Marché relatif à l`achat de prestations de Transport Local en
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Marché relatif à l`achat de prestations de Transport Local en
Marché relatif à l’achat de prestations de Transport Local en Autocars dans le cadre du Championnat du Monde de Handball 2017 CAHIER DES CHARGES FÉVRIER 2016 Sommaire Préambule.............................................................................................................................................. 3 Le contexte ........................................................................................................................................ 3 Le championnat du Monde de Handball 2017 ............................................................................. 3 Responsabilité et objectifs du CO FRANCE 2017 ...................................................................... 3 Descriptif du marché ............................................................................................................................ 5 Les enjeux du système de transport mis en place par le CO FRANCE 2017 ..................... 5 1. Délégations participantes (Equipes) : ............................................................................ 5 2. Officiels :............................................................................................................................. 6 3. Événements périphériques : ........................................................................................... 7 Elément 1 : Continuité de Matériel : ................................................................................... 7 Elément 2 : Continuité de Service :.................................................................................... 8 Elément 3 : Mode de gestion / communication : .............................................................. 9 Elément 4 : Repérages : ...................................................................................................... 9 Elément 5 : Habillage : ......................................................................................................... 9 Le règlement de consultation ............................................................................................................ 11 Article 1. Objet de la consultation..................................................................................... 11 Article 2. Condition de participation à la consultation ................................................... 11 Article 3. Durée de la mission ........................................................................................... 11 Article 4. Calendrier de la consultation ............................................................................ 11 Article 5. Critères de sélection .......................................................................................... 12 Article 6. Lot ......................................................................................................................... 13 Partie 1 : Délégations participantes ................................................................................. 13 Partie 2 : Officiels et Événements périphériques ........................................................... 13 Article 7. Présentation et contenu des propositions ...................................................... 13 7.1 Contenu administratif ................................................................................................... 13 7. 2 Contenu technique ...................................................................................................... 13 Article 8. Réception des offres .......................................................................................... 15 Article 9. Questions ............................................................................................................ 15 Article 10. Confidentialité ................................................................................................... 15 Annexes ............................................................................................................................................... 