Plan projet DMP en établissement de santé

PLAN PROJET DMP EN ETABLISSEMENT DE SANTÉ
TYPE
NOM DE LA TACHE
RÉSULTAT DE LA TACHE
RESSOURC RESSOURCE
MOAR(*)
E SI
MÉTIER
PHASE 1 : CADRAGE & SPÉCIFICATIONS
LANCEMENT & ANALYSE DU PÉRIMÈTRE EXISTANT
ÉQUIPE PROJET
Identifier le(s) correspondant(s) DMP de l'établissement vis-à-vis de l'ASIP Santé de façon à être informé de l'actualité du
- Chef de projet nommé
DMP. Constituer une équipe projet DMP avec nomination d'un chef de projet.
- Equipe constituée
- Projet identifié auprès de l'ASIP
X
X
- projet identifié auprès de la
MOAR
X
X
- Macro-planning
X
X
Se faire connaître auprès de l'ASIP en envoyant un mail à l'adresse suivante : [email protected]
Se rapprocher de sa maîtrise d'ouvrage régionale pour s'inscrire dans un calendrier et une dynamique régionale
CONTACT AVEC LA
MOAR
Se faire connaître auprès de votre MOAR, pour que votre projet soit identifié et pour prendre connaissance des actions en cours sur le territoire. Le site de
l'ASIP http://esante.gouv.fr/contenu/portails-regionaux donne accès à l'ensemble des MOAR qui ont un portail web.Votre MOAR pourra ainsi vous informer
des PS libéraux et autres établissements qui utilisent déjà le DMP ou ont en projet de s'y connecter, quelles actions peuvent être mutualisées, et quel
support elle peut vous apporter tout au long du projet.
X
Réalisation / Validation d'un planning de suivi interne à l'établissement
PLANNING PROJET
En fonction d'un macro-planning régional et partagé, vous pourrez initier votre propre planning interne. A ce stade du projet, il s'agit d'un macro-planning
précisant les grands jalons de votre projet. Ce planning sera actualisé et détaillé au fur et à mesure de l'avancement du projet.
ANALYSE DES
Identifier un ou plusieurs services volontaires qui ont un besoin d'échanger de l'information avec l'extérieur : analyse des
BESOINS
pratiques pour l'élaboration des compte-rendus et des documents médicaux jugées utiles par les professionnels de santé
D'ÉCHANGE ET DE
pour la coordination des soins, documents susceptibles d'alimenter le DMP.
PARTAGE DES
PROFESSIONNELS Réaliser un sondage auprès des professionnels de santé sur le sujet pour détecter les professionnels de santé moteurs à alimenter et consulter le DMP
Une approche filière de soins bénéficie des habitudes déjà existantes d'échange et de partage entre professionnels de santé. Dans ce cas, il s'agit
DE SANTÉ DE
L'ÉTABLISSEMENT d'identifier les professionnels de santé libéraux, et autres établissements avec lesquels on souhaite échanger et partager de l'information médicale en
s'appuyant sur l'infrastructure et l'environnement de confiance du DMP.
SUR LE
Quels sont les documents diffusés à l'extérieur (compte-rendu d'hospitalisation, compte-rendu opératoire, courrier de sortie, compte-rendu d'anesthésie...) ?
TERRITOIRE
- Liste des services candidats
- Eventuellement les
établissements externes et PS
libéraux qui pourraient être
concernés (si approche filière)
X
Identifier les circuits existant d'arrivée du patient dans les contextes d'hospitalisation programmée, non programmé,
urgences, consultations externes afin d'identifier une organisation cible pour le DMP (informer le patient, recueillir le
- description de chacun des
consentement et créer le DMP)
ANALYSE DE
circuits : les différentes étapes du
circuit, les informations
L'EXISTANT
Quelles sont les informations fournies au patient, et celles recueillies à son arrivée : par qui (accueil, associations de patients, services de soins,
dispensées/recueillies à chaque
ORGANISATIONNEL admissions) ? Comment (remise de brochures, entretien)? Où (espace d'accueil dédié)?
étape, par qui
Quel est le circuit patient dans l'établissement (pré admission , admission , existe t'il des préadmissions directes en unité de soin)?
X
Dans l'unité de soins, qui accueille le patient, qui recueille auprès du patient les informations nécessaires à la coordination des soins ?
Quelles sont ces informations recherchées (lettre du médecin traitant, lettres de sortie d'un autre établissement, traitement habituel, allergies, antécédents,
CR de radio de ville ....)?
