calendrier conservation 1993 [tableau]

Commission scolaire des Samares
PLAN DE CLASSIFICATION
CALENDRIER DE CONSERVATION
Saint-Félix-de-Valois, le 21 février 2011
Légende
No de dossier :
Plan de classification selon l’unité administrative.
No règle :
Numéro de la règle dans le cahier de référence «Recueil des règles de
conservation des commissions scolaires», d’août 2002.
Semi-actif (S-A) :
Le chiffre indique le nombre d’années de conservation du
document.
Durée de conservation aux phases actives et semi-actives
Nom du document : Titre et description du document appartenant au même dossier.
Conservation officielle :
Support hybride : dans le cas de documents ou de dossiers hybrides
(document papier et numérique), il est important de conserver
l’original seulement dans son format d’origine et dans le but
d’éviter les doublons.
PA =
MF =
DLR =
FI =
papier
microfilm, microfiche
électronique (serveur, disque dur, etc.)
film (photographies, diapositives)
A=
actif
S-A = semi-actif
I=
inactif
Actif (A) :
Inactif (I) :
conseil administration 03
centre multiservice 01
direction générale 02
établissements scolaires
ressources financières 06
ressources humaines 08
ressources matérielles 05
services éducatifs 04
secrétariat général 09
service des technologies de l’information 07
transport scolaire 10
renvoi à une note dans la remarque
1:
nombre d’années
0,5 :
6 mois
999 :
conservation du document jusqu’à une nouvelle version
888 :
conservation du document jusqu’au dénouement
La lettre indique le traitement du document après la période active et semiactive.
Disposition des documents à la phase inactive
Les lettres correspondent au nom du service qui conserve la copie
principale et le chiffre indique le nombre d’années de conservation
du document.
CA :
CM :
DG :
ES :
RF :
RH :
RM :
SE :
SG :
STI :
TS :
*:
Remarques :
C:
conservation du dossier en totalité et en permanence.
D:
destruction du document ou du dossier.
E:
échantillonnage - conservation d’un échantillon de dossiers ou
sélection de documents dans le dossier et destruction du reste.
Tout renseignement et/ou précision complémentaire se rapportant à la période
de conservation des documents actifs, semi-actifs et inactifs.
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
09-10-01-01
101
Historique de l'organisme et célébrations officielles
PA
SG888*
0
C
02-02-00-01
02-06-01-07
02-07-04-03
102
Constitution de la commission scolaire et de ses établissements
Charte, décret d’incorporation, décret établissant des changements dans
les limites territoriales et établissant le nom de la commission scolaire,
lettres patentes, protocole de regroupement et d’intégration et décret
concernant l’intégration
PA
SG 2
0
C
02-07-04-01
02-07-04-04
102
Intégration de la commission scolaire - décret – protocole de regroupement
PA
SG 2
0
C
09-01-01-02
103
Accès aux documents et protection des renseignements personnels
Documents publics :
Demande d’accès à des documents, avis, réception, réponse
Documents personnels :
avis de réception; demande de communication, de rectification et de
révision; réponse; requête pour permission d’appeler; décision rendue en
appel; enregistrement du nom des personnes ayant consulté des documents
avec renseignements personnels
PA
SG888*
0
D
09-01-01-02
104
Déclaration de fichier nominatif à la Commission d’accès à l’information
PA
SG999
0
D
09-01-01-02
105
PA
SG888*
0
D
02-02-02-01
106
Entente entre organismes publics pour la transmission de renseignements
nominatifs, autorisation de la Commission d’accès à l’information
Structure administrative
Organigrammes de la commission scolaire
PA
SG999
0
C
02-02-03-01
10-01-04-01
107
Règlements et politiques de la commission scolaire
PA/DLR
SG999
0
C
02-02-03-02
108
Directives, normes et procédures de la commission scolaire
PA
DG999
7
E*
* Conserver les documents qui témoignent des activités de
l’organisme
05-07-04-02
05-07-05-01
05-07-10-01
109
Contrats de service et devis
Soumissions; contrats d’assurance, entretien, réparation, transport,
services bancaires et prêt de services
PA/DLR
SG888*
6
E**
* Durée du contrat, de l’entente, de la convention ou
jusqu’au choix des soumissionnaires
**Conserver les contrats qui ont une incidence sur l’histoire
2011-02-21
