Location de chapiteau - Ville de Saint

EXTRAIT du REGISTRE aux DELIBERATIONS du
CONSEIL COMMUNAL
Province de Luxembourg
Administration Communale
de
SAINT-HUBERT
Séance du 29 janvier 2014
Présents :
Jean-Luc HENNEAUX,
Bourgmestre ;
Pierre HENNEAUX,
Anne SLACHMUYLDERS,
Patrick PIERLOT,
Francis DUPONT,
Echevins;
André ADAM,
Président du CPAS;
Anne FELIX,
Olivier DERVAUX,
Didier NEUVENS,
Roland GUILLAUME,
Gérard BOURGEOIS,
Séverine PIERRET,
Jean-Louis BROCART,
Anne HENNEAUX,
Dominique BOSENDORF,
Anne BERG,
Marjorie GILLARD,
Jean-Paul DACHY,
Conseillers;
et
Charlotte LEDUC,
Directrice générale.
OBJET : Règlement d’utilisation du chapiteau communal
En séance publique, le Conseil Communal :
Vu l’article L1122-32 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation ;
Vu le règlement relatif à la location du chapiteau adopté par le Conseil
communal en sa séance du 8 juin 2010 ;
Vu le courrier de l’Association Francophone des Tentistes mettant en demeure
les Communes d’arrêter leur prêt de chapiteaux donnant lieu selon elle à une
concurrence déloyale par rapport aux tentistes ;
Attendu qu’il s’impose de revoir le règlement de location du chapiteau pour
éviter toute concurrence déloyale en supprimant la mise à disposition du
chapiteau de la Ville aux commerçants ;
Qu’il y a lieu par ailleurs d’actualiser le règlement pour l’adapter aux normes
actuelles en matière de sécurité et aux situations financières des associations
locales ;
ARRETE le règlement suivant :
Introduction des demandes
1. Les demandes de location du chapiteau doivent être introduites sous la
responsabilité d’au-moins deux personnes majeures et, si la demande
émane d’une personne morale, sous la responsabilité de la personne
morale et de deux personnes physiques majeures.
2. La demande doit être introduite dans un délai d’au moins 30 jours avant
la date de début de location demandée via le formulaire adéquat
disponible auprès du Service culturel (Service culturel, Place du Marché,
1 à 6870 SAINT-HUBERT ; tél : 061/61.20.67 ; [email protected] – heures d’ouverture : lundi et le mardi de 8h00 à 12h00 et
de 12h30 à 16h00 et le vendredi de 8h00 à 12h00 - ou téléchargeable
depuis le site Internet de la Ville. La demande doit être adressée au
service culturel.
3. Dans le formulaire visé au point 2, les demandeurs visés au point 1
précisent la taille du chapiteau voulue et s’ils ont besoin, en outre, de
barrières nadar, d’un plancher, d’un coffret électriquei, d’un
raccordement en eau (uniquement possible s’il existe une borne
incendie à proximité), d’un éclairage. Ils précisent aussi le type de
manifestation prévue dans le chapiteau, sa date et l’emplacement précis
(à propos de l’emplacement voy. Point 8).
Service traitant : Secrétariat
Agent traitant : Charlotte LEDUC
4. La location à un commerçant dans le cadre de ses activités
commerciales n’est pas autorisée.
Période de location
5. Par « Période de location », il est entendu la période s’étalant entre le
début du montage du chapiteau et la fin de son démontage. Cette
notion se distingue de celle de « période de location demandée » qui est
la période renseignée par les demandeurs visés au point 1 dans leur
formulaire visé aux points 2 et 3.
Exemple : Location pour une manifestation le 16 août. Le 15 août est
férié ; montage le 14, démontage le 17. « Période de
location demandée » = 16 août <-> « Période de location » = du 14 au
17 août.
