Le dossier d`ouvrage et le dossier réduit pour les infrastructures

Fiche d’information du Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales
N° 2 Mars 2002
Le dossier d’ouvrage et le dossier réduit
pour les infrastructures portuaires
Le dossier d’un ouvrage est la réunion des
documents contenant les informations nécessaires
pour assurer sa bonne gestion. Il a trait à des
domaines variés : domaine technique, administratif,
voire juridique. Il doit faire l’objet d’une synthèse ou
dossier réduit appelé « le document signalétique de
l’ouvrage » qui constitue le dossier de travail
courant, par opposition au dossier d’ouvrage qui est
avant tout un document de référence normalement
archivé.
-
définir un état de référence de l’ouvrage, c’est à
dire son état à une date donnée, qui sert de
« point zéro » en vue d’établir une comparaison
avec l’état ultérieur,
-
conserver toutes les informations relatives à la
vie de l’ouvrage depuis la date de l’état de
référence.
-
connaître le niveau de surveillance de l’ouvrage.
Il est illusoire de croire que la mémoire des anciens
est suffisante pour retracer la vie d’un ouvrage. Le
fait que le dossier d’ouvrage n’existe pas, ou qu’il
soit incomplet, a pour conséquence d’augmenter la
durée des interventions des agents gestionnaires.
L’établissement d’un dossier d’ouvrage est une
opération importante qui peut nécessiter la mise en
oeuvre de moyens particuliers au moins pour les
ouvrages les plus importants et notamment lors de
l’établissement de l’état de référence. Il ne sera
efficient que s’il peut être compris par ses lecteurs
successifs.
L’incertitude sur l’état réel de l’ouvrage, le coût des
opérations d’entretien ou de réparation, et les
dépenses relatives aux travaux de reconnaissance
préalables au diagnostic des désordres ne favorisent
pas la bonne gestion du patrimoine existant. Ce
dossier qui doit être consulté avant chaque opération
du programme de surveillance doit être manipulable
aisément.
L’ensemble de ces documents doivent permettre de :
-
conserver toutes les informations relatives à la
genèse de l’ouvrage et à son histoire depuis le
début de sa conception, jusqu’à la date de l’état
de référence,
Pour cela, l’agent chargé de son établissement devra
s’astreindre à respecter la terminologie en vigueur et,
à chaque fois que possible, à quantifier les
paramètres et phénomènes constatés.
Un dossier d’ouvrage complet, c’est à dire établi
correctement et régulièrement mis à jour par le
gestionnaire de l’ouvrage permet un gain de temps
considérable, une bonne connaissance de l’état réel
de l’ouvrage et du coût des opérations d’entretien ou
de réparation. Il facilite l’appréciation des désordres
éventuels de l’ouvrage.
Composition d’un dossier type d’ouvrage
Le tableau ci-après donne la liste des pièces d’un
dossier type.
Il s’agit d’une version qui se veut la plus exhaustive
possible. Certaines pièces peuvent ne pas être
établies dans tous les cas, mais la plus grande partie
regroupe et classe les documents établis dans un
autre but que la constitution du dossier, et elles
doivent être conservées.
Les lignes marquées
Il convient dans tous les cas de réunir, sans rien
détruire, tous les documents utiles à la connaissance
de l’ouvrage, établis à l’occasion de sa construction
ou de sa gestion.
dans les tableaux ci dessous indique la spécificité des pièces au domaine maritime.
1/10
•
SOUS-DOSSIER 1
Dans le cas où l’une des pièces du sous-dossier 1
est commune à plusieurs ouvrages, cette pièce est
placée, sauf mention contraire explicite ci-dessous,
dans le dossier de l’un deux. Les autres dossiers
doivent alors s’y référer. Dans le cas où, pour des
raisons administratives ou autres,
n°
les originaux de certaines des pièces définies cidessous doivent faire l’objet d’un classement
particulier (cas des ordres de services notamment),
les documents insérés dans le dossier en sont des
copies, établies spécialement à cet effet.
désignation des pièces constituant le dossier
observations
1.1
Etudes préalables à la consultation des entreprises.
1.1.1
1.1.2
Programme de l’ouvrage.
Dossier des études géologiques et géotechniques.
1.1.3
1.1.4
1.1.5
Etude d’impact.
Procès-verbal d’instruction mixte ou inter-services.
Autres études spécifiques éventuelles.
1.1.6
1.1.7
1.1.8
Dossier de prise en considération.
Dossier de demande d’autorisation de programme.