page 2
* Jusqu’à la fin de l’activité de recherche ou de célébration
* Conserver 3 ans après la décision du responsable ou
jusqu’à épuisement des recours
* 3 ans après l’autorisation ou la fin de l’entente
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
A
S-A
Remarques
I
de l’organisme
05-12-01-02
05-21-01-01
06-05-06-02
07-02-01-01
10-02-07-01
10-03-01-01
03-02-01-01
110
Conseil des commissaires, comité-exécutif, conseil d’établissement,
comité externe
Avis de convocation, ordre du jour et documentation relative aux séances
et aux réunions
PA/ DLR
SG 2
0
D
03-03-01-01
03-03-01-02
03-03-01-03
111
Conseil des commissaires, comité-exécutif, conseil d’établissement
Procès-verbal et documents déposés aux séances
PA/ DLR
SG 2
0
C
03-03-01-04
03-03-01-05
03-03-01-06
09-04-01-02
10-02-05-01
112
Comité de consultation de l’administration générale (CCAG) et de
transport; organisme de participation des parents et des élèves;
Comité de parents; conseil d’orientation, comité d’école : établissement;
comité-consultatif EHDAA; autres comités
Procès-verbal et documents déposés aux séances
PA/ DLR
DG 2
8
E*
* Conserver les procès-verbaux aux années 1 et 6 de chaque
décennie
03-03-01-07
07-01-02-01
113
Comité interne, équipe de gestion, comités spéciaux, table de gestion et de
coordination
Procès-verbaux et documents relatifs aux séances
PA/DLR
SG 2
0
D
Ces documents ne servent généralement qu’à titre de
support aux fins de consultation
03-03-01-08
114
Comités externes et conjoints auxquels participe la commission scolaire
Procès-verbaux et document relatifs aux réunions
PA
DG 2
0
E*
* Conserver les documents ayant une incidence sur
l’histoire de la commission scolaire
02-06-01-03
116
Processus électoral
Liste électorale, inscription et radiation, constitution de la commission de
révision de la liste électorale
PA
SG888*
0
D
* 6 mois après l’entrée en vigueur de la nouvelle liste
électorale
02-06-01-02
02-06-01-03
117
Équipe électorale
Constitution, demande de reconnaissance, modification de nom
PA
SG888*
0
C
* Jusqu’à la prochaine équipe électorale
2011-02-21
page 3
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
02-06-01-06
03-01-01-01
03-01-02-01
03-01-05-01
118
Avis public relatif aux élections, décret, nomination d’un commissaire;
déclaration de candidature ou retrait de candidature; assermentation ou
démission d’un commissaire; proclamation d’élection; rapport d’élection
PA
SG888*
**
C***
* Jusqu’à la fin de la période de contestation
** Jusqu’à la prochaine élection générale
***Conserver si les documents ne sont pas déposés aux
procès-verbaux du conseil des commissaires
02-06-01-04
02-06-01-06
119
Élection - déroulement du scrutin
Assermentation du personnel électoral, calendrier, registre du scrutin,
bulletin de vote
PA
SG888*
**
E***
* Jusqu’à la fin de la période de contestation; ensuite
détruire les bulletins de vote
** Durée du mandat
***Conserver le registre du scrutin de l’élection générale
02-06-01-04
120
Contestation d’élection
Dépouillement judiciaire et requête de contestation
PA
SG888*
0
C
02-06-01-06
09-06-04-02
121
Référendum
Avis, relevés et bulletins de votes, consultation publique
PA
SG888*
0
E**
02-02-07-01
122
Code de déontologie et d’éthique et documents relatifs conflits d’intérêts
PA
DG888*
6
D
02-02-06-01
02-02-06-81
123
Rapports administratifs
Rapport annuel de la commission scolaire, des établissements et des
services, reddition de comptes, plan d’action
PA
SG 2
0
C
04-01-09-01
124
Statistiques concernant la commission scolaire
DLR
SG 2
5
E*
* Conserver les statistiques qui témoignent d’une manière
significative des fonctions ou d’une activité de la
commission scolaire
05-07-10-02
05-07-10-03
10-06-10-01
125
Responsabilité civile
Assurances, réclamation, rapport accident
PA
RM888*
6**
D
* Jusqu’au règlement final
** 3 ans si pas réclamation
02-02-09-01
126
Droits d'auteur détenus par la commission scolaire – volet 1
Cession ou autorisation à un tiers
PA
DG888*
6
D
* Durée de la licence, de cession ou de l’autorisation
02-02-09-00
127
Droits d'auteur détenus par la commission scolaire – volet 2
Concerne photos, enregistrements sonores, manuscrits, logiciels, etc.
