Nouveaux formulaires d`immatriculation de sociétés

Nouveaux formulaires d'immatriculation de sociétés pour publications au Moniteur
belge
Les entreprises tenues de déposer des textes - tels que l'acte constitutif - au greffe du
tribunal de commerce doivent utiliser des formulaires spéciaux. De nouveaux formulaires
d'immatriculation de sociétés ont récemment été instaurés pour les publications au Moniteur
belge. Les sociétés dont le siège n'est pas établi en Belgique doivent en outre mentionner
des données supplémentaires lors de l'inscription dans le registre des personnes morales.
Nouveaux formulaires d'immatriculation
La constitution d'une société requiert l'établissement d'un acte constitutif écrit
(authentique/notarié ou sous seing privé). Cet acte constitutif doit ensuite être déposé au
greffe du tribunal de commerce dans le ressort duquel est établi le siège social de votre
société. Pour rechercher le tribunal compétent pour votre ressort, vous pouvez consulter la
banque de données "Compétence territoriale" (www.juridat.be/cantons/cantons.htm). En ce
qui concerne les SA, SPRL et SCRL, c'est le notaire qui se charge du dépôt.
L'acte est enregistré dans le registre des personnes morales tenu par la Banque-Carrefour
des Entreprises (BCE). La BCE est une banque de données qui reprend toutes les données
d'identification des entreprises et de leurs unités d'établissement. L'inscription à la BCE
préalable au début des activités est obligatoire tant pour les entreprises individuelles que
pour les sociétés et ce que l'activité soit exercée à titre principal ou complémentaire.
Après le dépôt de l'acte constitutif, le greffier encode les données d'identification de
l'entreprise dans la BCE. Il veille également à la publication de l'acte constitutif dans les
annexes au Moniteur belge.
Les entreprises tenues de déposer des textes au greffe du tribunal de commerce doivent
utiliser des formulaires spéciaux. Depuis le 20 juin 2016, elles doivent compléter les modèles
adaptés :

du formulaire I de demande d'immatriculation (volets A et C) et de publication dans les
annexes au Moniteur belge et

du formulaire II de demande d'inscription modificative de l'immatriculation.
Le formulaire III de notification concernant l'enregistrement de la société issue de la fusion
transfrontalière n'existe plus depuis le 20 juin 2016. Le registre des personnes morales
notifie désormais la situation juridique modifiée au registre étranger par voie électronique.
Les informations provenant du registre, reçues par voie électronique, sont publiées
gratuitement aux annexes du Moniteur belge, à la diligence du service de gestion de la BCE.
Le service de gestion se chargera ensuite lui-même de modifier ou de compléter les données.
Dossier de société
Un dossier de société est tenu au greffe de chaque tribunal de commerce pour les sociétés
suivantes :

les sociétés commerciales belges et les sociétés commerciales étrangères qui ont leur
siège social/succursale dans le ressort territorial du tribunal ;

les sociétés civiles belges et étrangères ayant emprunté la forme commerciale qui ont
leur siège social/succursale dans le ressort territorial du tribunal ;

les groupements européens d'intérêt économique qui ont leur siège ou établissement
dans le ressort territorial du tribunal ;

les sociétés agricoles qui ont leur siège dans le ressort territorial du tribunal de
commerce ;

les sociétés européennes qui ont leur siège social/établissement dans le ressort
territorial du tribunal.
Les dossiers des sociétés étrangères qui souhaitent faire publiquement appel à l'épargne en
Belgique, mais qui n'y ont pas de succursale sont tenus au greffe du tribunal de commerce
de Bruxelles.
Le dossier peut être électronique en tout ou partie.
Lorsqu'une personne morale dépose pour la première fois un acte, un extrait d'acte, un
procès-verbal ou un document destiné à être versé dans le dossier, elle s'inscrit directement
par voie électronique dans le registre des personnes morales de la BCE. Cette inscription
peut également être effectuée par le notaire ou par le greffe du tribunal de commerce.
Lors de l'inscription, une série de données concernant la société, dont l'adresse du siège
social, doivent être mentionnées. Si le siège social n'est pas établi en Belgique, il y a lieu
d'indiquer l'adresse du siège statutaire à l'étranger et l'adresse d'une unité d'établissement
au choix en Belgique. Le cas échéant, doivent également être repris le registre où le dossier
de la société commerciale étrangère a été constitué et le numéro sous lequel cette personne
morale a été inscrite dans ce registre