Avant-projet sommaire et décision d’approbation.
1.2
Consultation des entreprises et marchés.
1.2.1
1.2.2
Dossier de consultation des entreprises.
Rapport proposant la dévolution des travaux et la
signature des marchés.
1.2.3
Marché initial complet.
1.2.4
Avenants.
1.3
Etudes postérieures à la dévolution des travaux.
1.3.1
1.3.2
Résultats des sondages et
complémentaires.
Notes de calculs d’exécution.
1.3.3
Plans et dessins d’exécution.
1.3.4
1.3.5
1.3.6
Notes de calculs et plans relatifs aux ouvrages
provisoires et aux procédés d’exécution.
Etudes relatives aux matériaux employés.
Correspondances avec l’entrepreneur.
1.4
Déroulement des travaux.
Si par suite de l’étalement dans le temps de la
construction de plusieurs ouvrages faisant
l’objet d’un même marché, les documents
constituant les pièces 1.4.1, 1.4.4 ou 1.4.6
s’appliquent à un seul ouvrage. Il convient de
les insérer dans le dossier de cet ouvrage au
lieu de les regrouper dans un seul dossier
comme dans le cas où ils s’appliquent à un
ensemble de plusieurs ouvrages.
1.4.1
Recueil des ordres de service.
Recueil de tous les ordres de service relatifs
au déroulement de chaque marché, sans
distinction entre ceux qui ont un aspect
technique et ceux qui n’en n’ont pas.
des
Le cas échéant
Comportant notamment les résultats des
reconnaissances, sondages, mesures et
essais effectués en laboratoire ou en place
Le cas échéant
Commission nautique par exemple
Etudes d’agitation, bathymétrie, navire de
projet, etc…
L’ensemble des pièces 1.2.1 à 1.2.4 doit être
inséré dans le dossier pour chacun des
marchés relatifs à un même ouvrage.
Accompagné de toutes les justifications utiles
et notamment de la correspondance
échangée
avec
l’entreprise
avant
la
conclusion du marché.
Pièces écrites et plans contractuels, ainsi que
les pièces et plans non contractuels remis par
l’entrepreneur.
Accompagnés des rapports proposant leur
signature, et toutes les justifications utiles.
Dans le cas où plusieurs ouvrages font l’objet
d’un même marché, les pièces 1.3.1 à 1.3.4
sont réparties, chacune dans le dossier
d’ouvrage qui le concerne.
reconnaissances
2/10
Y compris les notes de calculs relatives aux
diverses phases de construction.
Y compris les plans relatifs aux diverses
phases de construction.
Y compris les modes opératoires.
Y compris l’étude de formulation des bétons.
Elle est relative à l’établissement de ces
documents ou aux observations émises à
cette occasion par le maître d’œuvre.
N°
désignation des pièces constituant le dossier
observations
A l’exception des documents à insérer dans le
sous-dossier 2 (pièce 2.2.4).
1.4.2
Dossier topographique.
1.4.3
1.4.4
Dossier bathymétrique.
Procès-verbaux de réception des matériaux.
1.4.5
Procès-verbaux de tous les essais, mesures
constatations effectués pendant les travaux.
1.4.6
1.4.7
Correspondances diverses et autres documents relatifs
à l’exécution des travaux.
Calendrier réel d’exécution des travaux.
1.4.8
Copie de tous les rapports signalant les incidents.
1.4.9
Procès-verbal de réception pour chaque marché.
1.4.10
Décompte général et définitif de chaque marché.
1.4.11
1.4.12
Compte-rendus de chantier et rapport de fin de chantier
P.A.Q.
•
et
Peuvent être rattachés à ces procès-verbaux
toutes les informations d’ordre général tirées
de vérifications systématiques en usine si elles
sont susceptibles de s’appliquer aux matériaux
livrés sur le chantier.
Tous les résultats de mesures effectuées
pendant les travaux doivent être conservés,
qu’ils portent sur les matériaux utilisés sur le
terrain de fondation, sur les roches
avoisinantes, etc …
Eléments significatifs seulement.
Indiquant notamment le phasage d’exécution,
et dans le cas où l’ouvrage comporte des
éléments préfabriqués en béton, les dates de
bétonnage.
Plutôt qu’un classement chronologique de
l’ensemble de ces pièces, il convient d’adopter
un classement séparé pour chacun des
incidents.
Il s’agit en principe de copies. Si des réserves
sont émises lors de la réception, le procèsverbal de levée de ces réserves doit être
annexé, le moment venu, au procès-verbal de
réception.
