Création de notices d`autorité - Guide méthodologique

Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Table des matières
1. A quoi sert une notice d’autorité ? ..........................................................................................1
2. Quelles notices d’autorité peut-on cataloguer ? .......................................................................2
3. Quels outils sont disponibles pour cataloguer des notices d’autorités ? ......................................3
4. Comment créer avec WinIBW une notice d’autorité ex-nihilo ? ...............................................4
4.1. Création manuelle (commande CRE E) ........................................................................4
4.2. Création automatique (utilisation d’un script) ...............................................................5
5. Comment créer avec WinIBW une notice d’autorité à partir d’une notice existante ? .................7
5.1. Création par copie dans le Sudoc (baguette magique – F5) ............................................7
5.2. Création par copie de la base d’appui (en contexte de catalogage)
...........................9
5.3. Création par copie de la base d’appui (hors contexte de catalogage)
................12
6. Comment mettre à jour une notice d’autorité avec IdRef ou WinIBW ? ..................................14
7. Pourquoi ne pas supprimer des notices d’autorité ? ................................................................15
ii
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 1. A quoi sert une notice
d’autorité ?
Une notice d’autorité décrit une forme retenue (avec d'éventuelles formes rejetées, associées, parallèles)
de noms de personne, de noms de collectivité, de titres d'œuvres, de marques, mais aussi de sujets (mots
matières rameau). Elle permet de gérer des points d’accès (forme d’une entité retenue) aux notices
bibliographiques.
L'utilisation de notices d'autorité dans le Sudoc contribue à faciliter la recherche bibliographique :
• en homogénéisant les points d'accès des notices,
• en multipliant les variantes de forme d'un même point d'accès (renvoi d'exclusion),
• en supprimant les ambiguïtés entre des formes à priori identiques des vedettes intellectuellement
différentes (notes d'information, sources des ouvrages de référence consultés, liens vers d'autres notices
d'autorité),
• en simplifiant le travail de mise à jour sur ces vedettes (la forme "visible" de la vedette dans une notice
bibliographique est sous contrôle informatique de la vedette de la notice d'autorité via le numéro
identifiant de la notice autorité).
Pour les détails concernant le format UNIMARC autorités, référez-vous à la section correspondante du
Guide méthodologique du Sudoc
Les notices décrivant les bibliothèques (ou notices RCR) sont des notices d’autorité relevant d’un format
spécifique et soumises à déclaration à l’ABES pour l’attribution d’un numéro RCR. Ces notices sont sous
la responsabilité du coordinateur de chaque établissement.
1
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 2. Quelles notices d’autorité
peut-on cataloguer ?
Les notices d'autorités du Sudoc trouvent leur origine soit dans les fichiers d'autorités de la Bibliothèque
nationale de France soit dans le fichier des notices FMeSH gérées par l'INSERM. Mais elles ne sont pas
toutes soumises au même traitement.
Sujets FMeSH : ces notices sont des traductions en français, effectuées par l'INSERM, des Medical
Subject Headings de la National Library of Medecine. Ce référentiel est donc géré à l'extérieur et
indépendamment du Sudoc. Aucun catalogueur n'est habilité à créer de nouvelles notions ou à modifier
des données existantes, quels que soient les besoins en catalogage.
La mise à jour du référentiel dans le Sudoc est annuelle.
RAMEAU : Le référentiel d'autorités RAMEAU est géré intellectuellement par la Bibliothèque nationale
de France (Centre national Rameau). L'utilisation de RAMEAU dans le Sudoc et les besoins d'évolution
de RAMEAU qui en découle fait l'objet d'un accord sur un type de gestion dite "coopérative" avec la BnF.
Un catalogueur ne peut ni modifier ni supprimer une notice RAMEAU existante mais peut faire des
propositions de création de nouvelles vedettes RAMEAU. Celles-ci font l’objet d’un circuit et de
règles spécifiques définies en accord avec la BnF.
La mise à jour est régulière (bi-mensuelle) dans le Sudoc.
Notices de Personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, Noms géographiques, Marque,
Auteur-titre: Au moment de la création du Sudoc, il a semblé souhaitable de profiter de la richesse et de
la qualité de notices d'autorités existantes (en l’occurrence celles de la BnF) pour initialiser le catalogue, à
charge pour les bibliothèques du réseau de faire vivre par la suite ces notices et d'en générer de nouvelles
au fur et à mesure des besoins.