17 2 Préambule Le contexte Le 15 décembre 2011, la Fédération Internationale de Handball (IHF) a désigné la France comme pays hôte du Championnat du Monde de Handball Masculin en 2017. La Fédération Française de Handball (FFHB) s’est vu confier par contrat conclu le 1 er février 2015, la responsabilité exclusive de l’organisation du Championnat du Monde de Handball masculin 2017 qui se déroulera en France du 11 au 29 janvier 2017. Pour assurer la réussite de l’événement et mobiliser l’ensemble des parties prenantes, la FFHB a créé le Comité d’Organisation FRANCE 2017 (CO FRANCE 2017), association Loi 1901, chargée de l’organisation du Championnat du Monde de Handball masculin 2017. L’Assemblée Générale constitutive du CO France 2017 s’est tenue le 30 novembre 2013. Le championnat du Monde de Handball 2017 Le Championnat du Monde de Handball 2017 se déroulera du 11 au 29 janvier 2017. A ce jour, 8 sites ont été retenus pour accueillir la compétition : - 4 sites accueilleront les matchs de phase préliminaire (phase de poules) : Nantes ; Rouen ; Metz ; Paris. - 4 sites accueilleront les matchs de phase éliminatoire (1/8 ième et ¼ de finale) : Montpellier ; Albertville ; Lille ; Paris. - Paris accueillera les matchs de phase finale (1/2 finale ; finales) - Brest accueillera la « Coupe du Président » (matchs de classement concernant les équipes non qualifiées à l’issue de la phase préliminaire). NB : L’annexe 1 présente le calendrier prévisionnel de la compétition. Responsabilité et objectifs du CO FRANCE 2017 Le comité sera en charge de piloter et de mettre en œuvre, d’un point de vue national et sur chacun des sites de compétition retenus, l’ensemble des opérations d’organisation du Championnat du Monde de Handball masculin France 2017. La FFHB s’est fixé trois objectifs majeurs pour le Championnat du Monde masculin de Handball France 2017. Qualité : Organiser une compétition au plus haut standard international. 3 Le Handball s’affirme, en France et à l’international, comme un des sports de salle majeurs. Le Championnat du Monde en est une vitrine privilégiée : la FFHB se doit d’organiser une compétition au niveau des plus grands événements sportifs internationaux. L’excellence de l’organisation devra répondre – voire dépasser – les attentes de toutes les populations : les joueurs, leurs délégations, les médias, les partenaires, la famille du Handball, les pouvoirs publics, les spectateurs et les téléspectateurs. Spectacle et fête populaire : Célébrer le Handball avec le grand public. Le Championnat du Monde, c’est la fête du Handball, attendue par la famille du Handball nationale et internationale : les licenciés, les fans, les dirigeants... Le Championnat du Monde devra impliquer et faire participer le plus grand nombre : plus qu’une succession de matchs, l’événement doit devenir une grande fête populaire et proposer un spectacle attractif pour tous. Ouverture et héritage : Contribuer au développement du Handball et établir de nouveaux partenariats durables. L’accueil du Championnat du monde de Handball 2017 doit permettre de franchir une nouvelle étape dans le développement du Handball, en s’ouvrant à d’autres horizons : intéresser de nouveaux publics et les amener à s’intéresser, regarder et à assister aux compétitions ; inciter de nouvelles entreprises à nouer des partenariats avec les clubs professionnels et les structures fédérales ; convaincre de nouveaux médias de relayer nos informations. L’une des fonctions essentielles incombant au CO FRANCE 2017et faisant l’objet de cette consultation, consiste à s’assurer de la mise en place et du bon fonctionnement de l’ensemble des opérations relatives au transport des 24 délégations participantes au Championnat du Monde 2017. 4 Descriptif du marché Les enjeux du système de transport mis en place par le CO FRANCE 2017 Le CO FRANCE 2017 devra fournir un service de transport local différencié selon les populations concernées. 1. Délégations participantes (Equipes) : 24 délégations participeront à l’événement. Au minimum, une délégation se compose de 22 personnes (16 joueurs ; 5 membres du staff ; 1 officier de liaison). Les délégations ont cependant la possibilité d’ajouter du staff supplémentaire, et ce jusqu’à 10 personnes. Une délégation sera donc composée au maximum de 32 personnes (officier de liaison inclus). Le Comité d’Organisation assure la prise en charge financière et opérationnelle du transport local de ces délégations sur la base de la mise à disposition quotidienne d’un autocar avec chauffeur pour des trajets de type intra urbains, et sur une amplitude horaire de base de 12 heures de type 08h00/20h00. Les délégations auront chacune leur autocar dédié sur chacun des sites de compétition. Elles pourront l’utiliser pour l’ensemble des déplacements locaux souhaités, qu’ils soient en lien avec la compétition (dans le cadre des entrainements et des matchs) ou de nature extra-sportive (besoins hors-compétition). Les besoins des équipes sont changeants et demandent un réajustement permanent des plans de transport. De façon plus précise, on peut distinguer 3 types d’utilisation des autocars par les délégations participantes : Utilisation « Jour d’entrainement » Utilisation du bus pour des trajets principalement réalisés entre l’hôtel et la salle d’entraînement de l’équipe. Les équipes s’entrainent au moins 1 fois dans la journée, voire 2 fois si elles le souhaitent. Les entrainements peuvent avoir lieu dans une des salles d’entrainement ou dans la salle de compétition en fonction du planning qui sera déterminé. Trajets types : 5 Hôtel <> Salle d’entrainement Demandes hors-compétition Utilisation « Jour de match » Utilisation pour des trajets principalement réalisés entre l’hôtel et la salle d’entrainement et entre l’hôtel et la salle de compétition. Les équipes s’entrainent également les jours de matchs. Les équipes disputant le match en soirée nécessiteront des trajets après 20h00. En fonction des équipes concernées et de leurs besoins, on envisagera soit de décaler le créneau de mise à disposition d’origine (08h00/20h00) à plus tard, soit d’augmenter la plage horaire de mise à disposition. Trajets types : - Hôtel <> Salle d’entrainement - Hôtel <> Salle de compétition - Demandes hors-compétition Dans le cadre des « Jours de match » et des « Jours d’entrainement », les autocars entre deux missions resteront en attente devant l’hôtel (ou à proximité directe de l’hôtel quand ce n’est pas possible). Utilisation « Jour de transfert » Utilisation pour un seul trajet, entre l’hôtel et le site de transport (Gare, aéroport…) le jour de départ de l’équipe sur un site (trajets de 45mn maximum). Les liaisons intersites seront réalisées principalement en avion ou en train. Exception faite pour certaines liaisons qui seront réalisées en bus : - NANTES > BREST - ROUEN > PARIS NB : L’annexe 2 présente, à titre indicatif, les besoins par jour, par site et par type de besoin. L’annexe 3 présente les lieux clés liés au Transport (hôtels, salles de compétition, salles d’entrainement) ainsi que les distances maximales entre ces derniers. L’annexe 4 présente les cas particuliers des Transferts effectués en bus. 2. Officiels : Il s’agit d’un groupe de 90 personnes dit des « Officiels » (Représentants de l’IHF – Fédération Internationale de Handball, arbitres, délégués techniques…). 6 Pour ce Groupe, le Comité d’Organisation assure la prise en charge financière et la gestion opérationnelle du transport local durant l’événement, voire en amont de celuici lors d’événements particuliers (tirage au sort ; visites de sites…) selon les prescriptions du cahier des charges de l’IHF. Le transport par autocar de ces personnes sur les sites de compétition reste marginal, et pourrait se concentrer uniquement sur les ½ finale et finale à Paris pour des trajets entre l’hôtel de référence de cette population et le site de compétition. NB : L’annexe 5 présente les besoins prévisionnels par jour des Officiels sur la Phase Finale. 3. Événements périphériques : Les évènements périphériques sont des événements organisés par la Fédération Française de Handball en parallèle du Mondial 2017. Ils permettent une exposition privilégiée du Handball et de son accessibilité, tout en profitant du rayonnement du Mondial pour gagner en visibilité et attirer un public nouveau. Des besoins en autocars sont identifiés sur chacun de 4 évènements suivants : - Handensemble : matchs Hand Adapté et Hand Fauteuil (600 personnes) - Mondialito : championnat des Jeunes de la Confédération Méditerranéenne (300 personnes) - Conférence des entraineurs (400 personnes attendues) - Congrès médical (350 participants envisagés) NB : L’annexe 6 présente les besoins prévisionnels par jour sur les Evènements Périphériques. Le présent marché consiste à proposer des réponses techniques et tarifaires pouvant permettre de mener à bien, de la meilleure façon possible, les missions du CO FRANCE 2017 relatives aux opérations de transport local des populations précitées. En lien avec le CO France 2017, le prestataire devra donc assurer les principales missions décrites ci-après. Elément 1 : Continuité de Matériel : - Le prestataire devra proposer et décrire de façon détaillée le type de matériel qu’il envisage d’affecter à la mission étant précisé qu’il devra s’agir au minimum : 7 D’autocars de type « Grand Tourisme » : d’une capacité minimum de 40 places - Délégations participantes d’une capacité minimum de 50 places - Officiels et Evènements Périphériques D’autocars présentant un agencement compatible avec des gabarits importants (espacement suffisant entre les rangées de sièges) - Délégations participantes. D’autocars entièrement « équipés » (climatisation, vidéo, soute à bagages conséquentes…), récents et en parfait état. - Le prestataire devra garantir que le type de matériel proposé sera strictement identique (marque et couleur) sur tous