Prix de location et caution
6. Le prix de la location est fixé ainsi :
Dimensions
Location sur le
territoire de la Ville
Sans
plancher
Location à l’extérieur
du territoire de la
Ville
Avec
plancher
Sans
plancher
Avec
plancher
12 x 10
150 €
300 €
360 €
480 €
12 x 15
200 €
350 €
540 €
720 €
12 x 20
250 €
400 €
720 €
960 €
12 x 25
300 €
450 €
900 €
1.200 €
12 x 30
350 €
500 €
1.080 €
1.440 €
Aucune dérogation à l’application de ce tarif ne sera possible.
7. Une caution d’un montant de 400 euros devra être versée dans un délai
de 15 jours suivant l’introduction du formulaire de demande de location
visée au point 2 sur le compte n°BE92 0910 0051 3523 avec la mention
« caution chapiteau + noms des demandeurs » ou en déposée en
liquide au service comptabilité.
Lieu de montage
8. L’emplacement du montage sera précisé dans le formulaire de location
(voy. points 2 et 3).
Il devra répondre aux critères suivants :
• Surface plane et la plus dure possible ou mettre de niveau et rendre
stables au moins les zones où reposeront les pieds ;
• Sous-sol : connaître l’endroit où se trouvent éventuellement des
canalisations ou des câbles électriques ;
• Absence de câbles électriques au-dessus ;
• Accès aisé pour les poids lourds et les services de secours.
Le cas échéant, le service travaux pourra décider de modifier
l’emplacement si les exigences techniques l’imposent et ce en accord
avec les demandeurs visés au point 1.
Montage et démontage du chapiteau
9. Le montage et le démontage du chapiteau se feront avec l’aide de
minimum 8 personnes adultes désignées par les demandeurs visés au
point 1. Ces 8 personnes aident l(es)’ouvrier(s) communal(aux) et ne
suivront que les instructions données par cette(ces) personne(s).
10. Aucun montage ne sera effectué en cas de vent ≥ 30 km/heure.
11. A l’arrivée du matériel, un inventaire est réalisé. Il est vérifié que le
matériel est complet avant de commencer le montage.
12. En cas de vent, le système d’ancrage est renforcé.
13. Le démontage est réalisé dans l’ordre strictement inverse du montage
suivant les instructions du(des) ouvrier(s) communal(aux) comme prévu
au point 9.
14. Toute personne participante au montage ou démontage respectera les
règles de bonne pratique suivantes :
* Ne pas fumer : risque d’abîmer les toiles ;
* Poser une bâche sur le sol : Pour éviter de salir les toiles :
* Ne pas manipuler les toiles par leurs extrémités : risque de
déchirure.
15. Toute personne participante au montage respectera les règles de bonne
pratique suivantes :
*Ne pas pincer les toiles ;
*Nettoyer le matériel : toiles, pieds, piquets ;
*Ne replier les toiles qu’une fois sèches.
16. Sauf indications contraires du service travaux communal, le montage
sera effectué au plus tôt le dernier jour ouvrable précédant la période
de location demandée et le démontage au plus tard le premier jour
suivant cette même période et ce, pendant les heures de service des
ouvriers. Pour fixer les modalités pratiques, le service travaux devra être
contacté par téléphone au 061/26.09.83-85 au plus tard une semaine
avant la date de montage présumée.
17. Le jour prévu pour le démontage, les lieux devront avoir été vidés et
rangés avant l’arrivée du service travaux communal. Le chapiteau devra
être propre.
18. La réception du montage du chapiteau par un organisme agréé (Service
Externe de Contrôle Technique ou S.E.C.T.) ressort de la responsabilité
des demandeurs et est à leur charge.
19. Après montage et avant utilisation, il ressort de la responsabilité des
demandeurs de solliciter le passage des pompiers pour vérification des
règles de sécurité.
Utilisation
20. Un responsable sécurité doit être désigné par les personnes visées au
point 1, il peut être choisi parmi elles. Il communique un numéro
d’appel fonctionnel qui doit rester accessible.