PA
DG888*
50**
D
* Durée de la licence
**50 ans de la date de publication
05-02-01-02
201
Reproduction des documents
PA
RM 1
0
D
2011-02-21
page 4
* Jusqu’à la fin du droit d’appel
* Jusqu’à la fin de la période de contestation, ensuite
détruire les bulletins de votes
**Conserver si les documents ne sont pas déposés aux
séances du conseil des commissaires
* Durée du mandat électoral
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
Impression, photocopie et statistiques
09-11-01-01
202
Gestion des documents – instruments
Plan de classification; calendrier de conservation; liste des documents
essentiels et inactifs; instruments de recherche; procédure d’intervention
en cas de sinistre
PA
SG999
0
C
09-11-01-02
203
Destruction des documents
Autorisation et certificat de destructions des documents
PA
SG 2
0
E*
09-11-01-03
204
Transfert de support - micrographie, numérisation
PA
SG 1
0
C
09-08-01-01
205
Documentation d’information d’origine externe
PA
SG 1
0
E*
* Conserver les documents qui ont une incidence sur
l’histoire de la commission scolaire
09-06-05-01
09-06-05-02
206
Documents de liaison et de civilité
Accusé de réception, invitations, condoléances, remerciements,
félicitations
PA
SG 1
0
E*
* Conserver les documents qui ont une incidence sur
l’histoire de la commission scolaire
04-03-12-01
09-06-03-01
207
Célébrations officielles et événements spéciaux
PA
SG 2
0
C
09-06-04-01
09-06-04-03
208
Publications de la commission scolaire
PA
SG 1
0
C
09-06-02-01
209
Plaintes et suggestions
PA
SG888*
0
D
07-07-00-02
07-07-05-01
07-10-01-00
210
Logiciels
Documentation, développement, guide d’exploitation
PA/ DLR
STI888*
0
E**
* Durée d’utilisation des logiciels
**Conserver les logiciels développés par l’organisme et la
documentation afférente
07-11-01-01
211
Documentation de banques de données
Documentation relative aux banques de données
PA/ DLR
STI888*
0
E**
* Tant qu’utile à l’utilisation des données
**Conserver la documentation des systèmes développés par
l’organisme
07-11-02-01
212
Traitement des données
Bordereaux de saisie des données
PA/ DLR
STI888*
0
D
* Jusqu’à la fin de l’opération de vérification des données
de saisies
07-11-03-01
213
Sauvegarde et sécurité des systèmes informatiques
PA/ DLR
SG999
*
D
* Conserver les deux dernières versions
09-01-03-00
10-01-01-01
301
Législations et réglementations
Loi, décret, règlement, directive concernant ou intéressant la commission
PA/ DLR
SG999
0
D
2011-02-21
page 5
* Conserver les certificats
* Jusqu’au règlement final
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
scolaire (fédéral et provincial)
10-02-09-01
09-01-01-01
303
Avis juridique demandé par la commission scolaire
PA
SG888*
0
D
* Tant que l’avis répond à l’état actuel du droit
09-01-05-01
10-03-01-02
304
Jugement, règlement, transaction, quittance de transport
PA
DG888*
10**
D
* Jusqu’à l’exécution du règlement, du jugement, de la
quittance ou à la signature de la quittance
**Pour tous les documents antérieurs à 1994, conserver
jusqu’en 2004
06-01-07-04
09-01-05-01
10-02-06-01
305
Procédures judiciaires et poursuite
Bref; mise en demeure; sub poena; avis public pour ventre par huissier;
échange de courrier avec l’avocat et listes des pièces
PA
RF888*
3
D
*Jusqu’à l’exécution du jugement ou du règlement
08-02-05-00
08-02-06-07
402
Dotation
Liste de rappel, de priorité d’embauche, mise en disponibilité
PA
RH999
12
D
08-06-07-01
403
Offres de service faites à l’extérieur d’un processus de recrutement officiel
PA
RH 1
0
D
08-02-06-03
08-06-07-01
404
Recrutement de personnel – volet 1
Concours, sélection, offre de service, tests, réponse aux candidats
PA
RH 2
5
D
08-06-07-01
405
Recrutement – volet 2
Modèles de tests, protocole d’administration et correction
PA
SG999
0
C
08-02-01-03
406
Plan de classification du personnel
PA
RH999
0
D
08-06-02-01
08-06-08-02
407
Mouvement du personnel
Liste du personne, de mutations, de promotions, de rétrogradations et des
cessations d’emploi
PA/ DLR
RH999
3
D
08-04-01-01
408
Rapport sur le personnel au 30 septembre des commissions scolaires
(Percos)
PA/ DLR
RH 2
5
D
08-02-06-04
08-03-02-01
08-03-05-02
08-05-03-00
08-05-03-02
08-03-03-01
08-03-03-08
409
Dossier employé – volet 1
Analyse de la rémunération; horaire; description de tâche; probation,
congé, évaluation; assermentation, déclaration solenelle ou antécédents
judiciaires; autorisation d’enseigner; correspondance
PA
RH888*
7
D
* Durée de l’emploi
410
Dossier employé – volet 2
Absence à la pièce; attestation; assurances, vacances; relevé d’emploi;
PA/DLR
RH 2*
5
D
* Conserver la déclaration de l’employé pour retenues à la
source jusqu’à son remplacement. Conserver 2 ans les
2011-02-21
page 6
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
A
S-A