Il s’agit en général de copies. Dans certains
cas, il convient d’y joindre les décomptes
généraux annuels. Il peut également être
nécessaire
pour
trouver
certains
renseignements, de consulter les décomptes
mensuels.
Avec le dossier photographique.
Procédure,
fiches
de
contrôles,
non
conformité,
SOUS-DOSSIER 2
n°
désignation des pièces constituant le dossier
2.1
Dossier des plans et dessins.
2.1.1
Dossier des plans et dessins conformes à l’exécution.
2.1.2
Plans de recollement des réseaux
2.1.3
Photographies
2.2
Etat de l’ouvrage.
2.2.1
Procès-verbal des constatations.
2.2.2
2.2.3
Procès-verbal des épreuves réglementaires, niveau de
service et charges acceptables.
Procès-verbal de la première inspection détaillée.
2.2.4
Levé topographique de référence.
2.2.5
Autres résultats de mesures.
3/10
observations
Ces documents portant la mention « certifié
conforme à l’exécution » sont établis par
l’entrepreneur en application du CCAP. Si des
travaux complémentaires non prévus par les
pièces d’exécution ont été exécutés, ils
doivent être décrits dans un document
particulier.
La conformité de ces plans doit être vérifié. Ils
doivent être mise à jour en tant que de besoin.
Le cas échéant.
Il est effectué par le maître d’œuvre aussitôt
après la construction, en tout cas avant la
mise en service de l’ouvrage et avant les
épreuves réglementaires lorsqu’il en est prévu.
Le cas échéant, et résultats des mesures
effectuées à cette occasion.
Il est effectué aussitôt que possible après les
épreuve, lorsque celles ci sont prévues. C’est
le
document
définissant
l’ETAT
DE
REFERENCE.
Ce document doit comporter toutes les
indications permettant de retrouver les
différents repères topographiques utilisés à la
date de l’état de référence.
N°
désignation des pièces constituant le dossier
observations
2.3
Document de synthèse.
CETTE PIECE EST FONDAMENTALE.
2.3.1
Points faibles éventuels.
2.3.2
Prévisions d’évolution de l’ouvrage.
2.3.3
2.3.4
Particularités de l’ouvrage.
Conditions de visite (cf DIUO).
2.3.5
Conditions d’entretien spécialisé (cf DIUO).
2.3.6
2.3.7
Dispositions prévues pour permettre le renforcement.
Indications concernant le classement ou la protection du
site.
Jugement du maître d’œuvre constructeur sur
l’état général de l’ouvrage lors de la remise au
gestionnaire. Il convient en particulier de citer
les incidents survenus pendant la construction
et susceptibles d’intéresser la vie ultérieure de
l’ouvrage. Ils doivent être mentionnés dans ce
document.
Par exemple tassements, déformations
différées. En principe, ces renseignements
figurent dans les notes de calculs (pièce
1.3.2). Il convient de les reproduire dans le
document de synthèse.
A voir.
Concerne la localisation des accès, moyens
d’accès et conditions d’emploi, éclairage
éventuel, risques particuliers, etc …
Cela comprend notamment les conditions de
remplacement d’éléments. L’origine, la nature
et le type des éléments susceptibles d’être
remplacés doivent être mentionnés.
Le cas échéant.
Le cas échéant.
2.4
Domaines concernés.
2.4.1
2.4.2
Procès-verbal de remise au maître d’ouvrage actuel.
Concessions.
2.5
Zone d’influence
•
Régissant les conditions techniques
financières de la gestion de l’ouvrage.
et
SOUS-DOSSIER 3
n°
désignation des pièces constituant le dossier
observations
3.1
Surveillance.
3.1.1
Rappel des dates d’expiration des diverses garanties
3.1.2
Définition du régime de surveillance auquel est soumis
l’ouvrage.
3.1.3
Calendrier des visites et des inspections.
3.1.4
Recueil des procès verbaux des visites et des
inspections.
3.1.5
Dossier d’intervention ultérieur sur l’ouvrage (DIUO).
3.2
Entretien, réparations, modifications.
Dans le cas où les travaux exécutés
nécessitent la modification de l’état de
référence, les documents relatifs à ces travaux
sont réunis dans une pièce particulière du
sous-dossier 1 (nommée pièce 1.5). Le
document 3.2 ne contient que les informations
relatives aux autres opérations.
3.2.1
Programme d’entretien.