Identifier le niveau de DMP-compatibilité des applications existantes du SIH et la prise en compte de l'INS-C dans le SIH
afin d'identifier une cartographie applicative cible
ANALYSE DE
L'EXISTANT SI
Quelles sont les transactions requises et optionnelles implémentées (TDx.y), dans quelles applications ?
Quelles sont les applications du SIH qui ont l'agrément CNDA pour l'INS-C
Quelles sont les roadmap des éditeurs sur l'implémentation de ces mêmes transactions ?
Qui a des cartes CPS dans l'établissement, sur quels postes sont installés les lecteurs de cartes CPS ?
Où sont les lecteurs de cartes vitales ?
L'ASIP met à disposition sur son site le cahier des charges de la DMP compatibilité : cadre d'interopérabilité et dossier de spécifications, mais aussi toute la
démarche pour obtenir la DMP compatibilité, et les outils associés (plans de test, jeux d'essais, base de test, etc.)
Soit vos solutions sont des développements internes et vous aurez alors à mettre en oeuvre vous-mêmes ces actions, soit plus probablement, c'est votre
(vos) éditeurs qui devront les mettre en oeuvre, et votre rôle est de vous assurer auprès d'eux de leur DMP compatibilité
L'ASIP Santé rend publique la liste des logiciels DMP compatibles sur le site web de l'ASIP Santé : http://www.dmp.gouv.fr/web/dmp/professionnel-desante/liste-des-logiciels-dmp-compatibles
Vous pouvez vous aider pour faire l'inventaire des cartographies applicatives cibles de la fiche 3 de l'annexe du guide pratique DMP en établissement.
Analyse des risques par acteurs
Analyse des écarts fonctionnels vis à vis de la full DMP-compatibilité : définir une trajectoire en fonction des transactions
disponibles
ANALYSE DE
RISQUE
Quel est le niveau de mobilisation des PS libéraux et autres établissements dans les filières où un besoin d'échange et de partage a été exprimé ? Identifier
dans quelle mesure la MOA régionale peut réduire ce risque.
Quels risques que le planning des éditeurs à intégrer la "DMP compatibilité" ? Quel est le niveau de motivation des professionnels de santé, du personnel
aux admissions, etc ?
SPÉCIFICATION DE LA CIBLE
- cartographies applicatives
cibles possibles, parmi celles
proposées dans le guide (annexe
fiche 3)
- écart entre l'existant et chacune
des cibles
- liste des risques et leur gravité
- parades possibles
X
X
X
X
Valider les services pilotes, initier le plan de généralisation pour le déploiement du DMP
TRAJECTOIRE
L'analyse de votre existant et la connaissance du contexte régional vous permettra d'identifier par quels services démarrer, dans quel ordre et à quel rythme
les enchaîner, jusqu'à ce que le DMP soit déployé partout dans votre établissement, et que chaque professionnel de santé ait la possibilité de se connecter
au DMP.
- Plan de généralisation du DMP
dans votre établissement
X
X
X
X
X
Définir le mode de fonctionnement cible en terme d'organisation et de données envoyées vers le DMP
ORGANISATION
CIBLE "DMP" ET
SERVICES PILOTES
Liste non exhaustive de questions à se poser:
- Qui et comment va-t-on informer le patient sur son DMP ?
- Qui va recueillir le consentement patient de creation ou autorisation d'accès au DMP ?
- Qui et comment va remettre l'attestation de création du DMP au patient ?
- Quelles informations va-t-on déposer dans le DMP ?
- Qui va déposer des informations dans le DMP et comment ?
- Qui et comment va t'on consulter le DMP ?
-...
- description de l'organisation
cible DMP
Les services pilotes seront de préférence des services qui ont déjà l'habitude d'échanger de l'information avec des partenaires extérieurs, et qui ont déjà
une organisation adaptée pour de tels échanges (ce qui permet de réduire les risques sur la conduite du changement).
Faire le choix de la cartographie applicative cible parmi celles possibles
CARTOGRAPHIE
APPLICATIVE
Identifier un scénario applicatif cible parmi ceux proposés dans le chapitre "les cartographies applicatives possibles" - cartographie applicative cible
- cible technique et fonctionnelle
?Choisir celle qui est adaptée à l'organisation cible et qui minimise les risques
Elle doit préciser quelles sont les applications impactées pour les différentes activités liées au DMP, et les principes de gestion de l'INS (est-ce qu'il est validée (lecteurs de cartes, etc.)
x
X
stocké, où, comment il est véhiculé)
Choisir le modèle de lecteur de cartes à déployer au sein de l'établissement (cartes CPS et cartes vitales)
Valider en CME le type de documents envoyés au DMP, les modalités d'envoi de ces documents (manuel, automatique),
et les personnes concernées par l'envoi, la consultation, le recueil du consentement du patient, etc
VALIDATION CME
- Qui va recueillir le consentement du patient ?
