concours i - Université de Lorraine

CONCOURS I.T.R.F. – SESSION 2016
DESCRIPTIF DE POSTE
Adjoint en gestion administrative
Référence du concours
ème
Corps : Adjoint technique de recherche et de formation principal 2
classe
Nature du concours : Interne
Branche d’activité professionnelle (BAP) : J – Gestion et pilotage
Famille professionnelle : Autres
Emploi type : Adjoint en gestion administrative
Nombre de postes offerts : 1
Localisation du poste : Université de Bourgogne – Pôle logistique UFR5-Planning Droit/Lettres
Renseignements et préinscription sur Internet : http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/recrutements/itrf
Définition et principales caractéristiques de l’emploi-type sur Internet :
http://referens.univ-poitiers.fr/version/men
MISSIONS :
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Gestion de la réservation de salles et d’amphithéâtres via le logiciel ADE campus (réunions,
enseignements, colloques, examens)
Accueil physique et téléphonique des usagers
Gestion des clefs, des fournitures administratives et du matériel pour les salles de cours
ACTIVITES ESSENTIELLES :
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Gestion via le logiciel ADE de la réservation d’environ 140 salles et amphithéâtres sur 6 sites
(planification des emplois du temps, réservation pour les examens, colloques réunions et
rattrapages)
Accueil des enseignants et des secrétariats pédagogiques (renseigner sur les réservations de salles,
l’équipement des salles, prêter les clefs pour les salles équipées)
Gérer les clefs pour le bâtiment Droit/Lettres et le PEG (commande de clefs, suivi des prêts et du
stock)
Gérer les stocks et commander des petites fournitures de bureaux, ainsi que du matériel pour les
salles de cours (craies, brosses, marqueurs)
COMPETENCES REQUISES :
Forte maitrise du logiciel ADE campus afin de modéliser les fiches filières et de gérer les
réservations de salles et amphithéâtres
Maitrise de l’outil informatique (messagerie électronique, internet, Word, Excel)
Bonne connaissance du fonctionnement des UFR et des Services Centraux
Sens du contact, diplomatie
Organisation, rigueur, réactivité
Disponibilité, ponctualité, sens du travail en équipe
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
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Affection au pôle logistique UFR5 et plus précisément au planning Droit/Lettres, au sein d’une
équipe de quatre personnes
Le planning Droit/Lettres travaille avec toutes les composantes du campus, ainsi que les services
centraux et des extérieurs. Il gère les réservations de salles pour plus de moitié des étudiants du
campus
Amplitude d’ouverture du service de 7h45 à 17h15