Il comporte la liste des opérations
systématiques (indication des dates prévues et
effectives d’exécution, des opérations non
systématiques effectuées à la demande). Il
s’agit des opérations qui ne nécessitent pas
d’études spécifiques préalables.
4/10
Ces dates sont attachées à l’ouvrage
(garanties contractuelles et décennales). Ce
document doit être mis à jour dans le cas où
des travaux faisant l’objet d’une garantie sont
exécutés sur l’ouvrage (y compris le
remplacement de certains éléments).
Ce document précise notamment la périodicité
des inspections détaillées. Il peut être modifié
si nécessaire, durant la vie de l’ouvrage.
Ce document doit être tenu à jour, et concerne
les inspections réalisées et futures.
A ce recueil doivent être adressées les traces
écrites, photographiques ou autres, des
constatations faites au titre de la surveillance
continue, ou à tout autre titre.
n°
désignation des pièces constituant le dossier
observations
3.2.2
Opérations d’entretien spécialisé.
Il s’agit ici de réparations ou de modifications.
Sont visées ici toutes les opérations (entretien
compris) qui nécessitent des études
spécifiques préalables, mais ne justifient pas
la définition d’un nouvel état de référence.
3.3
Actions subies par l’ouvrage
Les actions subies peuvent être par exemple :
séisme, sur-dragage, tempête, chocs de
bateaux,
changement
de
la
nature
d’exploitation, etc …, incident et accidents.
Il est recommandé de récapituler sur un bordereau
en tête du dossier la liste des chemises contenant
les pièces et de conserver, dans l’ensemble du
dossier, la numérotation des documents indiquée cidessus.
Dans le cas où un document n’aurait pas à figurer
dans le dossier, le numéro correspondant doit figurer
avec la mention « néant ».
La fidélité des plans d’exécution
En règle générale, des tolérances sur les dimensions
des éléments ou la position relative des diverses
parties d’un ouvrage sont fixées, soit par les
marchés de travaux, soit pas des textes plus
généraux. Le plus souvent, ces tolérances sont
indiquées dans les pièces contractuelles..
A défaut, il peut être fait usage des valeurs données
dans des documents généraux, en tenant compte
des dates auxquelles ces documents étaient
applicables, et de la date d’exécution des travaux
La vérification de la conformité de l’exécution à un
plan consiste, entre autre, à vérifier que ces
tolérances sont respectées. Inversement, il faut
considérer que la certification « conforme à
l’exécution » d’un plan est également faite aux
tolérances près.
En conséquence, il convient d’admettre que des
plans certifiés conformes à l’exécution ou des plans
d’exécution non modifiés après les travaux ne sont
exacts que dans les limites des tolérances actuelles.
Etablissement des dossiers d’ouvrage
•
ETABLISSEMENT D’UN DOSSIER D’OUVRAGE A CONSTRUIRE
Sous-dossier 1
Sous-dossier 3
Il appartient au maître d’œuvre constructeur d’ouvrir
ce sous-dossier et d’y insérer au fur et à mesure les
pièces nécessaires.
Il appartient au gestionnaire de constituer et de tenir
à jour ce sous-dossier. Lorsque des travaux
nécessitent la modification de l’état de référence,
l’ensemble du sous-dossier 3 est intégré dans le
sous-dossier 1, au titre des informations sur le passé
de l’ouvrage.
Sous-dossier 2
Il appartient également au maître d’ouvrage et au
maître d’œuvre d’ouvrir et de constituer ce sousdossier, à l’exception des pièces 2.4.1 (procèsverbal de remise au maître d’ouvrage actuel) et 2.4.2
(conventions relatives à la concession), qui y sont
insérées le moment venu par le gestionnaire.
La pièce 2.3 (document de synthèse) doit être
établie en liaison étroite avec le future gestionnaire
de l’ouvrage, pour tout ce qui concerne la gestion, la
surveillance et l’entretient ultérieurs.
La pièce 2.5 (zone d’influence) est établie par le
concepteur de l’ouvrage et insérée dans le sousdossier 2 par le maître d’œuvre constructeur qui doit
la compléter, si nécessaire, en fonction des
informations nouvelles dont il pourrait disposer.
Le gestionnaire ouvre un nouveau sous-dossier 3 qui
repart de la nouvelle date de l’état de référence
après l’exécution des travaux.