Remarques
I
déduction à la source; retenue sur le salaire; déclaration de l’employé
pour retenues à la source TD1, TPD1; déclaration pour supplément à
payer (des maximas); saisie sur le salaire
08-03-05-04
08-03-05-05
choix et autorisation de vacances
08-03-03-00
08-03-05-02
08-05-02-01
411
Dossier employé – volet 3
Révision du traitement, rétroactivité, vacances, sommaire salaire et autres
PA
RH888*
75**
D
08-02-06-00
08-02-06-06
08-02-06-07
08-03-03-00
08-03-03-04
08-03-03-05
08-05-01-00
08-05-01-01
08-06-02-01
412
Dossier de l’employé – volet 4
Renseignements personnels; contrats d’engagement; décision finale
concernant un mouvement du personnel et/ou un congé; historique du
cheminement de l’employé; résultats du test de français
PA
RH888*
7**
E***
08-02-06-09
08-03-02-02
08-08-02-08
08-08-03-02
413
Dossier employé – volet 5
Cumulatif des périodes d'enseignement, mesures disciplinaires, arrêt
salaire, sentences arbitrales
PA
RH888*
7**
D
* Durée de l’emploi
**Jusqu’à 75 ans d’âge de l’employé qui participe au
régime de retraite, tout ce qui touche les variations et les
coupures de salaire
08-09-01-03
414
Dossier employé – volet 6 (fond de pension)
Adhésion, rachat, remboursement
PA
RH888*
7**
D
* Durée de l’emploi
**Jusqu’à 75 ans d’âge de l’employé qui participe au
régime de retraite, tout ce qui touche les variations et les
coupures de salaire
08-03-05-02
415
Dossier employé – volet 7
Feuilles de temps, de suppléance et de présence, attestation de durée de
l’emploi
PA
RH 2
5*
D
* Jusqu’à 57 ans d’âge en l’absence d’un sommaire
08-10-01-00
416
Dossier employé – volet 8
Sommaire de temps, suppléance et d’absences
PA/DLR
/MF
RH 2
57*
D
* 57 ans de la date du document
08-03-03-06
417
Dossier employé – volet 9
PA
RH888*
75**
D
* Durée de l’invalidité
2011-02-21
page 7
* Durée de l’emploi
**75 ans d’âge
* Durée de l’emploi
**Jusqu’à 75 ans d’âge de l’employé qui participe au
régime de retraite, tout ce qui touche les variations et les
coupures de salaire
*** Conserver les dossiers des employés nés au années1 de
chaque décennie (1951, 1961, etc.)
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
08-10-03-01
A
S-A
Remarques
I
Dossier santé et sécurité au travail, examens médicaux, assurrancesalaire, maternité
**Jusqu’à 75 ans d’âge
08-05-04-01
418
Dossier des stagiaires reçus par la commission scolaire
PA
RH 2
0
D
08-10-03-02
419
Santé et sécurité au travail
Dossier général de la commission scolaire sur la santé et la sécurité au
travail : circulaires, avis de cotisation, modification de taux,
correspondance
PA
RH 2
5
D
08-09-01-01
420
Régime de retraite et assurances collectives
Dossier général de la commission scolaire sur le régime de retraite et les
assurances collectives
PA
RH888*
3
D
* Tant que les assurances et le régime sont en vigueur ou
tant qu’il y a des bénéficiaires ou des ayants droit (tant qu’il
est possible de pouvoir bénéficier du régime)
08-01-04-01
08-01-05-01
08-01-06-07
08-01-07-01
421
Associations des cadres et associations des hors-cadres
PA
RH888*
5
D
*Tant que les associations représentent les membres de la
commission scolaire
08-02-04-00
422
Accréditation d'association de salariés
PA
SG999
0
C
08-08-01-04
08-08-04-01
423
Négociations et conflits de travail
Mandat, avis de rencontre et documents de négociations de convention
collective; déclaration lock-out et avis de grève
PA
RH888*
8
E**
08-02-03-00
424
Conventions collectives
Entente locale et convention collective conclue avec chaque association de
salariés, décret et règlement du gouvernement
PA
RH999
8
C
08-08-00-01
425
Relations de travail – volet 1
Appel d’une décision du commissaire du travail
PA
RH888*
8
D
* Tant que les recours ne sont pas écoulés
08-08-01-00
08-08-02-00
426
Relations de travail – volet 2
Règlements hors cour, sentences arbitrales, griefs
PA/MF
RH888*
35
D
* Jusqu’au règlement
08-02-05-05
427
Liste d'ancienneté
PA/ DLR
RH999
8
D
08-08-05-01
428
Comités des relations de travail
Procès-verbaux
PA
RH 2
8
D
2011-02-21
page 8
* Jusqu’à la signature de la convention collective ou
jusqu’au règlement des griefs découlant de la négociation
**Conserver les documents ayant trait aux négociations
locales et aux conflits de travail
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
08-07-01-01
08-07-02-01
08-07-03-01
08-07-04-01
08-07-05-01
08-07-06-01
08-07-07-01
429
Formation et perfectionnement des ressources humaines
Programme, demande, autorisation et déclaration en vertu de la loi dans
le cadre de formation et de perfectionnement des ressources humaines
PA
RH 2
0*
E**
* 5 ans pour la déclaration
**Conserver les programmes développés par l’organisme
08-10-03-05
430
Programme d’aide aux employés
PA
RH 2
3
E*
* Conserver les programmes développés par l’organisme