- Quelles informations (type de documents, statut des documents, unités fonctionnelles) va-t-on déposer dans le DMP ?
- Qui va déposer des informations dans le DMP, Qui et Comment va t'on consulter le DMP ?
- ...
- liste des données médicales et
documents à envoyer au DMP
- qui va recueillir le consentement
- qui va consulter le DMP
X
PHASE 2 : RÉALISATION (**)
MISE EN ŒUVRE TECHNIQUE & FONCTIONNELLE
Ce point s'adresse aux établissements qui sont éditeurs de leur propre solution et qui souhaiteraient rendre DMPcompatible leur propre solution.
Etape 1 : fourniture du cahier des charges de la DMP Compatibilité
Etape 2 : mise à disposition d'un environnement de tests pour les éditeurs candidats à la DMP Compatibilité. L’accès à
PRÉPARER LA DMP cet environnement de tests nécessite au préalable la signature d’un Contrat éditeur entre l’ASIP Santé et le candidat
- applications internes du SIH
Etape 3 : homologation de la DMP Compatibilité, à l'interface entre la solution développée en interne de l'étabissement et DMP compatibles
COMPATIBILITÉ
le système DMP
X
L'ASIP met à disposition sur son site le cahier des charges de la DMP compatibilité : cadre d'interopérabilité et dossier de spécifications, mais aussi toute la
démarche pour obtenir la DMP compatibilité, et les outils associés (codes exemples, plans de test, jeux d'essais, base de test, etc.)
Telechargement : http://esante.gouv.fr/actualites/asip-sante-publication-du-cahier-des-charges-de-la-dmp-compatibilite-actualise
Ce point s'adresse aux établissements qui souhaitent utiliser des solutions industrielles du marché pour rendre leur SIH
DMP-compatible.
METTRE À JOUR LE Faire évoluer le SIH conformément à la cartographie fonctionnelle et applicative choisie par l'établissement (calcul et
diffusion de l'INS, implémentation des transactions, interfaces pour la collecte des documents, etc.)
-SIH prêt pour le DMP
SIH POUR ÊTRE
DMP-COMPATIBLE
X
Il s'agit plus probablement d'actions à réaliser auprès des éditeurs concernés, selon la cartographie choisie, pour s'assurer de la DMP-compatibilité de leur
solution. Si votre établissement est éditeur de sa propre solution, cf ligne du dessus.
Vous trouverez sur le site web du CNDA la liste des logiciels référencés "INS-C" : http://www.cnda-vitale.fr/insc.php
Préparer le poste de travail
RÉALISER LES
TRAVAUX
PRÉPARATOIRES
SUR LES POSTES
DE TRAVAIL QUI
SERONT UTILISÉS
POUR LES ACCÈS
AU DMP
Il s'agit de différencier l'accès au DMP soit à partir du SIH soit directement sur le site web national du DMP.
Pour l'accès direct au site web national du DMP:
- un outil de diagnostic du poste de travail (système d'exploitation, navigateur, environnement java, pdf, CPS, vitale, lecteur de carte, RTF/TIFF) est
disponible sur le site de l'ASIP Santé : http://www.outil-diagnostic.dmp.gouv.fr/professionnel-de-sante/procedure-acces-dmp/outil-de-diagnostic-du-poste/
- ne pas filtrer le https
- lecture (via port USB de préférence ou port série) de la carte CPS ou CPE nominative ou indirectement nominative et simultanément de la carte vitale du
patient (lecteur bifente de préférence)
- imprimante (si besoin) pour impression des secrets du patients
Pour l'accès au DMP à partir d'un SIH DMP-compatible :
- Voir les recommandations de votre éditeur de SIH
- lecture (via port USB de préférence ou port série) de la carte CPS ou CPE nominative ou indirectement nominative
- imprimante (si besoin) pour impression des secrets du patients
- Accès au serveur de temps via le protocole Network Protocole Time (NTP)
Poste de travail prêt
X
Commander et installer le matériel et les certificats qui constituent le dispositif de sécurité : cartes CPx (pour les
utilisateurs qui ne sont pas déjà équipés), lecteurs de cartes (Vitale et CPx), et certificats de "personne morale".
