millogiciel inc. - Le Millogiciel du Camionnage

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MILLOGICIEL INC.
Conception & distribution de logiciels pour le camionnage
6400, 27ième Avenue
Montréal, Québec, Canada
H1T 3J7
www.millogiciel.ca
20ième année d'innovations.
Finaliste OCTAS 2007 pour le projet LE MILLO ENTRETIENmc.
Mérite 2007 du Français dans les Technologies de l'Information.
Reconnaissance Grand gala OQLF 2006.
Mention Spéciale 2003.
Certification Cancom: Sceau d'excellence 1996 pour l'intégration satellite.
Association du Camionnage du Québec (ACQ): membre fournisseur depuis 1988.
Téléphone 450 975 8338
Courriel: [email protected]
LES MILLOPROCÉDURES – CTMA Express.
Les procédures personnalisées pour votre entreprise.
PLANIFICATION DU PASSAGE DES COMPTES À RECEVOIR SUR MILLO.
1) Première étape, au 25 mai:
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Saisir toutes les factures de la période du premier au 25 mai telles qu'elles sont faites dans l'ancien
système tout en reproduisant les éventuelles erreurs de tarification faites dans l'ancien système, dans
le but d'avoir deux auxiliaires identiques dans l'ancien et le nouveau système. Donner à chacune des
factures dans le système Millo, le même numéro que dans l'ancien système.
Produire le journal des ventes pour la période jusqu'au 25 mai dans chacun des systèmes et les
comparer, les montants des comptes à recevoir doivent être identiques si toutes les factures ont été
saisies. Les comptes de revenus affectés peuvent être différents, il faut noter ces différences et
paramétrer les comptes dans le système Millo pour obtenir la même distribution comptable et par
conséquent la même balance. S'assurer que les comptes pour frais de C.O.D. et pour surcharge de
carburant sont affectés des mêmes montants dans les 2 systèmes.
Produire le journal des achats pour s'assurer que tous les montants dûs aux interlignes (protégés)
sont bien inscrits, et vérifier l'auxiliaire fournisseur.
2) Seconde étape, du 28 mai au 2 juin:
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Entrer tous les encaissements faits dans l'ancien système seulement pour les factures saisies à partir
du premier mai.
Saisir toutes les factures de ventes ainsi que les montants dûs aux interlignes en même temps sur les
deux systèmes et comparer les journaux de vente chaque jour pour vérifier la concordance
quotidienne des deux systèmes. Noter les éventuels points de différence pour que le service de
Millogiciel puisse les vérifier et apporter les correctifs à la programmation si nécessaire et
documente la procédure pour obtenir les résultats adéquats.
Identifier clairement par le code "TE" (Transporteur Extérieur=interligne) les fournisseurs utilisés
par la facturation pour les différencier des fournisseurs de garage susceptibles d'être modifiés ou
bien codés différemment par Hugues au garage. Inscrire pour chacun des fournisseurs le numéro de
compte utilisé par le système de LBA pour que celui-ci reconnaisse l'achat du fournisseur.
Le contenu de ce document, ainsi que le logiciel «LE MILLOGICIEL DU CAMIONNAGEmc » qu'il décrit, sont protégés par la loi sur les droits d'auteur.
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3) Troisième étape;
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Effacer des auxiliaires, des historiques, des journaux et du grand livre, les tests faits avant le
premier mai.
Entrer l'auxiliaire client des factures produites avant le 1ier mai et dont le solde est en suspens au
31 mai.
Ne conserver que l'auxiliaire des factures d'achat en suspens et provenant des ventes qui ont été
inscrites pour les factures de vente validées dans la période.
Vérifier et comparer les totaux des auxiliaires clients et fournisseurs ("TE") des deux systèmes au
31 mai et ajouter ou ajuster le système Millo.
4) Quatrième étape,
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Fiabiliser et automatiser les transferts mensuels des journaux de vente et d'achat des fournisseurs
("TE") de Millo vers le système comptable "LBA". Le premier transfert réel se fera fin juin pour la
fermeture de la période comptable.
Produire toute la facturation de CTMA Express uniquement avec Millo.
Faire tous les encaissements de CTMA Express uniquement avec Millo.
Entrer au fur et à mesure toutes les nouvelles soumissions et modifications de taux dans Millo soit
par le programme Taux par route pour les "petits" clients des Iles ayant des taux différents pour
plusieurs produits, soit par le programme standard Millo pour tous les autres transports.