06-04-04-01
06-04-04-02
06-04-05-01
06-04-05-02
10-08-01-03
501
Budget officiel et subvention (version présentée MELS / version détaillée
commission scolaire)
Révision budgétaire présentée aux commissaires; préparation budgétaire;
allocations supplémentaires; prévisions et approbations budgétaires;
rapports sur engagements budgétaires; paramètres et règles budgétaires;
lettres de transmissions de subvention; certification budgétaire; transfert
de budget; rapport d’exploitation TE-104, TE-108, TE-109
PA/DLR
SG 2
5
E*
* Conserver les approbations budgétaires et le budget
06-03-08-01
06-06-01-00
06-06-01-02
06-06-01-03
502
Registres, livres, listes comptables
Grand livre général, journal général, caisse-recettes, caisse-déboursés,
registre ou liste des chèques, des comptes fournisseurs, comptes clients et
des transactions, plan d’enregistrement comptable (PEC), balance de
vérification
PA/ DLR
RF 2
5
E*
* Conserver le grand livre général, caisses-recettes, caissesdéboursés, écriture journal, si le grand livre contient les
informations des caisses-recettes, caisses-déboursés et
journal général, ne conserver que le grand livre général
06-03-02-00
06-03-02-01
503
Taxes des gouvernements
Droit de douane et d’accise, TPS, TVQ, exemption de taxe
PA
RF 2
5
D
06-04-00-00
06-04-10-00
06-04-10-01
06-04-10-02
504
Rapports, états et listes provisoires
Rapports périodiques; listes des fournisseurs et des engagements non
liquidés; mise à jour des comptes du grand livre
PA/ DLR
RF999
0
D
08-03-05-08
505
Feuillets d’impôt (T4, TP4,T4A)
PA/ DLR
RH 2
57*
D
* 57 ans de la date du document
08-09-01-02
08-09-01-03
506
Régime de retraite
Rapport annuel remis à la CARRA, rapport de conciliation RREGOP
PA/ DLR
RH 2
57*
D
* 57 ans de date du document
08-03-05-09
507
Paie : rapports; registre des salaires ou journal
PA/
RH 2
5*
D
* 57 ans de la date du document en l’absence d’historique
2011-02-21
page 9
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
A
S-A
Remarques
I
ou de sommaire
Comprend la déduction à la source; mise à jour de la paie; rapports
d’exceptions et de retenues sur le salaire
DLR/MF
PA/
DLR/MF
RH 2
57*
C
08-03-05-00
08-03-05-10
508
Paie-historique; historique de la paie au 30 juin et au 31 décembre
06-01-05-01
06-01-05-03
10-04-01-01
509
Revenus - Pièces justificatives
Factures de frais de scolarité, de location de salle, de restauration, de
vente de biens divers, surveillance du midi, de transport urbain et reprise
d’examen
PA
RF 2
5
D
05-09-01-01
06-03-06-01
06-03-08-01
510
Dépenses – Pièces justificatives
Bon de livraison, commande; demande et confirmation d’achat, frais de
déplacement et de séjour; état de compte; note de crédit; remboursement
de petite caisse
PA/ DLR
RM 2
5
D
06-05-06-01
511
Opérations bancaires
Carnets de banque, relevés, bordereaux dépôt, chèques, mandats, traites,
certifications, conciliations bancaires
PA/ DLR
RF 2
5
D
06-01-07-02
06-01-07-03
512
Rôle d'évaluation
Avis modification, certificat évaluateur
PA/ DLR
RF 3
3
D
06-01-07-01
513
Comptes de taxes scolaires
Rôle de perception, historique, compensation, conciliation, copie de reçu
de compte de taxes
PA/ DLR
RF 2*
5
D
* 2 ans ou jusqu’au règlement du litige
06-01-07-04
513
Comptes de taxes scolaires
Arrérage, liste des immeubles à vendre pour non paiement des taxes,
mandat de saisie
PA/DLR
RF 2*
5
D
* 2 ans ou jusqu’au règlement du litige
06-04-07-01
06-05-03-01
514
Emprunts à court, moyen et à long terme
Coupons d’intérêt, autorisations d’emprunt, marges de crédit, billets à
ordre
PA
SG888*
6
E**
06-04-08-01
515
Emprunts à long terme
Registre, obligations, registre de transport
PA
SG888*
6
C
* Jusqu’à l’échéance
06-04-08-01
516
Emprunts à long terme – dossier de support
Dossier de support à l'émission d'obligations
PA
SG888*
6
D
* Durée de l’obligation
2011-02-21
page 10
* 57 ans de la date du document
* Jusqu’à l’échéance
** Conserver les certificats d’obligations et les coupons
d’intérêt en l’absence du registre
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
06-04-05-03
06-04-06-01
06-04-09-01
517
Rapport du vérificateur externe et interne
Rapport du vérificateur externe et interne, états financiers, documents de
support
PA
SG 2
5
E*
06-03-03-03
06-03-03-05
518
Campagne de financement et de levée de fonds
PA
RF 2
5
D
05-17-01-01
05-17-01-02
05-21-01-02
05-21-01-03
05-21-01-04
05-21-01-06
601
Acquisition et disposition de biens meubles
Contrat d'acquisition et disposition de biens meubles, soumissions refusées
et retenues, appel d’offres
PA
RM 3
3*
D
* 0 pour les soumissions refusées
05-10-04-01
05-10-05-01
602
Prêt et location de biens meubles
Contrats de location de matériel ou biens meubles, entente, prêt
PA
RM888*
6
D
* Durée du contrat, de l’entente
05-08-03-01