DISPOSITIF DE
SÉCURITÉ
'- Prendre connaissance de l'annexe fiche 5 et se renseigner sur les évolutions des circuits de ditribution de cartes CPS
- pour la Création DMP : commande et installation des lecteurs de cartes sesame vitale (si besoin)
- pour l'Alimentation DMP: Commande et Installation de certificat serveur CPS "personne morale" (Pour l'accès au DMP à partir d'un SIH DMP-compatible :
certificat de personne morale attribué par l'ASIP Santé à l'établissement et rattaché à l'ICG-CPS : certificat serveur de type "SSL + certificat de type
"S/MIME ")
- Installation du serveur de communication (pour envoi au DMP)
- pour la Consultation du DMP : Commande et Installation/Distribution des lecteurs et des cartes CPS
- politique de sécurité définie et
appliquée
- Matériel de sécurité installé et
déployé
X
- SIH paramétré sur toute la
chaîne
X
X
- SIH DMP compatible, avec
l'agrément CNDA pour l'INS,
opérationnel et testé, prêt à
basculer en production
X
X
X
Pour l'identification des utilisateurs finaux en authentification indirecte, l'établissement doit garantir la traçabilité entre l'identifiant interne de l'utilisateur dans
l'établissement et la personne physique. Cette authentification locale repose sur la politique de sécurité interne de l'établissement
Paramétrage fonctionnel du SIH en fonction de son niveau d'interopérabilité avec le DMP.
PARAMÉTRAGE
FONCTIONNEL DU
SIH
- Pour un accès au DMP à partir d'un SIH DMP compatible: gérer des identifiants uniques universels (OID) pour chaque instance logicielle afin de répondre
au besoin d'échanges de données et d'identifiants (documents,…); paramétrage des droits dans le SIH, des fonctions d'alimentation du DMP (type de
documents qui doivent être envoyés vers le DMP, des UF ...), des fonctions de création et de consultation dans le logiciel du SIH qui est DMP Compatible
- Ouverture de l’accès aux URLs du SI DMP pour un accès au site web national DMP et pour un accès au DMP par un SIH DMP compatible
VÉRIFICATION D'APTITUDE / TESTS D'INTÉGRATION
Réalisation des tests (accès/Authentification directe au portail web du DMP sur les postes, Ouverture DMP via un
navigateur internet ou via une application DMP-compatible sur les postes, transmission des documents au DMP,…).
TESTS SIH
Ce sont les tests finaux à réaliser sur un SIH DMP-compatible, préalablement à la bascule en production
Valider l'utilisation dans un contexte d'échange avec des établissements extérieurs
Il ne s'agit pas à proprement parler des tests de DMP-compatibilité, qui ont été réalisés au préalable pour obtenir l'homologation, mais des tests de
réception comme pour toute nouvelle version d'application, pour valider la bonne intégration de l'application dans son environnement
A noter que dans l’hypothèse où un établissement souhaiterait effectuer des tests avec un environnement DMP de tests, il faudrait prévoir d’ouvrir un accès
pour cet ES (fitrage par adresse IP). Cela nécessite soit de passer un contrat "éditeur" avec l'ASIP afin d'avoir une mise à disposition d'un serveur test de
DMP, Ou bien de se rapprocher de l'éditeur DMP compatible qui intervient dans son SIH afin d'obtenir un accès à son serveur de test DMP sous sa
responsabilité.
PHASE 3 : CONDUITE DU CHANGEMENT & DÉPLOIEMENT (sur le périmètre identifié)
PROCÉDURES
PROCÉDURES
METIER
Formalisation des procédures cibles : ouverture d'un DMP (information, consentement, calcul INS), alimentation
- procédures formalisées dans un
(validation du compte-rendu, envoi au DMP), consultation du DMP (à l'entrée du patient dans le service, pour l'observation
document
initiale…)
SUPPORT
UTILISATEURS
Définir une procédure qui précise les modalités de remontée d'anomalies et de demandes d'évolutions auprès des
- procédures pour le support
éditeurs, et les circuits d'information pour répondre aux demandes et questions des utilisateurs, dans le cas de l'utilisation
utilisateurs
du portail DMP national.
