guide de l`usager de la messagerie vocale

GUIDE DE L’USAGER DE LA MESSAGERIE VOCALE
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un engagement de la part de Mitel, de ses sociétés associées ou de ses filiales. Mitel, ses sociétés
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Plate-forme Mitel Networks 3300 Integrated Communications Platform
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Version 5.1
Juillet 2004
®,TM, ® Marque de commerce de MITEL Networks Corporation
© Copyright 2004, MITEL Networks Corporation
Tous droits réservés
Fiche de référence rapide
Demandez à votre administrateur de vous aider à remplir le présent formulaire.
Notez les numéros importants suivants et gardez-les à portée de la main lorsque vous
utilisez le système.
Numéro de téléphone de l’entreprise : ________________________
Numéro de standard automatisé : ________________________
(Le standard automatisé remplace ou assiste un standard « réel » pour répondre aux appels
ou pour les transférer aux postes ou boîtes vocales demandés.)
Numéro du centre de messages :___________________________
(Le centre de message vous permet de communiquer avec la boîte vocale d’une personne et
de lui laisser un message sans avoir à lui parler directement. Vous pouvez également extraire
et créer des messages après vous être enregistré dans votre boîte vocale par le biais du centre
de messages. Pour obtenir plus d’information, consultez la rubrique « Messagerie express » à
la page 14.)
Votre numéro de boîte vocale : _______________________________
Numéro de votre boîte vocale secondaire* : _______________________________
Votre mot de passe par défaut :___________________________________
(*Les utilisateurs des systèmes Resilient 3300 ICP ont accès à deux boîtes vocales qui ont
chacune un numéro unique. La boîte vocale additionnelle vous assure un accès permanent à
vos messages vocaux. Utilisez le numéro secondaire seulement lorsque votre boîte vocale
principale est inaccessible (tel qu’indiqué par un indicateur clignotant à l’écran de votre
téléphone). Vous devez programmer les deux boîtes vocales.)
Notez le nom et le numéro de l’administrateur du système au cas où vous auriez besoin
d’aide pour utiliser la messagerie vocale.
Nom :____________________________________________
Numéro de poste : _________________________________________
Table des matières
Fiche de référence rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
À propos de l’application de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Comment obtenir de l’aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Préparatifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Accès au système de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Premier appel à la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Prendre vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Utilisation du système de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Aperçu des menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Menu principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Écouter vos messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Dicter et envoyer des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Options personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Messagerie express . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Transférez un demandeur extérieur à une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Accès au standardiste automatique à partir d'une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Prise de messages à plus d’une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Notification de message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Listes de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Messages d’accueil de boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Points de contact personnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Renvoyer vers le courriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Conseils pratiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Accessibilité permanente par un téléphone à clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Écoute des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Envoi de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Délai de conservation des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Renvoi et transfert des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Messages certifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Navigation accélérée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Longueur des messages et conditions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Messagerie vocale visuelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
5
Guide de l’usager de la messagerie vocale
6
Introduction
Introduction
À propos de l’application de messagerie vocale
La plate-forme de communications intégrée Mitel® 3300 Integrated Communications Platform
offre un système de messagerie vocale automatisé qui traite les appels téléphoniques et prend
les messages vocaux. Ce système vous fournit une boîte vocale pour recevoir et envoyer des
messages que vous pouvez personnaliser à votre nom, avec un message d’accueil et un mot
de passe confidentiel.
Convivialité
•
Utilisez le clavier de votre téléphone pour sélectionner les options des menus du système
de messagerie vocale. Simples et concis, ces menus vous permettent de vous concentrer
sur ce que vous devez faire et non pas sur la façon d’y parvenir.
•
Des instructions vous guident à chaque étape, en vous avisant des options disponibles.
•
Ne craignez pas de vous tromper. Vous ne risquez pas d’endommager le système, alors
expérimentez et exercez-vous à utiliser toutes les fonctions offertes.
Avantages
•
Invitez vos collègues et les appelants de l’extérieur à vous laisser un message dans votre
boîte vocale pour vous éviter de manquer des appels ou de recevoir des messages
inexacts.
•
Enregistrez un message d’accueil temporaire pour aviser ceux qui vous appellent que
vous êtes absent pour la journée, en vacances ou en réunion.
•
Vous pouvez écouter vos messages ou en laisser aux autres usagers, jour et nuit, à partir
de n’importe quel téléphone à clavier.
•
Quand vous êtes à l’extérieur du bureau, à un autre poste ou à l’extérieur, si vous avez
un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire, la messagerie vocale peut vous aviser de
la réception d’un message.
Votre téléphone
Avant d’utiliser le système de messagerie vocale, commencez par vous familiariser avec votre
téléphone.
•
Touche Message – Sert à appeler le centre de messages et à accéder à votre boîte vocale.
•
Clavier numérique – Sert à sélectionner des options de menu de la messagerie vocale.
•
Voyant Message – Indique que votre boîte vocale contient des messages.
Sur les téléphones qui ne sont pas munis d’un voyant de message, l’administrateur peut
configurer le système de façon telle que celui-ci appelle le destinataire dès qu’il reçoit un
message.