les sites et pour chaque délégation. La notion d’équité étant un point de vigilance majeur pour le Comité d’Organisation. Pour les Délégations participantes, le Comité d’Organisation tolèrera l’utilisation d’autocars différents de ceux dédiés pendant la compétition (matériel différent et moins haut de gamme) uniquement les jours de transferts et dans le cas des transferts courts. Pour les Evènements périphériques, le Comité d’Organisation tolèrera l’utilisation d’autocars moins haut de gamme. - Le prestataire garantira un forfait kilométrique globalisé sur la compétition, c’est-àdire « lissé » sur l’ensemble des autocars et des sites de compétition ; sur la base de 100 kilomètres par autocar et par jour. NB : Dans ce cadre, l’annexe 7 présente le besoin estimé à ce stade en nombre de véhicules à mobiliser par jour, par site et par type d’usage. Elément 2 : Continuité de Service : - Le prestataire devra clairement identifier le nombre, la localisation et la capacité de mobilisation des moyens de transport de remplacement pour pallier les éventuelles pannes (matériel) ou absences (chauffeurs). - Le prestataire pourra proposer au Comité d’Organisation l’outil de son choix permettant une géolocalisation en temps réel des véhicules activés à un instant T. - Le prestataire précisera également au Comité d’Organisation sa capacité (technique et humaine) à assumer des demandes supplémentaires de « dernière minute » sur chaque site. - Le prestataire précisera enfin la possibilité que des chauffeurs restent affectés à la même équipe durant sa période de séjour sur un site donné. - Le prestataire détaillera la répartition de sa flotte d’autocars, ses lieux de rattachement (entrepôt) et le process de dispatch des véhicules sur les différents sites dans le cas où il n’est pas basé sur chacun d’entre eux ou à proximité. 8 Elément 3 : Mode de gestion / communication : - Le prestataire devra proposer au Comité d’Organisation un mode d’organisation dédié au projet ainsi qu’un schéma de communication clair et efficace. Il présentera le mode de fonctionnement envisagé pour ce type d’événement (aux besoins très changeants) en interne et avec le Comité d’Organisation, ainsi que les outils sur lesquels il s’appuie habituellement ou qu’il mettra en place pour organiser et coordonner sa prestation. Il désignera notamment au sein de son personnel, dans son offre, un représentant correspondant et interlocuteur unique du Comité d’Organisation pour l’exécution des prestations objet du marché. Pour la phase opérationnelle, le prestataire devra prévoir un Coordinateur en central, ainsi qu’un régulateur ou une équipe de régulation sur chacun des sites de compétition. - Le prestataire pourra, le cas échéant (compte tenu de son expérience ou de son activité récurrente) préciser sa capacité à faciliter sur chaque site les connexions intermodales (Autocars / Gares / Aérogares). Elément 4 : Repérages : - Le prestataire s’engage à se rendre disponible pour effectuer à minima un repérage par site des lieux clés (aéroports, gares, hôtels, salles d’entrainement, salle de compétition) en compagnie du CO pour l’ensemble des besoins (accès au lieu, pose/dépose, espace d’attente, espace de stationnement). - Le prestataire s’engage à effectuer des repérages par lui-même et en compagnie des chauffeurs missionnés de manière à repérer les lieux et les différents itinéraires possibles. Elément 5 : Habillage : - Le prestataire devra proposer au Comité d’Organisation une solution de pelliculage/habillage des véhicules aux couleurs de l’événement. Le principe envisagé par le Comité d’Organisation consiste à ce que la plus grande part de la surface couverte soit commune à l’ensemble des véhicules et des sites (visuel générique aux noms et couleurs de l’événement) et qu’une part de la décoration des véhicules soit adaptable (donc modifiable) en fonction de l’équipe transportée. 9 L’idéal serait de proposer aux moins deux options d’habillage : une option envisageant le « covering » global du bus aux couleurs du Mondial, et une option d’habillage plus léger (en utilisant les surfaces vitrées disponibles). - Le prestataire, en charge de la production et de la pose, devra donc détailler la ou les solutions proposées (type d’habillage ; zones personnalisables ; délais de modifications ; expériences similaires…). Les éléments graphiques seront transmis par le CO en charge de la création et du design. 