21. Pendant l’utilisation - période de location, les règles suivantes seront
respectées :
- Ne pas utiliser d’appareils autres qu’électriques à l’intérieur ;
- Le responsable sécurité disposera d’un moyen d’appel fonctionnel et
assurera :
-
-
En cas de vent violent supérieur à 30 km/h ou de vent en
rafale supérieur à 50 km/h, le responsable sécurité organise
une évacuation préventive et/ou demande un avis de
sécurité quant à la stabilité de la structure ;c’est elle qui
ordonnera l’évacuation ;
En cas d’accident, le responsable sécurité doit appeler sans
délai les services de secours (112) ;
Le responsable sécurité doit disposer d’une liste des
numéros utiles (médecins, pharmacies, services techniques,
personnes à appeler en fonction du type de problèmes, …).
Responsabilités et assurance
22. Les demandeurs visés au point 1 sont responsables de tout accident ou
dégât qui pourrait survenir dans le cadre du montage, démontage (à
l’exception d’accident de travail pour la(les) personne(s) du Service
travaux) et de l’utilisation du chapiteau. Ils sont gardiens du chapiteau
pendant toute la période de location telle que précisée au point 5 et
assument les responsabilités qui en découlent.
23. Les personnes visées au point 9 travaillent sous leur propre
responsabilité. Le port d’EPI est obligatoire tant lors du montage que du
démontage. Les personnes visées au point 9 assument leur propre
équipement :
Port obligatoire d’un casque ;
Port obligatoire de chaussure de sécurité ;
Port obligatoire de gants de manutentions.
La responsabilité de la Commune et/ou de ses agents ne pourra être
mise en cause en cas d’accident qui surviendrait par le défaut du port
des équipements.
24. Les demandeurs visés au point 1 sont responsables du respect du
règlement de la Zone de Secours « Chapiteaux et tentes, règles
minimales de sécurité à respecter » : calage, arrimage de la structure,
moyens d’extinction, sorties de secours, éclairage de sécurité, largeur
des accès des véhicules de secours et pictogramme. En cas de location
du chapiteau dans son format 12 mètres sur 30 mètres ou en cas de
manifestation exceptionnelle les demandeurs visés au point 1 devront
remettre à l’administration communale le formulaire « prévention
incendie et panique des chapiteaux » de la Zone de Secours et ce dans
les 15 jours suivant l’introduction de la demande de location. A défaut,
le Collège se réserve le droit de résilier la location consentie.
25. En cas de dégâts au chapiteau durant la période de location telle que
précisée au point 5, impliquant l’intervention de l’assurance incendie
communale, il sera réclamé aux demandeurs visés au point 1 la
franchise correspondant à 10% du dommage avec un minimum de 130
euros et un maximum de 650 euros. Ce montant pourra être déduit de
la caution.
Sanctions
26. En cas de non-respect du point 9 du présent règlement un montant de
50 euros par personne aidante manquante sera facturé. Le montant
facturé sera déduit de la caution.
27. Tout dégât au chapiteau sera facturé à prix coutant aux demandeurs
visés au point 1. Le montant facturé sera déduit de la caution.
28. Les demandeurs visés point 1 sont solidairement responsables pour le
paiement des montants dus à la Commune qui excèderaient le montant
de la caution.
Autorisation
29. La demande de location ne dispense pas des demandes d’autorisation
prévues par l’Ordonnance générale de police administrative.
Le règlement communal de location du chapiteau adopté par le Conseil
communal en sa séance du 8 juin 2010 est abrogé.
Par le Conseil,
(s) La Directrice générale,
C. LEDUC
(s) Le Bourgmestre,
J.L. HENNEAUX
Pour extrait conforme
La Directrice générale,
Le Bourgmestre,
C. LEDUC
J.L. HENNEAUX
i
L’éventuelle demande de raccordement au réseau de distribution d’électricité sera à
charge du demandeur.