7
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Votre téléphone peut être doté de touches interactives facilitant la sélection d’un bon nombre
d’options du menu de la messagerie vocale. Pour sélectionner une option du menu qui apparaît
sur l’afficheur du téléphone, vous pouvez soit appuyer sur la touche interactive associée, soit
composer au clavier le code de l’option.
Comment obtenir de l’aide
Pour tout problème ou toute question concernant la messagerie vocale, adressez-vous à
l’administrateur du système ou au responsable des installations de télécommunication.
Préparatifs
Avant d’accéder à votre boîte vocale, vous devez effectuer les trois opérations suivantes :
ˆ Obtenez de votre administrateur l’information suivante afin de l’enregistrer dans la fiche
de référence rapide qui se trouve au début du présent guide :
•
le numéro de téléphone de l’entreprise;
•
le numéro du standard automatisé;
•
le numéro de poste du centre de messages;
•
votre numéro de boîte vocale;
•
le numéro de votre boîte vocale secondaire;
•
votre mot de passe par défaut;
• le nom et le numéro de l’administrateur.
Conseil : Les utilisateurs des systèmes Resilient 3300 ICP ont accès à deux boîtes vocales
qui ont chacune un numéro unique. La boîte vocale additionnelle vous assure un accès
permanent à vos messages vocaux. Utilisez le numéro secondaire seulement lorsque
votre boîte vocale principale est inaccessible (tel qu’indiqué par un carré qui clignote à
l’écran de votre téléphone).
ˆ Entrez un nouveau mot de passe. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour la
première fois, vous devez remplacer le mot de passe par défaut par une série de chiffres
connue de vous seul. Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de
caractères que le mot de passe par défaut. Pour en savoir davantage sur les mots de
passe, reportez-vous à la rubrique « Options personnelles » à la page 13.
ˆ Préparez un message d’accueil permanent. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale
pour la première fois, vous devez enregistrer votre message d’accueil permanent. Ceux
qui appellent entendent ce message lorsque vous ne pouvez pas répondre. Un exemple
de message d’accueil est donné dans les instructions de démarrage des pages suivantes,
mais vous pouvez en composer un vous-même. Pour en savoir davantage, reportez-vous
à la rubrique « Messages d’accueil de boîte vocale » à la page 18.
8
Accès au système de messagerie vocale
Accès au système de messagerie vocale
Premier appel à la messagerie vocale
1. Décrochez le combiné ou utilisez la fonction mains libres.
2. Composez le numéro de poste du centre de messages. Le système vous demande d’entrer
votre mot de passe.
3. Entrez le mot de passe par défaut.
4. Appuyez sur
pour continuer. Le système vous demande d’entrer un nouveau mot de
passé (vous devez remplacer le mot de passe par défaut).
5. Entrez-le. Il doit avoir le même nombre de chiffres. Vous ne pouvez pas réentrer le mot
de passe par défaut, ni utiliser
ou
dans votre nouveau mot de passe.
6. Le système vous demande de réentrer votre nouveau mot de passe pour le confirmer.
Composez votre nouveau mot de passe une seconde fois
7. Le système vous demande ensuite d’enregistrer votre nom. Ne prononcez que votre nom,
par exemple : « Christiane Lebrun » Parlez immédiatement après la tonalité et appuyez
sur n’importe quelle touche lorsque vous avez terminé.
8. Appuyez sur
pour accepter l’enregistrement, sur
le supprimer et recommencer.
pour l’écouter ou sur
pour
9. Le système vous demande d’enregistrer votre message d’accueil. Préparez un message
court et professionnel. Voici un exemple de message d’accueil :
« Vous avez joint la boîte vocale de Christiane Lebrun. Je ne peux pas répondre à votre
appel pour le moment. Veuillez laisser vos nom et numéro, ainsi qu’un court message. Je
vous rappellerai dans les plus brefs délais. Pour obtenir de l’aide immédiatement, appuyez
sur zéro et demandez qu’on vous transfère à mon associée, Julie Tremblay ».
10. Appuyez sur
pour accepter l’enregistrement, sur
le supprimer et recommencer.
pour l’écouter ou sur
pour
11. Vous avez maintenant terminé de configurer votre boîte vocale; vous pouvez laisser des
messages et écouter ceux qu’on vous laisse.
Prendre vos messages
Si le voyant Message est allumé...
1. Appuyez sur la touche Message ou composez le numéro de poste du centre de messages.
2. Le système vous demande d’entrer votre mot de passe. Entrez votre mot de passe.
3. Appuyez sur
pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner
une autre option du menu principal.
Si le voyant Message est éteint ou si l’indicateur Aucun message est allumé...
1. Décrochez le combiné.
2. Composez le numéro de poste du centre de messages.
9
Guide de l’usager de la messagerie vocale
3. Le système vous demande votre mot de passe. Entrez-le.
4. Appuyez sur
pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner
une autre option du menu principal.
Appeler de l’extérieur
1. Composez le numéro du standard automatisé de votre entreprise.
- ou Appelez votre numéro de poste et appuyez sur
lorsque vous entendez votre message
d’accueil. Vous êtes alors transféré au standard automatisé.
