MASTER II ECONOMIE ET GESTION Spécialité Management des

MASTER II ECONOMIE ET GESTION
Spécialité Management des Organisations de la Neteconomie
MODULE C03 - Séquence 2
INTRODUCTION
I. DIMENSION INFORMATIONNELLE
II. DIMENSION TECHNOLOGIQUE
III. DIMENSION ORGANISATIONNELLE
CONCLUSION
APPLICATION
Auteur : Mohamed Sidir
: [email protected]
ANALYSE ET CONCEPTION DES SIO
Séquence 2 : Les trois dimensions d‛un système d‛information
Objectif général :
- Comprendre les 3 dimensions qui font références au SI : dimension
informationnelle, dimension technologique et dimension organisationnelle
INTRODUCTION
I. DIMENSION INFORMATIONNELLE
La dimension informationnelle permet de produire des « images », pas
seulement au sens graphique du terme mais plutôt au sens large. Une image
permet à un utilisateur de visualiser mentalement un ou plusieurs des
paramètres liés à son métier ou à sa fonction. Par exemple, un comptable
enregistre les différentes opérations financières réalisées pour une
entreprise donnée avec le support des pièces comptables et non par une
visualisation directe des différents évènements. Lorsqu‛il prépare la paie, il
effectue son travail à partir de relevés des heures prestées sans avoir été
lui-même sur le terrain pour visualiser le travail des ouvriers.
Dans les entreprises, il existe souvent (à partir d‛une certaine taille de
l‛entité), une séparation claire dans la division du travail. C‛est pourquoi il
est important de distinguer les problèmes liés à la création des données de
ceux liés à l‛utilisation des informations véhiculées par les différentes
représentations des données.
I. 1 Construire les représentations
Construire des représentations qui doivent permettre de piloter
l‛entreprise signifie modéliser l‛ensemble de des processus et leurs
résultats. Cette représentation peut générer des processus plus ou moins
complexes.
Dans le fonctionnement d‛une entreprise, la source principale d‛informations
se trouve concentrée dans des données de différents types. Ces données,
massives, représentent une information potentielle. Celle-ci doit être
adaptée à des schémas cognitifs permettant à différents acteurs de faire
une représentation conforme au pilotage de leur travail quotidien.
A titre d‛exemple, considérons un texte scientifique écrit en anglais et
traitant un phénomène physique nucléaire.
●
●
●
Une personne ne comprenant pas l‛Anglais considéra que le texte est
formé de signes alphabétiques indescriptibles. C‛est sa compréhension
propre de cette information.
Une autre personne non scientifique, maîtrisant l‛anglais aura une
autre vision desen comprenant le texte général sans en comprendre la
finalité du processus nucléaire.
Une troisième personne, dont la physique nucléaire est le métier, et
parlant parfaitement anglais, effectuera une compréhension correcte
et détaillée de cette information.
Cet exemple permet donc de spécifier qu‛une information, ou un agglomérat
d‛informations, doit être présenté dans un contexte intelligible par une
certaine population de la société dont le métier est associé à
l‛interprétation de ces données.
I 2. Notion de « bruit » dilué dans l‛information
Le « bruit » dilué dans l‛information peut engendrer des discordances
parfois importantes entre la représentation théorique des données et
l‛implication pratique. Tout SI comporte une part de « bruit ».
Prenons l‛exemple d‛une ampoule reliée à un interrupteur et associée une
fonction F(). F() retourne1 si le courant électrique passe ; la lampe est
allumée. On peut donc en déduire que F() retournera 0 si la lampe est
éteinte. Ceci est théoriquement exact sauf que F() peut retourner 1 alors
que la lampe n‛est pas allumée, par exemple si celle-ci est détériorée. Dans
ce cas précis, l‛information est inexacte, imprécise. Si, par extrapolation et
statistique nous déterminons que la fonction F() fonctionne 99,99 % de
fois, on peut déterminer le bruit a 0,01%.
