptible (WORM) avec horodatage public et
éventuellement signature électronique, est un complément qui peut être utile pour des données
spécifiques.
Mais elle ne définit pas un système opérationnel de conservation de documents. Elle ne rentre
pas dans la nature de ces derniers, elle décrit seulement un mode de conservation de données
binaires, analogue à la gravure dans le marbre. Il est techniquement figé et d’un usage limité
quant à ses possibilités d’accès et de recherche.
Le respect de cette norme ne saurait dispenser d’avoir un système d’archivage apte à permettre
l’évolution des supports de conservation et des moyens de recherche.
Qui sait aujourd’hui lire le contenu d’un disque vieux de trente ans ?
L’arrêt de la Cour d’appel de Lyon en date du 3 septembre 2015
Extrait de l’arrêt :
« Il résulte de l'article 1341 du code civil qu'il doit être passé acte devant notaire ou sous signatures privées de
toutes choses excédant une somme ou une valeur fixée par décret à 1500 €.
Toutefois l'article 1348 alinéa 2 du même code dispose que cette règle reçoit exception lorsqu'une partie ou le
dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle
mais aussi durable. Ce texte précise qu'est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne
une modification irréversible du support.
En l'espèce la Caisse de Crédit Mutuel Enseignant du sud-est indique ne pas être en mesure de produire l'original
des contrats, ayant mis en place pour la conservation et la gestion de ses documents un système d'archivage
électronique répondant aux spécifications et exigences de la norme AFNOR NF Z42-013.
Elle verse en revanche aux débats des photocopies de ces documents dont la fidélité à l'original n'est pas contestée
pas plus que l'imputabilité de leur contenu à l'auteur désigné.
Il apparaît ainsi que les photocopies produites sont des copies fidèles et durables au sens de l'article 1348 alinéa
2 susvisé et que c'est à tort, faute d'avoir relevé des éléments établissant le contraire, que le premier juge a
considéré que ces documents ne constituaient tout au plus que des commencements de preuve par écrit et qu'il
en découlait que le droit à intérêts et à pénalités de la Caisse de crédit Mutuel Enseignant n'était pas démontré. »
Cet arrêt est de nature à faire jurisprudence, que dit-il en langage plus intelligible pour nous :
Lorsqu’une copie électronique d’un document dont l’original est détruit est conservée en respectant
la norme AFNOR NF Z42-013, une impression effectuée à partir de données numériques est
considérées comme équivalente à un original en ce qui concerne sa valeur probante.
La Cour ne s‘est pas préoccupée de savoir comment la copie électronique avait été faite ni à partir de
quel support l’impression avait été faite.
Il faut préciser que, comme il n’y a pas eu contestation sur la conformité de la copie, la cour n’a pas
jugé utile de faire les vérifications en ce qui concerne la qualité de la saisie initiale, de même qu’elle
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n’a pas vérifié si l’impression fournie provenait directement d’un disque optique non réinscriptible ou
d’une copie numérique plus facile d’accès.
Il n’en demeure pas moins que sur la base de cet arrêt les gestionnaires d’archives sont autorisés à
détruire les documents papier originaux dans la mesure où leur numérisation et leur conservation sont
jugées conforme à la loi, ce que le respect de la norme AFNOR NF Z42-013 laisse présumer.
Il s’agit là d’une évolution juridique qui va affecter le métier de tous les archivistes et de toutes les
sociétés qui assurent la conservation d’archives papier pour compte d’autrui.
UN PEU DE PROSPECTIVE :
Un divorce qui est d’actualité :
Les courriels du point de vue des utilisateurs ont remplacé nombre de communications téléphoniques
car ils sont d’un usage moins perturbateur dans l’activité. Un auteur de courriel a donc tendance à
considérer son œuvre comme une parole qui vole.
D’un autre côté les tribunaux trouvent qu’un courriel est un meilleur commencement de preuve par
écrit qu’un simple courrier en raison des informations des métadonnées sur sa transmission et sa
réception. Il s’agit donc d’un écrit qui reste !
En conclusion d’un point de vue de juriste les courriels devraient être archivés avec au moins le même
soin que les courriers et sans en omettre les métadonnées. C’est-à-dire en procédant à un archivage
électronique direct.
La fin anarchique du papier :
Comme chacun peut le voir le papier disparaît, de la déclaration fiscale à la réception de factures en
passant par les moyens de paiement et votre journal…
En revanche les informations numérisées restent. Le papier semble donc condamné à disparaître sauf
pour l’enregistrement de quelques opérations solennelles.
Tout ceci se passe sans plan, sans aucune vision d’ensemble, dans l’anarchie la plus totale, à l’appui de
cette affirmation il suffit de voir comment se consultent les factures relatives aux avis de prélèvement
effectués sur nos comptes bancaires, ou encore les relevés de comptes bancaires que les banques ne
nous envoient plus…
La loi ou le droit qui finiront par consacrer ou imposer des usages :
En complément de ce qui vient d’être dit des affaires plus ou moins récentes doivent nous interpeler :
1 – L’affaire dite KERVIEL de la SOCIETE GENERALE : Ce sont les enregistrements de courriels faits
systématiquement dans une filiale anglo-saxonne qui ont fini par démontrer que des courriels
présentés étaient en réalité des « brouillons » de courriels transmis en dehors de la messagerie.