Donner un accès au Millo aux comptes à payer et une formation suscinte pour que les comptes à
payer puissent vérifier les références des factures et les montants des fournisseurs ("TE") qu'ils
reçoivent, et mettre en place une procédure de correction des factures des fournisseurs dans Millo
afin que les statistiques utilisent les montants réellement payés par les transports donnés.
Penser également à donner un suivi dans Millo aux comptes à payer sur les achats provenant des
bons de commande de pièces du garage ou des factures d'achat du garage pour des travaux
extérieurs entrants dans les coûts de la flotte.
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5) Cinquième étape,
Imprimer les différents rapports de stats dans Millo et affiner les statistiques de revenus et de coûts
des ventes par équipement, par client, par produit, par route pour supprimer toutes les re-saisies de
données dans Exel, de sorte à ce que Exel ne serve qu'à la production visuelle des rapports.
Ajuster la programmation et former le personnel à coder les ventes pour obtenir les statistiques
désirées.
Automatiser les transferts entre les deux systèmes.
6) À compléter pour finaliser les comptes à recevoir,
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Complément de formation:
– Procédure à respecter pour passer les encaissements pris par l'entrepôt et déposés dans
Navigation Madeleine pour les factures de CTMA Express.
– Entrer des factures par l'entrepôt (shed) à Cap-Aux-Meules, impression du connaissement.
– Entrer des factures par Souris,
– Entrer des factures par Québec et Montréal,
– Tarification (audition, vérification) des factures par le personnel de Cap-aux-Meules pour les
entrées faites ailleurs.
– Taux de surcharge de carburant par client ou groupe de clients.
– Ouverture d'un nouveau compte client ou fournisseur en tenant compte des besoins pour les
statistiques et la distribution au grand-livre des revenus et des coûts.
– Codes de facturation sur lesquels la surcharge s'applique ou ne s'applique pas.
– Impression des bons de livraison (un à la fois par ctrl-I ou liste).
– Envoi des soumissions automatiquement par télécopieur ou courriel.
– Traitement des soumissions échues.
– Modifications de taux, hausse au pourcentage.
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Ajustements à la programmation:
– Impression du connaissement sur le nouveau modèle soumis.
– Liste de ce qui est dans une remorque.
– Liste de ce qui est arrivé et est en attente de livraison trié par client.
– Impression de facture "relevé" pour les clients qui exigent par exemple de recevoir une seule
facture hebdomadaire.
– Transferts mensuels des journaux.
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7) Autres points:
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Formation:
– assister Gilberte pour les log-books,
– former Hugues au garage pour la gestion de l'inventaire, les bons de commande, l'impression
des bons de travail, la fermeture des bons de travail, les rapports d'entretien, la planification des
entretiens, les listes de vérification pour respecter les normes légales.
– former un commis au garage pour les pièces, les commandes et les bons de travail.
Technique:
– Installer l'imprimante thermique pour l'impression des codes à barres,
– Installer la nouvelle grille des log-books de l'association du camionnage,
– Installer la grille de JJ Keller dés qu'on nous en a fourni un exemplaire vierge.
– Dessiner un modèle de grille de log-book propre à CTMA pour que les chauffeurs aient
beaucoup plus de facilité à les remplir.
– Installer la dernière version du logiciel pour les heures de conduite le Millo-Repos sur les
ordinateurs des chauffeurs.
– Installer les versions graphiques des programmes stabilisés tel que la saisie de facture, la
tarification finale des factures et les demandes d'impression des bons de livraison, des
connaissements et des factures.
Programmation:
– ajustements au logiciel des log-books, mise en place d'une version adaptée le 28 juin.
– ajustements des impressions des étiquettes au garage.
Administration:
– Millogiciel: préparer un plan de formation détaillé pour ce qu'il reste à faire en formation et le
soumettre à CTMA avec une soumission forfaitaire.
– Millogiciel: un déplacement complémentaire aux Iles courant juin peut s'avérer utile pour aider
à la mise en place et à la fiabilisation de l'implantation tant au plan formation que technique,
notamment soutenir le personnel à l'entrepôt et au garage, ainsi qu'éventuelleement la personne
embauchée pur faire l'entrée de facture à Souris.
– Millogiciel: Patrick Millard sera peut-être en vacances aux Iles du 7 au 16 août et pourra à ce
moment là consacrer quelques heures à des réunions de suivi de mise au point et d'amélioration
de procédures tant en ce qui concerne la facturation que le garage.
– CTMA: planifier le complément de formation nécessaire.
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