manuel de l`exposant 2016 - Salon mieux vivre de Gatineau
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manuel de l`exposant 2016 - Salon mieux vivre de Gatineau
MANUEL DE L’EXPOSANT 2016 27 & 28 février 2016 Hilton du Lac Leamy 231 rue Main, Gatineau, QC J8P 5J7 Téléphone : (819) 955-7400 Télécopieur : (819) Site Internet : www.salonmieuxvivre.com Table des matières Coordonnées du promoteur ...................................................................................................................................... 3 Lieu de l’événement ................................................................................................................................................. 3 Accréditation ............................................................................................................................................................ 3 Heures d’ouverture du salon .................................................................................................................................... 3 Heures de montage ................................................................................................................................................... 4 Heures de démontage ............................................................................................................................................... 5 Adresse de livraison ................................................................................................................................................. 5 Électricité ................................................................................................................................................................. 6 Entreposage .............................................................................................................................................................. 7 Admissibilité des exposants ..................................................................................................................................... 7 Sécurité .................................................................................................................................................................... 7 Règlements généraux ............................................................................................................................................... 8 Bruit ......................................................................................................................................................................... 9 Murs, plafond et sol de l’édifice ............................................................................................................................... 9 Autocollants ............................................................................................................................................................. 9 Assurances ............................................................................................................................................................... 9 Activités promotionnelles ...................................................................................................................................... 10 Hébergement .......................................................................................................................................................... 10 Conférences ............................................................................................................................................................ 11 2 Coordonnées du promoteur Le Salon Mieux-Vivre 231 rue Main, Gatineau, QC, J8P 5J7 Téléphone : (819) 643-4721 Cellulaire : (819) 271-8091 Cellulaire : (819) 955-7400 Jean-François Leblanc Président du salon de Gatineau [email protected] Ericka Moreau Adjointe à la planification d’événements [email protected] Site Internet : www.salonmieuxvivre.com Lieu de l’événement Hilton Lac Leamy - Salle de Bal 3, boulevard du Casino Gatineau, (QC) J8Y 6X4 Téléphone : 819-790-6444 Sans frais : 1-866-488-7888 Stationnement Le stationnement est gratuit pour tous les exposants et visiteurs à moins que vous utilisiez le service du Valet Parking (Frais de 20.00$ par jour) Accréditation Aucune accréditation n’est nécessaire puisque le salon est gratuit. Il est exposants de se munir d’une identification personnalisée libre aux Heures d’ouverture du salon Samedi Dimanche 27 février 2016 de 9h00 à 17h00 28 février 2016 de 9h00 à 17h00 ***Les portes seront ouvertes dès 8h00 chaque matin pour les exposants. 3 Heures de montage La période de montage des kiosques débutera vendredi le 26 février 2016 à 12h00 et se terminera le même jour à 19h00. Les exposants doivent respecter l’horaire. Vous pouvez nous joindre au 819 643-4721 ou au 819 271-8091 jusqu’à midi le jeudi 25 février 2016. Après cette date, veuillez nous joindre directement sur place au salon Ericka Moreau (819) 271-8091 IMPORTANT ! Pour avoir accès au site, vous devrez avoir acquitté le solde final de votre emplacement et de vos autres besoins. A. Tout exposant ayant besoin d’outillage spécial : lifts truck, pour le déchargement de son matériel, devra en informer la direction du Salon au moins 15 jours avant la mise en place. Les frais de location seront assumés par l’exposant. B. Toute main-d’œuvre requise pour assurer le déballage, remballage ou mise en place des étalages est la responsabilité individuelle de chaque exposant. NOTE IMPORTANTE Aucune livraison ne sera acceptée en dehors de la date et des heures prévues à cette fin. En cas de problèmes ou d’interrogations, veuillez téléphoner au (819) 643-4721 ou au (819) 271-8091 ou encore