ulysse - guide utilisateur - Toolip est un intégrateur de solutions

ULYSSE – Guide Utilisateur V1005
ULYSSE
GUIDE UTILISATEUR
Version 1005
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ULYSSE – Guide Utilisateur V1005
Table des matières
Tabledesmatières
1 Objectif........................................................................................................................................... 4 Pré-requis............................................................................................................................... 4 Accès ............................................................................................................................................. 4 1- Se connecter .......................................................................................................................... 4 2- S’identifier .............................................................................................................................. 5 Espace utilisateur ......................................................................................................................... 6 Gestion des appels ....................................................................................................................... 8 1- Renvoi Immédiat .................................................................................................................... 8 2Renvoi sur non reponse ......................................................................................................... 9 3- Renvoi sur non connexion ..................................................................................................... 9 4- Sonnerie Simultanée ............................................................................................................ 10 Poste ............................................................................................................................................ 11 1- Touches de Fonction ........................................................................................................... 11 I. MODE DÉSACTIVÉ ................................................................................................................. 12 II- MODE SUPERVISION ............................................................................................................. 12 III- MODE RACCOURCI ................................................................................................................ 13 2- Propriétés avancées ............................................................................................................ 14 I. CODE VERROUILLAGE DU POSTE ........................................................................................... 14 II- SON HD ................................................................................................................................ 14 Messagerie Vocale...................................................................................................................... 15 Journal d’appels ......................................................................................................................... 16 Contacts ...................................................................................................................................... 18 1- Contacts Personnels ............................................................................................................ 18 I. AJOUTER UN CONTACT .......................................................................................................... 19 II- MODIFIER UN CONTACT ......................................................................................................... 19 2- Contacts Entreprise ............................................................................................................. 20 1- 2 3 4 5 6 7 8 Version 1005
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Lexique
Remarque importante
Rappel qu’il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications
Information utile
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1 Objectif
ULYSSE est un outil web qui permet à chaque utilisateur d’une solution de téléphonie IPVoice de
personnaliser le paramétrage de son téléphone et d’accéder aux paramètres avancés (selfcare
utilisateur).
1- Pré-requis
Un ordinateur et un accès à internet
2 Accès
1- Se connecter
Pour accéder à ULYSSE il faut ouvrir une session internet et taper l’URL suivant ou bien directement
cliquer sur le lien qui suit :
http://ulysse.toolip.fr
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2- S’identifier
Une fois connecté la page d’accueil suivante s’affiche :
Renseigner l’identifiant :
IDENTIFIANT = VOTRE N° DE TELEPHONE
Renseigner le mot de passe :
MOT DE PASSE = IL VOUS A ETE COMMUNIQUE PAR VOTRE ADMINISTRATEUR
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3 Espace utilisateur
Une fois identifié, l’utilisateur arrive sur l’écran suivant :
L’outil est constitué de 3 parties :
1- Groupe de fonctions (voir loupe en haut à gauche)
Permet de choisir le type de fonction que l’on souhaite paramétrer.
2- Fenêtre principale
Affiche les réglages de la fonction sélectionnée dans le groupe de fonctions. C’est dans cette
fenêtre que les différents paramètres sont activés.
3- Barre d’outils composée de 2 boutons (entourés en bleu)
Permet d’enregistrer les modifications ou de revenir aux valeurs initiales par défaut.
Chaque modification
doit être validée en
cliquant sur l’icône
« disquette » situé
dans la barre d’outil.
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Permet de revenir aux
valeurs initiales par
défaut.
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Cliquer sur le groupe concernant la fonction a paramétrer. La fenêtre principale affichera les
réglages de la fonction sélectionnée.
L’Onglet « VOIX»
Il regroupe les fonctions suivantes :




Gestion des appels
Poste (appareil téléphonique utilisé)
Messagerie vocale
Journal d’appels
L’Onglet « CONTACT»
Il regroupe les fonctions suivantes :


Gestion des contacts personnels
Gestion des contacts communs
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Gestion des appels
Ce menu permet de paramétrer les renvois d’appels selon différentes règles
1- Renvoi Immédiat
Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N°
défini.