Ces notices font l'objet d'une gestion dite "autonome" : un catalogueur habilité peut modifier ou
supprimer ces différentes notices, quelle que soit leur origine, BnF ou non.
La création de nouvelles notices ne répond qu'aux seuls besoins du Sudoc.
Pour faciliter cette création, le catalogueur peut s’aider de la « base d’appui » qui contient des notices
d’autorités BnF non liées.
2
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 3. Quels outils sont
disponibles pour cataloguer des
notices d’autorités ?
IdRef et WinIBW sont les 2 outils mis à la disposition des catalogueurs. IdRef est accessible aux logins
suivants :
• TA
• XX
• CA
• CB
La synchronisation des 2 outils avec le Sudoc est immédiate. Toute opération effectuée dans IdRef est
visible dès validation dans WinIBW et inversement.
Full web, IdRef propose pour chaque type d’autorité un formulaire spécifique de base et susceptible
d’être enrichi zone par zone.
Pour tout savoir du catalogage des autorités dans
http://documentation.abes.fr/aideidrefcatalogueur/index.html
3
IdRef,
consultez
le
manuel
:
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 4. Comment créer avec
WinIBW une notice d’autorité ex-nihilo
?
Nous recommandons pour cataloguer dans le Sudoc le mode semi-expert
. Il est vivement
recommandé de saisir les données codées (zones 1XX) dans le formulaire.
4.1. Création manuelle (commande CRE E)
1. Activer l’icône des données codées
2. Tapez la commande CRE E
Un menu déroulant comportant les types de notice vous est proposé.
3. Choisissez le type de notice d’autorité à créer
4. Une fenêtre comportant le formulaire de saisie des données codées et un espace de saisie vide s’affiche
4
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
5. Saisir les données codées puis les informations bibliographiques
Chaque étiquette d’une zone doit être placée en début de ligne suivi d’un espace ; elle doit être suivie des
indicateurs, puis des codes de sous-zones précédés de « $ », puis du contenu de la ou des zone(s).
Si le contenu d’une zone excède une ligne, WinIBW va automatiquement passer à la ligne suivante.
Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique
en aide contextuelle :
placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique
s’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée.
6. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.
• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme, un message vous signale les zones ou données
erronées.
• Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
4.2. Création automatique (utilisation d’un
script)
5
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Cette fonction permet d'utiliser un modèle de notice personnalisable et contenant l'intitulé d’un certain
nombre de zones et sous-zones à compléter. un script-utilisateur s'exécute à l'aide d’un bouton de
raccourci disposé dans la barre d'outils de WinIBW. Voir à ce sujet le Manuel des Scripts-utilisateurs ou
adressez-vous au coordinateur local de votre établissement.
Les script-utilisateur CATALOGAGE s’exécutent automatiquement en mode expert (données codées
désactivées)
1. cliquez sur le bouton de raccourci correspondant au modèle de notice souhaité
Ces modèles de notices proposent un format développé comprenant l’ensemble des zones et sous-zones
Unimarc possibles pour un type de notice. Par ailleurs, des éléments de description sont implémentés au
niveau des zones et des sous-zones. Il est impératif que le catalogueur remplace cette description par
le contenu bibliographique adéquat et supprime toutes zones ou sous-zones inutilisées.
2. Saisir les données codées puis les informations bibliographiques
Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique
en aide contextuelle :
placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique
s’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée.
3. Validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.
• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme et n’est pas validée, un message vous signale les
zones ou données erronées.
• Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
6
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 5. Comment créer avec
WinIBW une notice d’autorité à partir
d’une notice existante ?
Lorsque, dans un catalogue, vous n’avez pas trouvé la notice correspondant à votre recherche (auteur,
collectivité, etc.) mais une notice qui comporte de nombreux éléments de similitude, vous pouvez copier
intégralement cette dernière ou seulement une série de zones pour créer votre nouvelle notice, en y
apportant les modifications appropriées. Vous êtes ainsi dispensé de créer ex-nihilo une nouvelle notice.
5.1. Création par copie dans le Sudoc (baguette
magique – F5)
La copie de notice permet de s’aider de la trame d’une autre notice.