Nadine Archambault (819) 968-3998 De façon à éviter les embouteillages lors de l’accès aux portes de réception, voici la marche à suivre : • • • • Le stationnement à l’aire de réception est absolument interdit et les camions doivent quitter les lieux aussitôt, à défaut de quoi ils seront remorqués aux frais de l’exposant. Le temps alloué pour décharger vos marchandises est de 45 minutes. Des chariots à main seront mis à la disposition des exposants, sans frais, pour effectuer le transport de leur matériel jusqu’à leur kiosque ; toutefois, vu le nombre limité de chariots, il est fortement conseillé à l’exposant d’avoir son propre chariot à main. Les exposants doivent disposer de leur propre personnel pour décharger leur matériel. Les exposants pourront apporter du matériel à leur kiosque durant l’heure précédent l’ouverture des deux journées du salon, en ayant recours à de l’équipement roulant léger. Cependant dès l’ouverture, ces équipements ne seront plus tolérés dans le hall et le transport dudit matériel ne se fera que de façon manuelle. 4 Heures de démontage La période de démontage des kiosques débutera dimanche le 28 février 2016 à compter de 17h00. Aucun exposant ne pourra démonter son kiosque, ni désassembler ses présentoirs avant 18h00 dimanche le 28 février 2016. L’exposant devra libérer les lieux ainsi que la salle de toutes marchandises au plus tard à 22h00, dimanche le 28 février 2016, à défaut de quoi il devra rembourser à la direction du Salon toutes les dépenses encourues pour libérer les dits lieux (incluant les frais d’entreposage). Afin de réduire les risques de vol au moment du démontage, il est recommandé que les articles de valeur soient emportés par l’exposant dès la fermeture du Salon et que le reste du matériel soit gardé sous la surveillance de l’exposant. Adresse de livraison Hilton Lac Leamy- Salle de bal et Grand Salon 3, boulevard du Casino Gatineau (Québec) J8Y 6X4 Voir signalisation sur place Porte 31-32 (Au bout de la salle Mozart) Aucune livraison ne sera acceptée avant vendredi le 26 février 2016 (12h00), jour du montage. IMPORTANT : Veuillez inscrire sur chacune de vos boites : Nom de l’expéditeur (exposant) Numéro de kiosque SALON MIEUX-VIVRE DE GATINEAU a/s Le Receveur 3, boulevard du Casino Gatineau, Québec Madame Joanne Raby (Urgence seulement) Téléphone : 819-790-6482 Les précautions seront prises, mais la direction du Salon ne sera pas responsable de la perte ou du bris de matériel et d’accessoires confiés au receveur. 5 Portes de livraison Vous trouverez la signalisation sur place pour l’accès que vous devez emprunter lors du montage et démontage (Voir signalisation sur place; après la voie ferrée, tournez à gauche). Une fois votre véhicule déchargé, vous devez LIBÉRER immédiatement le quai de déchargement. Téléphone-Internet Le service Internet sans fil est fourni sans frais par l’Hôtel du Lac Leamy. Aucun mot de passe n’est requis. Si vous désirez qu’un téléphone ou une ligne téléphonique soit installé(e) pour votre ordinateur (ligne Internet) dans votre kiosque, S.V.P. voir en annexe le formulaire de commandes de l’hôtel Hilton du Lac Leamy. Électricité Voir en annexe le formulaire de commandes de l’hôtel Hilton du Lac Leamy. Service de soutien aux exposants Services d’exposition, location de kiosques, meubles, etc. Vous trouverez ci-joint, en annexe, les bons de commandes et les listes de prix. Prière de faire parvenir votre commande à l’avance. Le fournisseur officiel pour tous les services d’expositions du Salon Mieux-Vivre est : Location d’équipements et autres services Contactez Ericka Moreau du Salon Mieux-Vivre pour de plus amples détails Tél.: (819) 643-4721 ou (819) 955-7400 Fax.: Courriel: [email protected] Bureau du promoteur Le bureau du promoteur sera localisé au Hilton Lac Leamy du 27 février 28 février 2016 seulement. Téléphone : 819-790-6315 # 5205 6 Entreposage Les caisses, les boîtes et le matériel d’emballage doivent être retirés des kiosques. Ils seront entreposés durant l’exposition. À la clôture, ils seront rapportés aux kiosques par l’exposant lui-même. 1- Plier et attacher ensemble les boîtes vides. 2- Se procurer les étiquettes d’entreposage au bureau du promoteur, sur le site. 3- Apposer les étiquettes sur les boîtes en prenant soin d’indiquer en lettres majuscules, le nom de votre compagnie et le numéro de votre kiosque. Numérotez vos boîtes. 4- Aviser monsieur Ericka Moreau, au quai de réception, lorsque vos boîtes sont prêtes à être entreposées. Si ces étapes ne sont pas suivies et que les boîtes sont laissées telles quelles dans les allées, elles seront automatiquement jetées. Admissibilité des exposants La direction se réserve le droit de refuser l’admission au hall d’exposition à tout visiteur, exposant ou employé d’exposant qui, de l’avis de la direction, est indésirable ou ivre ou qui d’une façon quelconque perturbe le bon fonctionnement des opérations. Afin d’être autorisé à entrer sa marchandise et à monter son kiosque, un exposant devra avoir payé entièrement le montant de sa location d’espace et de ses besoins. Le personnel Il est de la responsabilité de l’exposant de s’assurer de la présence d’au moins une personne responsable dans son kiosque durant les heures d’ouverture du Salon. Sécurité Un service de sécurité de base est assuré en permanence par des agents pendant les heures d’ouverture. La direction du Salon et l’hôtel Hilton du Lac Leamy n’assument aucune responsabilité quant aux objets perdus, volés ou détruits. 