Fiche de Poste – Tatid - Secrétaire AE - 2007
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Fiche de Poste – Tatid - Secrétaire AE - 2007
Fiche de Poste – Tatid - Secrétaire AE - 2007 Introduction En tant que bon secrétaire, j'ai repris l'entête que j'ai utilisé pour faire mes Comptes-Rendus AE. Dans cette fiche de poste, je vais un peu détailler le travail de secrétaire, ce qu'il faut faire tout ça tout ça. C'est pas bien compliqué mais faut savoir quelques trucs. Tatid, Secrétaire AE La boîte mail de l'AE Comme tout le monde le sait, l'AE a sa propre adresse email qui n'est autre que [email protected]. Cependant, depuis ce mandat là, nous n'utilisons plus l'affreux webmail UTBM pour gérer nos emails, nous utilisons Gmail. Bien évidemment, Gmail est configuré de manière à ce que l'adresse Gmail ([email protected]) soit invisible et que seule l'adresse [email protected] soit visible. L'AE reçoit beaucoup d'emails par jour, c'est pourquoi la vérification de la boîte est impérative tous les jours (voire plusieurs fois par jour). Dans cette boîte que recevons-nous : - - Du SPAM ou PUB => Direction poubelle ou boite à spam directement Des emails d'étudiants pour demander des infos => Les renseigner si possible, et sinon transférer l'email à la personne compétente du bureau AE qui pourra répondre correctement à la question de l'étudiant Des emails provenant des partenaires => transférer au Président et au Vice-Président Des emails adressés à d'autres asso ou d'autres activités ou d'autres personnes => transférer au bon destinataire Des emails adressés aux mailing-listes [email protected] ou [email protected]. Dans ce cas là, le secrétaire doit laisser passer ou non l'email en question. Les emails qu'il faut laisser passer : o Les emails concernant la pédagogie provenant des professeurs/du personnel (normalement ils ne sont pas modérés, mais cela arrive que si) o Les emails concernant la communication interne aux départements (Repas IMaP, Commande de Polos GESC…) o Les emails importants provenant des grandes activités (com' sur le Gala…) o Les emails "joker" (1/semestre) des activités. Sinon toutes les activités doivent communiquer via le weekmail impérativement o Les emails des promos 1 Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007 Les emails qu'il ne faut pas laisser passer : o o o o Les SPAM évidemment Les emails concernant des demandes demandes perso ("J'ai perdu ma clé USB…") USB Les sondages concernant des UVs (les étudiants doivent se démerder avec le responsable de l'UV en ce qui concerne l'envoi des sondages) Tous autres types d'email qui ne rentrent pas dans la catégorie "laisser-passer" "laisser Chaque fois qu'un email est refusé, il faut prévenir son correspondant et lui expliquer pourquoi on ne l'a pas laissé passé. Ill faut aussi lui indiquer selon les cas, une solution solu alternative (utiliser le forum pour poster son message de "clé clé usb perdue"). perdue Pour laisser passer un email, il faut se connecter sur la boite AE AVEC LE WEBMAIL UTBM, cliquer sur "Nouveau ouveau message", message Destinataire [email protected], et comme sujet le message qui est donné dans l'email à modérer, c'est indiqué en haut, c'est du genre ge "DISTRIBUTE etudiants aef3ad4bbc67ef6520abc43bccef8bd". aef3ad4bbc67ef Pour refuser un email, il ne faut rien faire, pas besoin d'envoyer d'email à [email protected] en disant que l'email est refusé, il s'effacera tout seul. En ce qui concerne le weekmail, les activités envoient leur email mail à l'AE avec weekmail dans le sujet. Le mail va directement dans le libellé de Gmail "weekmail". L'adjoint Com n'a donc qu'à regarder les emails qui ont ce label pour pou faire son weekmailil en fin de semaine. Une fois qu'il a fini son weekmail, il peut sélectionner tous les emails qu'il a traités et les supprimer du label "weekmail". "weekmail" En parlant des labels, c'est vachement important d'en faire et de trier les le emails de cette façon. Par exemple pour les candidatures, je les mets tous dans le labell candidatures et comme ça je peux retrouver facilement les emails dont don j'ai besoin. Une fois qu'un email a été traité dans la boîte b îte de réception, il ne faut pas le supprimer, mais