2. Si votre boîte vocale n’est pas sur le même serveur de messagerie vocale que le standard
automatisé, composez le numéro de poste du centre de messages de votre serveur de
messagerie vocale. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus
d’information.
3. Quand le système vous répond, appuyez sur
.
4. Entrez le numéro de votre boîte vocale.
5. Entrez votre mot de passe.
6. Appuyez sur
pour écouter vos messages ou sur une autre touche pour sélectionner
une autre option du menu principal.
10
Utilisation du système de messagerie vocale
Utilisation du système de messagerie vocale
La présente section décrit les options offertes par votre système de messagerie vocale. Lorsque
vous accédez à votre boîte vocale, vous pouvez choisir les menus et options montrés cidessous.
Conseil : Après avoir écouté ou laissé des messages, vous pouvez revenir à un menu
précédent contenant d’autres options.
Aperçu des menus
Menu principal
Après avoir ouvert votre boîte vocale, choisissez une des options suivantes :
Écouter
Faire
Écoutez vos messages.
Enregistrez et envoyez un message.
Options personnelles
Quitter
Gérez votre boîte vocale.
Quittez votre boîte vocale.
Transférer à l’opérateur
Standard automatique
Transférez l’appel à l’opérateur.
Transférez l’appel au standard automatisé
11
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Écouter vos messages
Appuyez sur
pour écouter vos messages.
Après avoir écouté vos messages, choisissez une option du menu « Écouter ». Vous pouvez
aussi utiliser ces options en écoutant un message vocal.
Réécouter
Répondre
Réécoutez le message que vous venez d’entendre.
Envoyez une réponse à la personne qui vous a laissé le message.
Transmettre
de courriel.
Enregistrer
Envoyez le message à une autre boîte vocale ou à une adresse
Sauvegardez le message en cours et écoutez le suivant, s’il y en a un.
Supprimer Supprimez le message que vous venez d’écouter et écoutez le suivant, s’il
y en a un. Il est impossible de récupérer un message supprimé.
Écouter L’enveloppe du message Indique l’expéditeur du message et l’heure de
son envoi. Vous entendez l'heure de l'envoi des messages reçus aujourd'hui, ainsi que le jour
de l'envoi des messages reçus cette semaine. Les messages reçus depuis plus d'une semaine
comprennent également la date de leur envoi.
Message suivant
Passez au message suivant.
Pendant l’écoute d’un message, vous pouvez utiliser les options suivantes :
Pause Arrêtez le message en cours d’écoute. Appuyez sur n’importe quelle touche
pour reprendre l’écoute.
Avance rapide
Sautez cinq secondes du message, puis reprenez l’écoute normale.
Marche arrière
Reculez le message de cinq secondes, puis reprenez l’écoute normale.
Dicter et envoyer des messages
Appuyez sur
pour envoyer un message (voir la procédure ci-dessous). Pour en savoir
davantage, reportez-vous à la rubrique « Conseils pratiques » à la page 23.
1. Entrez tous les numéros de boîte vocale et (ou) de la liste de diffusion.
12
•
Pour accéder à un répertoire, appuyez sur
. Suivez les instructions pour indiquer
au système où envoyer le message. Continuez de créer la liste de destinataires en
entrant des numéros de boîte vocale ou de listes de diffusion ou bien, en accédant au
répertoire.
•
Si vous entrez un numéro incorrect, appuyez sur
•
Si normalement vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l’usager de la
boîte vocale, entrez-le avant le numéro de cette dernière.
pour le supprimer de la liste.
Utilisation du système de messagerie vocale
2. Appuyez sur
pour clore la liste de diffusion; puis enregistrez votre message.
Après avoir enregistré votre message, vous pouvez choisir une option du menu Envoyer :
Écouter l’enregistrement
Écoutez le message que vous venez d’enregistrer.
Supprimer et réenregistrer
message.
Joindre
Remplacez le message enregistré par un nouveau
Joignez un élément à votre message enregistré.
Options d’adressage du message
du message :
Confidentiel
destinataires.
Empêchez la retransmission de votre message par le ou les
Accusé de réception
écouté.
Urgent
Offre les options suivantes pour l’adressage
Demandez qu’on vous avise quand votre message a été
Placez le message en premier dans la boîte vocale du ou des destinataires.
Quitter les options d’adressage
Quittez le menu d’options.
Envoyer le message et quitter Envoyez votre message à un ou plus d’un destinataire
et, si vous le désirez, composez un autre numéro de poste.
Options personnelles
Appuyez sur
pour choisir une option du menu « Options personnelles » :
Accueil
Nom
Enregistrez le message d’accueil permanent.
Enregistrez votre nom.
Mot de passe
Changez votre mot de passe.
•
Votre nouveau mot de passe doit avoir le même nombre de chiffres que celui par défaut.
•
Il doit obligatoirement différer de l’ancien mot de passe.
•
Vous ne pouvez pas utiliser
ni
dans un mot de passe.
Listes de diffusion Enregistrez des messages et envoyez-les à plus d’une boîte vocale
à la fois. Pour en savoir davantage, voir la rubrique « Listes de diffusion » à la page 17.