603
Inventaire de biens meubles
PA
RM999
0
D
05-01-00-00
05-04-00-00
05-17-01-01
05-17-01-02
604
Titres de propriété
Certificats d'arpentage, de localisation, actes de servitude, contrats
notariés
PA
SG888*
0
C
05-10-04-01
605
Prêt et location de biens immeubles
Baux emphytéotiques
PA
SG888*
6
E**
05-17-01-01
05-21-01-02
05-21-01-06
606
Achat et vente de biens immeubles
Soumissions retenues et refusées, documents d’appel d’offres
PA
RM 3
3*
D
* 0 pour les soumissions refusées
05-04-00-00
05-07-08-01
607
Construction et rénovation – volet 1
Avis à et de l'inspecteur, certificats de paiements, quittances, permis,
dénonciation, garanties, soumissions refusées, liste des déficiences,
procès-verbaux des comités et réunions de chantier, instructions aux
soumissionnaires
PA
RM888*
10**
D
* Jusqu’à la fin des travaux
**3 ans pour les soumissions refusées
2011-02-21
page 11
* Conserver les états financiers, l’approbation du ministre et
les rapports des vérificateurs
* Période du droit de propriété
* Durée du contrat
**Conserver les baux emphytéotiques
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
05-04-00-00
05-04-01-00
608
Construction, aménagement et rénovation – volet 2
Contrats, avis public, appel d’offres, soumissions retenues, dessins
techniques, autorisations MELS, études préliminaires, devis et plans,
cahier de charges, acceptation finale des travaux, dessins techniques et
manuels d’entretien
PA/DLR
RM888*
10
E**
05-07-04-01
05-07-06-01
06-09-01-01
609
Réparation et entretien de régie interne
Feuille de travail, demandes pour réparations, évaluations des coûts,
rapports des dépenses
PA/DLR
RM 2
0
D
05-06-01-01
610
Études et rapports relatifs aux immeubles
Air, eau, ventilation, inspection, économie d’énergie
PA
RM888*
6
E**
05-08-03-02
611
Répartition et destination des immeubles
Plan triennal, banque des immeubles de la commission scolaires (BICS),
système d’information des organismes (SIO)
PA
SG999
3
C
05-15-01-01
612
Sécurité – contrôle
Rapports gardiens, registre clés et visiteurs, surveillance des immeubles
PA
RM 1
0*
D
05-15-04-01
05-15-05-01
613
Sécurité - mesures
Protection incendie, système d'alarme, surveillance électronique, plan des
mesures d’urgence, SIMDUT
PA
RM999
0
D
05-07-05-01
614
Stationnement
Gestion des espaces, permis, contrats de location
PA
RM 1
0
D
04-10-04-04
701
Dérogation non autorisée par le Ministre
PA
ES888*
6
D
* Jusqu’à la décision finale
01-02-06-02
04-06-01-01
702
Contrat, entente et protocole entre commission scolaire et autre organisme
public ou privé pour prestations services éducatifs ou des services
complémentaires
PA
SG888*
6
D
* Jusqu’à la fin de l’entente ou du contrat
04-01-05-01
703
Effectif scolaire
Effectif scolaire et déclaration de la clientèle, des services de garde au 30
septembre de chaque année; bottin de l’effectif; prévision, projection de la
clientèle; plan de répartition
PA
SE 2
3
E*
* Conserver les déclarations officielles de l’effectifs
scolaires et plan de répartition
2011-02-21
page 12
* Durée des travaux
**Conserver tous les documents relatifs aux travaux qui
sont assujettis au règlement sur les contrats de construction
des immeubles des commissaires scolaires (art. 2)
* Jusqu’à la mise en application ou au rejet des rapports ou
études
**Conserver les études et rapports sur la qualité de
l’environnement
* 3 ans si pas de rapports d’incident produit par les gardiens
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
04-01-02-01
704
Calendrier scolaire adopté par la commission scolaire
PA
SG 1
0
C
04-10-03-01
705
Organisation et planification pédagogique
Élaboration de la grille-matières; répertoire des cours et des services aux
élèves
PA
SE 3
0
E*
* Conserver le répertoire des cours et des services aux
années 1 et 6 de chaque décennie
01-05-02-03
01-06-01-05
04-01-03-01
04-03-10-01
706
Modalités de fonction des établissements
Horaire des cours; listes des élèves par cours et par niveau; règles de
conduite; documents relatifs aux transferts d’élèves entre établissements
PA
SE 2
0
D
Le document de transfert doit être conservé au dossier de
l’élève (règle 801)
04-02-02-01
707
Activités, projets éducatifs
PA
SE 2
0
D
04-10-03-02
708
Stages
Planification, coordination et rapports des stages des élèves
PA
SE 2
0
E*
* Conserver au dossier, de l’élève en adaptation scolaire, le
rapport de stage
01-05-02-01
04-01-01-01
04-01-10-01
04-16-03-01
801
Dossier scolaire de l’élève – volet 1
Inscription; admission; choix cours et école; établissement équivalences;
absences et présences des étudiants; preuve de fréquentation scolaire,
horaire de l’élève, fiche de l’élève
PA
ES 3
0
E*
*Vous devez conserver en permanence pour les élèves nés
aux années 1 de chaque décennie (exemple : 1971, 1981,
etc.)
