Comment compléter le formulaire de candidature - EACEA

[ver. 4, 07/2007]
Guide du candidat
Agence exécutive Éducation, audiovisuel
et culture
L'Europe pour les citoyens
JUMELAGE DE VILLES - RENCONTRES DE CITOYENS
Comment compléter le formulaire de candidature en vue d’une
demande de subvention
1. Contexte
La décision de mettre en place un formulaire de candidature en ligne vise à rendre l’ensemble
du processus plus efficace tant pour le candidat que pour l’Agence exécutive. L’objectif----de longue date, est de parvenir à terme à un processus à 100% en ligne où toutes les
communications se feront idéalement par voie électronique pour les candidats qui le
souhaitent. Mais, dans cette première phase de développement et dans un souci de sécurité
pour les candidats, il faut encore soumettre des documents papier originaux à l’Agence
exécutive.
Il est vivement conseillé de ne pas reporter la préparation et la soumission de votre formulaire
de candidature dans les derniers jours précédant la date limite de dépôt des candidatures.
2. Accès au formulaire de candidature
Le lien vers le formulaire de candidature figure sur la page web suivante:
http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/action1/towntwinning/funding_en.htm
Avant d’accéder à cette page, assurez-vous que les paramètres de votre navigateur internet
permettront l’ouverture des fenêtres pop-up du site web suivant:
webgate.ec.europa.eu
Sinon, vous ne pourrez pas visualiser toutes les fenêtres de texte et messages pertinents
relatifs au formulaire de candidature.
Une seule phase de candidature étant ouverte à la fois, vous ne pouvez soumettre de
candidature que pour la phase en cours (à savoir celle qui s’achève à la prochaine date limite).
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3. Création de votre identifiant utilisateur
Avant de pouvoir accéder au formulaire de candidature, vous devez créer un nouvel
identifiant utilisateur. Pour ce faire, cliquez sur le lien «nouveaux utilisateurs» et inscrivezvous comme vous le feriez sur tout autre site internet similaire de service public.
Pour votre nom d’utilisateur, vous pouvez choisir n’importe quel nom sous réserve qu’il n’ait
pas déjà été enregistré par un autre utilisateur. Une fois inscrit, vous devez toutefois saisir
votre identifiant en reprenant le nom choisi précédé de «s-».
Par exemple, si le nom d’utilisateur que vous avez choisi est
Vous ouvrirez une session en tapant
candidat
s-candidat
Veuillez choisir votre mot de passe utilisateur très attentivement – il doit comporter au moins
8 caractères et respecter au moins 3 des 4 conditions suivantes: minuscule, majuscule, chiffre,
caractères spéciaux (par exemple, Jumelage-1234). Il est très important de bien vous souvenir
du mot de passe et du nom d’utilisateur choisis car l’Agence exécutive ne pourra pas vous les
recommuniquer si vous les oubliez.
Après avoir créé votre identifiant utilisateur et cliqué sur le bouton «accepter», un message
sur les clauses de responsabilité s’affiche sur votre écran. Vous pouvez alors accéder au
formulaire de candidature en cliquant sur le lien «Veuillez cliquer ici pour remplir le
formulaire en ligne». Le formulaire s’ouvre dans une autre fenêtre de votre navigateur. Il
vous est recommandé de ne pas fermer les autres fenêtres liées à la plate-forme applicative de
candidature en ligne pendant que vous remplissez votre formulaire.
4. Validation de votre identifiant utilisateur
Veuillez noter qu’une fois votre identifiant utilisateur créé, vous recevrez un courrier
électronique vous demandant de valider votre adresse de courrier électronique. Il est
important de répondre à ce courrier électronique en cliquant sur le lien figurant dans le
courrier qui vous a été envoyé.
5. Comment remplir le formulaire?
Le formulaire peut être rempli en plusieurs étapes, puis modifié, sauvegardé et imprimé
comme brouillon avant la soumission finale de sa version complète, accompagnée des
annexes obligatoires. La majorité des champs du formulaire sont obligatoires et doivent
être complétés. S’ils ne sont pas remplis, vous ne pourrez pas soumettre votre
formulaire.
Vous utiliserez le lien figurant dans la section «Accès au formulaire de candidature» (point 2
ci-dessus) pour accéder au système de candidature en ligne et créer une nouvelle candidature.
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Si vous souhaitez remplir votre formulaire en plusieurs étapes, vous devez le sauvegarder
avant de vous déconnecter du système. Pour accéder à votre formulaire de projet de
candidature, vous devez vous connecter au système à partir de la page web suivante:
https:\\webgate.ec.europa.eu\symmetry
5a. Sauvegarde de votre formulaire
Pendant que vous remplissez votre formulaire de candidature, vous être connecté via l’internet
à un serveur géré par la Commission européenne. Votre formulaire de candidature est
sauvegardé et archivé sur le serveur et non sur votre propre ordinateur. Il est donc très
important de sauvegarder régulièrement (au minimum toutes les 10 minutes) votre
formulaire. Pour cela, cliquez sur le bouton «enregistrer formulaire» en haut de la fenêtre
dans laquelle le formulaire de candidature est affiché. Si vous ne sauvegardez pas
régulièrement votre formulaire et que, pour une raison ou pour une autre, vous rencontrez un
problème de connexion internet, vous risquez de perdre les données que vous avez saisies
dans le formulaire depuis votre dernier enregistrement.