Message d’accueil temporaire Pour enregistrer un message d’accueil temporaire
valable pendant un nombre spécifié de jours ou jusqu’à ce que vous le supprimiez. Choisissez
le nombre de jours entre 1 et 99; votre message temporaire expirera à minuit le dernier jour.
À l’expiration de votre message d’accueil temporaire, les personnes qui appellent entendront
votre message d’accueil permanent. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique
« Messages d’accueil de boîte vocale » à la page 18.
13
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Mémo
Enregistrez un message à votre intention.
Notification de message Demandez au système de vous aviser de l’entrée de
nouveaux messages dans votre boîte vocale. Cette notification peut vous parvenir par un
numéro interne ou externe, par un message ou encore, par un téléavertisseur sonore ou
numérique. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique « Notification de message »
à la page 15.
Points de contact personnels Programme des numéros de remplacement où les
demandeurs peuvent vous joindre au lieu de vous laisser un message. Pour en savoir
davantage, reportez-vous à la rubrique « Points de contact personnels » à la page 20.
Renvoyer au courriel Active ou désactive la fonction d’acheminement des
messages vocaux vers le courriel. Pour en savoir davantage, reportez-vous à la rubrique
« Renvoyer vers le courriel » à la page 21.
Quitter les options personnelles
Quittez le menu des options personnelles.
Messagerie express
La messagerie expresse vous permet de vous laisser un message, ou d’en laisser à vos
collègues, sans faire sonner le téléphone ni accéder à votre boîte vocale.
1. Composez le numéro de poste du centre de messages.
2. Quand le système vous répond, appuyez sur
.
3. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle vous voulez laisser un message. Si,
normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l’usager de la boîte
vocale, entrez-le avant le numéro de cette dernière.
4. Enregistrez le message (d’au moins deux secondes).
5. Appuyez sur n’importe quelle touche ou raccrochez.
Transférez un demandeur extérieur à une boîte vocale
Pour transférer à une boîte vocale un appel acheminé par une ligne extérieure.
1. Appuyez sur la touche de commande Trans/Conf. Si vous ne disposez pas d’une telle
touche, appuyez brièvement sur le crochet commutateur, puis relâchez-le.
2. Composez le numéro de poste du centre de messages.
3. Quand le système répond,
•
si vous avez une boîte vocale, appuyez sur
•
si vous n’avez pas de boîte vocale, appuyez sur
.
.
4. Entrez le numéro de la boîte vocale dans laquelle le demandeur veut laisser un message.
Si, normalement, vous utilisez un préfixe de composition pour appeler l’usager de la boîte
vocale, entrez-le avant le numéro de celle-ci.
5. Raccrochez immédiatement.
14
Utilisation du système de messagerie vocale
Conseil : Si vous tardez à raccrocher, le demandeur manquera une partie du message
d’accueil de la boîte vocale sélectionnée.
Accès au standardiste automatique à partir d'une boîte vocale
Pour composer un autre poste lorsque vous faites un appel et obtenez une boîte vocale
1. Durant le message d'accueil de la boîte vocale, appuyez sur
standardiste automatique.
pour accéder au
2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est
activée sur le système, vous pouvez aussi épeler au clavier le nom de la personne que
vous désirez joindre.
Pour appeler un autre poste lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale personnelle
1. Appuyez sur
pour accéder au standardiste automatique.
2. Composez le numéro du poste que vous désirez joindre. Si la Composition par nom est
activée sur le système, vous pouvez aussi épeler au clavier le nom de la personne que
vous désirez joindre.
Prise de messages à plus d’une boîte vocale
Procédez comme suit pour prendre les messages à plus d’une boîte vocale au cours
d’un même appel au système.
1. Prenez normalement les messages de la première boîte vocale (voir « Prendre vos
messages » à la page 9).
2. Une fois cette opération terminée, appuyez sur
pour retourner au standard automatisé.
3. Appuyez sur
lorsque vous entendez le message d’accueil de l’entreprise. Le système
vous demande le nouveau numéro de boîte vocale.
4. Entrez-le. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque boîte vocale dont vous voulez prendre
les messages.
Notification de message
La notification de message vous permet de quitter le bureau et d’être avisé lorsque vous en
recevez un. Le système peut composer un numéro de téléphone ou de téléavertisseur. Vous
pouvez aussi utiliser la notification de message pour être avisé de l’arrivée d’un message dans
votre boîte si votre téléphone n’a pas de voyant Message.
La Notification de message vous permet de :
•
préciser le moment où vous voulez être avisé : lorsque l’entreprise est ouverte, fermée,
toujours ou jamais;
•
indiquer que vous voulez être avisé des messages urgents seulement.
15
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Si votre administrateur de système vous a autorisé à préciser votre propre type et numéro de
boîte vocale, vous pouvez :
•
choisir le type de notification : numéro de poste interne, numéro externe, téléavertisseur
à message, téléavertisseur sonore ou numérique;
•
entrer le numéro de poste ou de téléphone auquel vous voulez être avisé.
Si vous n’êtes pas autorisé à préciser votre propre type et numéro de boîte vocale,
l’administrateur du système doit programmer le type et le numéro de notification pour vous.