01-01-01-02
04-10-04-04
802
Dossier scolaire de l’élève – volet 2
Inscription, admission à l’éducation des adultes, dérogation autorisée et
non autorisée, profil de formation, avis de départ
PA
ES888*
3
E**
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire
** Vous devez conserver en permanence pour les élèves nés
aux années 1 de chaque décennie (exemple : 1971, 1981,
etc.)
01-01-04-01
04-01-05-07
04-01-05-09
04-01-05-11
04-01-10-01
04-16-03-03
803
Dossier scolaire de l’élève – volet 3
Bulletins scolaires émis par autre commission scolaire, certificat de
naissance ou autres documents attestant de l’identité de l’élève, demande
révision de notes, dispense de la fréquentation scolaire pour une période
de plus de 10 jours, inscription d’admission dans un autre organisme,
évaluation de la formation acquise, mesures de francisation et accueil,
autorisation parentale pour le transfert des dossiers
PA
ES888*
3
D
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire
04-16-03-02
804
Bulletin scolaire – préscolaire
PA
ES888*
3
D
* Durée du cours primaire ou jusqu’au départ de la
commission scolaire si le départ a lieu avant la fin du cours
primaire
04-16-03-02
805
Bulletin scolaire – primaire
PA/
ES888*
**
E***
2011-02-21
page 13
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
A
S-A
Remarques
I
Résultats de fin d’année et de cycle
DLR/MF
Bulletin scolaire – secondaire
Résultats le plus complet de chaque année
PA/
DLR/MF
ES888*
**
E***
* Tant que l’élève fréquente la commission scolaire
** Jusqu’à ce que l’élève atteigne 75 ans d’âge
***Conserver le dernier bulletin des élèves nés aux années
1 de chaque décennie (exemple : 1971, 1981, etc.)
Formation professionnelle – éducation aux adultes
Résultats scolaires
PA
SE888*
**
E***
* Tant que l’élève fréquente la c.s. en formation
professionnelle
** Jusqu’à ce que l’élève atteigne 75 ans d’âge
***Conserver les résultats des élèves nés aux années 1 de
chaque décennie (exemple : 1971, 1981, etc.)
** Jusqu’à ce que l’élève atteigne 75 ans d’âge
***Conserver le dernier bulletin des élèves nés aux années
1 de chaque décennie (exemple : 1971, 1981, etc.)