Dans le cas un système d‛entreprise, en cas de création d‛un nouvel employé
dans le système par exemple et si l‛encodeur « oublie » de renseigner la
zone « frais de transport », le résultat final en fin de mois pour la paye de
l‛employé sera erroné.
Cette notion de bruit, extrêmement difficile à cerner, peut avoir des
impacts importants dans l‛établissement final du bilan de l‛entreprise. Il est
donc conseillé de déterminer le plus correctement possible les
représentations inhérentes à tout SI.
I.3. Forme de la présentation
l‛information, sous forme graphique semble être perçue et assimilée
beaucoup plus rapidement qu‛une information représentée sous une autre
forme, par exemple, tabulaire alors que le risque de percevoir l‛information
de manière erronée est plus grand avec une information graphique qu‛avec
la même information tabulaire. Le paradoxe se situe au niveau de la perte
d‛information due à la synthétisation trop profonde de ce type de
représentation et d‛éventuels problèmes liés a l‛échelle graphique.
Il n‛est donc pas possible de déterminer la meilleure perception et
représentation de manière simple. La pertinence formelle dépend des
conditions d‛utilisations de l‛information et des éventuelles caractéristiques
du décideur ou de la personne qui est en charge d‛interpréter la
représentation.
I.4. La pertinence temporaire
Une information est utilisée dans un processus dynamique inscrit dans une
contrainte temporelle. L‛interprétation des données et la pertinence de
celles-ci diminuent généralement avec « l‛âge » de l‛information. Ce
paramètre enclenche donc un deuxième facteur déterminant qui est le délai
d‛obtention de l‛information.
Par exemple, un service de vente par téléphone d‛une société de
distribution alimentaire sera intéressé par la réception immédiate des
disponibilités des produits à livrer pour le lendemain. Au cours de la
journée, et surtout vers sa fin, l‛information ne sera plus pertinente car le
temps attribué à la préparation de ces marchandises fait qu‛il ne sera plus
possible d‛encoder de nouvelles commandes. Une information est donc
temporellement intéressante.
II. DIMENSION TECHNOLOGIQUE
II.1. Introduction
Un SI d‛entreprise peut être constitué d‛opérations entièrement manuelles.
La tenue des pièces comptables, la rédaction des circulaires, les réunions
de collaborateurs et d‛échange d‛informations sont des exemples de divers
processus organisés de collecte d‛informations pouvant être effectués sans
nécessairement passer par un SI d‛entreprise. Cependant, force est de
constater qu‛historiquement, la notion de SI est apparue avec l‛émergence
des premiers ordinateurs dans les entreprises.
La technologie est assimilée aux divers équipements informatiques.
L‛application d‛une technique de gestion d‛entreprise est donc « codée »
sous forme de lignes de programmes permettant de faire fonctionner
l‛ensemble de la technologie informatique vers un but d‛interprétation des
objets métiers.
Les technologies de l‛information sont utilisées plus particulièrement pour
saisir, stocker, traiter, communiquer des données sous diverses formes.
Derrière cette apparente diversité se cache une seule technique : le
traitement électronique de l‛information. Les premières réalisations d‛un SI
ont été architecturées autour d‛ordinateurs fonctionnant sous la conduite
de programmes. Un ordinateur est une machine permettant de stocker,
traiter, transmettre de l‛information codée sous forme numérique.
Rappelons qu‛un ordinateur comporte les particularités suivantes :
- des dispositifs d‛entrées qui permettent de saisir dans la
machine diverses données sous une forme adaptée à un traitement
automatique.
- des dispositifs de sortie permettant l‛extraction de données de
la machine sous une forme compréhensible par l‛homme.
- des dispositifs de stockage susceptibles de conserver les
données sous une forme accessible à la machine.
- une unité centrale comprenant : l‛unité arithmétique et logique
capable d‛exécuter des opérations arithmétiques et logiques l‛unité de commande capable de lire les instructions d‛un
programme et de donner des ordres aux autres organes et enfin,
l‛unité de mémoire principale servant à stocker les instructions du
programme et ses données.