Ne pas copier une notice correspondant à un autre type d’autorité que celui qu'on a à cataloguer (copier la
notice collectivité « France » pour créer la notice Nom géographique « France », par exemple). Il existe
des contrôles croisés entre le type de notice et la présence/absence de certaines zones dans la notice qui
risqueraient de compliquer la validation de la notice.
Pour la copie intégrale d’une notice, la procédure est la suivante :
1. Sélectionnez la notice de référence retenue
2. Sélectionner l’icône
de la barre d’outils supérieure et choisir Copier notice (ou F5)
7
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
La notice est automatiquement copiée dans une nouvelle fenêtre de création.
Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s’agit-il de créer une notice identique ou
une notice approchante ?
En base de production, seul le choix « Décrire un autre document (une autre autorité) » est préconisé,
sinon la notice ainsi créée sera un doublon. Ce choix entraîne la création d’une nouvelle notice d’autorité,
dans laquelle les zones pertinentes pour la seule notice d’origine ont été supprimées. Les zones à mettre à
jour / à adapter sont mises en relief en étant placées à la fin de la notice, sous une rangée d’astérisques
destinée à éviter que celle-ci ne soit validée dans la base sans modifications.
8
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
3. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez alors les trois petits points
Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique
en aide contextuelle :
placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique
s’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée.
4. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.
• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme et n’est pas validée, un message vous signale les
zones ou données erronées.
• Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
5.2. Création par copie de la base d’appui (en
contexte de catalogage)
Pour le bon fonctionnement de cette procédure, il faut absolument que soit cochée « Ecran d’édition :
Exécuter la commande dans une nouvelle fenêtre en cas d’édition en cours » dans le menu Options /
Préférences / Généralités.
Cette fonction permet de rechercher une notice d’autorité dans la base d’appui, la copier automatiquement
dans la base de production pour pouvoir la lier, alors qu’on se trouve en contexte de catalogage
9
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
(c'est-à-dire en train de créer ou de modifier une notice bibliographique).
1. Affichez la notice bibliographique en train d’être créée ou la notice en train d’être modifiée commande MOD
2. Sélectionnez dans la notice les termes de votre recherche (zone 7XX)
Avec votre curseur, sélectionnez les termes de recherche DE GAUCHE A DROITE depuis le premier $
(y compris les codes de sous-zone).
Veillez à placer votre curseur au bon endroit sinon la sélection sera mal interprétée.
3. Pour effectuer la recherche dans la base d’appui, sélectionner l’icône
de la barre d’outils supérieure
et choisissez l'une des options suivantes :
• « Rechercher tronqué » si vous avez sélectionné une partie des termes.
• « Rechercher exactement » si vous avez sélectionné les termes exacts
4. La recherche s’effectue dans la Base d’appui qui s’ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche une liste
abrégée des notices cibles potentielles ou la seule notice cible :
• Si aucune notice de la base d'appui ne vous convient, sélectionnez l’icône
supérieure et choisissez Retour base de production
Vous êtes de nouveau dans le catalogue Sudoc sur la notice en cours de modification.
10
de la barre d’outils
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
• Si vous trouvez la notice correspondant à votre recherche, affichez-la et sélectionnez l’icône
de la
barre d’outils supérieure et choisissez Copier notice dans base de production
5. Cette opération dérive automatiquement la notice choisie de la base d’appui dans le catalogue Sudoc.
Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s’agit-il de créer une notice identique ou
une notice approchante ?
Depuis la base d’appui, les deux choix sont possibles. Le système proposera en fonction du choix une
nouvelle notice, comportant les zones pertinentes. Les zones à mettre à jour / à adapter sont mises en
relief en étant placées à la fin de la notice, sous une ligne de trois petits points destinée à éviter que celleci ne soit validée dans la base sans modifications.
6. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez alors les petits points.
Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique
en aide contextuelle :
placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique
s’active et se positionne automatiquement sur la zone demandée.
7. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.
• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme et n’est pas validée, un message vous signale les
zones ou données erronées.
• Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
11
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
8. Etablissez le lien entre la notice d’autorité nouvellement créée et la notice bibliographique. Pour
connaître la procédure, voir le Manuel Liens.