04-16-03-02
806
01-01-04-02
807/808
04-16-03-00
809
Registre de classe et journal d'appel
Rapport de promotion du Département de l’instruction publique
PA
0
75
C
04-17-04-01
810
Dossier d'aide particulière à l’élève
Demande et rapport de l’enseignant; demande de services; plan
d’intervention, signalement DPJ, correspondance aux ou des parents
PA
ES888*
0
D
* 3 ans après la dernière intervention
04-17-03-00
811
Dossier professionnel
Élève recevant des services en audiologie, orthophonie, orientation et
psychologie
PA
ES888*
0
D
* 5 ans après la dernière intervention
04-01-12-01
04-16-02-01
812
Dossier disciplinaire
Mesures disciplinaires, plaintes
PA
SE888*
0
D
* Jusqu’au règlement de la situation
04-05-04-02
901
Normes et critères concernant les programmes d'études locaux et le
matériel didactique
PA
SE999
0
D
04-03-02-01
902
Plan de développement pédagogique
PA
SG 3
0
C
04-02-02-01
04-03-02-01
04-05-03-01
902
Planification des activités éducatives
Projets éducatifs et pédagogiques, plan de réussite consolidée, plan de
développement
PA
SG 3
0
C
04-05-02-01
903
Programme d’enseignement
PA
SE888*
2
E**
2011-02-21
page 14
* Tant que le programme est en vigueur
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Support
A
S-A
Remarques
I
Documents relatifs aux autorisations d’options d’enseignement, au plan
de cours, à l’évaluation et matériel didactique, programmes d’études
locaux
**Conserver les autorisations d’options d’enseignement et
les programmes élaborés par la commission scolaire
04-08-02-01
904
Évaluation des apprentissages – volet 1
Tests pédagogiques de la commission scolaire, examens, tests de
classement (originaux)
PA
SE999
2
E*
04-08-01-01
905
Évaluation des apprentissages – volet 2
Copies d’examens ou travaux de l’élève, tests de classement d’admission
(copie de l’élève)
PA
ES 1
0
D
04-08-01-02
906
Évaluation des apprentissages – volet 3
Coordination et planification des journées des examens du ministère
PA
SE 1
0
D
04-02-05-01
04-08-06-01
04-08-06-02
907
Sanction des études
Liste des diplômés et des étudiants
Documents relatifs à la sanction des études
PA
SE 2
57*
D
* Liste des diplômés et des étudiants à qui des certificats de
compétence sont émis
04-02-03-01
908
Planification des journées pédagogiques
Programmes d'animation et d'atelier
PA
SE 1
0
E*
* Conserver les programmes et les rapports d’évaluation
développés par l’organisme
01-01-02-00
909
Services offerts - Éducation aux adultes
Documents relatifs aux services offerts d’éducation aux adultes : service
d’entrée en formation à l’intégration sociale (SFIS) et à distance;
d’alphabétisation; d’éducation populaire et d’intégration
socioprofessionnelle (SIS)
PA
ES888*
2
E**
* Tant que l’élève n’a pas reçu la sanction correspondant au
service rendu
**Conserver les rapports tel que prévu à la règle 123
01-01-03-04
01-01-03-05
04-11-05-01
910
Services offerts – Programmes ou mesures d’aide
Programmes ou mesures d’aide, mesures de rattrapage scolaire,
développement de la main-d’œuvre, préparation à l’emploi, programme
d’insertion dans la communauté, Emploi-Jeunesse, optra-option travail,
aide à l’employabilité
PA
ES888*
6
E**
* Durée du programme ou de la mesure
**Conserver les programmes ou les mesures développés par
la commission scolaire
01-01-05-01
911
Services sur mesure offerts aux entreprises
Service de formation : analyse des besoins, offres de service, programme
de formation sur mesure; évaluation des compétences professionnelles
PA
ES888*
6
E**
* Durée du contrat
**Conserver les programmes de formation spécialisés et
spécifiques à la commission scolaire
04-03-05-01
1001
Mesures d’accueil et de francisation
PA
SE999
3
D
2011-02-21
page 15
* Conserver un examen-maison, un test de classement par
matière et par niveau à tous les 5 ans
No dossier
No règle
Nom de la série, du dossier ou du document
Conservation
officielle
Remarques
Support
A
S-A
I
Documents relatifs à la gestion des mesures d’accueil et de francisation
04-11-02-02
1002
Mesures d’appui pédagogique
Cours d’été, de récupération et à domicile; rapport synthèse et soutien
linguistique
PA
SE888*
0
E**
* Durée de la mesure
**Conserver le rapport synthèse
04-17-12-02
1003
Services complémentaires à l’élève
Orientation, psychologie, orthophonie, audiologie, santé et services
sociaux
PA
SE999
2
E*
* Conserver les statistiques
04-17-16-01
1004
Service conseil régional de soutien en déficience intellectuelle ou physique
Documents relatifs à la formation du personnel, aux documents
nominatifs, à la scolarisation et aux documents produits ou vendus par la
commission scolaire
PA
SE999
2
E*
* Conserver seulement les documents produits par la
commission scolaire
04-01-02-01
04-02-04-01
1005
Activités éducatrices, sportives et socio-culturelles
Calendrier, programme, rapport, planification
PA
SE 2
0
E*
* Conserver les programmes d’activités et les rapports finals
aux années 1 de chaque décennie
05-02-01-01
1006
Cafétéria
Documents relatifs à la cafétéria; menus et listes de prix
PA
RM 1
0
E*
* Conserver les études et rapports produits sur les pratiques
alimentaires de l’organisme
04-17-08-01
1007
Aide financière à la fréquentation scolaire et au déplacement
PA
SE 2
5
D
10-02-06-02
10-03-02-01
10-06-08-01
1008
Transport pour activités
Plainte, circuit horaire, demande de transport pour activités
PA/DLR
TS 2
0
D
04-17-10-02
1009
Service de garde – gestion
Déclaration au MELS des journées pédagogiques, registre des présences,
planification des activités
PA
SE 2
5*
D
04-17-10-01
1010
Service de garde – dossier de l’élève
Registre des présences; autorisation des parents; fiche d’inscription, de
présences et de santé
PA
SE999
3
D
2011-02-21
page 16
* 0 pour la planification des activités