supreme headquarters - Mons - shape

En date du 22 avril 2016
SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS EUROPE
DEPARTEMENT DES RELATIONS PUBLIQUES
Vous trouverez ci-dessous des informations qui permettront au département des relations
publiques (Public Affairs Office) d’organiser votre visite au SHAPE, l’état-major du
Commandement allié opérations de l’OTAN.
Merci de les lire attentivement, puis de compléter et retourner les annexes comme demandé.
INSTRUCTIONS GENERALES AUX VISITEURS
Localisation de la base de SHAPE
1. La base de SHAPE (code postal : 7010) se situe environ 70 km au sud de Bruxelles, près de la
ville de Mons (en flamand : Bergen), au nord de l’autoroute E19/E42. SHAPE n’est pas colocalisé avec le quartier général de l’OTAN au nord de Bruxelles.
Demande de visite / Liste des participants
2. Les demandes de visite doivent être transmises à SHAPE/PAO par email.
Afin de faciliter l’organisation de votre visite, il est nécessaire de compléter le formulaire de
demande de visite (annexe 1) et de la retourner dès que possible. Dans tous les cas, au moins
7 semaines avant la date de la visite.
Dès que nous aurons pu nous assurer de la disponibilité d’une salle de conférence et d’un
« briefer », nous vous confirmerons la date de la visite par email.
3. La liste des participants (annexe 2) doit être dactylographiée par ordre alphabétique et
transmise à SHAPE/PAO 2 semaines avant la date de la visite.
Vous devez également vous assurer que chaque visiteur sera porteur de sa carte d’identité
ou de son passeport lors de la visite du SHAPE.
Une annexe mal remplie lors de la visite est susceptible de perturber sérieusement l’accès au
SHAPE et donc le déroulement de la visite. L’oubli des documents officiels d’identité nous
obligera à refuser l’accès à la base.
4. Les groupes doivent fournir les informations relatives au(x) bus utilisé(s) et au(x)
chauffeur(s), comme précisé sur la liste des participants (annexe 2).
Sans cette information, le chauffeur sera contraint d’accéder au SHAPE via le bureau des
visiteurs, ce qui retardera la visite.
5. Aucun accès pour des véhicules individuels ne sera délivré (pas de co-voiturage).
6. Si vous n’avez pas de bus, il est possible d’arriver par les transports en commun (voir
paragraphe « L’accès au SHAPE »). Il faudra néanmoins prendre les précautions nécessaires
pour arriver à l’heure au rendez-vous.
7. En cas d’incident sur l’itinéraire vers le SHAPE (travaux, accident, etc.) le jour de la visite, si
celle-ci est acceptée, il est demandé au responsable du groupe de contacter le bureau PAO (un
numéro de téléphone vous sera communiqué lors de la confirmation de la visite).
Cela permettra d’informer les intervenants et de réorganiser l’emploi du temps, si possible, le
cas échéant.
8. A votre arrivée, merci de patienter au parking des bus (voir la carte à la fin des
instructions). Votre officier accompagnateur vous y retrouvera pour vous délivrer les cartes
d’accès nominatives et vérifier les passeports de chaque participant.
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SUPREME HEADQUARTERS ALLIED POWERS EUROPE
Public Affairs Office
Outreach section – Administrative assistant
B-7010 SHAPE
E-Mail:
[email protected]
Téléphones portables / appareils photos
9. Pour des raisons de sécurité, il est interdit de prendre des photos. Votre accompagnateur vous
informera le jour de votre visite.
Pause café
10. Durant la pause, du café et du thé seront servis à la cafétéria du SHAPE, le « Silver Spoon ».
D’autres boissons pourront être commandées au comptoir à vos frais (paiement en euros
exclusivement).
Déjeuner
11. Pour les groupes qui décident de déjeuner au SHAPE Club, deux possibilités sont offertes :


le menu standard PAO (trois plats + café
le menu « Daily » (un plat)
)
 Les boissons, qui ne sont pas comprises, sont : vin rouge et blanc, eau minérale, sodas et
café.
 En optant pour le menu « Daily », vous pouvez également commander un dessert en sus.
 Pour les prix à jour, référez-vous à l’Annexe 1.
 Pour des informations plus précises, merci de consulter le site internet du Shape Club :
www.shapeclub.be.
