exemple pratique

EXEMPLE PRATIQUE
AUGMENTATION DE L'EFFICIENCE AVEC DMS
DOCUMENT MANAGEMENT SOLUTIONS
MANAGED PRINT SOLUTIONS
3D SOLUTIONS
PRODUCTION PRINTING SOLUTIONS
COMMERCE
INDUSTRIE
PRESTATIONS
SANTÉ
FINANCES & DROIT
AUTORITÉS & ÉCOLES
AUTRES
UNE ENTREPRISE ZURICHOISE DE CONSTRUCTION ET DE TRAVAUX
DE PLÂTRERIE INTÈGRE LES PROCÉDÉS NUMÉRIQUES
Le volume de données et de documents accumulé pendant les plus de 25 ans d'existence de PePa
Bau est devenu considérable. En a résulté le besoin de gérer et de structurer de manière judicieuse
ces archives ainsi que le volume de données courantes en constante augmentation.
À l'origine, il fallait investir beaucoup de temps et de
travail pour trouver et classifier les données et les
documents. Souvent, les factures et les bordereaux
P+P PEPA BAU GMBH
CONSTRUCTION DE QUALITÉ CONÇUE POUR DURER
de livraison d'un seul projet remplissaient au moins
La société P+P PePa Bau
deux classeurs fédéraux – la gestion financière double
GmbH sise à Effretikon est
(comptabilité et documentation des projets) ne rendait
une entreprise diversifiée de
pas les choses plus simples. De plus, la traçabilité
la branche de la construction et de la plâtrerie qui connaît
tout au long du cycle de vie des documents n'était
le succès et offre différentes prestations dans les domai-
pas entièrement garantie : qui a modifié quoi et à quel
moment?
nes des travaux de plâtrerie, de la restructuration, de la rénovation, du forage et du fraisage du béton ainsi que des
travaux de carrelage et d'isolation thermique extérieure.
À LA RECHERCHE D’UNE SOLUTION
La philosophie de l'entreprise est la suivante: seule la
DMS SIMPLE ET PROFESSIONNELLE
qualité a de l'avenir. La qualité commence par des con-
PePa Bau était déjà un client satisfait et fidèle de Faigle
seils compétents suivis d'une planification profession-
suite à l'utilisation d'un appareil multifonction (MFP).
En raison des expériences positives, Donato Peschta
n'avait aucun doute que Faigle serait aussi un partenaire privilégié pour la solution DMS. Les conseils
compétents et orientés sur les besoins ont clairement
imposé Faigle face à la concurrence.
Lors du salon topsoft, son attention a été attirée sur
le produit DLS Easy : un système d'archivage facile
à utiliser qui peut être connecté au MFP. Si, au début, un simple système d'archivage était prioritaire
pour PePa Bau, une considération approfondie de la
nelle, passe par les salariés, le choix des matériaux, une
réalisation propre et finit par des clients satisfaits. Une
combinaison de ces composants en fonction des besoins
de chaque client – telle est la solution de PePa Bau.
situation a montré qu'une solution plus complète
qu'ils cherchent. De cette manière, le traitement
serait plus judicieuse et surtout plus efficiente. Pour
d'une seule demande peut permettre d'économiser
cela aussi, Faigle avait la solution appropriée : DLS
jusqu'à deux heures de travail. Normalement, ce
Professional. Après une analyse soignée des diffé-
temps de travail nécessaire en plus qui, le plus sou-
rentes données de base, des types et des classes
vent, n'est pas payé, s'accumule pendant l'année –
de documents, Faigle a installé un système de test
grâce à DLS Professional, il est maintenant possible
sur mesure qui a été mis en service par PePa Bau.
de l'utiliser judicieusement, ce qui entraîne une
sérieuse amélioration de l'efficience de l'entreprise.
« Lors de l'évaluation, le prix a joué un
rôle important, mais il n'était pas le seul
élément crucial – pour nous, les conseils
compétents et la procédure de Faigle
orientée sur les solutions et l'efficience
étaient décisifs. »
Bien sûr, il a fallu aussi faire du travail de persuasion
auprès des utilisateurs lors de l'implémentation du
nouveau système. Une formation soignée et l'utilisation régulière du système étaient la condition
du succès de l'utilisation de DLS Professional chez
PePa Bau. Mais, peu de temps après, toutes les per-
Donato Pescheta, membre de la direction
sonnes impliquées ont déjà profité des documents
du jour disponibles immédiatement qui pouvaient
LES ÉCONOMIES DE TEMPS SONT
DES ÉCONOMIES D'ARGENT
être traités de n’importe quel endroit via une applica-
La solution actuelle permet aux collaborateurs d'ar-
décisions plus rapidement, de réduire les temps de
chiver proprement, de manière structurée, classifiée
réaction et, par conséquent, d'améliorer de manière
et surtout rapide les demandes d'offres, les offres,
mesurable l'efficience de toute l'entreprise.
tion mobile ; cette évolution a permis de prendre les
les contrats, les bons de livraison, les factures des
fournisseurs, les plannings, la correspondance et
les e-mails, les commandes, les confirmations de
commande, les photos, les rapports journaliers et
les rapports de régie dans le DMS. Les documents
tels que, par exemple, les factures des fournisseurs
et les rapports de régie passent par des flux de travail numériques gérés de manière centralisée si
bien que la transmission physique des documents
« Grâce à DLS Professional, je peux aujourd'hui donner des renseignements directement au téléphone sans devoir tout
d'abord regarder dans le classeur physique
et sans que le client ne doive attendre
longtemps. »
Donato Pescheta, membre de la direction
devient inutile.
Les documents physiques sont scannés au moyen
Lorenzo Gandossi
du logiciel d'indexation plein texte installé sur le
Conseiller de vente
MFP (AutoStore). L'utilisateur classifie (sur le MFP
[email protected]
ou avec DLS Professional) le document et l'affecte
Téléphone: 078 655 73 25
à un projet. La même chose est valable pour les
documents numériques reçus – il n'est plus nécessaire de les scanner. Grâce à l'aperçu personnalisable et la recherche plein texte, les collaborateurs
trouvent beaucoup plus rapidement qu'autrefois ce
Route de Denges 36
1027 Lonay
Téléphone 021 811 44 44
Thurgauerstrasse 76
8050 Zürich
Téléphone 044 308 43 43
[email protected]
www.faigle.ch
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