Cocher la destination souhaitée de l’appel « Vers » :
1- Soit vers la boite vocale du téléphone
2- Soit vers un N° de son choix : entrer le N° de téléphone
Cocher la condition de temps « Quand » :
1- Soit « Toujours» :
règle de renvoi 24h/24
2- Soit « De…à » : règle de renvoi sur une plage horaire définie
Attention de veiller à entrer un format de créneau horaire correct du type « hh:mn »
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LES MODIFICATIONS
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2 - Renvoi sur non réponse
Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N°
défini si l’utilisateur ne répond pas avant le délai indiqué.
Cocher la destination souhaitée de l’appel « Vers » :
1- Soit vers la boite vocale du téléphone
2- Soit vers un N° de son choix : entrer le N° de téléphone
Définir le délai de non-réponse à partir duquel le renvoi sera effectif:
3- Renvoi sur non connexion
Lorsque cette fonction est cochée, tous les appels entrants seront systématiquement renvoyer vers le N°
défini si le poste est déconnecté ou non joignable suite à un problème technique.
Cocher la destination souhaitée de l’appel « Vers » :
1- Soit vers la boite vocale du téléphone
2- Soit vers un N° de son choix : entrer le N° de téléphone
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4- Sonnerie Simultanée
Cette fonction lorsqu’elle est cochée, permet de faire sonner simultanément le poste principal de
l’utilisateur ainsi que son mobile (ou un autre poste).
Renseigner le N° vers lequel vous souhaitez une sonnerie simultanée « Vers le numéro ».
Définir le délai à partir duquel vous souhaitez que la sonnerie simultanée sur le second
poste s’enclenche.
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Poste
1- Touches de Fonction
Ce menu permet de paramétrer les touches de fonction en mode
« Raccourci» ou « Supervision »
En cliquant sur l’onglet « Poste », vous accédez à une page qui vous permet de personnaliser les
touches de fonction de votre téléphone IP.
Le nombre de touches de fonction paramétrables dépend du modèle de poste utilisé.
Dans les exemples suivant, il s’agit d’un Aastra 6731i possédant 8 touches de fonctions paramétrables.
Vous allez pouvoir associer à une touche de fonction rapide de votre téléphone un N° de téléphone
selon le mode suivant :
-
Désactivé
Supervision
Raccourci
Le choix de la fonction souhaitée se fait en cliquant sur la flèche correspondant au N° de touche que l’on
souhaite paramétrer.
Pour information la fonction N°1 correspond à la touche se trouvant en haut à gauche sur le poste, et la
fonction N° 8 sur la touch en bas à droite.
Touche
N°1
Touche
N°4
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Touche
N°8
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I.
MODE DESACTIVE
Ce mode désactive la touche de fonction. Celle-ci n’est associée à aucun N°.
II- MODE SUPERVISION
Ce mode active la touche de fonction et permet d’attribuer à la touche correspondante le N° d’un
collaborateur de l’annuaire de l’entreprise.
Elle a pour intérêt :
1- De pouvoir appeler rapidement un collaborateur
2- De visualiser le statut du poste du collaborateur sélectionné par le biais d’une led rouge
a. Led clignotante
b. Led allumée figée
le poste du collaborateur sonne
le collaborateur est en ligne
Lorsque l’on choisi le mode « Supervision », automatiquement un menu déroulant permet de choisir le
collaborateur de l’entreprise que l’on souhaite affecté à cette touche et son N° de téléphone associé.
La colonne « Label » correspond au nom associé à ce N° de téléphone. Ce champ se renseigne
automatiquement.
L’appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré.
Choix
Mode
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Menu
déroulant
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Nom associé
au N°
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III- MODE RACCOURCI
Ce mode active la touche de fonction et permet d’attribuer à la touche correspondante le N° de
téléphone d’un correspondant (fixe, mobile ou international)
Elle a pour intérêt de pouvoir appeler rapidement un correspondant extérieur
Comme illustré ci-dessous, lors de la configuration d’un raccourci, vous pouvez spécifier un numéro libre
qui sera associé à la touche de fonction sélectionnée (champ « Numéro »), ainsi qu’un nom associé à ce
N° (champs « Label »).
Par la suite, l’appui sur la touche concernée lancera directement un appel vers le numéro configuré.
Choix
Mode
Indication
du N°
L’affectation du « 8 »
au N° d’une touche en
mode
raccourci
permet de créer une
touche d’interception
générale rapide.
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Nom associé
au N°
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2- Propriétés avancées
Ce menu permet de définir des paramètres complémentaires tels que le «verrouillage» du poste
et la « définition audio»
Pour accéder au détail des propriétés avancées cliquer sur la petite flèche blanche situé à gauche de la
barre verte intitulée « propriétés avancées ». Le menu suivant apparaitra :
I.