Modification de l’état de référence
Une pièce particulière du sous-dossier 1 (alors
nommée pièce 1.5 dans la composition type) doit
être constituée lorsque la décision a été prise
d’effectuer une opération devant entraîner la
définition d’un nouvel état de référence. En pratique,
toute opération de renforcement de la structure en
place entre dans cette catégorie, et toute
modification géométrique nécessitant l’adjonction ou
le remplacement d’éléments porteurs, ou entraînant
une modification de l’état mécanique des terrains
avoisinants.
5/10
•
ETABLISSEMENT DU DOSSIER D’UN OUVRAGE EXISTANT
Tous les ouvrages figurant sur la liste des ouvrages
soumis à la surveillance périodique doivent faire
l’objet d’un dossier.
Des dossiers doivent donc être établis pour des
ouvrages existants , soit que la liste visée ci-dessus
vienne d’être établie, soit qu’un ou plusieurs
ouvrages y soient ajoutés lors de sa visite annuelle.
D’une manière générale, il n’est pas possible
d’établir, pour des ouvrages existants, un dossier
entièrement conforme au modèle défini ci-dessus. Il
convient d’essayer de s’en approcher dans les
conditions ci-après.
Programmation des opérations
Les différentes parties des dossiers peuvent être
constitués en deux étapes, suivant les indications ciaprès :
la première étape comprend le recueil des
informations disponibles en archive, figurant sur
l’inventaire, ou facilement accessibles sur le
terrain. Elle fait l’objet d’un programme, que le
directeur fait établir dès qu’il a fixé ou modifié la
liste des ouvrages concernés. Le programme
fixe le délai au bout duquel cette première étape
doit être achevée pour l’ensemble de ces
ouvrages.
n°
L’ordre de priorité fixé par ce programme doit tenir
compte de critères fixés par le directeur. Il est
important à ce titre, de tenir compte de l’état
apparent des ouvrages.
-
la deuxième étape est, pour chaque ouvrage, la
préparation de la première inspection détaillée à
effectuer à partir de son inscription sur la liste
des ouvrages soumis à la surveillance
périodique.
Constitution des sous-dossiers 1 et 2
Le tableau ci-dessous indique la composition des
sous-dossiers 1 et 2 à établir pour un ouvrage
existant, ainsi que l’étape dans laquelle les divers
éléments doivent être réunis.
Pour assurer l’homogénéité des différents dossiers, il
est recommandé dans la mesure du possible,
d’attribuer aux pièces de ces dossiers, comme il est
fait dans le tableau ci-dessous, les même numéros
que ceux des pièces similaires du dossier type.
Si des éléments nécessaires pour constituer une de
ces pièces ne peuvent être réunis, la mention doit
être faite dans le bordereau récapitulatif des pièces
du dossier.
Consistance et modalités d’établissement des pièces
SOUS-DOSSIER 1
1.1
Archives disponibles sur les études préalables.
1.2
Dossier de consultation des entreprises de marché.
1.3
Etudes d’exécution.
1.4
Déroulement des travaux.
Pour établir les pièces 1.1 à 1.4, les archives existantes doivent être recherchées. La répartition
de ces archives entre les pièces 1.1, 1.2, 1.3 et 1.4 n’est pas toujours possible. Lorsqu’il l’est, il
est recommandé de l’effectué. Dans le cas où les archives réunies ne définiraient
qu’imparfaitement les caractéristiques générales de l’ouvrage, ou si ces caractéristiques sont
réparties dans des documents variés, il est recommandé de les regrouper dans un document
unique, d’abord à partir des renseignements figurant dans les dossiers accessibles.
Si l’exactitude de ces renseignements n’est pas certaine, le caractère « provisoire et non vérifié »
doit être mentionné. Ces renseignements doivent alors être vérifiés sur le terrain et corrigés, si
nécessaire, à la première occasion.
Si ces renseignements ne peuvent être trouvés, il y a lieu, par une campagne de constatations sur
le terrain d’en recueillir sur place les plus importants. Les autres devront alors être déterminés dès
la première visite ou inspection à venir.
Si les pièces 1.4.9 (procès-verbal de réception) et 1.4.10 (décomptes généraux et définitifs) ne
sont pas disponibles, ou si l’ouvrage est trop ancien pour que ces pièces existent, la mention de
leur absence doit être notée.
6/10
n°
Consistance et modalités d’établissement des pièces
SOUS-DOSSIER 2
2.1
Dossier des plans et dessins.
2.1.1
Plans et dessins conformes à l’exécution.
Si ces documents existent, ou à défaut plans d’exécution éventuellement disponibles, ou à défaut
autres plans. Dans ces eux derniers cas, une mention très visible précisant qu’il ne s’agit pas de
plans conformes à l’exécution doit être apposée.
