Procédure de labellisation Clévacances

Procédure de labellisation
Clévacances
1) La demande :
- Le propriétaire inscrit au préalable son hébergement (location, chambre(s) ou chambre(s) d’hôtes)
dans un office de tourisme ou syndicat d’initiative (OTSI), idéalement celui de la commune.
- Après une pré-visite conseil par le référent meublé de l’OTSI, l’hébergement peut être présenté au
label s’il ne comporte aucun critère éliminatoire (cf Questionnaire de recevabilité d’un hébergement).
- La visite sera programmée sur l’une des journées retenues par l’office de tourisme auprès du Comité
départemental du tourisme. Le représentant de l’OTSI confirme le rendez-vous par courrier au
propriétaire et lui transmet les documents à compléter pour le jour de la visite : - la demande de
labellisation
- la charte de qualité en 2 exemplaires
- la fiche d’inscription internet, lorsqu’il s’agit d’une première labellisation.
2) Déroulement de la visite de labellisation :
La visite est effectuée par un technicien Clévacances salarié du Comité départemental du tourisme,
en présence du propriétaire et du représentant de l’OTSI.
- Le technicien du CDT récupère les documents préalablement complétés ainsi que le règlement de la
visite (tarifs en annexe).
- Le technicien effectue une visite complète de l’ensemble de l’hébergement, avec pour support la
grille de labellisation. Seront notamment contrôlés : la propreté générale, l’état des sols, plafonds et
revêtements muraux; l’équipement de la maison et son état : literie, mobilier, électroménager,
vaisselle et ustensiles de cuisine ; la décoration générale, l’aménagement des espaces extérieurs.
Des suggestions pourront être apportées lors de la visite.
- A la fin de la visite, le technicien prend des photos extérieures et intérieures de l’hébergement.
Quelques informations pour un bon déroulement de la visite :
- l’hébergement devra être présenté en situation de location, c’est-à-dire propre et comportant tout le
mobilier et les éléments habituellement mis à la disposition des locataires, à l’exclusion de tout autre.
- l’hébergement devra être libre de tout occupant.
- pour les chambres et chambres d’hôtes : la table du petit déjeuner sera dressée afin que le
technicien puisse évaluer ce critère.
- dans les locations, les lits seront de préférence défaits, les oreillers non houssés. Les dessus de lit
pourront être posés sur les lits.
- dans les chambres et chambres d’hôtes au contraire, il est préférable que les lits soient faits afin que
le technicien puisse évaluer la qualité du linge de lit et la présentation des chambres.
- les photos prises par le technicien seront intégrées aux supports de communication (catalogue et
sites internet). Il est donc conseillé au propriétaire de mettre tout en œuvre pour que son hébergement
soit mis en valeur : éclairage d’ambiance, éléments de décoration, fleurs… Si les conditions
météorologiques ou la saison ne permettent pas d’avoir des clichés vendeurs (mauvaise luminosité,
jardin peu fleuri…) le propriétaire pourra fournir au CDT des photos (de préférence numériques) pour
l’insertion sur les supports de promotion.
- la qualité de l’accueil est également évaluée et constitue un point non négligeable de la labellisation.
Une location chauffée, un propriétaire disponible et accueillant sont autant de critères qui peuvent
influer sur la labellisation.
Clévacances Finistère – Comité départemental du tourisme
4 rue 19 Mars 1962 – 29018 QUIMPER cedex
Tel. 02 98 76 24 77 – Fax : 02 98 52 19 19
[email protected] – www.finisteretourisme.com
3) La présentation en commission départementale de labellisation
Chaque hébergement ayant fait l’objet d’une visite est présenté en commission départementale de
labellisation, qui se réunit 6 fois dans l’année hors juillet et août, et qui se compose :
d’un
Président, élu du Conseil Général ;
- de 9 propriétaires d’hébergements Clévacances, représentant les locations et
chambres d’hôtes et répartis sur le territoire ; chaque propriétaire est représenté par un suppléant en
cas d’absence.
- d’un représentant des offices de tourisme et syndicats d’initiative ;
- d’un représentant des agences immobilières (FNAIM) ;
- d’un représentant des consommateurs (CLCV).
Le technicien du CDT présente aux membres de la commission un compte-rendu de la visite, appuyé
de photos.
La décision de la commission peut être :
- une labellisation ou relabellisation (dans le cas de la visite de contrôle triennale).
Des aménagements peuvent être demandés afin de confirmer la labellisation, avec parfois factures
et/ou photos à fournir dans un délai donné.
- un ajournement = une suspension du label, dans le cas où la Commission estime que l’hébergement
n’est pas prêt à recevoir le label. Le propriétaire est alors destinataire d’une liste de travaux et/ou
aménagements à réaliser pour atteindre un niveau de label.
- un déclassement = une diminution du niveau de label, lorsque l’hébergement ne correspond plus au
niveau de label qui lui était jusqu’à présent attribué.
- une valorisation, lorsque des améliorations ont été apportées de telle sorte que l’hébergement
satisfait à un niveau de label supérieur.
- un refus, lorsque malgré la pré-visite de l’OTSI il a été constaté que l’hébergement présente n’est
pas recevable au label.
