Secretaire de la direction
Transcription
Secretaire de la direction
Bn mô t công vic THỨ KÍ BAN GIÁM ðỐC SIÊU THỊ BLE FORMATION REGIONAL Mô tả công việc Bao gồm các nhiệm vụ chính sau : 1. Quản lý: Cùng với sự trợ giúp của nhân viên tổng ñài, xếp lịch trực tháng cho các trưởng quầy, phó quầy Tập hợp lịch làm việc tuần tiếp theo của các bộ phận, chuyển Ban Giám ñốc Tập hợp các công văn giấy tờ, thông tin… từ các bộ phận chuyển Ban Giám ñốc Tham gia tổ chức kiểm kê ñịnh kỳ: lập lịch, lên danh sách, bố trí bộ phận tăng cường, thông báo ñến các nhân viên có liên quan trong siêu thị Tham gia tổ chức các khoá ñào tạo ngoại ngữ: liên lạc với giáo viên, xếp lịch học, lập hợp ñồng, làm thủ tục thanh toán Quản lý việc chuyển giao nước uống của nhân viên tổng ñài Quản lý việc chuyển giao văn phòng phẩm của nhân viên tổng ñài cho các bộ phận Quản lý các hợp ñồng của Ban Giám ñốc, thu thập hoá ñơn chuyển sang bộ phận kế toán Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu (công văn, giấy tờ, báo cáo của ñội bảo vệ, ca-ta-lô mẫu của các ñợt khuyến mại…) 2. Các nhiệm vụ hành chính thư ký khác: Lập các báo cáo hàng tháng theo yêu cầu của Ban Giám ñốc Hàng ngày gửi doanh số của siêu thị cho bộ phận kiểm soát nội bộ ðặt vé máy bay, khách sạn cho các cán bộ của siêu thị và của tập ñoàn Kết hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị các cuộc họp, hội thảo, liên hoan của siêu thị Cập nhật hàng tháng niên giám và cơ cấu tổ chức của siêu thị ðặt in danh thiếp cho các bộ phận theo ñịnh kỳ Soạn thảo công văn, giấy tờ… theo yêu cầu của BGð siêu thị Phiên dịch và dịch khi BGð yêu cầu Các nhiệm vụ khác do BGð yêu cầu Yêu cầu ñối với ứng viên - Khả năng giao tiếp tốt Nhanh nhẹn, ngăn nắp. Chặt chẽ và nghiêm túc trong công việc. Ngoại ngữ : thành thạo tiếng Pháp và tiếng Anh, kỹ năng dịch, phiên dịch tốt Thành thạo tin học văn phòng Ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương ñương Ưu tiên các ứng viên ñã làm việc tại công ty nước ngoài hoặc công ty liên doanh Description de Poste RESPONSABLE FORMATION REG SECRETAIRE DE DIRECTION Description de poste A pour principales missions : 1. • • • • • • • • • 2. • • • • • • • • • Gestion: Avec l’assistance de la standardiste, établir la liste des permanences mensuelles pour les chefs de rayon, adjoints chefs de rayon Collecter les horaires de travail de la semaine suivante de tous les départements, les soumettre à la Direction du magasin Rassembler les papiers, lettres, informations… en provenance des services, soumettre à la Direction du magasin Participer à l’organisation des inventaires périodiques: établir le calendrier, élaborer la liste des participants, arranger la liste des renforts, informer le personnel concerné Participer à l’organisation des cours de langues pour le personnel du magasin: se mettre en relation avec les professeurs, définir les horaires, établir les contrats, aider dans les formalités de règlement Gérer le travail de la standardiste concernant le transfert de l’eau potable Gérer le travail de la standardiste concernant le transfert les fournitures de bureau aux services Gérer les contrats de la Direction, en collecter les factures pour transfert au service comptable Gérer le système de bases de données (lettres, papiers, rapports de l’équipe sécurité, modèles de catalogues destines aux promotions…) Autres tâches administratives et secrétaires: Etablir les rapports mensuels en fonction des demandes de la Direction Envoyer tous les jours le CA du magasin au service de contrôle de gestion Faire la réservation des billets d’avion, des hôtels pour l’encadrement du magasin et du groupe En coordination avec d’autres services pour préparer les réunions, conférences, repas du magasin Remettre à jour mensuellement les annuaires et organigrammes du magasin Passer la commande concernant l’impression des cartes de visite pour les services du magasin Rédiger les lettres, papiers… à la demande de la Direction du magasin Assurer l’interprétation et la traduction à la demande de la Direction Réaliser d’autres tâches si la Direction en demande Compétences spécifiques requises • • • • • • • Bon relationnel Dynamique, bien ordonné, ayant le sens de l’organisation Rigoureux et sérieux dans le travail Langues étrangères : bonne maîtrise du français et de l’anglais, bonne technique d’interprétation et de traduction Bonne utilisation des outils informatiques bureautiques Minimum 3 ans d’expérience sur un poste équivalent Priorité aux candidates ayant travaillé pour les sociétés étrangères ou sociétés joint-ventures Job Description BLE PERSONAL ASSISTANT Job summary The personal assistant performs mainly in the fillowing : 1-Management • • • • • • • • To create monthly duty schedule for section supervisors and associate section supervisors, with the support of the Switchboard Officer’s, To collect the weekly schedules from the departments and transfer them to the board of directors To collect all official paperwork, dispatch and correspondence from the departments to transfer to the Board. To participate in the organization of periodic inventory, such as creating schedules, listing jobs, deploying staffs for inventory events. To participate to the organization of foreign language training courses, such as contacting the instructors, make schedules, create the contracts, and implement the payments To manage the distribution of drinking water, and stationeries. To manage all the Board’ papers, manage invoices, receipts and transfer all in information to the accounting department. To manage the database system (correspondence, dispatch, reports, catalog from promotions events). 2. Administration • To create monthly report at the Board’s requirement. • To send on a daily basis the store turnover to the Internal Audit department. • To book air tickets, and hotels for staffs if needed • To cooperate with the related departments to prepare meeting, conference, and parties • To update the staffs’ contact information and store’s organization structure, on a monthly basis. • To order visit cards for staffs. • To edit correspondence, dispatch, and letters at the Board’s request. • To interpret and translate at the Board request • Other possible tasks at the request of the Board Job Requirements - Sound communication skills Active, mature and strict Fluent in English or French Computer Skills (Microsoft Office) At least 3 years experience in an equivalent position First priority to candidate who worked for foreign or join venture companies