 Si vous souhaitez que le chauffeur déjeune avec le groupe, il convient de nous le
signaler. Son repas devra lui aussi être payé par vos soins.
 Le paiement du repas doit intervenir le jour même, en paiement unique, soit en espèces
(euros exclusivement) soit par carte bancaire.
 Toute demande particulière (régime végétarien, diabétique, sans porc, etc.) doit nous
être signalée dans l’Annexe 1 ou par e-mail au moins deux semaines avant la date de
la visite.
 Remarque Importante. Le SHAPE Club est un organisme financièrement
indépendant. Il est donc indispensable que toute annulation ou modification soit
signalée par SHAPE PAO deux jours ouvrables avant la date de la visite.
Il convient donc de payer pour le nombre de participants annoncé si les
changements n’ont pas été notifiés à SHAPE PAO deux jours ouvrables avant la
visite.
12. Pour les groupes se rendant au SHAPE par les transports en commun, merci de bien vouloir
noter qu’il n’est pas possible de déjeuner sur place, le restaurant n’étant pas à distance de
marche du lieu des briefings.
Cigarette
13. Il est strictement interdit de fumer sur le site du quartier général (notamment à la cafétéria
“Silver Spoon”). Il existe cependant des zones dédiées aux fumeurs.
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PROGRAMME STANDARD DE VISITE
Matin (lundi-jeudi)
Après-midi (lundi-jeudi)
09h00
Arrivée à la porte du SHAPE
Visitors Parking
12h00
Arrivée à la porte du SHAPE Visitors
Parking si le déjeuner se tient au
SHAPE Club
09h30 - 12h30
Présentations de l’OTAN et du
commandant allié opérations, Pause,
Séance de questions/réponses
13h30
Arrivée à la porte du SHAPE Visitors
Parking
14h00 - 17h00
Présentations de l’OTAN et du
commandant allié opérations, Pause,
Séance de questions/réponses
17h00
Départ du SHAPE
12h30
Départ
du
SHAPE
déjeuner au SHAPE Club
ou
14h00 environ
Départ SHAPE (si le déjeuner a été
pris au SHAPE Club)
L’ACCES AU SHAPE
En bus
14. En provenance de Bruxelles : prendre la RO ou l’autoroute E19/A7 en direction de
« Bergen » (nom flamand pour Mons), puis suivre la E19/E42 en direction de Mons/Paris.
Compter au moins 1h15 de route de Bruxelles à SHAPE.
15. Emprunter l’autoroute E19/E42 et prendre la sortie n°23 « SHAPE/Maisières ».
En provenance de Namur/Bruxelles, tourner à droite.
En provenance de Tournai/Paris, tourner à gauche sur la N6 en direction de
« Bruxelles/Soignies/Maisières/SHAPE ».
Suivre la route qui traverse « Mons/Maisières », franchir la colline et rester sur la file de
droite jusqu’au feu. Après ce feu, prendre la file de gauche pour tourner vers « SHAPE
Visitors parking ».
16. L’officier accompagnateur vous retrouvera au parking des bus du parking visiteurs.
17. Pour les GPS, les adresses à indiquer sont les suivantes : Avenue de Berlin, 7010 SHAPE (ou
7020 Maisières ou 7000 MONS) ou rue Grande – 7020 Maisières.
Par les transports en commun
18. Depuis la gare SNCB de Mons, prendre le bus numéro 15, en direction de Soignies.
Descendre à l’arrêt « Maisières – Le Maisières », qui vous rapproche de l’entrée principale du
SHAPE (Berlin Gate). Le trajet dure environ 30 minutes. Il faut cependant savoir que ce bus
n’est pas fréquent – de toutes les 20/30 minutes à toutes les heures… Merci de bien vouloir
préparer avec soin votre arrivée pour respecter les horaires.
Les informations sur les bus peuvent être trouvées à l’adresse https://www.infotec.be
19. Votre officier accompagnateur vous retrouver au niveau du parking des bus dans le parking
visiteurs.
CONTACT
20. Pour toute demande complémentaire concernant votre visite, merci d’envoyer un email à
[email protected]
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Public Affairs Office
Outreach section – Administrative assistant
B-7010 SHAPE
E-Mail:
[email protected]