Si votre numéro de notification est un numéro de téléphone : Le système appelle ce
numéro à intervalles de 15 minutes (deux fois s'il n'y a pas de réponse, trois fois si le numéro
est occupé). Si vous n'accédez pas à votre boîte vocale après le deuxième appel (le troisième
en cas d'occupation), le système ne rappellera plus, même si vous recevez de nouveaux
messages. Toutefois, le voyant de message en attente de votre téléphone reste allumé jusqu'à
ce que vous ayez pris vos messages.
Si votre numéro de notification est un numéro de téléavertisseur : le système procède
comme pour un numéro de téléphone ou de poste, mais appelle le téléavertisseur chaque fois
que vous recevez un nouveau message.
Pour configurer la Notification de message
Suivez la procédure ci-dessous pour configurer vos options de Notification de message. En
tout temps, vous pouvez appuyer sur
pour passer à l’option suivante ou sur
pour quitter
la Notification de message.
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour la Notification de message.
4. Indiquez le moment où vous voulez être avisé :
•
Pour être avisé uniquement pendant les heures d’ouverture, appuyez sur
•
Pour être avisé uniquement en dehors des heures d’ouverture, appuyez sur
•
Pour être avisé à toute heure du jour ou de la nuit, appuyez sur
•
Pour désactiver la Notification de message, appuyez sur
.
.
5. Sélectionnez les messages pour lesquels vous voulez être avisé :
•
Pour être avisé de tous les messages, appuyez sur
.
•
Pour être avisé uniquement des messages urgents, appuyez sur
.
6. Indiquez l’emplacement où l’avis doit vous parvenir.
•
Pour être avisé à un poste interne, appuyez sur
•
Pour être avisé à un numéro externe, appuyez sur
•
Pour être avisé via un téléavertisseur de messagerie, appuyez sur
•
Pour être avisé via un téléavertisseur sonore, appuyez sur
•
Pour être avisé via un téléavertisseur numérique, appuyez sur
7. Entrez le numéro à composer pour vous aviser.
16
.
.
.
.
.
.
.
Utilisation du système de messagerie vocale
Listes de diffusion
Vous pouvez créer plusieurs listes de diffusion, chacune contenant un groupe de numéros de
boîtes vocales. Vous pouvez aussi utiliser des listes de diffusion globales définies par votre
administrateur.
Vous pouvez avoir jusqu’à dix (10) listes de diffusion personnelles, numérotées de 050 à 059,
chacune contenant au maximum 750 numéros de boîtes vocales. Quant aux listes de diffusion
globales, elles sont numérotées de 001 à 049. Et enfin, le numéro 000 vous permet de diffuser
un message à chaque boîte vocale du système. Utilisez toujours trois (3) chiffres lorsque vous
entrez un numéro de liste de diffusion.
Pour créer un numéro de liste de diffusion ou pour en ajouter un
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l’option Liste de diffusion.
4. Entrez un numéro de liste de diffusion.
5. Appuyez sur
pour l’option Ajouter.
6. Au clavier, tapez le numéro de la boîte vocale du destinataire. Le système relit le nom ou
le numéro de l’usager de la boîte vocale. Si, normalement, vous utilisez un préfixe de
composition pour appeler l’usager de la boîte vocale, entrez-le avant le numéro de la boîte
vocale.
7. Continuez d’entrer des numéros de boîte vocale de destination. Lorsque vous aurez
terminé, appuyez sur
.
Pour réviser une liste de diffusion
1. Appelez le système de messagerie et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l’option Liste de diffusion.
4. Entrez un numéro de liste de diffusion.
5. Appuyez sur
pour l’option Revoir. Le système lit le nom ou le numéro de toutes les
entrées figurant dans la liste de diffusion.
Pour supprimer un numéro de la liste de diffusion
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l’option Liste de diffusion.
4. Entrez un numéro de liste de diffusion.
5. Appuyez sur
pour l’option Supprimer.
6. Au clavier, tapez le numéro de boîte vocale à supprimer. Le système relit le nom ou le
numéro de l’usager de la boîte vocale.
7. Répétez les étapes 5 et 6 pour chaque numéro à supprimer.
17
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Pour nommer une liste de diffusion :
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l’option Liste de diffusion.
4. Entrez un numéro de liste de diffusion.
5. Appuyez sur
pour l’option Nommer.
6. Dès que vous entendez la tonalité, enregistrez le nom de la liste de diffusion. Vous
réentendrez ce nom lorsque vous adresserez un message à cette liste de diffusion.
Pour utiliser une liste de diffusion :
•
Au lieu d’entrer un numéro de boîte vocale, entrez celui de la liste de diffusion à utiliser.
Le système relit le nom ou le numéro de la liste de diffusion.
Messages d’accueil de boîte vocale
Pour utiliser efficacement l’option Messages d’accueil de la boîte vocale
Il existe deux types de messages d’accueil de boîte vocale : « permanent » et « temporaire ».
Vous devez enregistrer votre message d’accueil permanent dès qu’on vous attribue votre boîte
vocale. Un message temporaire remplace un message permanent pendant la durée précisée.
