allocation de dépenses professionnelles et achat d`ordinateur par

ALLOCATION DE DÉPENSES PROFESSIONNELLES
ET ACHAT D’ORDINATEUR PAR LES PROFESSEURS
AUX :
MEMBRES DU SGPUM
DATE :
1 février 2012
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Allocation de dépenses professionnelles
Dans la nouvelle convention collective 2010-2013, des modifications ont été apportées au
programme de dépenses reliées au travail professoral. Ces changements entrent en vigueur
er
pour une première fois pour la période du 1 mai 2011 au 30 avril 2012.
L’allocation de dépenses professionnelles est dorénavant versée au début de l’année budgétaire.
Dans le cas présent, l’Université a informé le syndicat qu’elle rencontre des difficultés reliées à la
mise en œuvre du système de gestion SYNCHRO et que cela occasionne les retards que l’on
sait.
Le professeur obtient sur demande le remboursement des dépenses admissibles au programme
et il n’a pas à fournir les pièces justificatives pour obtenir ce remboursement. Cependant, selon
les règles fiscales, le professeur doit conserver toutes ses pièces justificatives pour une période
minimale de six ans.
Le montant de l’allocation de dépenses professionnelles de 2038$ est actuellement disponible
pour les professeurs et des collègues ont d’ores et déjà retiré une partie ou la totalité du montant.
On nous informe par ailleurs qu’étant donné que les allocations sont déposées dans un compte
créé pour chaque professeur sous SYNCHRO, ce système exige que le requérant soit distinct de
celui qui approuve la transaction. Le versement de l’allocation n’est donc pas automatisé.
Chaque professeur doit contacter le personnel administratif de son unité pour réclamer le
versement de la somme qu’il réclame en 2011-2012 à son allocation de dépenses
professionnelle.
Le Bureau du personnel enseignant et de recherche (BPER) annonce la parution imminente d’un
communiqué sur les procédures administratives reliées au versement de l’allocation de dépenses
professionnelles et à l’achat d’un ordinateur (voir ci-dessous : La situation concernant la
procédure de réclamation via SYNCHRO).
Le SGPUM rappelle ici les conditions prévues à la convention collective et vous communique ses
recommandations au sujet du versement de l’allocation de dépenses professionnelles et de
l’achat d’un ordinateur.
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Conditions prévues à la convention collective
La clause TP 4.03 de la convention collective précise les conditions relatives au programme
d’allocation de dépenses professionnelles.
TP 4.03 L'Université met annuellement à la disposition de chaque professeur ou professeur sous octroi,
lorsque celui-ci a remis la mise à jour de son curriculum vitae, conformément aux dispositions prévues à la
clause TP 3.12 ou PSOAR 2.05, un montant servant à financer, en tout ou en partie, des dépenses reliées
au travail professoral.
Le montant remis est de 2 000 $ pour l'année budgétaire 2010-2011 et sera indexé pour les années
subséquentes selon l'augmentation de l'indice des prix à la consommation utilisée par le RRUM pour
l'indexation des rentes le 1er janvier précédent (NB : en 2011-2012, le montant sera de 2038$). Les
sommes inutilisées au cours d'une année budgétaire sont reportées automatiquement à l'année budgétaire
suivante. La somme totale dont peut disposer un professeur ou un professeur sous octroi ne peut toutefois
pas dépasser 6 000 $.
Le montant mis à la disposition des professeurs est réduit au prorata du temps où ils n'exercent pas leurs
fonctions dans leur unité de rattachement, lorsque l'un ou l'autre de ces cas suivants se présente :
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congé de maladie et d'invalidité pour la période excédant une période d'absence continue d'une année;
congé parental, pour la période excédant une période d'absence continue d'une année;
congé sans traitement et prêt de service externe, dès le début du congé ou du prêt.
Les dépenses admissibles sont :
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l'achat ou le remplacement d'un ordinateur normalisé conforme à la liste établie par le Comité
consultatif prévu aux présentes;
l'inscription à des cours et à des activités de perfectionnement;
l'achat de matériel informatique;
l'achat de logiciels informatiques;
l'abonnement à une ligne internet à domicile;
les frais de téléphone, de messagerie vocale et du branchement au réseau informatique, engagés en
sus du service actuellement fourni ;
l'utilisation des services de photocopie de l'Université en sus de ceux habituellement assumés par les
unités pour l'enseignement;
l'achat de livres et l'abonnement à des revues;
les frais d'inscription à un congrès ou à un colloque scientifique ou professionnel;
les frais de publication, y compris les frais de traduction ou de révision linguistique pour des textes;
les frais d'adhésion à des associations scientifiques ou professionnelles.
L'équipement acquis par le professeur avec le montant des dépenses reliées au travail professoral demeure
la propriété de l'Université. Le professeur s'assure de le rendre au moment de son départ à la retraite, de sa
démission ou de sa cessation d'emploi.
Le professeur devra acheter son ordinateur du fournisseur agréé par l'Université et il s'engage à respecter la
politique d'achat d'ordinateur sur fonds d'allocation professionnelle. Cet ordinateur devra être normalisé
conformément à la liste déterminée par le Comité consultatif.