2.1.2
Plans des réseaux.
Si ces documents n’existent pas, il convient de le faire établir dès que possible par le
concessionnaire.
2.1.3
Photographies de l’ouvrage s’il en existe.
2.2
Etat de l’ouvrage.
Si l’ouvrage est assez récent pour que soient disponibles les documents constituants les pièces
2.2.2 (procès-verbal des épreuves) et 2.2.3 (procès-verbal de première inspection détaillée), et si
cette dernière est suffisamment complète pour définir convenablement l’ETAT DE REFERENCE,
la pièce 2.2 doit être constituée dans son ensemble conformément au dossier type, en précisant
le cas échéant, que la pièce 2.2.1 (procès-verbal des constatations effectuées par le maître
d’œuvre) n’est pas disponible. Si les éléments constituant la pièce 2.2.4 (référence
topographique) manquent, il convient de les établir à l’occasion de la première inspection détaillée
à venir. Les mêmes dispositions sont applicables dans le cas d’un ouvrage ancien ayant subi
récemment une réparation importante. Dans le cas contraire, la pièce 2.2.3 est constituée du
procès-verbal de la première inspection détaillée à venir. C’est le document qui définira, le
moment venu, l’ETAT DE REFERENCE. La pièce 2.2.4 (référence topographique) doit être établie
à la même occasion.
2.3
Document de synthèse.
L’importance de ce document est d’autant plus grande que le dossier est moins complet. Il doit
être établi à partir d’une analyse de tous les renseignements qui peuvent être trouvés, soit dans la
littérature technique (même ancienne), soit d’après les souvenirs des personnes qui auraient
participé ou assisté à la construction de l’ouvrage, ou à défaut des opérations de réparation ou de
modifications. Dans la mesure du possible, il doit comporter une synthèse des conclusions tirées
de cette analyse, faisant apparaître notamment les points faibles, reconnus ou supposés, de
l’ouvrage. Ce document doit être complété, en deuxième étape, par un jugement porté sur
l’adaptation de l’ouvrage à son usage actuel, et par une note très courte précisant les conditions
d’accès et de visite.
2.4
Domaines concernés.
Même consistance que dans le dossier type.
2.5
Zone d’influence.
Pour les ouvrages importants ou ayant subi une détérioration grave, cette pièce doit faire l’objet
d’une étude spécifique, au plus tard à l’occasion de la première inspection détaillée. Dans les
autres cas, il convient de constituer une pièce 2.5 à compléter à la première occasion qui se
présente (étude d’agitation, étude bathymétrique, etc …).
7/10
Sous-dossier 3
L’ensemble de ce sous-dossier doit être constitué
dans les même conditions que pour un ouvrage
neuf. Si la pièce 2.2.2 (cf. ci-dessus) est constitué
du procès-verbal de la dernière inspection détaillée,
les procès verbaux des visites éventuellement
effectuées postérieurement doivent être insérés
dans le sous-dossier 3.
Elles le seront dans les mêmes conditions que dans
le cas d’un ouvrage dont le dossier a été constitué
dès la construction.
Il convient en outre de verser au sous-dossier 1
toutes les informations complémentaires qui
pourraient être recueillies à l’occasion des
investigations auxquelles il doit être procédé pour
préparer les travaux.
Modification de l’état de référence
Dans les cas définis aux § 2.1 de ce document, des
pièces complémentaires du sous-dossier 1 (pièces
1.5 et suivantes) doivent être établies.
•
DOCUMENT SIGNALETIQUE
Ce document doit être établi conjointement par le
maître d’œuvre constructeur et le gestionnaire (lors
de la première inspection détaillée, dans le cas d’un
ouvrage neuf), et par le gestionnaire (à l’occasion de
la première inspection détaillée à venir, dans le cas
d’un ouvrage ancien).
Il résume les éléments caractéristiques de l’ouvrage
et signale les points qui méritent une attention
spéciale. Un modèle de document signalétique est
joint au présent document. Il peut éventuellement
être complété par la liste récapitulative des
documents constituant le dossier d’ouvrage.
Le document signalétique doit être remis à jour
lorsqu’un nouvel état de référence est défini. Tout
agent conduisant une visite ou une inspection doit en
avoir un exemplaire sur lui.
