3 - CCTP - Palais de Tokyo

PRESTATIONS DE SERVICES DE TRANSPORT D’ŒUVRES D’ART POUR LE COMPTE DU PALAIS DE TOKYO
MARCHE N°3-2016
CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES ET PARTICULIERES (C.C.T.P)
Nom et adresse du pouvoir adjudicateur :
Société par actions simplifiée unipersonnelle « Palais de Tokyo »
13 avenue Président Wilson
75116 Paris
2
ARTICLE 1 – INTRODUCTION
1.1 Rappel du contexte
Le Palais de Tokyo dispose d’un espace d’expositions situé 13 avenue du Président Wilson à PARIS (75116). Le site est propriété
de l’État, qui en concède la gestion et l’exploitation à la SASU Palais de Tokyo dans le cadre d’une convention de délégation de
service public.
Le Palais de Tokyo est un site dédié à la création émergente ainsi qu’aux artistes plus confirmés issus de la scène française ou
internationale. La programmation est rythmée par des expositions thématiques et monographiques, des interventions
artistiques d’envergure, et des cartes blanches invitant des artistes à investir l’intégralité de ses espaces. Dans ce cadre,
certaines œuvres historiques peuvent également être présentées.
er
Le Palais de Tokyo est ouvert au public environ 310 jours par an, de midi à minuit tous les jours sauf le mardi. Il est fermé les 1
er
janvier, 1 mai et 25 décembre.
A titre indicatif, le rythme de l’activité du Palais de Tokyo alterne :
- Trois périodes dites « de pleine activité » d’une durée d’environ 12 semaines chacune, correspondant aux périodes de
présentation des expositions. Chaque saison comprend entre 1 (« carte blanche ») et 6 expositions simultanément.
- Trois périodes dites « creuses » par an, d’une durée d’environ 5 semaines chacune en moyenne, pour lesquelles il n’y a pas
d’exposition programmée au Palais de Tokyo et pendant lesquelles se déroulent les opérations de montage des opérations de
montage à venir.
A titre indicatif, le planning des expositions de l’année 2017 est le suivant : saison d’hiver : du 3 février 2017 au 8 mai 2017 ;
saison d’été : du 13 juin 2017 au 10 septembre 2017 ; saison d’automne : du 17 octobre 2017 au 7 janvier 2018.
La surface totale accueillant les expositions temporaires organisées par le Palais de Tokyo est d’environ 8000m2. Il n'y a pas de
collection permanente.
Les expositions peuvent se tenir sur l’ensemble des niveaux du bâtiment. A savoir :
Niveau 0 : un plateau d’exposition d’environ 1600 m2.
Niveau 1A : un plateau d’exposition d’environ 3160 m2.
Niveau 2 : un plateau d’exposition d’environ 2500m2.
Niveau 3A : un plateau d’exposition d’environ 500 m2.
Le Palais de Tokyo présente également des expositions hors les murs et/ou itinérances, en France et à l’étranger.
1.2 Descriptif des modes d’accès au bâtiment
- Le Palais de Tokyo dispose de plusieurs accès au bâtiment :
1/ L’accès de livraison principal est situé au 2 rue de la Manutention, 75016 Paris (quai de déchargement).
Ce quai de déchargement peut accueillir deux camions de 40m3. Néanmoins, étant donné l’activité du lieu et l’étroitesse de la
rue de la Manutention, l’accès au quai peut être compliqué.
En particulier les livraisons par semi-remorque doivent être évitées.
Dans le cas où un autre mode de livraison ne pourrait être privilégié, un « ventousage » de la rue devra être planifié par le Palais
de Tokyo.
Taille du quai : Espace Véhicule : 4.80 m de large x 16 m de long
Zone de déchargement : 7 m de large x 6 m de profondeur
Hauteur du quai (en zone de déchargement) : 3.40 m
3
2/ L’accès par l’avenue du Président Wilson (porte principale et « passerelle »)
De manière exceptionnelle et anticipée, des livraisons pourront être prévues par ces accès. Dans ce cas, la direction technique
du Palais de Tokyo se chargera des demandes auprès des services concernés (mairie, préfecture).
Porte principale : espace pompier + escalier d’entrée (volée de 14 marches).
Ouverture de la porte : H2.55 x 2.40 cm puis passage entre deux colonnes (largeur2.3m max).
Passerelle : passerelle métallique en pente. Ouverture : H2.40 x 2.05 cm.
- Le Palais de Tokyo dispose de plusieurs monte-charges et plateformes élévatrices :
Nom
Largeur
(m)
Profondeur (m)
Hauteur (m)
Poids maximum
Lieux desservis
MC1
2.10
3.10
3.20
5000kg
MC2
2.10
3.10
2.20
2500kg
MC3 (plateforme
élévatrice)
MC4 (plateforme
élévatrice)
2.30
4.90
3.40
6000kg
Du quai de déchargement aux
niveaux 1 et 2
Du quai de déchargement aux
niveaux 1 et 2
Du quai de déchargement au niveau 1
2.30
4.90
3.40
6000kg
Du quai de déchargement au niveau 1
Les horaires de livraison sont, du lundi au vendredi, de 9h à 13h et de 14h à 17h. De manière exceptionnelle et avec l’accord
préalable du Palais de Tokyo, certaines livraisons peuvent avoir lieu en dehors de ces horaires.
