Appendix I- Fiche d`identification standard

Comité économique et social européen
Direction des Ressources humaines et des Services intérieurs
Unité Services intérieurs
Questions et réponses
(Dernière mise à jour: 24 janvier 2014)
Question n° 1, reçue le 08 janvier 2014:
Question:
Cahier de charges §3.3 partie B
Que signifie « l’exigence que la station de base « traite » 100 boitiers/seconde ?
Cela signifie-t-il :
-soit la capacité technique de collecter les votes des boitiers (avec affichage de résultats
quelques secondes plus tard)?
-soit la capacité d’afficher les résultats après une seconde?
-S’il y a deux stations de base au bout de quel délai souhaitez-vous l’affichage des résultats?
-autre significations?
Réponse:
L'exigence que la station de base « traite » 100 boitiers/seconde signifie la capacité de la
station de base de collecter les votes d'au moins 100 boitiers dans le temps d'une seconde.
Il s'agit bien de la collecte des votes en provenance des terminaux de votes et pas de
l'affichage.
L'affichage des résultats de vote est expliqué dans le §3.3 partie C du cahier de charge et
demande "un affichage des résultats de la session de vote" en temps réel (pour plus
d'explications voir la réponse à la question n°2)
Question n° 2, reçue le 08 janvier 2014:
Question:
Cahier de charges §3.3 partie C
- Que signifie (en secondes) la notion « d’indiquer les résultats en temps réel » ? Ce délai en
secondes comprend-t-il le délai de réponse des gens dans la salle ou est-il compté à partir de
la fin du temps octroyé pour le vote aux personnes ?
- Le timer/chrono du temps de parole de chacun des intervenants doit-il être mémorisé (ou
juste être affiché pendant la prise de parole puis être effacé à la fin de la prise de parole?)
…/…
-2-
Réponse:
La notion "d'indiquer les résultats en temps réel" signifie que pendant une session de vote
("vote ouvert"), le système doit afficher immédiatement "en temps réel" c.à.d. sans délais
perceptibles les résultats des votes exprimés qui sont collectés par les stations de base.
Le timer/chrono du temps de parole de chacun des intervenants doit seulement être affiché
pendant la prise de parole et peut être effacé à la fin de la prise de parole; il ne doit pas être
mémorisé.
Question n° 3, reçue le 08 janvier 2014:
Question:
Cahier de charges §13.2 (1)
- Le critère de justifier d’une expérience sur une « assemblée parlementaire » nous semble très
restrictif; peut-il être interprété comme « assemblée » tout court?
Réponse:
Ce critère demande de justifier une expérience "dans le domaine des systèmes de vote
interactifs et sans fil auprès d'assemblées parlementaires …". Vu le déroulement spécifique
d'une assemblée parlementaire comparé à d'autres assemblées, il ne peut pas être interprété
comme "assemblée" tout court.
…/…
-3-
Question n° 4, reçue le 14 janvier 2014:
Question:
- Quelle est alors la définition d’un client/une référence « assemblée parlementaire » ?
Réponse:
Nous entendons par "assemblée parlementaire" une assemblée qui se réunit dans un même
lieu avec un déroulement qui est très standardisé. Ce déroulement est caractérisé par le suivi
d'un ordre de jour prédéfini géré par un président de session, avec des prises de paroles des
membres de l'assemblée, avec des modalités de vote différentes (vote secret/vote public,
majorités différentes, possibilité de déléguer un vote qui peut être différent d'un vote propre)
conformément aux règles d'un règlement intérieur.
Question n° 5, reçue le 14 janvier 2014:
Question:
- Quels sont les fonctionnalités de la solution recherchée qui ne seraient pas justifiables par
l’expérience client du fournisseur avec des assemblées de gens en salle interagissant avec un
système de boitiers?
Réponse:
Les critères de sélection ne se basent pas sur des fonctionnalités, mais sur une expérience du
soumissionnaire comme indiqué dans le point 13.2 du cahier de charges, "le soumissionnaire
doit justifier d'une expérience dans le domaine des systèmes de vote interactifs et sans fil
auprès d'assemblées parlementaires comptant au moins 250 participants (à l'échelon
international, national, régional ou local) et de la prise en charge, sur ce plan, d'au moins
5 sessions de vote au cours des trois dernières années;". Pour ce dernier critère le
soumissionnaire doit ainsi fournir les documents justificatifs comme indiqué dans ce même
point.