Les logiciels courants pour lesquels l'Université possède une licence d'utilisation seront fournis avec
l'ordinateur.
La DGTIC continuera d'assurer le soutien technique, y compris le transfert de données, de l'ordinateur tel
que décrit dans la section Soutien et dépannage de la directive 40.18. L'ordinateur fera l'objet d'une garantie
de quatre ans couvrant les bris matériels (pièces et service).
Lors de l'achat, le professeur pourra acquérir une garantie tous risques supplémentaires couvrant le vol ou
les autres défectuosités possibles provoquées par des causes extérieures.
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Les parties conviennent de maintenir un comité consultatif des ordinateurs pour les professeurs composé de
six (6) membres dont trois (3) sont nommés par le Syndicat et trois (3) par l'Université. Son mandat est le
suivant:
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établir une liste d'ordinateurs normalisés (matériel et logiciels);
faire les recommandations appropriées à l'Université en ce qui concerne les priorités, les critères
d'attribution, la nature des logiciels, le service de garantie. Il donne aussi son avis sur toute question qui
lui est soumise par l'une ou l'autre des parties.
Une copie des recommandations et des listes émises (ordinateurs normalisés, logiciels) est transmise
simultanément à chacune des parties.
Acquisition d’un ordinateur
En vertu de la clause ci-dessus, l’achat d’un ordinateur constitue désormais une dépense
professionnelle admissible à un remboursement prélevé sur le montant cumulé d’allocations
professionnelles, et il revient désormais au professeur d’acquérir son ordinateur lui-même.
Deux scénarios sont possibles :
1) Achat d’un ordinateur normalisé directement auprès du fournisseur agréé de
l’Université (INSO Solutions informatiques), en choisissant parmi la liste des modèles
normalisés. Cette liste, constituée par le Comité consultatif sur les ordinateurs, est
annexée au présent communiqué. Les modèles d’ordinateurs normalisés bénéficient du
soutien de la DGTIC. Liste des modèles normalisés à l’adresse suivante :
http://www.sgpum.ca/la-liste-des-modeles-dordinateurs-normalises/
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Selon le Comité consultatif sur les ordinateurs, « l’achat d’un ordinateur normalisé présente
plusieurs avantages et bénéfices :
Il garantit le soutien technique de la DGTIC durant toute la durée de vie utile de l’appareil;
Il garantit un niveau de service et un recours auprès du fournisseur en cas d’insatisfaction;
Il facilite l’installation et assure d’office le bon fonctionnement avec le réseau et les systèmes de
projection de l’Université;
Il permet la reprise rapide d’activités en cas de panne ou de dysfonctionnement;
Il assure le niveau de sécurité informatique selon les normes de l’Université de Montréal;
Il permet gratuitement l’accès à une panoplie de logiciels institutionnels;
Il permet de façon transparente la configuration de nouvelles fonctionnalités, les mises à jour du
système d’exploitation et des pilotes spécifiques à l’appareil. »
2) Achat de l’ordinateur de votre choix sur le marché libre (RE : Selon TP 4.03, les
dépenses admissibles comprennent l’achat de matériel informatique). Il est conseillé de
réclamer dès que possible le remboursement de la somme requise à un tel achat. Si vous
prévoyez réclamer d’autres dépenses admissibles prochainement avec un cumul
dépassant le maximum de 2038 $, une méthode simple de réclamation
recommandée par votre syndicat est de réclamer la totalité de ce montant en un seul
versement.
Notez que ces ordinateurs non normalisés ne bénéficient pas automatiquement du service
d’accès au réseau Intranet de l'Université, mais cet accès est accordé au professeur qui en fait la
demande auprès de la DGTIC. Les professeurs qui achètent des ordinateurs non normalisés ont
également accès à la logithèque UdeM, mais sans le soutien technique de la DGTIC.
http://www.dgtic.umontreal.ca/LLogiciels/logiciel.htm
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La situation concernant la procédure de réclamation via SYNCHRO
Parallèlement à ce nouveau programme, l’Université a modifié ses pratiques administratives et a
mis en place le système Synchro Finances. Les modalités de versement des allocations et de
remboursement des dépenses admissibles vous ont été communiquées séparément par M. Elvio
Buono, directeur du BPER. Le SGPUM a tenté depuis plusieurs semaines d’obtenir des
éclaircissements sur la procédure administrative de versement des allocations de dépenses
professionnelles via SYNCHRO et nous n’avons toujours pas reçu de réponses claires à nos
questions. Le communiqué que vous venez de recevoir du Bureau du personnel enseignant et de
recherche contient une procédure complexe qui est apparue très peu conviviale.
La stratégie la plus simple de réclamation semble a priori de compléter une demande de
remboursement de dépenses auprès de la direction administrative de votre unité. Le formulaire
approprié devrait vous être fourni à cette fin.
Si vous rencontrez des difficultés pour votre demande de versement de l’allocation de dépenses
professionnelles,
écrivez
au
directeur
du
Bureau
du
personnel
enseignant
[email protected] en mettant copie conforme à [email protected].
Cordialement
L’Exécutif du SGPUM
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