2 – L’affaire plus ancienne dite EXECUTIVE LIFE : Le CREDIT LYONNAIS a été condamné lourdement par
la justice américaine – in fine c’est le contribuable français qui a réglé la somme conséquente de
700.000.000$ – et le président du Crédit Lyonnais a dû démissionner, régler une amende de 500.000$
sur la base d’enregistrements de courriel ou de fax effectués selon les obligations légales américaines
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dans une société de l’environnement de cette affaire. Un bon archivage informatique lui aurait évité
aurait évité de paraître mentir sous serment devant la justice américaine.
Ceci ajouté à ce qui a été dit plus haut sur la valeur probante des courriels devrait conduire les
responsables tant des entreprises que des administrations à procéder à un archivage « au fil de l’eau »
(permanent et systématique si l’on préfère…) pour tous les courriels comme cela se fait en général
dans le monde anglo-saxon et comme cela était de règle avec le papier.
La mise sécurité des données devra tôt ou tard compléter les sécurités d’accès aux réseaux ou de
chiffrement des données :
La Direction du Trésor de notre Ministère de l’Economie et des Finances s’est fait pirater à grande
échelle des données situées dans des ordinateurs individuels par suite d’intrusion dans son réseau
(Affaire du 7 mars 2011). Plus généralement on peut lire utilement à ce sujet les parties du rapport
sénatorial de Jean-Marie BOCKEL qui traitent des piratages de données et des vols d’ordinateurs
(Publication du 18 juillet 2012).
Tout récemment une société commercialisant des téléphones mobiles a vu son système de protection
des données personnelles de ses clients qu’elle croyait parfait être forcé par les spécialistes de
l’administration américaine…
Or pour toutes les données numériques par nature il est techniquement possible de faire une saisie au
fil de l’eau comme autrefois avec les pelures, mais on peut faire bien davantage, remplacer ces
données par un raccourcis dans tous les postes dont elles émanent ou dont elles sont destinataires,
éliminer les doublons, gérer les versions, gérer les dossiers dans lesquels elles se trouvent chez les
utilisateurs y compris ceux des archives dites personnelles, introduire des cryptages, gérer les
autorisations d’accès…
De la sorte chaque donnée n’existe qu’en un seul exemplaire placé dès son origine sous la
responsabilité de l’archiviste. Elle demeure néanmoins accessible par des raccourcis à tous ceux qui
sont autorisés en fonction de leurs missions. Et sur un plan général les métadonnées attachées et
l’emploi systématique d’outils d’interprétation et de constitution d’éléments- clés (mots, images,
spectres sonores…) permettent de constituer des bases de données facilitant grandement les
recherches ponctuelles à partir des éléments externes de chaque donnée, des dossiers dans lesquels
elle est classée et des résultats d’analyse de son contenu.
Paradoxalement c’est ainsi qu’il est beaucoup plus facile d’assurer la sécurité de données : elles moins
nombreuses, toutes leurs consultations sont connues dès leur origine. Elles peuvent être analysées et
même bloquées en cas de nécessité.
Où stocker les données conservées en archives ?
Tout d’abord il convient immédiatement de dire que les données archivées doivent toujours rester
accessibles de manière simple. En informatique cela veut dire qu’il doit être possible d’en faire évoluer
les supports, les bases de données d’accès et les logiciels d’analyse de contenu et de consultation au
rythme des progrès techniques sans altérer les données de base.
Ceci est contradictoire avec la conservation sur des supports figés, en d’autres termes cela revient à
noter que ce n’est pas parce qu’on conserve des données selon la norme NFZ 42013 qu’on peut se
dispenser d’une conservation parallèle sur des supports plus évolutifs et plus accessibles.
Il est évident que les bases de données permettant de les accès aux données archivées doivent être
centralisées ou centralisables, en revanche les données archivées peuvent se trouver sur des supports
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différents, dans des localisations différentes et avec des règles de sécurités différentes, c’est au niveau
des bases de données que sont enregistrées les informations relatives aux localisations de toutes
natures (lieu du document d’origine, lieu de la copie numérisée accessible automatiquement,
existence et lieu de conservations d’éventuelles copies NF Z42-013).
Peut-on utiliser le « cloud » ?
C’est à chaque organisme de se décider. Techniquement ce n’est pas un problème. Sur le plan des
coûts l’offre peut paraître alléchante car les investissements sont faibles, mais quid des coûts
récurrents à venir ? Sur le plan de la sécurité des données les arguments sont contradictoires : un gros
centre gérant un cloud a des moyens d’assurer sa sécurité de fonctionnement et la qualité de ses
locaux qu’une plus petit structure ne peut pas toujours avoir, en revanche, quoiqu’on puisse en dire
commercialement, les obligations que font certains états de ce donner en cas de demande de leurs
services de renseignement un accès à toutes les données conservées par les entreprises qui en sont
ressortissantes et tous leurs établissements ou filiales dans le monde est de nature à faire réfléchir…
Nous connaissons un peu le « Patriot Act » américain, mais quid de ce qui pourrait ou pourra exister
dans tout autre état ?