X
X
X
X
X
X
X
RÉUNIONS D'INFORMATION INTERNE VERS LES PS & ADMINISTRATIFS IMPACTÉS PAR LE PÉRIMÈTRE DMP DANS L'ÉTABLISSEMENT DE SANTÉ
Réunion d'information pour les soignants, pour les médecins, les administratifs, les secrétaires médicales (sur le
périmètre défini) : périmètre, objectif, impacts dans le mode de fonctionnement (procédures cibles)
- support de présentation
- supports d'information à
distribuer (éventuellement)
INFORMATION
Organiser un cycle de réunions d'information pour atteindre un public le plus large possible
Ces réunions doivent être organisées à l'approche du démarrage, quand le planning et dates de lancement sont fiables
Se reporter aux supports proposés par les MOAR ou l'ASIP, et éventuellement les adapter pour réaliser un support de communication personnalisé sous
forme de brochures ou plaquettes à remettre aux personnes présentes. Utiliser l'intranet de l'établissement si il existe.
La MOAR peut participer à ces réunions pour informer des autres projets en cours sur le territoire et montrer ainsi l'enjeu du projet pour la région
COMMUNICATION
AU LANCEMENT
Réunion de lancement du projet DMP (auprès des instances: CME…) avec introduction de la Direction Générale de
- support de lancement
l'Hôpital (enjeux nationaux, objectifs locaux)
X
COMMUNICATION VERS LES PATIENTS ET LES CORRESPONDANTS (PS hors ES)
COMMUNICATION
EXTERNE (PS)
Définir et réaliser un plan de communication pour la promotion des usages du DMP. Cela peut se décliner par une
communication dans l'une des filières de prise en charge identifiées privilégiées pour le déploiement du DMP ou encore
sur une communication auprès des PS libéraux sur ce que l'établissement souhaite mettre dans le DMP (lettre de sortie, - Correspondants externes
compte rendu opératoire...);
informés
X
X
X
X
Il est recommandé pour cela de faire appel et vous appuyer sur votre MOAR, de façon à mutualiser ces actions de communication et leur donner un impact
plus important en montrant qu'il ne s'agit d'initiatives isolées mais d'une dynamique régionale
Diffusion des différents média de communication mis à disposition par l'ASIP (brochures, films d'animation, etc.)
COMMUNICATION
PATIENTS
L'établissement pourra s'appuyer sur des points d'information patient existants avant le DMP afin de diffuser cette information (information préalable au
consentement…), comme un ou des points d'accueil, une salle d'attente de consultation,...
Vous avez la possibilité d'associer à cette démarche des associations de patients, et de faire appel à votre MOAR
- Communication réalisée
FORMATION DES PERSONNELS
PLAN DE
FORMATION
Définir et réaliser un plan de formation et une organisation de formation (référents,…) en fonction de l'organisation choisie
par l'établissement (identifier si possible des référents selon les types d'acteurs concernés)
-plan de formation
X
X
X
X
La MOAR peut vous apporter une aide en capitalisant sur des retours d'expérience et des bonnes pratiques constatées
SUPPORTS DE
FORMATION ET
FORMATIONS
Récupérer les supports de formation adaptés aux profils et à leur rôle vis-à-vis des activités liées au DMP (création,
alimentation, consultation) : accueil, secrétariat, médecin, admission
Mettre en oeuvre le plan de formation pour former les utilisateurs finaux : personnel d'accueil, admissions, secrétariat,
- supports de formation
médecin, etc.
- personnel formé
Ces supports sont à disposition sur le site de l'ASIP, vous pouvez éventuellement les adapter pour les contextualiser à votre établissement
Vous pouvez vous rapprocher de votre MOAR pour savoir s'il existe des organismes de formation susceptibles d'intervenir, et les modalités d'utilisation de
la "base école" du DMP (environnement de formation DMP).
MISE EN PRODUCTION
GO LIVE
Bascule en production
- Service DMP au sein de
l'établissement ouvert
X
X
ASSISTANCE AU
DEMARRAGE
Accompagnement des premières saisies , par les personnes de l'équipe projet et les référents
- présence auprès des
utilisateurs
X
X
- généralisation en cours
X
X
Poursuivre la trajectoire de déploiement général selon le plan de généralisation prévu.
Evaluer le taux de satisfaction et le développement des usages.
GÉNÉRALISATION
Outre la trajectoire de déploiement pour généraliser à l'ensemble des patients de l'établissement, vous pouvez éventuellement étendre le périmètre des
documents envoyés au DMP