…/…
FR
-4-
Question n° 6, reçue le 21 janvier 2014:
Question:
Jusqu'à quand pouvons-nous nous attendre à voir des “mises à jours et modifications” sur
votre site web?
En d'autres mots, pouvons-nous préparer une offre sur base des documents affichés
uniquement dans votre site web (sans attendre des éventuelles modifications à ceux-là)?
Réponse:
Veuillez voir le point 9 de la lettre d'invitation qui spécifie les conditions pour des contacts
éventuels entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire:
" Avant la date de clôture du dépôt des offres:
*
À l'initiative des soumissionnaires, le pouvoir adjudicateur peut fournir des
renseignements supplémentaires ayant exclusivement pour but d'expliciter la nature du
marché.
Les demandes de renseignements supplémentaires doivent être adressées exclusivement par
écrit à l'adresse [email protected].
Il ne sera répondu à aucune demande de renseignement supplémentaire reçue moins de
cinq jours ouvrables avant la date de clôture du dépôt des offres.
*
De sa propre initiative, le Comité peut informer les intéressés de toute erreur,
imprécision, omission ou toute insuffisance matérielle dans la rédaction des documents
d'appel à la concurrence.
*
Le cas échéant, les renseignements supplémentaires et les informations précitées
seront publiées, en anglais et en français, sur la page Internet du CESE
(http://www.eesc.europa.eu/?i=portal.en.running-calls-for-tenders). Le site Internet sera mis
à jour régulièrement et il est de la responsabilité du soumissionnaire de vérifier les mises à
jour et les modifications pendant la période d'adjudication."
Le Comité peut ainsi publier des informations complémentaires jusqu'au dernier jour avant la
date de clôture du dépôt des offres comme indiqué dans les documents de l'appel d'offre.
Néanmoins, des offres reçues avant la date de clôture du dépôt des offres et que le
soumissionnaire souhaite modifier suivant des informations complémentaires peuvent être
remplacées par l'envoi d'une nouvelle offre dans le délai indiqué pour le dépôt des offres.
Veuillez également voir la réponse à la question n° 7 concernant des modifications et des
changements.
…/…
EN
-5-
Question n° 7, reçue le 21 janvier 2014:
Question:
De plus, à première vue, il semble que vos documents ci-dessus sont exactement les mêmes
que ceux qui étaient initialement disponible sur votre site et sur base desquels nous sommes
en train de finaliser la préparation de notre offre.
Néanmoins, peut-être n'avons-nous pas vu des changements possibles qui ont été introduit
entre-temps.
Ainsi nous vous prions d'également confirmer que les documents de l'appel d'offre qui étaient
initialement affichés sur votre site est le seul set de documents sur lequel le soumissionnaire
doit baser son offre et que ces documents ne changeront pas le contexte de cet appel d'offre.
Réponse:
Les documents publiés sur notre site internet depuis le 16/12/13 n'ont pas été modifiés jusqu'à
aujourd'hui.
Seulement des questions reçues par des soumissionnaires potentiels ainsi que nos réponses ont
été publiées depuis, sous la nouvelle catégorie "Réponse et questions" et sont susceptibles à
des mises à jour.
Chaque modification/changement des documents de l'appel d'offre comparé à des documents
initiaux seront clairement indiqués sur notre site web.
Lorsqu’une modification ou un changement apporté par le Comité représente un élément
nouveau suffisamment important, il peut s’avérer nécessaire de prolonger le délai de remise
des offres pour permettre aux opérateurs de le prendre en compte pour la préparation de leur
offre. Cette prolongation devra s’effectuer selon les mêmes voies que les documents d'appel
d'offres d’origine, y compris la modification de l’avis de marché, le cas échéant. Toute
modification de l’avis de marché nécessite la publication d’un rectificatif selon la même
procédure dans le Journal Officiel.
Si le nouvel élément est mineur et n'a pas d'impact sur la préparation des offres, une nouvelle
version, corrigée, des documents d'appel d'offres et un message décrivant le changement peut
être publié sur notre site web uniquement, sans avis rectificatif au Journal Officiel .
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