Definition de fonction secretaire SAMARCANDE 2015
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Definition de fonction secretaire SAMARCANDE 2015
Définition de fonction Secrétaire 1. Identification Employeur : Samarcande ASBL Cadre de travail : AMO, Aide à la Jeunesse, commission paritaire 319.02 Niveau : A1 (bachelier) Statut : aucun Régime de travail : mi-temps 19h/semaine 2. Intitulé de la fonction Secrétaire. 3. Mission principale Sous la responsabilité de la direction et en interaction permanente avec celle-ci, le -la secrétaire assure un ensemble de responsabilités organisées en 3 pôles : a. Assistant-e de direction b. Assistant-e administrative de l’ASBL c. Logistique et maintenance En tant qu’assistant- te de direction, elle soutient administrativement la direction dans toutes ses tâches, afin qu’elle puisse travailler dans des conditions optimales. A ce titre, elle saisit et présente des documents à caractère confidentiel ou non. Elle traite, exploite, suit certains dossiers (correspondance courante, affaires spécifiques). Elle trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier... En tant qu’assistant-e administrative, cette personne assure la gestion administrative des ressources humaines, est responsable de la caisse, établit des factures, effectue des encodages dans le programme comptable ainsi que dans des bases de données et réalise un ensemble de tâches en soutien aux services et aux travailleurs de l’ASBL. Le- la secrétaire organise, coordonne et met en œuvre les services logistiques nécessaires au fonctionnement quotidien de l'association et à la bonne réalisation de ses projets. De manière générale, le- la secrétaire contribue au bon fonctionnement et à l’image de marque de l’ASBL. Elle exerce sa fonction sous l’autorité hiérarchique de la direction. Dans ce cadre, elle fait preuve du respect absolu de la règle de confidentialité et du secret professionnel. 1 4. Tâches principales a. Assistant-e de direction - Suivi administratif de dossiers : Encodage, dactylographie, mise en page, impressions, photocopies classement, mise et à jour et archivage de documents en dossiers thématiques liés à la gestion d’une asbl (assurances, législation asbl, obligations sectorielles, cotisations spécifiques, maintenance logistique, …) et ce, pour le compte de la direction. Traitement de dossiers administratifs spécifiques en fonction des demandes de la direction - Suivi administratif de dossiers de subsides : Préparation de dossiers de justifications auprès des divers organismes de subvention, constitution et envoi des rapports financiers et photocopies des pièces comptables en fonction de l’allocation des subsides, anticipation des délais et obligations, relectures éventuelles des rapports moraux. - Soutien dans l’organisation des réunions des CA et AG : Planification des réunions en concordance avec les disponibilités des membres, mise à jour des registres et de liste des membres du CA et de l’AG, constitution de l’ordre du jour conformément aux dispositions légales, envoi des documents aux membres et constitution conformément aux dispositions légales des documents consécutifs aux tenues de l’AG annuelle, envoi pour publications légales. - Gestion administrative du personnel : Interface avec le secrétariat social dans la préparation des relevés de prestation mensuels et décompte des vacances du personnel et la vérification des documents transmis par le secrétariat social (fiches de paie, relevé et décompte ONSS, factures) ; envoi mensuel des fiches PEC, journaux de paie et fiches de paie ROSETTA à la FWB ; envoi mensuel des fiches de paie des postes ACS à ACTIRIS ; suivi des dossiers du personnel et interface avec l’administration de l’AAJ par rapport aux mouvements du personnel, mise à jour annuelle du cadastre de l’emploi AAJ. - Suivi comptabilité : Classement mensuel des documents financiers (factures, pièces de caisse, documents explicatifs des obligations liées à l’octroi des subsides), encodage des factures et des pièces de caisse dans le tableau comptable, préparation de l’allocation des pièces par subsides pour vérification par la direction, préparation des fardes de comptabilités pour le comptable. - Classement des courriers : Transmettre, classer et archiver les courriers entrants électroniques et papier en l’absence de la direction. 2 b. Assistant-e administrative de l’asbl - Gestion des bases de données « jeunes » et « associations » : Via l’utilisation d’un logiciel adapté, actualisation de l’encodage des jeunes, mise à jour des adresses, encodage des partenaires par thématiques en lien avec les actions de l’asbl ; actualisation éventuelle des logiciels utilisés en fonction des besoins de l’asbl - Planning des présences : Elaboration d’un système de visualisation efficace des présences de toute l’équipe, amélioration de la communication inter-équipe à destination des usagers de l’asbl. - Soutien à l’équipe : Rédaction courriers type d’information des activités régulières et à l’arrivée des vacances scolaires, photocopie et aide à l’envoi. - Procès-verbal des réunions : Rédaction des comptes - rendus lors des séminaires pédagogiques ; lors de certaines réunions d’équipe ou de projets en fonction des besoins. - Aide à la rédaction : Relecture et correction des documents nécessaires à l’élaboration des rapports d’activités ou autres documents nécessitant une implication rédactionnelle conséquente de la part de l’équipe et/ou de la direction. c. Logistique et maintenance - Gestion du patrimoine roulant : Renouveler les cartes de stationnement communales des véhicules à échéance, assurer le planning de réservation de la camionnette inter-équipe et les prêts avec les partenaires, organiser les passages au contrôle technique et les divers entretiens et réparation. - Gestion du matériel : Veiller au bon fonctionnement des appareils bureautiques (copieurs, téléphones, connexion internet..) ; effectuer les achats, suivre les commandes de fournitures et de produits d’entretien ; suivre les commandes des chèques ALE et les distribuer de manière hebdomadaire. 3 5. Tâches secondaires - Accueil : Accueil physique des jeunes et des familles qui font appel aux services ; recevoir, orienter et transmettre les communications téléphoniques ; traiter les demandes reçues sur le répondeur téléphonique, renseigner les personnes désireuses d’avoir des informations relatives aux activités de l’asbl. Cette définition est susceptible d’évoluer en fonction des développements de l’asbl et des nouveaux besoins identifiés. 4