Gouvernance politique versus procedure

NOTE POUR LES MUSÉES
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DIRECTION: Politique versus procédure
La présente Note pour les musées vous aidera à satisfaire à la norme relative à la direction
énoncée dans les Normes applicables aux musées communautaires de l’Ontario. Elle vous
aidera à remplir les obligations liées à la confiance du public en créant des pratiques
standards vers lesquelles vous pourrez travailler.
En tant que musée communautaire, ces normes vous permettent d’accomplir ce qui suit:
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Entretenir et gérer vos collections de manière appropriée;
Répondre aux attentes de vos visiteurs;
Être responsable et transparent devant votre communauté, vos bailleurs de fonds et
vos donateurs.
Objectif de la norme relative à la direction
Une bonne gestion et une responsabilité devant le public démontrée sont nécessaires pour
permettre au musée de fonctionner en tant qu’organisme sans but lucratif viable.
Le musée est régi par un organe responsable devant le public, qui s’en tient à une mission
et à des buts clairement définis, et qui fait preuve d’ouverture dans ses décisions et ses
activités
Les Normes applicables aux musées communautaires de l’Ontario constituent un guide
général qui illustre ce que doivent faire les musées.
Les politiques créées par un musée vous fournissent un cadre interne de travail et tiennent
compte du type et de la taille du musée [insérer le lien vers la fiche de conseil sur les
missions], de votre mission et de la communauté à plus grande échelle.
Élaborer une politique vise à atteindre les résultats suivants:
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aider un musée à atteindre sa vision, l’énoncé de sa raison d’être ou de sa mission;
donner à l’organe directeur et au personnel le pouvoir et les conseils nécessaires à
l’accomplissement de leur travail;
clarifier les attentes;
offrir une méthode concrète de reddition de comptes.
Politique
Un musée doit disposer de politiques pour les points suivants:
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Direction
Finance
Relations avec la communauté
Gestion et développement des collections
Conservation
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Éducation et interprétation (programmes)
Exposition
Recherche (publications)
Perfectionnement des ressources humaines (y compris les bénévoles)
Bien que le conseil puisse déléguer la tâche d’élaborer ces politiques à un membre de
l’encadrement, il lui incombe de veiller à ce qu’elles soient adoptées et soient toutes
interreliées sans contradiction ou incohérence.
Le conseil doit également approuver les politiques finales et s’assurer qu’elles sont
révisées – et révisées de nouveau s’il y a lieu – régulièrement (soit tous les trois ans au
moins).
Procédures
La qualité d’une politique dépend de celle de son plan de mise en œuvre.
Les politiques reflètent l’engagement à suivre des procédures établies (telles que la
responsabilité devant le public et l’ouverture des activités), peuvent être examinées et
approuvées par l’organe de direction.
Ces procédures sont couramment établies aux fins suivantes:
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les activités des musées liées à la gestion des collections;
la planification et la prestation de programmes publics (y compris les expositions);
l’état de préparation aux urgences et aux catastrophes (liées aux personnes et aux
collections);
l’entretien et le ménage des installations.
Des procédures relatives aux ressources humaines (embauche, orientation et examen du
rendement), à l’administration générale des bureaux et des finances peuvent également
être bénéfiques et appuyer la responsabilité devant le public.
Les procédures sont habituellement élaborées par le personnel et ne sont pas incluses
dans les politiques elles-mêmes.
Les procédures régulièrement doivent être passées en revue, et les modifications doivent
être approuvées et mises en œuvre par le personnel d’encadrement.
L’ensemble du personnel et des bénévoles doit avoir accès au manuel de procédures du
musée, qui peut également contenir copies des politiques pertinentes qu’elles étayent.
Rôles
L’élaboration d’une politique est un rôle clé de l’organe de direction de votre musée. Il
assume les responsabilités suivantes:
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Orientation de la politique;
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Examen de la politique;
Supervision de la politique.
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Le personnel du musée est responsable des aspects suivants:
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Planification et prise de décisions générales;
Évaluation de la réussite de la politique.
Une bonne politique:
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indique clairement ses liens avec l’énoncé de la raison d’être du musée;
définit les points clés de la politique;
décrit brièvement les objectifs de la politique;
présente les principaux rôles et les principales responsabilités du personnel du musée
pour atteindre ces objectifs;
permet que les circonstances changent sans qu’il soit nécessaire de la réviser;
doit être en revue régulièrement, et les modifications doivent être approuvées par le
conseil.
Règlements et politiques
Bien que les musées établis au moyen d’un règlement satisfassent à de nombreuses
exigences de la politique de gouvernance, notamment la gouvernance, les ressources
humaines et les finances, il convient de les revoir régulièrement.
De nombreux règlements sont caducs ou combinent la gouvernance d’un musée et celle
de la municipalité. Ils peuvent également être lourds à réviser.
Les Normes applicables aux musées communautaires de l’Ontario et les ressources
recommandées ci-dessous cernent les thèmes dont votre organe de direction doit tenir
compte lorsqu’il élabore la politique du musée.
Ressources recommandées
Alberta Museums Association, Standard Practices Handbook for Museums, 3e édition,
2014. [traduction] «Présente les lignes directrices et les normes servant à diriger et à gérer
des musées afin de contribuer le plus efficacement possible aux communautés qu’ils
servent avec les ressources dont ils disposent.» pp.53-157.
Ressources standards sur les
SFMC: https://members.museumsontario.ca/resources/tools-policies/CMOG-standardresources
Brooks-Joiner, Carrie. Webinaire et notes archivés de l’AMO sur les rôles et les
responsabilités des conseils. Février 2013
Direction
Exemples de politiques relatives à la direction fournis par les musées suivants: Hamilton
Civic Museums, Simcoe County Museum, Owen Sound Museums. D’autres exemples de
politiques sont proposés dans les autres sections des ressources standard:
Kathryn Pankowski. Good Practice in Exhibit Policy
Département des études de patrimoine, Université de Leicester. Writing a Museum
Education Policy
Ministère du Tourisme, de la Culture et du Sport, Notes pour les musées. Note no 4:
Élaborer une politique de conservation pour le musée.
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Politique et planification
Museums Association of Saskatchewan. Museum Standards & Policies: Make Them Work
For You. Février 2011