10 Le règlement de consultation Le CO FRANCE 2017 se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement de la consultation, notamment son calendrier. Article 1. Objet de la consultation L’objet de cette consultation est de s’attacher les services d’un prestataire unique pour organiser et exécuter des prestations de transport local par autocars des populations à charge du Comité d’Organisation sur l’ensemble des sites retenus pour accueillir le Championnat du Monde de Handball 2017. Le CO FRANCE 2017 précise que les besoins et données exprimés dans le présent document constituent des éléments soumis à évolution (l’événement étant prévu environ 10 mois après la rédaction du présent cahier des charges). Ce document présente donc les besoins prévisionnels tels qu’estimés au jour de sa rédaction par le CO FRANCE 2017 et sur la base desquels les candidats sont invités à présenter leur offre. Article 2. Condition de participation à la consultation Le CO France 2017 n’est pas engagé par cette consultation et ce, jusqu’à ce qu’un contrat soit signé par les deux parties. Le CO France 2017 se réserve le droit de sélectionner les prestataires consultés avec lesquels elle souhaite négocier et d’arrêter les négociations à n’importe quel moment sans que les prestataires consultés puissent prétendre à une quelconque indemnité. Le CO France 2017 se réserve le droit d’accepter ou de refuser les réponses à cette consultation sans être obligé de motiver les raisons de son choix. Article 3. Durée de la mission La mission débutera à la signature du contrat et s’achèvera le 30 janvier 2017. Article 4. Calendrier de la consultation - 29 février 2016 : Envoi du dossier de consultation et publication sur le site du Mondial Handball 2017 11 mars 2016, 19h (heure de Paris) : Limite de remise des offres au CO FRANCE 2017 11 - 23 mars 2016 : Convocation à un oral pour certains candidats et remise d’une proposition de contrat 31 mars 2016 : Décision de la Commission d’Appel d’Offre du CO FRANCE 2017 15 avril 2016 : Signature du contrat et début de la prestation Article 5. Critères de sélection Les offres des candidats seront jugées selon deux critères : La qualité de l’offre qui s’appréciera en fonction des paramètres suivants, sans ordre d’importance et de façon non exhaustive : - La capacité du prestataire à gérer l’ensemble des besoins exprimés dans ce cahier des charges et notamment à « couvrir » l’ensemble des sites retenus. - La capacité du prestataire à recourir à l’utilisation d’un matériel uniforme par population sur l’ensemble des sites. - La capacité du prestataire à mettre en place, pour cet évènement, une organisation dédiée (personnel, systèmes d’information, procédures en cas d’incidents …) garantissant la qualité du service et une grande réactivité. - La capacité du prestataire à présenter des suggestions de nature à améliorer le cahier des charges. - Les expériences récentes effectuées par le prestataire sur des événements récents et/ou similaires. - L’approche commerciale du prestataire. Le prix proposé pour la réalisation de la prestation sur la base des hypothèses de volume et de lieux indiquées dans le présent cahier des charges. - La volonté du prestataire de recevoir une partie de sa rémunération en échange marchandises 12 Article 6. Lot Partie 1 : Délégations participantes Les candidats ne sont pas autorisés à répondre partiellement à la présente consultation en ne proposant leur service que pour une partie des éléments présentés dans ce document. Partie 2 : Officiels et Événements périphériques Les candidats sont autorisés à répondre à ces éléments de consultation de manière complémentaire à la Partie 1 : - Partie 1 + Officiels - Partie 1 + Evènements périphériques - Partie 1 + Officiels + Evènements périphériques Article 7. Présentation et contenu des propositions 7.1 Contenu administratif Le candidat devra fournir les pièces administratives suivantes : - - - - Présentation de l’entreprise. Présentation de la structure, références, expériences dans des domaines proches, études de cas précis, témoignages de clients existants ou récents. Le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires concernant les services objet du marché, réalisés au cours des trois derniers exercices disponibles, Les 2 derniers bilans et comptes de résultat certifiés par le CAC, Déclaration indiquant les effectifs ainsi que l’outillage, le matériel et l’équipement technique dont dispose le candidat pour la réalisation de prestations de même nature, Extrait K bis de moins de 3 mois, Une attestation d’assurance pour les risques professionnels Organigramme de l’équipe en charge du projet, en identifiant clairement le/la chef de projet, le/la responsable de chaque élément et le/la porteur/euse de chaque compétence requise pour cette mission. Un projet de contrat type adapté au marché concerné et à la proposition formulée par le prestataire. 7. 