Si aucun message temporaire n’est enregistré, ceux qui accèdent à votre boîte vocale
entendent votre message d’accueil permanent.
Un message d’accueil permanent ne peut pas être très informatif, car il doit convenir à toutes
les situations. Dans des situations particulières, vous voudrez créer un message d’accueil
temporaire qui sera diffusé pendant un nombre de jours donné.
Voici deux exemples de messages d’accueil temporaires :
« Bonjour! Vous avez joint la boîte vocale de Julie Tremblay. Je suis en vacances du 18 au 25
juin. Je serai au bureau le lundi 28 juin. Laissez-moi un message et je vous rappellerai à mon
retour. Pour une assistance immédiate, faites 0 et demandez Christine Lebrun »
« Vous avez joint la boîte vocale de Sylvain Champagne. Aujourd’hui, le jeudi 13 mai, je serai
en réunion toute la journée et je ne pourrai pas répondre aux appels. Veuillez me laisser un
message et je vous rappellerai demain ».
Vous pouvez modifier votre message d’accueil temporaire en tout temps pour informer les gens
qui vous appellent de tout changement à votre horaire. Il peut être avantageux de créer chaque
jour un message d’accueil temporaire. Cela montre aux gens qui vous appellent que vous
utilisez réellement votre boîte vocale. Si vous ne pouvez pas répondre aux appels, vous pouvez
aussi inclure dans votre message le nom d’une autre personne qui pourra aider les
demandeurs.
18
Utilisation du système de messagerie vocale
À propos des messages d’accueil bilingues
Les demandeurs qui appellent un système bilingue peuvent changer la langue des indications
vocales en appuyant sur la touche à bascule Langue. Toutefois, cela ne change pas la langue
de votre message d’accueil. Veuillez communiquer avec votre administrateur pour obtenir plus
d’information.
Si votre système est bilingue, vous préférez probablement enregistrer votre message d’accueil
en deux langues. L’exemple suivant peut vous servir de guide, la touche à bascule Langue
étant le 8 :
« Vous avez joint la boîte vocale de Christine Conner. Je ne peux pas répondre à votre
appel pour le moment. Veuillez composer le 8 et laisser votre nom et numéro, ainsi qu’un
court message. Si vous avez besoin d’une assistance immédiate, appuyez sur le 0. »
Pour modifier un message d’accueil permanent
Conseil : Vous créez votre premier message d’accueil permanent lorsque vous accédez
pour la première fois à votre boîte vocale afin d’y définir votre mot de passe, d’enregistrer
votre nom et le message d’accueil permanent.
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour l’option Message d’accueil.
4. Enregistrez votre message d’accueil. Pour mettre fin à l’enregistrement, appuyez sur
n’importe quelle touche.
5. Appuyez sur
pour accepter le nouveau message d’accueil, sur
sur
pour le réenregistrer.
pour l’écouter ou
Pour créer un message d’accueil temporaire
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour sélectionner l’option Message d’accueil temporaire.
4. Entrez la durée, en jours, du message d’accueil (de 01 à 99).
5. Si vous aviez déjà enregistré un message d’accueil temporaire, le système vous le fera
entendre. Appuyez sur
pour accepter ce message d’accueil, sur
pour l’écouter
ou sur
pour le réenregistrer.
6. Enregistrez votre message d’accueil. Pour mettre fin à l’enregistrement, appuyez sur
n’importe quelle touche.
7. Appuyez sur
pour accepter le nouveau message d’accueil, sur
sur
pour le réenregistrer.
pour l’écouter ou
19
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Pour activer ou désactiver un message d’accueil temporaire
Après avoir créé un message d’accueil temporaire, vous pouvez l’activer et le désactiver au
besoin, ou régler le système pour qu’il revienne à votre message d’accueil permanent après
le nombre de jours spécifié.
1. Appelez le système de messagerie vocale et accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour sélectionner l’option Message d’accueil temporaire.
4. Lorsque le système vous demande de définir la durée du message d’accueil temporaire,
appuyez sur
pour désactiver un message d’accueil existant, ou sur
pour le
réactiver. Ou bien, entrez le nombre de jours (de 1 à 99) durant lesquels le message
d’accueil doit demeurer en vigueur avant que le système ne revienne à votre message
permanent.
Points de contact personnels
Points de contact personnels vous permet de stocker des numéros de remplacement où les
demandeurs peuvent vous joindre au lieu de vous laisser un message. Le message d’accueil
indique aux demandeurs qu’ils doivent appuyer sur une touche pour que leur appel soit transféré
à un autre numéro, lequel ne leur est toutefois pas divulgué.
Vous pouvez programmer jusqu’à dix (10) points de contact personnels, en assignant un
numéro (de 0 à 9) à chacun d’eux. Ensuite, vous ajoutez l’information relative à ces touches
dans le message d’accueil de votre boîte vocale.
Les touches Points de contact personnel pour téléphone cellulaire (2), pour télécopieur (3) et
pour téléavertisseur (7) sont prédéfinies par le système. Lorsque vous programmez ces points
de contact personnels, le système vous fait entendre les messages préenregistrés pour ces
différents points après le message d’accueil de votre boîte vocale.