5b. Temps d’inactivité maximum du système
Le système de candidature en ligne est paramétré de sorte que si le serveur auquel vous êtes
connecté ne détecte aucune activité de l’utilisateur pendant 15 minutes, la connexion au
serveur est alors automatiquement coupée. Si cela se produit alors que vous n’aviez pas
sauvegardé votre formulaire récemment, vous perdez les données les plus récentes non
sauvegardées. Un message d’avertissement apparaît dans une fenêtre juste avant la fin de ce
temps d’inactivité. Toutefois, en sauvegardant régulièrement votre formulaire – au moins
toutes les 10 minutes – vous éviterez les déconnexions liées au temps d’inactivité.
5c. Champs calculés automatiquement
Certains champs du formulaire de candidature apparaissent sur fond grisé. C’est parce que
ces champs sont remplis automatiquement à l’aide d’autres données que celles que vous
saisissez directement dans le formulaire. Vous ne devez donc pas essayer de saisir de données
dans les champs grisés. Pour vérifier que des données apparaissent dans ces champs, cliquez
sur le bouton «calculer» en haut de la fenêtre du formulaire de candidature. Étant donné que
ces champs sont assez nombreux, vous devez cliquer régulièrement sur le bouton «calculer»
afin de mettre à jour tous les champs du formulaire.
5d. Saisie des dates et des chiffres
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Pour saisir des chiffres dans le formulaire de candidature, n’utilisez pas de points ni de
virgules dans les grands nombres (par exemple, tapez 1000 et non 1.000).
Pour saisir par ex. une date de réunion dans le formulaire de candidature, vous devez utiliser
le format jj/mm/aaaa (par exemple 01/07/2001).
Pour saisir des numéros de téléphone, saisissez chacun des chiffres sans espace entre eux (par
exemple 003222952685 ou +3222952685).
5e. Code postal
Lorsque vous entrez les coordonnées des villes hôtes et invitées, veillez à noter le code postal
exact. Si nécessaire, demandez à vos villes invitées de vous donner leur code postal complet
et exact. Cette donnée est essentielle car elle permet de calculer les distances entre villes hôtes
et invitées.
5f. Calcul des distances
Un module automatique de calcul des distances est proposé pour calculer la distance la plus
courte entre la ville organisatrice et la ville invitée. Une fois la distance calculée, vous devez
saisir le nombre de kilomètres dans le champ prévu à cet effet dans le formulaire de
candidature. Dans certains cas, même si l’adresse exacte a été correctement indiquée, le
module automatique de calcul des distances ne parvient pas à reconnaître le lieu de départ ou
d’arrivée et ne calcule donc pas la distance. Dans ce cas, vous devez estimer la distance aller
la plus courte jusqu’à la ville organisatrice. Dans tous les cas, vous devez saisir le nombre de
kilomètres (aller seulement) dans le champ prévu correspondant. Il est possible que le module
de calcul de distance ne reconnaisse pas tous les caractères spéciaux (par exemple, les lettres
accentuées, les trémas, etc.), évitez donc de les utiliser en tapant le nom des villes.
Dans des cas très exceptionnels, il peut ne pas être possible de voyager entre les villes par
l’itinéraire le plus court. Si tel est le cas, vous devez le justifier en expliquant l’itinéraire
proposé et les raisons pour lesquelles il doit être utilisé. Un encadré est prévu à cet effet.
5g. Ajout et suppression de villes
Pour ajouter une autre ville invitée, cliquez sur le symbole plus (+) qui apparaît sur le
formulaire au-dessus des coordonnées de la première ville invitée. De nouvelles lignes et de
nouveaux champs s’ajoutent alors au formulaire afin de vous permettre d’ajouter les
coordonnées d’une autre ville invitée. Répétez ce processus jusqu’à ce que toutes les villes à
inviter apparaissent.
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Si vous souhaitez supprimer une ville, cliquez sur la croix (x).
5h. Données concernant les participants
Lorsque vous saisissez le nombre de participants des villes invitées, le seul champ obligatoire
est le «nombre total de participants». Toutefois, vous êtes vivement invité à saisir les détails
(estimations ou chiffres exacts) dans les champs «participants hommes/femmes» et «tranche
d’âge», car ces éléments peuvent être pris en compte dans le processus d’évaluation.
6. Validation de votre formulaire de candidature
Avant de soumettre votre formulaire de candidature, vous devez valider les données et le texte
saisis en cliquant sur le bouton «valider» situé en haut de la fenêtre du formulaire de
candidature. Si des erreurs sont détectées, elles seront automatiquement identifiées dans une
liste qui apparaîtra dans une nouvelle fenêtre. En cliquant sur le symbole , vous accéderez à
la page du formulaire correspondante afin d’apporter des corrections.