2 Contenu technique Le candidat proposera au CO FRANCE 2017 en apportant les détails, précisions et illustrations de son choix, un mode de collaboration qui détaillera au minimum : L’organisation proposée pour la prestation notamment : 13 - Le détail des actions projetées afin de délivrer le niveau de service attendu par la Comité d’Organisation. Le détail du matériel proposé (présentation technique et photos). Le détail des ressources humaines consacrées au projet (d’un point de vue quantitatif et qualitatif) au travers d’un « staffing plan » prévisionnel. Le schéma de communication/collaboration envisagé avec le Comité d’Organisation. Plus spécifiquement le mode de fonctionnement et le dimensionnement que le Prestataire estime devoir attendre du Comité d’Organisation pour mener à bien sa mission. Le modèle financier proposé pour la prestation : Les prix seront réputés comprendre toutes les charges fiscales, parafiscales ou autres frappant obligatoirement la prestation ainsi que tous les frais afférents à la bonne exécution de la prestation (frais de communications téléphoniques, d’usage d’Internet, de télécopieur, de photocopieur, etc.) et ce pendant toute la période du présent marché. Les prix s’entendront pour le temps nécessaire à la réalisation complète de la prestation. Ils seront fermes et définitifs et ne pourront subir d’augmentation entre la notification du marché et la fin de l’exécution du marché. La grille tarifaire du candidat devra comprendre la totalité des coûts relatifs aux prestations. Pour les Délégations participantes La proposition devra inclure un tableau récapitulatif des prix (HT et TTC) éclatés sur chacun des 8 sites de compétition. La proposition devra ensuite, par site, présenter un découpage tarifaire précis et détaillé en deux parties (prix HT et TTC) : - Eléments tarifaires uniquement liés à la prestation de Transport (Cahier des Charges) Les coûts du matériel (par jour de 8h à 20h, par autocar) Les coûts de personnel (par jour de 8h à 20h, par chauffeur) - Eléments tarifaires liés aux frais annexes ou associées à la prestation de Transport Coûts centraux et coûts opérationnels : coordination / régulation Frais variables (entretien, péage éventuellement, heures supplémentaires…). Habillage des bus Chauffeur supplémentaire (relais) 14 Autres, … Pour les Officiels et Evènements Périphériques Le candidat devra communiquer les prix relatifs aux prestations en se basant sur 2 critères : la gamme d’autocar et la durée de mise à disposition. Ainsi, 4 types de tarification (HT et TTC) sont à présenter : - Autocar de « Grand Tourisme » - ½ journée - Autocar de « Grand Tourisme » - journée - Autocar « classique » - ½ journée - Autocar « classique » - journée Article 8. Réception des offres Les offres devront être placées dans une enveloppe fermée avec la mention « Appel à la Concurrence – Transport Local par Autocars », avec l’indication « NE PAS OUVRIR » et seront déposées ou adressées au : Comité d’Organisation du Championnat du Monde de Handball Masculin France 2017 134, rue du Point du Jour - 92 100 Boulogne Billancourt Parallèlement, les offres devront être adressées (dans les mêmes délais que les versions « papier ») sous format numérique par e-mail à l’adresse suivante : [email protected] Article 9. Questions Les questions sur la consultation peuvent être adressées par e-mail à la Responsable Transport du CO France 2017 à l’adresse suivante : [email protected] Les réponses seront adressées à tous les candidats, sans que soit mentionné l’identité du candidat ayant posé la question. De manière à recevoir les réponses, les candidats sont invités à remplir et envoyer le formulaire en Annexe 8. Aucune question ne sera acceptée après le 7 mars 2016, 19h (heure de Paris). Article 10. Confidentialité Le CO FRANCE 2017 attire l’attention des candidats sur le caractère confidentiel de la prestation envisagée. A ce titre les candidats consultés s’engagent à conserver strictement confidentielle toute information échangée avec la CO FRANCE 2017 tant lors de la consultation que de l’exécution des services attendus. 15 Chacune des parties est informée et prend acte du caractère déterminant des engagements qu’elle a souscrits au titre du présent article eu égard aux conséquences dommageables que pourrait entraîner tout manquement à ses obligations. 16 Annexes Annexe 1 : Calendrier prévisionnel du tournoi Annexe 2 : Besoins Équipes - Nombre de jours par site Annexe 3 : Lieux clés & Distance maximale Annexe 4 : Besoins Équipes - Transferts Annexe 5 : Besoins Officiels - Phase finale Annexe 6 : Besoins Événements périphériques Annexe 7 : Besoins Équipes - Nombre de véhicules par site Annexe 8 : Formulaire de demande d’informations 17