5.3. Création par copie de la base d’appui (hors
contexte de catalogage)
Cette fonction permet de rechercher une notice d’autorité dans la base d’appui, la copier automatiquement
dans la base de production pour pouvoir la lier si besoin, ultérieurement, sans qu’aucune notice
bibliographique ne soit en cours de création ni de modification.
Il s’agit ici de faire une recherche dans la base d’appui pour y trouver une notice d’autorité et la copier
dans la base de production, avant d’avoir commencé son travail de création (ou modification) de notice
bibliographique.
1. Cliquez sur
et sélectionnez « Base d’appui »
2. Appelez le formulaire de recherche avec le bouton RECHERCHE ou la commande CHE
3. Formulez puis lancez la requête : le formulaire propose les mêmes index que pour une recherche dans
la base de production
4. Si une notice d’autorité correspond à la requête, copiez-la dans la base de production en cliquant sur
, fonction « Copier notice » (ou F5)
5. Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s’agit-il de créer une notice identique
ou une notice approchante ?
Le système proposera une nouvelle notice, comportant les zones pertinentes en fonction du choix qui aura
été fait. Les zones à mettre à jour / à adapter sont mises en relief en étant placées à la fin de la notice, sous
une ligne de trois petits points destinée à éviter que celle-ci ne soit validée dans la base sans
modifications.
6. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez les petits points
7. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
12
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
• Message OK : la notice est acceptée et dotée d’un n° PPN.
• Message ERREUR : la notice n’est pas conforme et n’est pas validée, un message vous signale les
zones ou données erronées.
• Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
On peut également interroger la base d’appui en passant par le formulaire DIS CHE, comme pour
interroger une base externe. Dans ce cas-là, il suffit de cocher la case « base d’appui » dans le formulaire
obtenu par DIS CHE. Les index disponibles pour la recherche sont moins nombreux, mais cela permet de
disposer, sur une interface de recherche unique, de toutes les bases « autres » que la base de production.
13
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 6. Comment mettre à jour une
notice d’autorité avec IdRef ou WinIBW
?
Vous pouvez modifier le contenu de certaines notices d’autorité selon le statut de celle-ci et vos droits
(pour plus de détails voir le manuel Administration des utilisateurs) :
Soit un message vous indique que vous n’êtes pas autorisé à modifier une notice,
Soit la notice ou une partie de la notice est présentée en couleur rouge pour indiquer que ces zones sont
protégées et ne peuvent pas être modifiées.
Procédure :
1. Sélectionnez la notice d’autorité à modifier
2. Tapez la commande MOD ou utiliser le bouton WinIBW équivalent
2bis. Dans IdRef, cliquez sur le bouton
dans la notice consultée
Effectuez les modifications nécessaires : ajouts de zones ou modifications de zones existantes
3. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton
WinIBW « Entrée ».
Message OK : Les modifications ou ajouts sont validés.
Message ERREUR : la notice n’est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées.
Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
3bis. Dans IdRef, validez votre notice en cliquant sur le bouton
dans la notice.
Message OK : Les modifications sont validées.
Message ERREUR : la notice n’est pas validée, un message et une icône
données erronées.
Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon.
14
vous signale les zones ou
Création de notices d'autorité
Version : 21-01-2016
Chapitre 7. Pourquoi ne pas supprimer
des notices d’autorité ?
Il ne faut pas supprimer de notices d’autorité.
En effet, les notices d’autorité crées dans le Sudoc sont utilisées au-delà du Sudoc. D’abord, dans les
applications internes à l’ABES, à savoir dans les applications STEP, STAR, Calames ou thèses.fr ;
ensuite, au-delà, auprès de partenaires de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Des notices d’autorité sans lien apparent peuvent être utilisées par ailleurs. Il ne faut donc pas supprimer
de notices d’autorité. Seule entorse tolérée à cette règle, supprimer un doublon qui serait repéré dans la
foulée d’une création.
En cas de notices en doublon, il est indispensable de le signaler au Correspondant Autorité de son
établissement ou de faire appel à l’ABES via le guichet dédié. Pour plus de précisions sur l’opération de
dédoublonnage
:
http://documentation.abes.fr/sudoc/manuels/role_correspondants/correspondant_autorites/qualite.html#N
1012E.
15