Numérisation de documents

Numérisation de documents
POURQUOI NUMERISER ?
La numérisation des documents répond à plusieurs objectifs  Facilité d’accès
 Gain de place
 Pérennité du contenu
 Classement réduit
 Diffusion et partage
 Version infalsifiable
QUEL FORMAT NUMERIQUE ?
Le format le plus utilisé et diffusé est le format PDF. Un fichier PDF peut être monopage ou multipage. Le PDF est employé également comme format d’archivage. COMMENT NUMERISER UN DOCUMENT ?
Un document peut être scanné en noir et blanc, niveaux de gris ou
couleurs. Le contenu du document (texte, présence de schémas,
image) permet de déterminer le mode le mieux adapté. Un
document numérisé en niveaux de gris ou couleurs a un poids plus
important qu’un fichier noir et blanc. Pour pallier au problème de
poids qui restreint l’ouverture et la diffusion, une compression PDF
peut être faite sur le document.
Dans certains cas, pour les plans par exemple, le format peut être TIF, qui permet de modifier le plan dans un logiciel de dessin.
Pour les photos et images, le format préconisé est JPEG.
Afin de retrouver rapidement le contenu du document, un OCR
(reconnaissance de caractères) permet d’effectuer des recherches
plein texte.
L’indexation du fichier permet d’attacher des mots clés au
document. Dans le fichier, ces mots clés sont des métadonnées du
PDF. Les métadonnées sont utilisées dans les logiciels de GED pour
faciliter le classement.
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