Préparation du rapport Vendor Charges pour les fournisseurs

Code de document : GRR
Guide de référence rapide
_Préparation du rapport Vendor Charges pour les fournisseurs
Objectif
Ce guide de référence rapide s’adresse aux utilisateurs individuels
(fournisseurs ou leurs représentants) responsables de l’état
d’approbation et de paiement des frais.
Utilisateurs visés Ce guide de référence rapide est conçu à l’intention des fournisseurs et
de leurs représentants.
Préalables
Introduction à la navigation dans SAP
Chemin de menu
S. O.
Étapes de la procédure
A. Ouvrir une session dans
le système SAP
1. Entrez le code de transaction
ZMM_CHARGES.
Les versions imprimées des documents ne sont pas contrôlées.
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B. Choisir l’une des options
disponibles
2. Choisissez une des options
disponibles pour rechercher
dans un canal de facturation
précis ou dans tous les
canaux en même temps :
a. CATS selection
permettra de rechercher
tous les frais détaillés
saisis par des
fournisseurs disposant
d’un accès en ligne ou
des pointeurs de Suncor.
b. SES selection permettra
de rechercher toutes les
saisies de services par
les Comptes
fournisseurs.
c. IXOS selection
permettra de rechercher
toutes les factures avec
bon de commande
sommaire ou sans bon
de commande traitées
par les Comptes
fournisseurs.
d. All Channels permettra
de rechercher des frais
dans tous les canaux
décrits ci-dessus.
Remarque : il est préférable de
restreindre la recherche à un seul
canal si vous recherchez une
facture ou un bon de commande
précis, car cela accélérera le
processus.
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Guide de référence rapide
C. Entrer les critères
3. Les champs de date
Created on sont des
champs obligatoires.
Entrez au moins un des
critères suivants :
a. Vendor (numéro du
fournisseur)
b. Vendor Reference
(numéro de la facture)
c. Purchase Order (bon de
commande)
D. Entrer les critères
4. Les utilisateurs expérimentés
souhaiteront peut-être
restreindre encore
davantage leurs résultats de
recherche en utilisant des
critères propres à l’un des
canaux de saisie des frais.
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E. Rechercher
5. Après avoir entré tous les
critères de recherche,
cliquez sur Exécuter pour
obtenir vos résultats.
F. Examen des résultats de
la recherche
6. Les colonnes d’information
générale s’afficheront en
premier, suivies des
colonnes propres au canal
lorsque vous faites défiler la
page vers la droite.
G. Examen des résultats de
la recherche – Colonne
Service Channel
7. La colonne Service Channel
indique le canal de
facturation dans lequel se
classent les frais :
a. Summary Invoice –
Factures pour un bon de
commande sommaire,
saisies par les Comptes
fournisseurs.
b. Non-PO Invoice –
Factures sans bon de
commande, saisies par
les Comptes
fournisseurs.
c. Service Entry – Frais de
bon de commande de
services, saisis par les
Comptes fournisseurs ou
sur une feuille de calcul
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téléchargée par les
fournisseurs disposant
d’un accès en ligne pour
des frais non détaillés.
d. CATS – Frais détaillés
créés par les
fournisseurs disposant
d’un accès en ligne.
H. Examen des résultats de
la recherche – Status and
Processing Indicator
8. La colonne Status and
Processing Indicator
affiche l’état de la facture :
a.
Approuvée
b.
Rejetée
c.
d.
e.
f.
Refusée par le
processus RBA, en
attente d’une
approbation manuelle
Annulée
Émise pour
approbation, ou aucun
approbateur trouvé
Bloquée
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Étapes de la procédure
A. Ouvrir une transaction
SAP ECC
1. Entrez le code de
transaction
ZCD_REMITTANCE.
B. Entrer les critères
2. Le critère Company Code
(code d’entreprise) est
obligatoire.
a. Entrez au moins un des
critères suivants :
i. Vendor (numéro du
fournisseur)
ii. Document Number
(numéro de
document)
iii. Fiscal Year
(exercice financier)
C. Générer le rapport de
remise
3. Les utilisateurs ne doivent
pas cocher la case
Payment runs for which
remittance statements are
not sent.
D. Examen du rapport
4. Cliquez sur Exécuter
(F8) pour générer le rapport
de remise. Le rapport
s’affichera dans le nouveau
format ALV (liste).
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E. Déterminer où a été
envoyé le relevé de
remise
5. Sélectionnez n’importe
quelle ligne et cliquez sur le
bouton Display Vendor
Email pour afficher la ou les
adresses de courriel
auxquelles le relevé de
remise initial a été envoyé.
F. Produire des relevés de
remise
6. Pour produire une nouvelle
copie du relevé de remise :
a. Cochez la case Send
email statement to
vendors.
b. Si vous envoyez le
relevé aux adresses de
courriel indiquées dans
la fiche fournisseur,
assurez-vous que
« REM* » demeure
dans le champ Notes.
Autrement, la remise
pourrait être envoyée à
l’adresse de courriel
indiquée pour le bon
de commande sur la
fiche fournisseur.
c. Si vous envoyez un
nouveau relevé de
remise, cochez une
des deux cases Send
PDF ou Send XLS
pour choisir le format
du fichier transmis au
fournisseur.
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