7 Règlements généraux Les kiosques standards et préfabriqués, y compris les enseignes, ne doivent pas dépasser: Toute grandeur – 8 pieds de haut Un exposant qui compte employer ou construire un mur préfabriqué doit s’assurer des détails suivants : 1- Une allocation d’un pouce doit être laissée de chaque côté des cloisons du kiosque. Pour toute dimension non-conforme, vous devez obtenir l’autorisation de la direction. 2- La conception des kiosques doit permettre une ligne de vue, c’est-à-dire que la hauteur maximale des murs fédéraux dans les cinq (5) premiers pieds à partir de l’allée ne peut excéder quatre (4) pieds. La hauteur maximale acceptée pour toute autre partie de mur est de huit (8) pieds. Toute exception à ce règlement devra être approuvée au préalable par la direction du Salon. 3- Toutes les parois des kiosques doivent être fabriquées de matériaux peints ou recouverts avec bon goût sur toutes les surfaces exposées à la vue du public. 4- Tous les kiosques doivent avoir un revêtement de sol (moquette) dont les dimensions maximales sont celles de l’espace loué. 5- Aucun kiosque ne devra dissimuler les déclencheurs d’alarme, les chambres électriques, les panneaux de signalisation et l’accès des locaux. 6- L’exposant qui a un kiosque de type demi-lune doit fermer les côtés de façon esthétique et avec un matériau rigide. Toute demande spéciale concernant l’apparence d’un kiosque doit être soumise pour approbation à la direction au plus tard 30 jours avant l’ouverture du Salon et être accompagnée d’un plan ou d’un croquis illustrant la demande. La direction du Salon permet l’utilisation de bannières et d’objets promotionnels, à condition de suivre les règlements suivants : • • • • • • La superficie louée par l’exposant doit être de 400 pieds carrés (minimum). Obtenir l’autorisation de la direction du Salon pour toutes les installations. Laisser un espace minimum de 12 pieds (3,6 mètres) au-dessus du plancher. La hauteur maximale d’une banderole autoportante est de 8 pieds (2,44 m). Le matériel graphique peut apparaître sur les deux (2) côtés. En tout temps, la distribution d’articles promotionnels doit être faite à l’intérieur de l’espace loué par l’exposant. 8 Bruit L’exposant devra respecter les visiteurs et ses collègues exposants. Tout appareil qui provoque du bruit de façon abusive est interdit et sera enlevé aux frais de l’exposant. Tout exposant qui aura recours à l’utilisation d’un micro pour effectuer une démonstration ou une séance d’animation devra obligatoirement prévoir un espace de huit (8) pieds (2,44 m.) entre l’endroit où l’animateur est installé et l’allée la plus proche et ce, de tous les côtés. Murs, plafond et sol de l’édifice Il est interdit de perforer, peindre ou altérer les murs de l’édifice et les colonnes de béton du hall d’exposition. Le sol de l’édifice ne doit en aucun cas être perforé, peint ou altéré de quelque façon que ce soit. Aucun adhésif autre que le ruban gommé ne peut être appliqué sur le sol. L’exposant doit enlever le ruban gommé sur le lors du démontage, sinon des frais additionnels lui seront facturés. Autocollants La distribution des autocollants est interdite. Les frais encourus pour les enlever du plancher, des murs ou d’autres kiosques seront à la charge de l’exposant. Assurances La direction et le propriétaire du hall d’exposition ne sont pas tenus responsables des dommages causés aux produits, kiosques, outils, par le feu, le vol ou toute autre cause. Pendant le séjour dans l’édifice, l’exposant doit lui-même assurer son matériel contre tous les risques. La direction et le propriétaire du hall d’exposition ne sont pas tenus responsables pour les coups et blessures subis par un exposant ou un membre de son personnel pendant son séjour dans l’édifice. 9 Activités promotionnelles Toute sollicitation commerciale doit se faire à l’intérieur de votre kiosque. Les activités de nature promotionnelle sont interdites dans les allées, restaurants et couloirs. Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants en rapport avec leur participation à l’événement ne doivent engager le promoteur d’aucune façon. L’exposant devra fournir à la direction, sur demande, l’autorisation de la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec obtenue en vue de l’organisation d’un tel concours. Quelconque concours doit au préalable être approuvé par la direction de l’événement et les coupons de participation devront être remis au promoteur à fin de l’événement. Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec 560 Charest est, Québec (Québec) G1K 3J3 Téléphone : (418) 643-7667 / 1 (800) 363-0320 Télécopieur : (418) 643-5971 Hébergement Un bloc de chambres a été réservé au Hilton du Lac Leamy du 27 février au 1er mars 2015 à un tarif négocié pour vous chers exposants. Chambre classique 159$ + taxes (occupation simple ou double) Chambre de luxe 179$ + taxes (occupation simple ou double) l’Hôtel Hilton Lac-Leamy. Cet hôtel est situé dans le même édifice que le Centre des congrès et cet hôtel est connexe au Casino. Le bloc de chambre sera relâché le 18 février 2015 et le coût sera plus élevé si vous réservez après cette date. Places limitées : Vous devez réserver avant le 13 février 2016 Pour réservation appelez au 1-866-488-7888, n’oubliez pas de mentionner votre participation à titre d’exposant au Salon Mieux-Vivre de Gatineau. 10 Conférences Il est possible de présenter des conférences lors du Salon, si vous êtes intéressés. Vous devez remplir LE FORMULAIRE CI-JOINT et nous le retourner le plus tôt possible. Par courriel : [email protected] Deux semaines avant l’événement, nous vous confirmerons la date et l’heure de la tenue de votre conférence. Il est donc obligatoire de remplir le champ Courriel lorsque vous remplirez le formulaire en annexe. Vos demandes concernant les dates et les heures de présentation seront respectées dans la mesure du possible. 11