Les caractéristiques des techniques électroniques de traitement de
l‛information sont centralisées au moyen d‛un programme enregistré. Un
programme comporte des instructions traduisant des tâches à faire
effectuer par la machine. L‛ensemble des programmes utilisés pour faire
fonctionner un SI se nomme un logiciel. Sans celui-ci, un SI est inutilisable.
II.2. Evolution Technologique et diversification des ressources
A la base, l‛informatique traitait uniquement l‛activité de gestion numérique
de l‛information. Cette activité se limitait à la partie calcul mathématique
entre des données diverses. Au milieu des années 1970 est apparue une
autre forme de traitement de l‛information qui a fait apparaître les bases
d‛un SI d‛entreprise. Ce fut le phénomène « bureautique » axé sur la
gestion et la prise en compte de textes et de matériels dédiés à un usage
de bureau. Puis est venu le temps de la prise en compte des images et des
sons.
La « télématique » traduira ensuite un rapprochement entre l‛ordinateur et
le téléphone. Il devient alors possible d‛utiliser des ordinateurs à distance
et de permettre à des applications géographiquement éloignées de
communiquer. Nous distinguons :
1) Les stations de travail : elles constituent la partie la plus visible
d‛un SI. Elles peuvent s‛apparenter à de simples terminaux passifs
de type « écran clavier » reliées à une unité centrale ou à des
« micros ordinateurs » dotés de capacité de traitement et de
stockage. Ces unités peuvent aussi être interconnectées à d‛autres
unités.
2) Les bases de données : Celles-ci permettent d‛organiser et de
sauvegarder l‛information disponible pour les logiciels et les
utilisateurs. Ces bases de données peuvent être entièrement gérées
par des serveurs spécialisés ou peuvent être réparties sur plusieurs
ordinateurs et reliées entre elles au moyen d‛un réseau. Nous en
reviendrons dans les prochaines séquences
3) Les réseaux de communication : Ceux-ci permettent de diffuser
les données. Ils assurent la communication entre les diverses
stations de travail et les divers processus. On trouve plusieurs
types de réseaux :
- Les réseaux locaux : Utilisés à l‛intérieur d‛un site. Ces
réseaux ont une portée de plusieurs centaines de mètres.
- Les réseaux privés à usage privatif : Ils sont utilisés,
généralement par une même entreprise, afin d‛interconnecter
différents établissements éloignés. Ces réseaux peuvent aussi
transporter la voix et les données. Ils sont à l‛usage exclusif
de l‛entreprise.
- Les réseaux publics, nationaux et internationaux constituant
le réseaux Internet : Ces réseaux sont gérés par un
opérateur, public ou privé.
Les protocoles normalisés permettent l‛échange entre ces différents
composants réseautiques et permettent ainsi des possibilités de
communications hautement étendues. Les années 1990 ont permis, grâce au
réseau Internet, d‛apporter des possibilités d‛accès rapides a de multiples
sources d‛informations.
II. 3. Les processeurs spécialisés
Ces processeurs, spécialement développés pour des taches identiques et
répétitives, sont actuellement en perte de vitesse. Ils sont remplacés par
des composants répartis et partageables par les différentes stations de
travail d‛un même réseau (figure 1) .
Figure 1 - les différents composants d'un réseau
On retrouve les différentes tâches réalisées au sein des systèmes
d'information (tableau)
Tableau 1 - les fonctions de base
Fonctions de base
Exemples
Saisie : Obtention des données afin de
permettre stockage, traitement et
transmission
Clavier, lecteur code a
barres, scanner…
Réseaux divers
Transmission : Pouvoir transmettre des
données d‛un espace géographique vers un
autre espace.
Stockage : Pouvoir conserver des données Bande magnétique, disque,
papier…
sous une certaine forme d‛organisation
afin de permettre d‛y accéder dans le
temps.
Traitement : Génération de nouvelles
données à partir de données existantes.
