Assurer un avenir prometteur pour le fonds de retraite Kingfisher

Étude de cas
Assurer un avenir prometteur pour le
fonds de retraite Kingfisher Pension
Trustee Limited
Kingfisher PLC est le plus grand détaillant européen dans le
secteur de la rénovation résidentielle. Il possède plus de 1 100
magasins répartis dans dix pays en Europe. Kingfisher, qui
inclut des enseignes telles que B&Q, Screwfix, Brico Dépôt et
Castorama, accueille chaque semaine 6 millions de clients
dans ses magasins. Pour assurer le succès de ses activités, la
chaîne emploie 79 000 personnes et propose un régime de
retraite au Royaume-Uni, le Kingfisher Pension Scheme (KPS),
géré par son fonds de retraite Kingfisher Pension Trustee
Limited. Le fonds de retraite Kingfisher Pension Trustee Limited
a commencé à utiliser la solution Diligent Boards™ en 2012.
DÉFI
KPS a été mis en place pour faciliter et sécuriser davantage les épargnes-retraites des
dizaines de milliers d’employés qui ont travaillé durant des années pour Kingfisher. La
protection de l’argent durement gagné par les salariés nécessite une stratégie prudente
en matière d’investissement. Ces décisions d’investissement sont supervisées par le
conseil d’administration de Kingfisher Pension Trustee.
Le conseil principal du fonds se réunit quatre fois par an. En outre, quatre sous-comités
au sein du conseil d’administration se rassemblent chaque trimestre, ce qui porte à 20
le nombre total des réunions. Deux jours complets étaient nécessaires pour préparer
les documents de chacune de ces séances. Une multitude de rapports papier
contenant entre 180 et 360 pages étaient copiés et envoyés par coursier aux membres
du conseil au Royaume-Uni. Lors d’une réunion de l’un des sous-comités, l’un des
administrateurs a mentionné qu’il utilisait Diligent Boards au sein du conseil de B&Q PLC
où il siégeait. Kingfisher Pension Trustee a décidé d’essayer la solution pour ses
propres réunions également.
APPROCHE
Lorsque Kingfisher Pension Trustee Limited a commencé à évaluer Diligent Boards, la
sécurité était sa principale préoccupation dans la mesure où ce fonds de retraite traite
des informations extrêmement sensibles sur les investissements et la situation de
retraite des employés actuels et passés. La simplicité d’utilisation était une autre des
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Étude de cas
priorités. Certains administrateurs n’avaient aucune expérience de l’iPad et
étaient inquiets à l’idée de passer du papier à une solution numérique.
Selon An-Magritt Aune, assistante personnelle du directeur du groupe
Retraites chez Kingfisher, « certains de nos administrateurs se montraient
quelque peu réticents au début. Mais après avoir suivi la formation de base, les
gens m’ont confié qu’ils n’auraient jamais imaginé que l’application soit aussi
simple à utiliser. »
RÉSULTATS
La transition des documents papier au portail numérique pour conseils
d’administration s’est opérée de manière presque instantanée. Aujourd’hui,
15 personnes utilisent la solution Diligent Boards et Kingfisher Pension
Trustee prévoit d’étendre l’utilisation de la solution au cours des prochains
mois. Les membres du conseil peuvent désormais participer plus
efficacement aux réunions, car ils disposent d’informations à jour pour
prendre des décisions plus éclairées. Grâce à Diligent Boards, les
administrateurs ont la possibilité d’ajouter des liens aux éléments de l’ordre
du jour. D’un clic, ils peuvent alors consulter instantanément les informations
dont ils ont besoin. Si l’entreprise réalise des économies de papier
substantielles en renonçant aux documents physiques de conseil, elle
épargne aussi de l’argent. En fait, madame Aune estime que Diligent a
permis à la société d’économiser plus de 18 000 £ par an.
« Le support à la clientèle
de Diligent est
impeccable. À chaque
fois qu’une nouvelle
fonctionnalité est
intégrée, j’ai la possibilité
de joindre quelqu’un qui
me donnera les
instructions à suivre en
quelques minutes. »
La fonction de calendrier, qui améliore la communication, permet de centraliser
la synchronisation des calendriers de tous les membres du conseil. Les
archives sont également très appréciées. En quelques clics, elles permettent
aux administrateurs de télécharger l’équivalent de plusieurs années de
documents existants. Selon madame Aune, « c’est un avantage que l’ancienne
méthode papier n’aurait jamais été en mesure de nous offrir. »
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