Conseil : Si un numéro n’a pas été programmé pour un point de contact personnel
prédéfini, le message correspondant ne se fera pas entendre. Par exemple, si vous avez
programmé uniquement un numéro de téléphone cellulaire, seul le message préenregistré
pour ce même numéro se fera entendre.
La touche Point de contact personnel 0 est généralement utilisée pour transférer l’appel à
l’opérateur, mais vous êtes libre de l’utiliser pour vos numéros de points de contact.
Dans un système bilingue, il est impossible à un demandeur qui appuie sur la touche à bascule
Langue d’utiliser une des touches Points de contact personnels qui ont été programmées.
Également, la programmation d’une touche Point de contact personnel qui correspond à la
touche à bascule Langue a pour effet de désactiver cette dernière. Pour en savoir davantage
sur cette touche à bascule, reportez-vous à la rubrique « À propos des messages d’accueil
bilingues » à la page 19.
20
Utilisation du système de messagerie vocale
Le message d’accueil ci-dessous indique comment joindre le propriétaire d’une boîte vocale
par téléphone cellulaire (le message système préenregistré pour un contact par téléphone
cellulaire se fera aussi entendre après ce message d’accueil) :
« Vous venez de joindre Thomas Ménard. Il m’est impossible de vous répondre pour l’instant.
Veuillez me laisser votre nom, votre numéro et un bref message. Je vous rappellerai dès que
possible. » Pour me joindre sur mon téléphone cellulaire, appuyez sur 2. Si vous désirez parler
avec un opérateur, appuyez sur 0 en tout temps. »
Pour programmer un point de contact personnel
1. Accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
3. Appuyez sur
pour accéder aux options supplémentaires.
4. Appuyez sur
pour accéder à l’option Points de contact personnels.
5. Sélectionnez le numéro du point de contact personnel que vous désirez.
•
pour un numéro de téléphone cellulaire, appuyez sur
,
•
pour un numéro de télécopieur, appuyez sur
•
pour un numéro de téléavertisseur, appuyez sur
•
pour un autre type de numéro, sélectionnez un nombre quelconque entre 0 et 9, sauf
2, 3 et 7.
,
,
6. Au clavier, tapez le numéro de téléphone (20 caractères max.) correspondant au point de
contact en question. Pour supprimer le numéro, appuyez sur
. Pour passer au point
de contact personnel suivant, appuyez sur
.
Entrez le numéro comme si vous le composiez normalement.
7. Appuyez sur
après avoir terminé.
8. Mettez à jour votre message d’accueil afin d’inclure les indications relatives aux nouveaux
numéros que vous avez assignés.
Conseil : Si vous programmez un numéro non valide pour un point de contact personnel,
les demandeurs seront réacheminés vers le standard automatisé lorsqu’ils le choisiront.
Renvoyer vers le courriel
La fonction Renvoyer au courriel vous permet de réacheminer vers une adresse de courriel
des messages vocaux, y compris des messages d’un répondeur téléphonique. Vous pouvez
choisir entre le renvoi manuel des messages vocaux ou le renvoi toujours automatique de tous
les messages vocaux. Les messages vocaux sont joints à un courriel en tant que fichiers en
format codage de la parole (.wav). L’adresse de destination du courriel est programmée à l’aide
de l’outil Bureau. Si vous n’avez pas accès à ce dernier, votre administrateur doit le programmer
pour vous.
Pour configurer vos options de renvoi à un courriel, à l’aide d’un téléphone
1. Accédez à votre boîte vocale.
2. Appuyez sur
pour accéder aux options personnelles.
21
Guide de l’usager de la messagerie vocale
3. Appuyez sur
pour accéder aux options supplémentaires.
4. Appuyez sur
pour l’option Renvoyer au courriel.
5. Appuyez sur
pour activer l’option Toujours renvoyer au courriel ou
désactiver (pour le renvoi manuel de vos messages).
6. Appuyez sur
pour activer l’option Supprimer après le renvoi ou
pour la
pour la désactiver.
Conseil : Lorsque l'option « Supprimer après le renvoi » est désactivée, l'indicateur de
message en attente de votre téléphone continue de clignoter, même après le renvoi du
message au courriel. Pour éviter que votre boîte vocale ne se remplisse (ce qui empêche
la réception de nouveaux messages), accédez régulièrement à celle-ci et supprimez les
messages dont vous n'avez pas besoin.
Conseil : Lorsque l'option « Supprimer après le renvoi » est activée, les messages ne
sont supprimés qu'après avoir été correctement transmis au serveur de courriel de
destination. L'indicateur de message en attente de votre téléphone s'allume lorsque vous
recevez un message dans votre boîte vocale, puis il s'éteint lorsque le message est
supprimé.
Pour configurer vos options de renvoi à un courriel, à l’aide de l’outil Bureau
Si vous avez accès à l’outil Bureau, vous pouvez changer les options suivantes en fonction de
vos préférences :
•
Adresse électronique
•
Renvoyer les messages manuellement ou automatiquement
•
Supprimer les messages après le renvoi (Oui ou Non)
1. Accéder à l’outil Bureau.
2. Sélectionner « Gérer mon application de messagerie vocale » dans le menu déroulant.
3. Entrer l’adresse électronique du destinataire.
4. Pour renvoyer automatiquement tous les messages vocaux, régler « Messages
renvoyés » à « Toujours ».