Logiciels et ordinateurs
Restitution : Transmettre les données
sous une forme communicable à l‛homme
Imprimante, haut parleur…
Les évolutions technologiques de ces dernières années ont permis aux SI
d‛accéder à des éléments essentiels de leurs croissances. La facilité
d‛utilisation et les coûts d‛accès .
Les interfaces « hommes machines » IHM ont été développées pour
faciliter l‛accès aux nouvelles technologies. Les progrès techniques ont
permis de réaliser des mémoires principales ou secondaires de très haute
capacité et de dimensions extrêmement réduites permettant la
miniaturisation des composants et la décroissance des tarifs. Un autre
aspect concerne la normalisation des échanges de données qui a permis la
connexion de matériel hétérogène et la communication entre des réseaux
d‛entreprises LAN et des réseaux de type MAN et WAN.
II. 4. Les propriétés spécifiques
Les technologies employées dans un SI ont permis de développer les
particularités suivantes
II.4.1. Compression du temps/ l‛espace..
Le traitement des données de façon automatisée a permis de produire des
représentations pertinentes d‛un modèle de données au travers de divers
programmes. Ces résultats, remis à une population sachant les exploiter, a
permis de compresser le temps nécessaire à l‛interprétation et, de fait, a
modifié en profondeur la gestion de l‛entreprise. La compression du temps a
englobé, dans la même lignée technologique, la compression de l‛espace en
rendant caduque la distance entre les différents acteurs et ceci au moyen
de réseaux.
II.4.2 Expansion de l‛information stockée flexibilité et
connectivité.
La généralisation des moyens de stockages et la miniaturisation de ceux-ci
a permis de stocker un nombre considérable de données diverses. L‛accès a
ces données a été facilité par l‛interconnexion des réseaux.
La standardisation du fonctionnement des machines, au travers du système
d‛exploitation et des langages associés, a permis de faire effectuer a une
même machine un ensemble de processus variés déterminés au travers de
programmes informatiques.
La standardisation des moyens de connexions, aussi bien du côté du réseau
que de la connectivité logicielle, a permis a des applications de dialoguer et
d‛échanger entre elles des informations capitales pour leurs processus
respectifs. Une application est donc capable de générer des données
diverses qui, elles même, seront automatiquement incorporées dans un
autre processus éventuellement géographiquement éloigné capable de les
traiter et de générer de nouvelles informations. On entre la dans le
domaine des « systèmes experts ».
II. 5. Construire la technologie d‛un SI
La création d‛un SI est une action qui doit bien réfléchi, c‛est un travail de
conception qui abouti, au final, à l‛installation et au paramétrage d‛une
solution qui est généralement synonyme de changement dans l‛organisation
interne de la société.
La conception d‛un SI est caractérisée par des objectifs et une démarche :
les objectifs de la conception d‛un SI est de faire coïncider l‛ensemble du
traitement informatique aux besoins des utilisateurs de l‛entreprise.
La définition et les souhaits exprimés par les maîtres d‛ouvrages doivent
être traduits et implémentés au mieux dans le futur SI. L‛ensemble de
cette problématique va être découpé en un schéma comportant trois règles
principales :
- Définir les représentations souhaitées pour chaque
utilisation du SI
- Définir ainsi le modèle de données et les différentes règles
de transformations des données à réaliser par rapport aux
traitements.
- Définir les choix organisationnels, c'est-à-dire la définition
des procédures par rapport aux acteurs. (qui fait quoi ?).
Les choix techniques relatifs aux matériels et aux différents logiciels
doivent se situer dans des critères acceptables aussi bien pour les
utilisateurs que pour la société et le commanditaire du projet. Ces
prérogatives sont :
- les représentations fournies par le SI doivent correspondre aux
besoins des utilisateurs.
- les représentations fournies par le SI peuvent ensuite être
utilisées par des outils techniques internes à l‛entreprise ou a des
outils facilement intégrables.
- les techniques utilisées doivent être accessibles économiquement
aux budgets déterminés par le maître d‛œuvre du projet.