- une radiation, lorsque le propriétaire n’a pas respecté les termes de la charte de qualité
Clévacances. A ce titre certains dossiers peuvent être présentés en commission en dehors de la visite
de contrôle triennale pour statuer sur le maintien ou non du label, par exemple suite à une
réclamation.
4) Suite à la commission de labellisation
Le propriétaire est informé par courrier de la décision de la Commission départementale de
labellisation et reçoit un dossier comprenant les documents et objets promotionnels utiles à la
location.
Le label est accordé pour 3 ans, au terme desquels l’hébergement doit faire l’objet d’une visite de
contrôle.
A la réception de la notification de labellisation, en cas de contestation le propriétaire dispose de 10
jours pour adresser un courrier à l’attention de la commission départementale de labellisation. Les
remarques doivent obligatoirement être formulées par écrit et un seul recours est possible.
Le propriétaire reçoit également un certificat d’agrément à afficher dans l’hébergement (pour les
locations le certificat d’agrément est envoyé avec un délai plus ou moins long lié au passage du
dossier en Commission départementale d’action touristique, à la Préfecture du Finistère).
Clévacances Finistère – Comité départemental du tourisme
4 rue 19 Mars 1962 – 29018 QUIMPER cedex
Tel. 02 98 76 24 77 – Fax : 02 98 52 19 19
[email protected] – www.finisteretourisme.com
5) L’appartenance au réseau Clévacances
5-1 La promotion :
Dès la labellisation, l’hébergement est intégré aux supports de promotion internet : site départemental
www.finisteretourisme.com; site départemental portail www.finistere-clevacances.com, site national
www.clevacances.com.
Au mois de juin chaque année, les propriétaires sont appelés à régler leur participation annuelle aux
outils de promotion (voir tarifs en dernière page) et bénéficient d’un encart sur le catalogue
départemental, édité en octobre.
Important : la participation aux outils de promotion est obligatoire. A défaut, le propriétaire se verra
retirer le label à son hébergement.
Les propriétaires d’hébergements Clévacances bénéficient également de toute la promotion du
Comité départemental du tourisme : présence sur des opérations de communication comme les
villages Finistère à Nantes et à Rennes, newsletters grand public et habitants, campagnes de
communication etc.
5-2 Les services aux propriétaires
Régulièrement dans l’année, les propriétaires Clévacances sont invités à des réunions, conférences,
ateliers, forums, etc.
Exemple d’actions menées en 2008-2009 : sessions de réunions d’information sur la fiscalité animées
par le CER France, ateliers de travail sur la relation commerciale et la fidélisation du client, atelier sur
l’embellissement des jardins, forum de rencontre entre les professionnels du tourisme en Finistère.
5-3 L’assistance en cas de litige
Lorsqu’un différend oppose un propriétaire à son locataire, le service Clévacances du Comité
départemental du tourisme peut se faire l’intermédiaire entre ceux-ci, pourvu que les documents
contractuels utilisés (contrat, état descriptif, état des lieux…) soient ceux fournis par Clévacances.
5-4 l’Infoclés et les newsletters
Deux fois par an, chaque propriétaire est destinataire d’un bulletin d’information spécifique au réseau
Clévacances, l’Infoclés. Edité par la fédération nationale, il présente les actualités en terme de
communication, juridique ou fiscal, etc.
Au niveau départemental, une newsletter trimestrielle est adressée aux propriétaires disposant d’une
adresse mail, présentant les évènements à venir et actualités du réseau dans le Finistère.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter par téléphone au 02.98.76.24.77 ou par mail :
[email protected].
Vos contacts au Comité départemental du tourisme : Karine Sadou et Gaëlle Mazingue, Assistantes
Clévacances.
Annexe : les tarifs Clévacances
Clévacances Finistère – Comité départemental du tourisme
4 rue 19 Mars 1962 – 29018 QUIMPER cedex
Tel. 02 98 76 24 77 – Fax : 02 98 52 19 19
[email protected] – www.finisteretourisme.com
Les tarifs Clévacances
1) La visite de labellisation
Locations :
ère
-1 visite : 50 euros par location
- visite de contrôle triennale : 15 euros par location
Chambres et chambres d’hôtes :
ère
- 1 visite : 50 euros pour l’ensemble de la structure (quel
que soit le nombre de chambres)
- visite de contrôle triennale : 15 euros pour la structure
2) La participation annuelle à la promotion :
Locations :
ère
- 1 location : 130 euros
ème
- 2
location : 110 euros
ème
- 3
location : 100 euros
ème
- 4
location : 90 euros
ème
- 5
location : 80 euros
(Tarif plafonné à 80 euros pour les locations suivantes)
Chambres d’hôtes :
- 1 chambre : 80 euros
- 2 chambres : 90 euros
- 3 chambres : 100 euros
- 4 chambres : 110 euros
- 5 chambres : 130 euros
Clévacances Finistère – Comité départemental du tourisme
4 rue 19 Mars 1962 – 29018 QUIMPER cedex
Tel. 02 98 76 24 77 – Fax : 02 98 52 19 19
[email protected] – www.finisteretourisme.com