PV Réunion Centrale achat 2015 10 29

Compte-rendu rencontre Super Centrale
29/10/2015
Modus Vivendi – Bruxelles
Participants présents et institution représentées : Julien Fanelli (Transit asbl – Bruxelles) - Vincent Lapunzina
(synapse - Mons) – Dominique David - Eric Deville et Didier Devleeschouwer (Dune – Bruxelles) - François
Gillet (Latitude Nord – Bruxelles) – Laurence Przyzlucki et Xavier Buzin (Comptoir de Charleroi) – Olivier
Schellingen et Nicolas Tassin (Antennes Lama – Bruxelles) Ingrid Glusman (CAL – Luxembourg) Marie Foucart
(Citadelle – Tournai) – Philippe Bolette et Alberto Toledo (START/MASS – Liège) Jacqueline Collin, Delphine
(SASER Namur) – Lucie (Destination - Dinant) – Manon Reynders (OLDt – Liège) – Vinciane Saliez, Catherine
Van Huyck, Laurence Beff, Cécile Béduwé, Mira Goldwicht, Numa Verrez (Modus Vivendi – Bruxelles)
Contenus :
Catherine Van Huyck et Laurence Beff ont présenté un Power Point (voir annexe) reprenant les points
suivants :
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Historique du DAMSI et de la centrale
Constats et enjeux actuels
Position de Modus
Refinancement
Fonctionnement
Présentation des documents de base
Discussions et décisions à propos des documents de base:
1. A propos du bon de commande et/ou de la convention :
• Quid de l’introduction de nouveau matériel et de matériel spécifique (type seringues, feuilles
d’aluminium ou acide citrique) ?
Modus Vivendi rappelle que les produits disponibles à la Centrale d’achats répondent à
des besoins/demandes collectives. Quand c’est le cas pour un matériel, il peut alors être
introduit dans la mesure des possibilités logistiques et de gestion de l’asbl.
• Le bon de commande mentionne la possibilité de choisir un mode de livraison. Or, la
convention demande de choisir un mode de livraison pour l’année. Cela freine une certaine
souplesse.
Ce qui est important pour Modus Vivendi est de pouvoir évaluer les quantités qui vont
faire l’objet de livraison. Cette information est nécessaire quand des appels d’offre sont
faits pour sélectionner des transporteurs au meilleur coût. La partie de la convention
sera réécrite. Il sera demandé aux partenaires d’indiquer leur mode de livraison
préférentiel/général.
• Le cas de l’OLDT à Liège est particulier car ce service de la ville coordonne les achats des
services liégeois en ce qui concerne le montant de la répartition auquel ils ont droit. Mais la
Ville ne peux s’engager dans une convention, ni d’ailleurs payer des frais de transport. Est-il
possible de faire un avenant à la convention ?
Il est proposé de réaliser un avenant pour les services liégeois, celui-ci stipulerait qu’ils
laissent à l’OLDT la charge de leurs commandes sur base de ce montant. Parallèlement
aucune livraison ne sera plus faite à l’OLDT, qui s’arrangera pour venir chercher le
matériel sur place.
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Quels critères sont utilisés par Modus Vivendi dans sa rédaction des appels d’offres/marchés
publics, particulièrement en termes de délais de livraisons ?
Modus Vivendi n’est pas en mesure actuellement de rédiger des marchés publics. Les
appels d’offres sont donc réalisés sans pondération des critères. Par ailleurs, Modus
Vivendi ne rédige pas de marchés publics car ceux-ci impliquent que le client s’engage
pour des volumes d’achats pouvant aller jusqu’à 3 ans. Sur ces points là, dans le passé,
quand les partenaires ont été sollicités, ils ont marqué le fait qu’ils ne pouvaient
s’engager sur ce point. Modus Vivendi ne peut donc pas s’engager non plus.
La convention stipule que chaque service mentionnera un interlocuteur en période
d’ouverture. Ceci n’est pas pratique car il faudra faire coïncider ces périodes avec la présence
de l’interlocuteur. De plus, des absences imprévues sont toujours possibles.
La convention va être modifiée pour qu’un suppléant (éventuellement le coordinateur)
soit mentionné en plus.
La convention mentionne qu’un bon de commande livré est clôturé, cela pourrait avoir un
impact négatif/une charge pour les services qui devront recommander et payer deux fois des
frais de livraison.
Ce point est historique. Ce fonctionnement a été intégré pour diminuer les charges
logistiques et de gestion de Modus Vivendi. Ce point est principalement lié à la
commande urgente, que Modus Vivendi envoie alors qu’elle est incomplète pour pallier
à l’urgence. A l’avenir cette situation ne devrait plus se présenter. De plus, ce point sera
évalué lors des évaluations du nouveau fonctionnement. Néanmoins, la tournure de la
phrase sera retravaillée pour la rapprocher de ces finalités.
Ajouter un paragraphe à la convention sur la possibilité pour les deux parties de rompre la
convention moyennant le respect d’un préavis de 3 mois
2. A propos du calendrier : Le groupe a une discussion quant aux phases d’ouverture de la centrale.
Après les échanges, il a été décidé de remonter la phase T1 d’une quinzaine = du 15 au 27 février :
commande. Du 29 février au 11 mars : envois des commandes.
Pour info, il est préférable de laisser un petit laps de temps entre l’ouverture de la centrale et la
période de commande aux fournisseurs afin de diminuer les risques que les produits ne soient pas
disponibles chez Modus au moment de l’ouverture de la centrale
3. Considérations générales :
• Le document d’évaluation des besoins ne figurait pas dans les documents envoyés. Le groupe
se demande si ce document est bien nécessaire étant donné que Modus Vivendi possède les
données en termes de matériel distribué grâce aux fiches PES.
Effectivement Modus Vivendi a besoin de pouvoir évaluer les quantités qui vont transiter
par la centrale. Etant donné la taille du partenariat, les fluctuations annuelles vont être
absorbées. Les fiches PES peuvent donc servir de base.
• Les commandes de pochettes et/ou de matériel Stérfix sont en dehors de ce nouveau mode
de fonctionnement.
• Modus Vivendi ne demande aucun engagement aux partenaires en termes de volumes de
commandes annuels.
• Pour les frais de livraison mentionnés dans la facture, ne pas mentionner la TVA
• La clé de répartition ne sera pas utilisable avant la première commande 2016 (février/mars),
comme c’était le cas les années précédentes.
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La centrale d’achat sera ouverte selon le fonctionnement actuel jusqu’au 10 décembre
2015. Le nouveau fonctionnement démarre au premier janvier 2016.
La réunion de la clé de répartition aura lieu fin janvier.
Pour bénéficier du montant de la clé de répartition un service doit simplement en faire la
demande. Il faut être clair sur le fait que ce montant couvre très peu de l’ensemble des
besoins qui lui sont fait. Donc, il convient de l’utiliser avec parcimonie, dans le respect des
besoins de tous. Elle peut aussi être ponctuellement utilisée pour une demande précise.
Pour Modus, le fait de bénéficier un montant d‘aide destinés aux comptoirs mais coordonné
par Modus n’est pas idéal car cela est inconfortable dans la relation de partenariat.
L’équipe de Dune dit merci à Modus pour son investissement.
4. Suite du processus :
Les documents corrigés vont être renvoyés aux partenaires.
Si les partenaires ont des remarques, merci de les envoyer à tous pour plus de
transparence.
Suite à cette dernière phase de validation, la convention partira pour signature.