A noter : pendant les périodes de montage et démontage, certains espaces sont souvent loués (fashion week, privatisations)
entrainant une nécessaire planification des livraisons, notamment de l’utilisation du quai et des moyens d’accès.
ARTICLE 2 - OBJET DE L’ACCORD CADRE
Le présent Accord cadre a pour objet le transport d’œuvres d’art empruntées ou produites par le Palais de Tokyo dans le cadre
de ses expositions au Palais de Tokyo ou hors les murs.
Les marchés subséquents pourront porter sur une ou plusieurs expositions d’une même saison.
Le Palais de Tokyo est particulièrement soucieux de confier ces prestations à une entreprise de transport spécialisé, possédant
une très bonne maitrise du secteur professionnel en matière d’emballage, de manutention et de transport d’œuvres d’art. Une
attention particulière doit être portée à la relation aux prêteurs.
La confidentialité dans le traitement des prestations est bien entendu demandée.
Le présent CCTP définit les éléments techniques de cette prestation.
Le Palais de Tokyo s’engage à contracter pour les œuvres une assurance tous risques de clou à clou, en valeur agréée.
Sont exclus du présent accord-cadre les prestations suivantes :
- Le transport de matériel pour les nouvelles productions d’œuvres.
- Le transport d’œuvres dont le prêteur ou une institution partenaire dans le cadre d'une itinérance imposent leur prestataire.
- Les transports par messagerie type DHL ou FEDEX.
- Certaines opérations exceptionnelles impliquant du bardage ou du grutage.
4
ARTICLE 3 – PRESTATIONS ATTENDUES
Il est entendu que l’ensemble des prestations devront être réalisées avec l’accord du Palais de Tokyo.
La liste de colisage et les plannings de livraison devront être transmis avant le début des opérations.
Le « Control board », suivi détaillé des modifications, surcoûts et économies, devra être envoyé avant chaque modification
substantielle.
Le « Control board » définitif récapitulant toutes ces variations sera à joindre à la facture permettant la parfaite réconciliation
des montants de l’offre initialement acceptée et de la facture.
3.1 Période de montage de l’exposition
Organisation des transports, planifications des arrivées en accord avec le Palais de Tokyo (communication des listes de colisage
avant livraison) :
- Fabrication des caisses et/ou location de caisses et autres fournitures d’emballage.
- Prise de contact avec les prêteurs, planification des RV, emballage (du simple tamponnage à la mise en caisse climatique) et
enlèvements des œuvres aux adresses communiquées par le Palais de Tokyo.
- Transport des œuvres de leur lieu de conservation jusqu’au Palais de Tokyo.
Les destinations peuvent couvrir le monde entier. Si besoin, le prestataire devra gérer les demandes adaptées auprès des
douanes ou tout autre formalité administrative nécessaire.
De manière générale, les transports par groupages « œuvres d’art » devront être privilégiés mais des transports directs et/ou
exclusifs pourront être demandés.
Tous les moyens de transports doivent être envisagés (camion, avion, bateau).
- Dans le cas de transport aérien, transmission au Palais de Tokyo des copies des LTA.
- Livraison des œuvres au Palais de Tokyo, ou éventuellement en province ou à l’étranger, dans le cadre des hors-les-murs.
Cette prestation inclut toutes les opérations de chargement/déchargement, le stockage éventuel avant livraison ainsi que
l’acheminement jusque dans les salles du Palais de Tokyo.
3.2 Période de démontage de l’exposition
Organisation des transports, planification des enlèvements et transport retour des œuvres chez les prêteurs en accord avec le
Palais de Tokyo.
- Enlèvement des œuvres dans les salles du Palais de Tokyo ou éventuellement en province ou à l’étranger, dans le cadre des
hors-les-murs.
- Transport des œuvres, en groupage, direct ou exclusif.
- Dans le cas de transport aérien, transmission au Palais de Tokyo des copies des LTA.
- Planification des RV et livraison des œuvres chez les prêteurs.
3.3 Prestations annexes facultatives
- Aller-voir chez les prêteurs.
- Constat d’état (écrit ou photographique) à réaliser chez les prêteurs.
- Stockage des œuvres avant livraison.
- Stockage des caisses vides pendant l’exposition.
- Supervision à l’aéroport des opérations de palettisation et dépalettisation
- Formalités douanières d’exportation et d’importation temporaire.
- Déballage/ emballage au Palais de Tokyo.
- Accrochage des œuvres.
- Déballage des œuvres au retour chez le préteur.
- Reprise des caisses vides après livraison retour des œuvres.
- Organisation de la venue des convoyeurs (réservation de billets d’avion/ de train, des hôtels, per diems selon les informations
transmises par le Palais de Tokyo).
5
- Et de façon plus générale, toute prestation optionnelle liée au transport des œuvres qui peuvent survenir pendant l’opération,
qui pourra être précisée dans les marchés subséquents.
