dématérialisation du cycle purchase-to-pay

FICHE SOLUTION
Esker on Demand
PROCESSUS ACHAT
DÉMATÉRIALISATION DU CYCLE PURCHASE-TO-PAY
Esker optimise le traitement des demandes d’achat de biens et de services en supprimant le papier
et les interventions manuelles. Gagnez du temps et de l’argent en offrant à vos collaborateurs la possibilité
de faire leur demande d’achat et de passer commande via un formulaire en ligne, tout en garantissant
la conformité du processus avec la politique d’engagement de dépenses de votre entreprise.
Créez rapidement
vos demandes d’achat
au format électronique.
CIRCUIT DE VALIDATION
La demande d’achat est
automatiquement envoyée
pour approbation
conformément
à la politique d’achat.
COMMANDE DE BIENS
ET SERVICES
Après vérification et
modifications éventuelles,
la commande est passée
auprès du fournisseur.
Caractéristiques principales
§ Formulaire de demande d’achat en ligne
§ Gestion des catalogues fournisseurs
§ Traitement des acomptes à la commande
§ Circuit de validation automatique
§ Contrôle budgétaire en temps réel
§ Conversion des devis en demandes d’achat
§ Envoi des commandes fournisseurs
§ Gestion des livraisons partielles
§ Réconciliation automatique avec la facture
§ Journal d’audit complet
§ Suivi des principaux indicateurs de performance
Le cycle Purchase-to-pay
Commandes d’achat
Le département achat est en général source de valeur ajoutée et
de bénéfices pour l’entreprise. Cependant, cette valeur est souvent
restreinte par des processus obsolètes et inefficaces, qui reposent
sur des documents papier et des procédures manuelles, longues et
fastidieuses. Si elle veut faciliter la gestion de ses dépenses, réduire
ses coûts et augmenter ses profits, une entreprise doit se poser les
questions suivantes : Quelle visibilité ai-je sur mes processus d’achat ?
Les collaborateurs de l’entreprise peuvent-ils émettre facilement
une demande d’achat ? Puis-je contrôler qui achète quoi et à quel
fournisseur ? Mon circuit de validation de paiement est-il fiable et
efficace ? La réponse à ces questions peut être tout simplement dans
la dématérialisation de son processus d’achat.
Factures fournisseurs
Le traitement manuel des factures fournisseurs représente un
obstacle majeur à une gestion efficace de ce processus. Pour
le service comptable il est synonyme de lenteur, de manque de
précision et de visibilité, de coûts élevés et de difficultés à obtenir
les informations en temps et en heure pour réaliser les opérations
de règlement ou de clôture. L’utilisation d’une solution électronique
représente un substitut au traitement manuel ayant fait ses preuves
dans un grand nombre d’entreprises.
La solution
Diminuez le temps passé à traiter des demandes d’achat papier
Passez vos commandes rapidement et efficacement avec les formulaires de demande d’achat en ligne. L’impression et le remplissage
manuel des formulaires ainsi que la validation physique du document
par le manager appartiennent au passé.
RÉCEPTION
Les réceptions partielles
ou complètes sont saisies
dans l’application en ligne.
TRAITEMENT DE
LA FACTURE
SUIVI ET
E-COLLABORATION
Rapprochement automatique
des lignes de factures avec
le ou les bons de commande
et bons de réception.
Contrôle de l’efficacité
et de la conformité
du processus.
Circuit de validation
Le circuit de validation automatique, assurant la bonne application
des niveaux d’autorisation, et l’accès des utilisateurs aux produits
et services de fournisseurs référencés vous garantissent que votre
processus est conforme avec la politique d’achat de votre entreprise.
Processus de gestion des commandes rationnalisé
Les systèmes électroniques de gestion des commandes sont de
parfaits outils pour améliorer la productivité puisqu’ils permettent
aux demandeurs au sein des entreprises d’obtenir les articles
souhaités à partir d’un catalogue de références autorisées dans un
délai requis. L’acheteur peut automatiquement accuser réception des
autorisations d’achat et compléter et passer les commandes aux
fournisseurs en quelques clics.
Transparence complète tout au long du processus
Les transactions, depuis la demande d’achat jusqu’à la réception du
bien ou à l’exécution du service, sont tracées de manière centralisée,
vous permettant un reporting complet sur les demandes, les items
achetés, les commandes passées et les paiements réalisés. En ayant
une meilleure visibilité sur vos dépenses, vous avez une information
plus précise et en temps réel sur votre comptabilité et sur vos
paiements et vous améliorez la relation avec vos fournisseurs.
Gestion efficace des factures fournisseurs
Dans la mesure où les commandes sont pré-approuvées, toutes les
factures sont liées à un ordre d’achat. Elles peuvent être facilement
réconciliées avec les bons de commande et bons de réception
correspondants. Les comptables n’ont plus besoin de courir après
chaque approbateur. Les factures sont donc payées à temps en
évitant toutes pertes de remises fournisseurs et pénalités de retard.
En plus d’un impact positif sur vos bénéfices, cela assure également
la satisfaction de vos fournisseurs et vous permet d’être dans une
meilleure position pour négocier des remises ou conditions spéciales
dans le futur.
Bénéfices du processus purchase-to-pay
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estion efficace de votre trésorerie
G
Meilleur contrôle de vos processus et réduction du risque de fraude
Contrôle et suivi du budget en temps réel
Accélération de vos clôtures financières
Obtention de remises en payant vos fournisseurs plus tôt
Meilleure gestion des fournisseurs
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