Pour des SI de taille limitée, la conception peut être basée sur un
processus moins conforme aux règles de l‛art et plus axé sur l‛intuition,
l‛erreur, les tâtonnements et les adaptations. Ce processus n‛est plus
possible lors d‛analyse d‛un SI de taille plus importante. On utilise donc la
méthodologie suivante (figure 2) :
Figure 2 - Processus de conception d'un SI
Conséquences directes d‛une implémentation d‛un SI d‛entreprise : lors du
passage en production du SI, il y a généralement modification immédiate
plus ou moins profonde des tâches, des rôles et de l‛affectation des
différents acteurs, des processus de communication interne et donc, par
ces contraintes, changement de l‛organisation de l‛entreprise. Cette mise en
place est génératrice de règles et de contraintes souvent importantes au
sein de la société. L‛ensemble de cette mécanique est donc accompagné de
procédures plus ou moins détaillées fixant « les règles du jeu » du nouveau
SI installé. Mais, l‛implémentation du SI fournira généralement des
ressources supplémentaires qui vont permettre d‛assister les différents
acteurs de la société dans le travail quotidien.
III. DIMENSION ORGANISATIONNELLE
II.1. Introduction
Les systèmes d‛informations étant variés, certains ne concernant qu‛un seul
et unique individu, d‛autres fonctionnant à l‛intérieur d‛organisations,
possèdent en commun une double perspective :
- La perspective du fonctionnement, assimilée aux déroulements des
processus dans les frontières de l‛organisation
- La perspective structurelle associée aux caractéristiques
généralement stables de toute organisation
Par ces deux perspectives, il apparaît que le SI est un facteur déterminant
à la fois en termes de fonctionnement de l‛organisation et dans
l‛élaboration de la structure de celle-ci . l
L‛organisation d‛un SI est caractérisée par un certain nombre de facteurs
- des individus, des acteurs
- un accord partagé par les différents acteurs
- une structuration et une découpe du travail défini par un rôle
- une coordination à formalisation variable assurant la cohérence et le
comportement des acteurs afin d‛assurer le respect de l‛objectif
commun et ceci en dépit de la division du travail.
II.2. L‛information dans le processus
Un processus est un ensemble d‛activités et d‛opérations associées dans la
recherche d‛un résultat de production identifiable. Celui-ci est une unité de
représentation conceptuelle où les limites ont été fixées arbitrairement
par l‛analyste ainsi que l‛objectif et le contenu des activités de
l‛organisation. LE processus peut être décrit à l‛aide de trois concepts
distincts :
- Il est un évènement significatif et son apparition va générer une
réponse sous forme d‛un déroulement d‛activités.
- Il est une action, ou un ensemble d‛actions, déclenché par un
évènement. Il décrit des transformations de flux informationnels et
va produire un résultat observable.
- Il produit un résultat.
II.3. L‛information entre processus
Un processus dispose de frontières fixées par l‛analyste et l‛ensemble
du domaine d‛activité sera découpé en plusieurs processus indépendants et
de différentes natures :
- Les processus opérationnels qui correspondent aux activités
directement liées à la mission de l‛organisation.
- Les processus managériaux de nature identique dans différentes
organisations correspondant aux activités de gestion des processus
opérationnels et des ressources qui y sont liées.
Ces processus sont dépendants les uns des autres : les déroulements sont
liés par des contraintes d‛ordre pour des processus séquentiels ou
synchronisés pour des processus dits « temps réel ». De manière générale,
ces processus doivent échanger de l‛information et peuvent partager des
données communes. Ils doivent être coordonnés pour que les objectifs de
l‛organisation soient atteints. Ainsi, cette organisation des besoins de
partage de représentations, donc de communication, doit être assurée par
le SI.
CONCLUSION
ANALYSE ET CONCEPTION DES SIO
Séquence 2 : Les trois dimensions d‛un système d‛information Application
Exercices : (recherche sur le Web)
- Déterminer une taxinomie d‛outils libres ou payants permettant de
créer des SI.
- Quelles sont les différentes technologies permettant d‛interfacer
les SI aux réseaux Internet ?