La présente politique a pour objet de fournir des définitions et

POLITIQUE RELATIVE À LA PETITE CAISSE
Date d’entrée en vigueur :
Remplace/amende la politique du :
10 juin 2002
S/O
Service émetteur :
Vice-rectorat aux finances
Numéro de référence : CFO-8
N.B.: Le genre masculin est utilisé comme générique à seule fin d’alléger le texte.
PORTÉE
La présente politique s’applique à l’ensemble des départements et services de l’Université.
OBJET
La présente politique a pour objet de fournir des définitions et procédures pour l’utilisation de
bons et de fonds de petite caisse.
DÉFINITIONS
On entend par petite caisse les dépenses diverses de l’Université dont le prix unitaire n’excède
pas 100$. Ainsi, la petite caisse permet de régler les frais reliés, par exemple, à l’achat de
timbres, au stationnement, aux déplacements courts, à la messagerie, au courrier prioritaire, à
l’achat de fournitures de bureau ou de matériel de laboratoire ou à des repas.
Les dépenses suivantes ne sont pas admissibles à cet effet: les dépenses de voyage et d’affaires,
y compris les réceptions, les frais de déplacement et d’autres transactions non liquides, les
dépenses promotionnelles (par exemple la nourriture) et les dépenses faites pour payer une
personne (sauf les paiements aux personnes participant à des tests ou à des expériences
scientifiques).
On entend par fonds de petite caisse une avance émise en espèces à un employé à temps plein au
bénéfice d’un département ou d’un service afin de régler les dépenses décrites ci-dessus. Bien
que le fonds de petite caisse soit normalement limité à 100 $, il est possible de demander un
montant plus élevé aux Services financiers.
POLITIQUE
Remboursement par bons de petite caisse
1.
Pour se faire rembourser, on doit remplir un bon de petite caisse (appelé le «bon») en y
joignant tous les reçus utiles et en précisant le montant. Le bon doit indiquer le code de
compte approprié et comporter une signature autorisée. Pour chaque code de compte,
on utilise un bon séparé.
2.
Le bénéficiaire doit se présenter avec le bon et sa carte d’identité de l’Université en main
à la caisse de l’Université pendant les heures d’ouverture.
3.
On ne remboursera que le bénéficiaire indiqué sur le bon.
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4.
Il faut aviser la caisse de l’Université au moins 24 heures à l’avance pour tout
remboursement supérieur à 200$, qu’il s’agisse d’un seul ou de plusieurs bons de petite
caisse.
Création d’un fonds de petite caisse
5.
Pour créer un fonds de petite caisse, le doyen ou le directeur du département ou service
doit adresser une demande écrite au chef de service des comptes fournisseurs dans
laquelle figurent :
•
•
•
•
l’objet général du fonds
le numéro de téléphone, le département ou service et le nom de la personne qui sera
responsable du fonds (appelé le «dépositaire»)
le nom imprimé ainsi que la signature du directeur du département ou service dont
relève le dépositaire
une demande de chèque approuvée indiquant la somme totale destinée au fonds
qu’on souhaite créer, le nom de la banque qui agira comme bénéficiaire (procuré par
le Service des comptes fournisseurs) et le code de compte approprié
Réapprovisionnement d’un fonds de petite caisse
6.
Avant de soumettre le formulaire «Résumé de dépenses relevant de la petite caisse»
(appelé le «formulaire»), le dépositaire doit s’assurer que tous les bons sont autorisés et
qu’ils comportent les codes de compte appropriés.
7.
La somme des bons et la monnaie restante doivent correspondre au montant fixé
préalablement pour constituer le fonds.
8.
La procédure suivante doit être suivie avant de remettre le formulaire :
•
•
•
•
trier les bons et additionner les montants inscrits en fonction de chaque code de
compte
indiquer le total des dépenses correspondant à chaque code de compte sur le
formulaire
indiquer la somme nécessaire à la reconstitution du fonds
joindre tous les bons approuvés
9.
Comme le formulaire peut comporter plusieurs codes de compte, il n’est pas nécessaire
de le faire signer pour approbation.
10.
Le demandeur doit se présenter avec le formulaire et sa carte d’identité de l’Université
en main à la caisse de l’Université pendant les heures d’ouverture.
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11.
Le paiement n’est effectué qu’à la personne indiquée sur le formulaire.
12.
Il faut aviser la caisse de l’Université au moins 24 heures à l’avance pour tout
réapprovisionnement dépassant 200$.
Suspension d’un fonds de petite caisse
13.
On doit remettre l’argent restant ainsi qu’une note demandant la suspension du fonds
au chef de service des comptes fournisseurs.
Formulaires
14.
On peut se procurer les demandes de chèque et les bons de petite caisse au Centre de
papeterie et fournitures de bureau. Pour obtenir le formulaire «Résumé de dépenses
relevant de la petite caisse», il faut s’adresser aux Services financiers.
Sécurité
15.
Le directeur du département ou service ou le doyen qui a approuvé la création du fonds
est responsable de sa garde. Seuls le responsable et le dépositaire ont accès au fonds.
16.
C’est la responsabilité du dépositaire de conserver l'argent en lieu sûr, c'est-à-dire sous
clé dans un endroit à accès limité et contrôlé.
17.
On doit veiller à ne pas laisser les fonds sans surveillance et à découvert.
18.
Les tiroirs ou autres compartiments de rangement fermés à clé mais laissés sans
surveillance ne sont pas considérés comme appropriés.
19.
Tout montant manquant sera imputé au département ou service responsable.
Contrôles
20.
Les fonds de petite caisse peuvent faire l’objet de contrôles internes et externes à tout
moment.