EN CONCLUSION : QUE FAIRE EN MATIERE D’ARCHIVAGE?
1 – Se préoccuper bien davantage des données numériques par nature et les archiver au fur et à
mesure.
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Celles des messageries : Elles sont maintenant de loin les plus nombreuses. Elles engagent
juridiquement et les entreprises françaises devraient se préoccuper de les conserver comme
elles le faisaient pour les courriers et d’avoir de bons outils de recherche pour ne pas être
tributaires des dossiers électroniques où leurs utilisateurs les classent.
Celles des fichiers existants sur les postes de travail. Ce sont souvent des informations vitales
et confidentielles : travaux de recherche, procédés techniques, plans, analyses d’incidents,
dossiers commerciaux, procédures en cours, notes internes… Laisser ces informations
disséminées dans des postes de travail, à la merci d’indélicatesses, d’intrusions dans les
réseaux ou de conséquences du départ d’un agent est une erreur grave. Il est enfin nécessaire
de gérer les versions de documents pour que rien n’en puisse être supprimé.
Parfois aussi selon l’activité penser à l’enregistrement des mouvements transactionnels sur
bases de données.
2 – Introduire les données venant de la numérisation du papier dans un système d’archivage
électronique plutôt que de considérer la donnée électronique comme un document papier. Les
données numériques par nature sont beaucoup plus riches puisque comportant en attachement caché
leurs données d’élaboration, d’acheminement, de consultation, de classement que l’on appelle
métadonnées…
3 – Contrôler l’utilisation des documents archivés :
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En utilisant automatiquement la fonction de dédoublonnement et en remplaçant tous les
documents des postes de travail par des raccourcis de telle sorte qu’il n’y ait pas de copie
informatiques inutiles stockées on ne sait où.
En gérant les autorisations d’accès.
En traçant tous les accès effectués aux documents par les utilisateurs qui ont droit aux
raccourcis. Il est alors simple d’en tirer des éléments statistiques de toutes nature et aux
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périodicités souhaitées, de mette en place des alertes en cas d’accès anormaux ou même de
simples tentatives et de bloquer temporairement les accès au cas où une alerte ferait
soupçonner une intrusion sur les réseaux informatiques de l’entreprise.
3 – Faire des économies :
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Economiser des coûts de conservation du papier en numérisant et conservant selon la norme
N FZ42-013 les informations contenues dans ceux qui sont de nature à être la base de
procédures judiciaires et en détruisant les documents papier qui n’ont plus à être conservés
ou recherchés.
Les coûts des stockages en informatique sont devenus très faibles eu égard à ceux du papier
et les systèmes informatiques modernes peuvent sans peine réaliser un contrôle central de
tous les archivages même si les systèmes de messagerie et de stockage informatique des
données de base sont décentralisés
Economiser des coûts de recherche en ayant soin d’introduire les informations relatives à la
numérisation en norme NF Z42-013 dans l’archivage informatique général afin de faciliter les
recherches, les constitutions de dossiers et les impressions éventuelles. Au surplus le système
d’archivage informatique permet de gérer les localisations physiques éventuelles d’éléments
de base (disque WORM ou papier conservé).
Améliorer les possibilités de recherche automatiques en procédant systématiquement à une
indexation sur éléments-clés (mots, image, spectre sonore) pour chaque document papier
numérisé et pour chaque document électronique. Les recherches de documents et les
constitutions de dossiers en seront grandement facilitées. Cette indexation viendra utilement
compléter les métadonnées, elle ne doit pas freiner les traitements d’archivage : elle peut être
faite dans un deuxième temps, lorsque les systèmes informatiques sont moins occupés. Enfin
elle peut être régulièrement améliorée en fonction de l’évolution des performances des outils
d’interprétation et d’analyse.
Préparer le bureau sans papier. Effectuer les archivages « au fil de l’eau » permet à des
secrétariats centraux d’effectuer la répartition des travaux et l’attribution des documents et
dossiers à traiter en donnant les droits d’accès et en transmettant les raccourcis permettant
d’accéder aux documents. Il est ainsi possible de généraliser le télétravail à nombre de tâches
administratives et de gagner sur les locaux et les mobiliers tout en laissant à chacun une plus
grande liberté de s’organiser.
EN RESUME :
Redonner aux archives la place qu’elles n’auraient jamais dû perdre et aux archivistes les moyens
de moderniser leur travail.
Utiliser les possibilités des stockages informatiques qui sont très performants, sûrs et évolutifs.
Améliorer la sécurité des informations tout en laissant un accès direct à ceux qui sont autorisés à
les utiliser.
Faciliter les recherches par la préparation d’indexations de contenu et l’emploi de moteurs de
recherche.
Faire des archives la base de la transformation digitale, des bureaux mobiles et du télétravail.
En face de ces fonctionnalités il faut évidemment des outils informatiques fiables, performants,
adaptables, disponibles partout et d’un usage commode, telle la suite SAARK.
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