CODE VERROUILLAGE DU POSTE
La fonction verrouillage/déverrouillage du poste s’active depuis le poste. Par défaut le code de
déverrouillage est « 0000 ».
La fonction « code de verrouillage » permet de modifier le code de verrouillage du poste.
II-
SON HD
Si le poste est équipé de la fonction « HD » (son Haute Définition), il est alors possible d’activer cette
fonction en allant sur le menu déroulant à droite de la fonction « Son HD ».
Il suffit alors de choisir « OUI » pour activer la fonction ou « NON » pour la désactiver »
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LES MODIFICATIONS
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Messagerie Vocale
Ce menu permet de recevoir une copie de ses messages vocaux par mail.
Lorsque cette fonction est activée, une copie de chaque message laissé sur la messagerie vocale du
poste sera envoyée par mail. Le mail contient un fichier joint au format audio qu’il est possible d’écouter
sur son ordinateur.
Prérequis : l’ordinateur doit être équipé d’une carte son et d’enceintes.
Pour activer la fonction :
Cocher la case« Envoyer une copie des messages à l’adresse suivante »
Entrer l’adresse e-mail vers laquelle vous souhaitez envoyez la copie du message
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Journal d’appels
Ce menu permet de recenser l’historique de l’ensemble des appels sur ce compte.
En cliquant sur le menu « Journal d’appels », vous accédez à une page qui vous permet de visualiser
l’historique des appels suivants :
-
Appels Reçu
Appels Manqués (non répondus)
Appels Emis
Pour chaque appel seront affichés :
- la date de l’appel,
- la durée de l’appel,
- le N° et le nom de l’appelant.
Pour lister les appels concernés, il suffit de cliquer sur l’onglet approprié.
La requête des appels à afficher peut-être affinée en choisissant la période (mois des appels
recherchés) et le nombre d’appels à afficher par page. Cette option est pratique lorsque l’on recherche
certains appels parmi un grand nombre d’appels.
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De la même façon il est possible de rechercher les appels par rapport à un nom ou à un N° d’appelant
en les rentrant dans l’espace « recherche » et en lançant la recherche en cliquant sur la loupe.
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Contacts
Ce menu permet d’accéder aux contacts.
En cliquant sur le menu « Contacts », vous accédez à 2 onglets :
-
Contacts personnels
Contacts entreprise
1- Contacts Personnels
Cet onglet permet de créer/modifier l’annuaire de ses propres contacts. Ces contacts sont créés par
l’utilisateur et ne sont visibles que par lui. On accède à ces contacts par l’intermédiaire de la touche
annuaire du téléphone OU par une touche de raccourci programmée.
La barre d’outils permet les fonctions suivantes :
Afficher contacts
En mode liste
Contact
Suivant/précédent
Edite la fiche
contact pour
modification
Ajoute un
Nouveau contact
Supprime le
contact sélectionné
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Import/export
En format «csv»
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I.
AJOUTER UN CONTACT
Ajouter un contact permet d’indiquer ses coordonnées téléphoniques « fixe » et « mobile » et de
paramétrer les N° abrégés correspondant pour les composer de façon rapide.
Pour cela il suffit de remplir les champs proposés.
En face des N° de téléphones « fixe » et « mobile » on notera des champs intitulés « N° abrégé » avec
le nombre « 9 » de couleur grise. Il suffit d’indiquer un ou plusieurs chiffres derrière chaque « 9 ». le
nombre obtenu servira de N° court pour appeler le contact concerné.
Exemple : pour appeler le 0123456789 l’utilisateur composera sur son téléphone le « 91 » en lancera
l’appel an prenant une ligne L1 ou L2.
II-
MODIFIER UN CONTACT
Cette action permet d’éditer la fiche du contact comme ci-dessus et de réaliser les modifications
souhaitées.
PENSER A VALIDER
LES MODIFICATIONS
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2- Contacts Entreprise
L’onglet contacts entreprise permet de visualiser l’annuaire des contacts de l’entreprise (interne et
externes). Seul l’administrateur peut créer et modifier des contacts supplémentaires. Ces contacts sont
visibles par tous les collaborateurs. On accède à ces contacts par l’intermédiaire de la touche annuaire
du téléphone.
L’icône,
permet d’annuler
l’action et de revenir sur l’affichage général
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