3.4 Emballage et caisses
La confection des caisses et tamponnage doivent être réalisés par du personnel qualifié et avec des matériaux de qualité afin de
garantir la conservation des œuvres.
Sauf demande particulière de la part des prêteurs, il est attendu la prestation suivante :
- Tamponnage soigné 3 couches pour les œuvres transportées par camion lorsque les caisses n’existent pas déjà.
Le premier emballage, au contact de l’œuvre, doit protéger sa surface de toute altération. La seconde protection doit réduire les
vibrations et atténuer les variations de température et d’hygrométrie. La troisième protection doit permettre de résister aux
chocs.
Les matériaux utilisés doivent être le plus protecteurs possible (mousse/ bullkraft/ bulkamousse/ carton etc). Les matériaux
d’emballage de la première couche doivent être chimiquement neutres.
- Caisses type musée pour les œuvres transportées par avion. Dans la mesure du possible, il sera demandé de regrouper par
caisse plusieurs œuvres d’une même provenance. Des caisses de location peuvent être envisagées.
Il appartient au titulaire d’alerter le Palais de Tokyo de tout emballage demandé qui ne serait pas le plus approprié.
Sans indication de la part des prêteurs ni du Palais de Tokyo, des préconisations d’emballage peuvent être proposées par le
titulaire.
Si nécessaire, un aller-voir pourra être demandé par le Palais de Tokyo chez le prêteur.
3.5 Transport
Il appartient au titulaire de conseiller au mieux le Palais de Tokyo dans le choix de sa commande afin de limiter au maximum les
coûts.
Transport routier : Les transports d’œuvres peuvent être réalisés en groupage, en direct ou exclusif. Chaque titulaire
doit posséder ses propres véhicules. En transit, les camions devront séjourner dans des lieux sécurisés.
Chaque véhicule doit répondre aux exigences suivantes :
- Deux chauffeurs à bord.
- Suspensions pneumatiques.
- Capitonnage, barres et sangles
- Extincteur
- Climatisation.
- Hayon.
- Alarme.
Transport aérien et maritime : Selon les délais et la typologie des œuvres, le transport des œuvres peut être effectué
par voie aérienne ou maritime.
Le titulaire s’engage à trouver le meilleur prix auprès des compagnies aériennes et ferroviaires. Le titulaire s’engage à soumettre
le choix de la compagnie d’affrètement au Palais de Tokyo. Le transport par avion devra se faire, autant que possible sur vol
direct, sans escale, ni transbordement.
Le titulaire pourra être en charge de la supervision des opérations de chargement et déchargements.
Le titulaire sera en charge de l’empotage et du dépotage des conteneurs maritimes.
6
ARTICLE 4 - TYPOLOGIE D’ŒUVRES ET D’EXPOSITIONS
Les œuvres empruntées par le Palais de Tokyo proviennent de collections publiques ou privées, françaises ou étrangères. Il s’agit
principalement d’œuvres des XXe et XXIe siècles et ponctuellement antérieures.
Le Palais de Tokyo est amené à emprunter ou produire tous types d’œuvres de matériaux et de formats très divers tels que des :
- Peintures (aquarelles, huile, gouache, etc)
- Sculptures (bois, pierre, métal, bronze, plâtre, matériaux synthétiques)
- Photographies (argentique ou numérique/ encadrés ou non)
- Arts graphiques (dessin, estampes, lithographies, affiches/ encadré ou non)
- Installations aux matériaux et formats divers
Et plus occasionnellement des :
- Néons
- Textiles
- Livres
- Objets en cire et en verre
- Collection Type Muséum Histoire Naturelle
Les œuvres présentées proviennent à peu près pour moitié de France (Paris, IDF et province). Le Palais de Tokyo est
régulièrement amené à faire transporter des œuvres depuis toute l’Europe : principalement Royaume-Uni, Allemagne, Italie,
Suisse, Belgique ; mais également depuis les Etats-Unis : principalement New York et Los Angeles ; et enfin depuis l’Asie :
principalement la Chine ou le Japon.
ARTICLE 5 – MODALITES COURANTES D’EXECUTION DES PRESTATIONS
Le Titulaire est soumis à une obligation de résultat.
A ce titre, il est tenu de mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à la bonne exécution des prestations définies par l’article
3.
Le titulaire devra se conformer aux spécifications du descriptif technique de l’exposition qui pourrait être joint à chaque
demande de devis par le Palais de Tokyo. Ce document précisera, le cas échéant, si le transport de certaines œuvres s’effectue
de façon exclusive ou non et les typologies d’emballages ou de caisses souhaités.
Le titulaire s’efforcera de rechercher les solutions logistiques les plus adaptées.
Les transports par groupage, non stipulés dans la demande mais proposé par le titulaire, devront être acceptés au préalable par
le Palais de Tokyo.
Les correspondants du titulaire devront répondre aux mêmes normes d’exigence que le titulaire.
Les modifications, plus-values et surcoûts au cours de l’exécution du marché devront être chiffrées et confirmées par le Palais de
Tokyo. Un suivi précis des modifications sera exigé (« Control board »).