Une copie du document signalétique peut utilement
accompagner un procès-verbal de visite ou
d’inspection, lorsque celui-ci est transmis à des
personnes qui ne disposent pas du dossier
d’ouvrage. Des copies peuvent également être
fournies aux entrepreneurs et bureaux d’études
ayant à intervenir lors de travaux d’entretien ou de
réparation de l’ouvrage.
ENTRETIEN DU DOSSIER D’OUVRAGE
Le dossier d’ouvrage ne doit pas être considéré
comme un document figé dans sa consistance
d’origine.
C’est un dossier vivant, qui doit être constamment
tenu à jour, et complété systématiquement par
toutes les indications utiles à la connaissance, à la
surveillance, et à l’entretien de l’ouvrage auquel il se
rapporte.
Mise à jour du sous-dossier 1
Bien que le sous-dossier ai un caractère
essentiellement statique et qu’il ne contienne que
des informations sur l’histoire de l’ouvrage, il peut se
présenter des occasions de recueillir de nouvelles
informations qui doivent entraîner la mise à jour de
ce sous-dossier.
Il convient en particulier d’y verser :
-
tous renseignements que le gestionnaire peut
être amené, par son activité, à recueillir sur la
construction de l’ouvrage ou sur des travaux qui
auraient pu être exécutés dans le passé,
-
tous les résultats d’essais ou les constatations
effectués à l’occasion d’interventions sur des
parties d’ouvrage habituellement cachées.
En effet, en cas de besoin, l’acquisition de ces
données nécessiterait ultérieurement des dépenses
bien plus importantes que le supplément nécessaire
à leur recueil dans des circonstances favorables.
Mise à jour du sous-dossier 2 et du document
signalétique
Ce dossier 2 constitue un état de référence, en
principe unique. Toutefois, il peut être nécessaire de
modifier la référence. Il importe dans ce cas
d’apporter au sous-dossier 2 toutes les modification
nécessaires. Il convient également d’apporter en cas
de nécessité, les corrections utiles au document
signalétique, ainsi qu’à la pièce 2.5 délimitant la zone
d’influence.
Tenue à jour du sous-dossier 3
Le caractère principal de ce sous-dossier est d’être
évolutif. Outre la mise à jour permanente des
programmes de surveillance et d’entretien, ainsi que
du recueil des procès-verbaux de visite et
d’inspection, il importe d’y mentionner au fur et à
mesure tous les faits importants intéressant la vie de
l’ouvrage. Lorsque cela est possible, il est utile de
joindre à ces informations les témoignages.
8/10
USAGE DU DOSSIER D’OUVRAGE
Le dossier d’ouvrage doit permettre non seulement
au gestionnaire et à ses préposés, mais aussi à
toutes personnes qui pourrait en éprouver la
nécessité, d’accéder rapidement et complètement à
l’ensemble des pièces qui le constituent. Il doit aussi
permettre la conservation des informations qu’il
contient.
Accès au dossier
Duplication et conservation
Accès au contenu
Il est nécessaire, pour que cette double fonction
puisse être remplie, qu’il existe au moins deux
exemplaires des sous-dossiers 1 et 2. L’exemplaire
original doit être conservé selon les dispositions
réglementaires qui sont applicables aux archives.
Une copie complète du dossier doit être au contraire
à la disposition du gestionnaire et doit servir de
dossier de travail. Des copies partielles peuvent, en
outre, être à la disposition d’autres personnes. Il
appartient au directeur de décider, en fonction de
l’organisation de sa direction et, les cas échéants, en
fonction de l’importance de l’ouvrage, auprès de quel
niveau hiérarchique doit se trouver le document de
travail complet. S’il l’estime utile, il peut prévoir
plusieurs copies complètes.
L’accès aux informations figurant dans le dossier
d’ouvrage doit être commode et rapide. Dans ce but,
outre le bordereau usuel en matière de classement
ou d’archivage, il convient d’établir, pour des
dossiers volumineux, une fiche récapitulative
contenant la liste des documents constitutifs du
dossier, et donnant pour chacun d’eux :
Lorsqu’il y a lieu de modifier l’état de référence
(pièce 1.5 et suivantes de la composition type), les
pièces versées au sous-dossier 1 doivent être
regroupées avec l’exemplaire original de ce sousdossier. Il doit en être exécuté autant de copies qu’il
existe de copies complètes du dossier, afin de
compléter chacune d’elles.
Pour faciliter l’accès au dossier, il convient que les
lieux de conservation de l’exemplaire original et du
document de travail complet ainsi que d’autres
copies éventuelles soient indiquées sur l’inventaire
des ouvrages.