l'archiver pour pouvoir le retrouver plus tard au cas où. 2 Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007 Les Comptes-Rendus Un n autre boulot important du Secrétaire est la rédaction des CR. Les CR doivent être faits pour tous types de réunions (réunions hebdomadaires, CA, Commissions de Pôles, P AG…). Selon la nature de la réunion, le CR peut être plus ou moins formel. Un CR de CA va être très formel alors qu'un CR de réunion hebdomadaire va être + fun (vaut mieux qu'il soit fun pour que les gens le lisent). Dans le CR, il doit y paraitre parai en gros tout ce qui a été dit dans la réunion en version condensée et synthétique. Il ne faut pas embêter emb les gens avec un CR trop long ou des phrases trop pompeuses. Ill faut aller à l'essentiel pour fournir l'information de manière assez pertinente. Les CR destinés és à tous les cotisants doivent être épurés dans le sens où tout ne peut pas être dit. Par exemple, tout ce qui concerne des problèmes entre les l assoc… Vaut mieux éviter afin afi de ne pas lancer de polémiques... Autre chose, le délai du CR : c'est vachement agréable pour l'équipe d'avoir le CR rapidement après la réunion, mais ce n'est pas forcément évident à faire, car généralement on a d'autres trucs à gérer à côté. Une fois que le CR est fait, il est conseillé de l'envoyer à l'équipe AE pour po une relecture (informations, tournures de phrases, fautes d'orthographes…). Le jour suivant, si il n'y a pas de modifications à apporter, il faut le poster sur le forum dans la partie Fichiers/AE/Comptes-Rendus… Fichiers/AE/Compte Pour prévenir les gens que le CR est dispo, il faut aussi mettre un lien sur le forum dans la partie AE/Réunions AG/Fonctionnement Fonctionnement de l'AE/Le Le compte rendu nouveau est arrivé. arrivé Je mettais aussi le lien dans ma signature du forum ainsi que sur le wiki de l'équipe AE (ça permettait d'avoir une page où étaient référencés tous les CR). Les cartes AE Le secrétaire a aussi la lourde tâche tâche d'imprimer/plastifier les cartes AE. C'est pas très compliqué mais faut le faire pour que nos chers cotisants puissent bénéficier de leur carte AE en temps et en heure. Pour réaliser cette tâche âche correctement, il faut régulièrement : - - Aller sur le site AE > Administration > Cartes AE. Dans l'onglet Impression il faut cliquer sur Imprimer, ça génère un PDF qu'il faut imprimer à la repro sur papier 160g, recto verso ve et en couleur. Une fois imprimé, les 3 tas qu'il ne faut pas mélanger (Belfort, Sévenans, Montbéliard) doivent être découpés avec le massicot. 3 Fiche de poste – Tatid – Secrétaire – 2007 - - - nsuite, il faut prendre les petites pochettes plastiques et les plastifier une à une avec la Ensuite, plastifieuse de l'AE. Enfin, nfin, en dernière étape, il faut les bipper bi pour dire qu'elles 'elles sont bien disponibles. Pour les bipper, il faut rester dans la partie Carte AE sur le site AE, onglet "Test Test après impression". impression Là, il faut TOUTES les bipper (avec la douchette), même ême celles de Sévenans/Montbé. Lorsqu'elles sont bippées, ées, il faut passer les cartes de Sévenans et Montbé aux VPI. Une fois réceptionnées dans leur bureau, vous 3, (les 2 VPIs et toi-même) toi ême) devront les rebipper rebip un dernier coup dans l'onglet "Réception Bureau AE" pour finaliser la validation de réception. A partir de ce moment là, les gens n'ont plus qu'à venir chercher leur carte AE. Ne pas oublier de les bipper quand uand vous les donnez, donne dans l'onglet "Retrait Carte AE". Les démarches administratives De temps à autre, il faut porter des papiers à la mairie (statuts…), (statuts ), ou encore réunir des papierss pour constituer un dossier de demande de sponsors…etc. sponsors Ceci eci dit, ce genre de tâches n'arrive pas très fréquemment,, c'est vraiment occasionnel. Conclusion Voilà, je crois que c'est à peu près tout ce que j'ai à dire sur mon taff en tant que Secrétaire AE. C'est un travail assez sympathique, qui doit être fait très régulièrement. De plus, gérer la boite AE permet d'être être au courant de tout ce qui se passe, et ça c'est cool. Pour our les questions/remarques, mon email : [email protected]. Bonne onne chance pour votre nouveau mandat ! 4