Après avoir corrigé les erreurs, vous devez à nouveau valider tout le contenu, un message
apparaîtra alors dans une fenêtre pop-up pour vous informer que:
«Pas d’erreurs de validation. Si vous n’avez pas d’autres modifications à
apporter, le formulaire peut être soumis»
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Un formulaire contenant des erreurs de validation ne peut être soumis.
Cliquez sur le bouton «soumettre» en haut de la fenêtre du formulaire de candidature.
Après soumission, votre formulaire de candidature est verrouillé afin d’éviter toute
modification des données que vous avez soumises.
7. Impression de votre formulaire
Pour pouvoir imprimer votre formulaire, vous devez avoir Adobe Reader© installé sur votre
ordinateur.
Par ailleurs, vous devez vous assurer que vos paramètres de navigateur internet vous
permettent d’enregistrer les pages cryptées sur le disque. Si nécessaire, veillez à décocher la
case correspondante dans les paramètres, comme le montre l’exemple suivant qui s’applique
aux utilisateurs de Microsoft Internet Explorer©.
[Pour accéder à cette fenêtre dans Internet Explorer 6, cliquez sur le menu déroulant «Outils» puis sur
«Options internet» et enfin sur l’onglet «Avancé», faites dérouler jusqu’à trouver la case
correspondante.]
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8. Soumission des annexes obligatoires
Les annexes obligatoires suivantes, qui doivent être envoyées avec votre demande de
subvention (partie VI du formulaire), doivent de préférence être scannées et soumises en tant
que pièces jointes à votre formulaire de candidature.
1. Lettre officielle d’accompagnement
2. Preuve(s) du jumelage
3. Formulaire signalétique financier
4. Formulaire d’entité légale
Seuls les formats de fichiers suivants peuvent être utilisés pour les pièces jointes: .doc, .jpg,
jpeg, .gif, .txt, .pdf, .xls
Il est vivement recommandé de commencer à compléter les annexes obligatoires le plus tôt
possible. Ne prévoyez pas de vous en occuper seulement après avoir rempli le formulaire de
candidature, cela pour éviter les erreurs et pour également être sûr de disposer de tous les
documents nécessaires pour soumettre votre candidature à temps.
Les temps de réponse du serveur pour télécharger et enregistrer les pièces jointes peuvent
sembler lents au premier abord. Laissez le processus se terminer et ne cliquez pas plusieurs
fois sur le bouton «enregistrer».
9. Qu’advient-il après la soumission de votre formulaire?
Après la soumission électronique de votre candidature, vous recevrez automatiquement un
accusé de réception par courrier électronique1 vous informant de votre numéro de candidature.
Il sera envoyé à l’adresse de courrier électronique que vous avez saisie lorsque vous avez créé
votre identifiant utilisateur.
Un second accusé de réception sera également envoyé par courrier électronique à
l’organisation candidate2 avec votre numéro de projet. C’est le numéro que vous devrez
mentionner dans toutes les communications concernant votre demande de subvention.
10. Veillez à soumettre également une version papier de votre candidature
IMPORTANT! JUSQU’À NOUVEL ORDRE
L’objectif est de passer à un système uniquement en ligne pour les candidatures futures.
Toutefois, étant donné que ce système et cette technologie sont nouveaux, les candidats
doivent également soumettre une version papier de leur dossier par mesure de sécurité
supplémentaire.
Un exemplaire papier signé de votre formulaire de candidature, accompagné des annexes
obligatoires dûment complétées, doivent être envoyés à l’Agence exécutive Éducation,
1
Ne répondez pas à ce courrier électronique, il vous est envoyé par une messagerie automatique.
Ce courrier électronique sera envoyé à l’adresse électronique que le candidat a saisie dans le formulaire de
candidature.
2
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audiovisuel et culture à l’adresse spécifiée dans le Guide du programme «L’Europe pour les
citoyens» 2007-2013, avant la date limite de dépôt des candidatures.
Le formulaire de candidature soumis par voie électronique est considéré comme la
candidature originale. En cas de conflit ou de différence entre la version électronique et la
version papier du formulaire de candidature, le formulaire électronique sera traité comme la
candidature originale (faisant foi).
11. Pour obtenir une assistance complémentaire
Si le présent Guide du candidat ne vous permet pas de résoudre tous les problèmes ou
questions que vous rencontrez en remplissant le formulaire de candidature en ligne, une ligne
d’assistance téléphonique est mise à disposition aux jours et horaires suivants:Numéro de téléphone de l’assistance téléphonique Jumelage de villes: 0032 2 2952685
Disponible les mardis, mercredis et jeudis de 09h30 à 12h30
Veuillez noter que lorsque la date limite de dépôt des candidatures tombe un week-end ou un
jour férié, aucune assistance n’est alors disponible.
L’Agence exécutive et la Commission européenne ne sauraient endosser la responsabilité des
défaillances techniques qui ne sont pas de leur ressort et qui empêcheraient les candidats de
soumettre leur formulaire de candidature en temps voulu. De ce fait, il est conseillé aux
candidats de soumettre leur candidature le plus tôt possible et de ne pas attendre le tout
dernier moment.
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