-
l’intitulé d’origine,
-
un ou plusieurs sous-titres explicatifs, précisant
la nature et l’objet du document,
-
le cas échéant, une analyse très sommaire.
Cette fiche, lorsqu’elle est établie, doit être annexée
au document signalétique.
Elle peut faire partie d’un fichier des ouvrages, établi
au niveau de la direction, dont l’exploitation peut être
manuelle ou informatique.
IDENTIFICATION
Les éléments permettant d’identifier un ouvrage sont contenus dans le cadre ci-dessous. Par exemple, pour
un quai :
00
Numéro d’identification (1) :
00
00
Port (2) :
00
00
Maître d’ouvrage :
Le cadre doit figurer sur toute la chemise contenant des
documents constitutifs du dossier d’ouvrage, sur le
document signalétique, sur la première page de tout
procès-verbal de visite ou d’inspection, et si nécessité
sur d’autres documents relatifs à l’ouvrage.
1.
2.
00
00
Service gestionnaire (3) :
00
00
3.
Nature du quai (4) :
4.
5.
00
00
Nom du quai :
00
00
Localisation (5) :
00
DOCUMENT SIGNALETIQUE
1. Identification de l’ouvrage (idem ci-dessus)
2. Caractéristiques générales
2.1 – type de structure.
9/10
le numéro d’identification est établi par le service gestionnaire
entité géographique. Si l’ouvrage est situé sur le territoire ’une
commune voisine, préciser : Port de …, Commune de …
entité administrative gestionnaire : service, arrondissement,
subdivision
préciser le type de structure : mur, bloc, caisson, etc …
cet élément doit permettre de situer l’emplacement du quai
dans le port.
2.2 – nature(s) des matériaux de la structure.
2.3 – dimensions de l’ouvrage.
2.4 – étendue de la zone d’influence.
2.5 – coupe transversale.
2.6 – coupe longitudinale.
2.7 – élévation générale avec les cotes principales et indications des différents points de repérage.
2.8 – caractéristiques particulières (site d’exposition, agressivité de la zone d’influence, etc…).
2.8 – photographies et schémas particuliers et caractéristiques (avec légende)
3. Conception et construction
3.1 – date de construction.
3.2 – date de mise en service.
3.3 – environnement et renseignements géotechniques (appréciation sur la stabilité, bathymétrie).
3.4 – construction (service constructeur, entreprise(s) ayant participé à la construction, hypothèses de
calculs, particularités, origines(s), nature(s) et qualité(s) des matériaux mis en œuvre, mode de
construction, incident(s) lors de la construction, revêtement sut terre-plein (si existence), etc...
3.5 – équipements et divers (outillage sur terre-plein, système d’évacuation des eaux, équipements divers
(amortisseurs, défenses, bollards, etc …), réseaux divers, dispositifs de surveillance, dossier de visite
et d’entretien, remarques particulières, etc…
4. Etat de référence, vie de l’ouvrage
Pour chacune de ces rubriques, énumération, description succincte et références au dossier d’ouvrage.
4.1 – état de référence et particularités signalées dans le document de synthèse des pièces du dossier.
4.2 – études et essais, reconnaissances, auscultations (dates, résultats).
4.3 – constatations des désordres (date, nature, localisation, évolution).
4.4 – entretien spécialisé et travaux de réparation (dates, natures et localisations).
4.5 – projet d’amélioration.
4.6 – points particuliers (fréquence des visites subaquatiques, relevés bathymétriques et topométriques,
précautions à prendre pour les visites et les inspections détaillées, etc …).
5. Bibliographie
Cela peut être : cartes géologiques, carte topographiques, photographies de la couverture aérienne,
principaux articles techniques publiés sur l’ouvrage, références des actes administratifs relatifs à l’ouvrage,
etc …
BIBLIOGRAPHIE
-
Lettre-circulaire du 10 décembre 1979 relative à l'instruction technique du 19 octobre 1979 pour la
surveillance et l'entretien des ouvrages d'art,
Circulaire du 26 décembre 1995 relative à la révision de l'instruction technique du 19 octobre 1979
pour la surveillance et l'entretien des ouvrages d'art,
« Entretien des ouvrages d'art - Guide à l'usage des subdivisions » (DR / SETRA – 01/01/2000).
„ Nicolas DELONCLE
O
Arnaud BANA
Nicolas DELONCLE
Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales
Centre d’Etudes Techniques Maritimes Et Fluviales
03 44 92 60 20
[email protected]
03 44 92 60 18
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