5. Si vous voulez que les messages soient automatiquement supprimés après leur renvoi,
réglez « Supprimer après le renvoi » à « Oui ».
Conseil : Lorsque l'option « Supprimer après le renvoi » est désactivée, l'indicateur de
message en attente de votre téléphone continue de clignoter, même après le renvoi du
message au courriel. Pour éviter que votre boîte vocale ne se remplisse (ce qui empêche
la réception de nouveaux messages), accédez régulièrement à celle-ci et supprimez les
messages dont vous n'avez pas besoin.
Conseil : Lorsque l'option « Supprimer après le renvoi » est activée, les messages ne
sont supprimés qu'après avoir été correctement transmis au serveur de courriel de
destination. L'indicateur de message en attente de votre téléphone s'allume lorsque vous
recevez un message dans votre boîte vocale, puis il s'éteint lorsque le message est
supprimé.
6. Cliquez sur « Enregistrer ». Un courriel d’essai est envoyé à l’adresse de courriel que
vous avez entrée.
22
Conseils pratiques
Pour renvoyer manuellement un message vocal
1. Accédez à votre boîte vocale.
2. Écoutez un message vocal.
3. Appuyez sur
pour l’option Transmettre.
4. Appuyez sur
programmée.
pour l’option Courriel. Le message est alors envoyé à l’adresse de courriel
Conseils pratiques
Accessibilité permanente par un téléphone à clavier
La messagerie vocale fonctionne jour et nuit, même les jours fériés. Vous n’avez besoin que
d’un téléphone à clavier pour prendre vos messages en tout temps, où que vous soyez.
Écoute des messages
Les options « Pause », « Marche arrière » et « Avance rapide » du menu « Écouter » ne sont
disponibles que pour l’écoute des messages. Servez-vous de ces touches pour réécouter une
information que vous n’avez pas entendue, pour interrompre momentanément l’écoute afin de
prendre des notes ou pour sauter rapidement à un autre message.
Le système diffuse les nouveaux messages avant les messages archivés. Dès que vous avez
écouté tous vos messages, le système vous ramène au menu principal.
Envoi de messages
Vous pouvez utiliser les listes de diffusion pour envoyer des messages à plusieurs boîtes
vocales en même temps. Vous pouvez envoyer un message par le biais de plus d’une liste de
diffusion. Par exemple, si vous avez besoin d’en envoyer un à plus de boîtes vocales qu’une
liste ne peut en contenir.
Délai de conservation des messages
Le système supprime un message archivé après un nombre de jours fixé par l’administrateur
du système (généralement 15 jours). Il est impossible de récupérer les messages supprimés.
Vous pouvez utiliser Renvoyer au courriel pour envoyer à votre adresse de courriel des
messages vocaux que vous voulez conserver.
23
Guide de l’usager de la messagerie vocale
Renvoi et transfert des messages
Les options « Répondre » et « Transmettre » du menu « Écouter » ne fonctionnent qu’avec les
autres boîtes vocales de votre entreprise. Vous ne pouvez pas répondre à un message de
l’extérieur ni renvoyer un message à une boîte vocale de l’extérieur.
Messages certifiés
Lorsque vous envoyez un message certifié, le système crée un avis de réception contenant le
nom des destinataires du message. Cet avis de réception devient un message sauvegardé
dans votre boîte vocale.
En écoutant le message de l’avis, vous pouvez savoir qui a écouté votre message. Lorsque
tous les destinataires ont écouté le message, vous pouvez supprimer l’avis de votre boîte
vocale.
Navigation accélérée
Vous n’êtes pas obligé d’écouter les instructions jusqu’à la fin avant de faire une sélection; ce
ne sont que des aide-mémoire. Si vous savez quelles touches utiliser, vous pouvez les entrer
et naviguer dans le système aussi rapidement que vous le désirez.
Longueur des messages et conditions
Il n’y a pas de longueur maximale pour les messages, mais après cinq minutes, le système
interrompt l’appelant et lui demande s’il désire continuer. Si ce dernier ne répond pas, le système
coupe l’enregistrement et raccroche. La même chose se produit si l’appelant cesse de parler
pendant plus de quelques secondes ou si la connexion téléphonique est faible.
Si l’appelant se trouva dans un endroit très bruyant, comme une usine ou une voiture roulant
avec les vitres ouvertes, le système risque de couper la communication. Le cas échéant,
l’appelant doit rappeler d’un endroit plus silencieux.
Un message dont la durée est inférieure à deux secondes n’est pas enregistré.
Messagerie vocale visuelle
Si vous disposez d’un appareil IP 5140, 5230 ou 5240, vous pouvez utiliser l’application
Messagerie visuelle vocale pour accéder à vos messages vocaux. Comme les options de
messagerie vocale ne sont pas toutes disponibles à partir de cette application, reportez-vous
au guide de l’usager des appareils IP pour en savoir davantage.
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