cahier des charges

CAHIER DES CHARGES
Les critères d’organisation définis dans ce cahier des charges sont complémentaires des informations disponibles sur le
Beach Volley Système", http://www.ffvb.org/
onglet BEACH VOLLEY rubrique "Organiser un tournoi", partie " zoom sur : ORGANISER UN TOURNOI : LES FONDAMENTAUX
Série 1-C-
NIVEAUX
Série 1-B-
Série 1-A-
Prize Money minimum par tableau
> ou = 1000 €
> ou = 3000 €
> ou = 6000 €
Droits d'entrée FFVB par tableau
1 060 €
2 120 €
3 720 €
Droits d'entrée FFVB pour 2 tableaux (féminin, masculin)
1 580 €
3 200 €
6 300 €
Dépôt garantie par tableau (chèque caution ordre FFVB)
1 000 €
3 000 €
6 000 €
Dépôt du dossier de candidature + chéque "droits d'entrée"
6 mois avant
6 mois avant
8 mois avant
Dépôt garantie (chèque caution ordre FFVB)
4 mois avant
4 mois avant
6 mois avant
CRITERES D'ORGANISATION
IDENTIFICATION
CANDIDATURE / SUIVI DOSSIER
Jusqu'à 3 mois avant le début du tournoi, 50 % du dépôt de garantie
Jusqu'à 1 mois avant le début du tournoi, 75 % du dépôt de garantie
Moins d'1 mois avant le début du tournoi, 100% du dépôt de garantie
Pénalité en cas d'annulation, sauf cas de force majeure
Dépôt du budget prévisionnel du tournoi
6 mois avant
6 mois avant
8 mois avant
6 mois avant, - 10j, - 1j
6 mois avant, - 10j, - 1j
8 mois avant, - 10j, - 1j
Dépôt de l'organigramme de gestion sportive
3 mois avant
4 mois avant
5 mois avant
Dépôt du contrat de police d'assurance organisation
3 mois avant
4 mois avant
5 mois avant
Dépôt des soutiens "partenaires"
3 mois avant
4 mois avant
5 mois avant
Dépôt des autorisations administratives
3 mois avant
3 mois avant
3 mois avant
Validation visuels partenaires tour de terrain
2 mois avant
3 mois avant
4 mois avant
Validation affiche et supports de communication
1 mois avant
2 mois avant
3 mois avant
Dépôt du plan du site (village + terrains) à l'échelle
4 mois avant
4 mois avant
6 mois avant
Validation du site commission de sécurité, à fournir avant le début du tournoi
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Assistant au Directeur de Compétition
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Responsable technique ( terrains, logistique …)
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Responsable financier
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Responsable administratif
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Responsable media et communication
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Nombre de ramasseurs par terrain
2
2
3
Nombre de marqueurs par terrain
1
1
1
1
1
1
2
Visite site compétition
EQUIPE D'ORGANISATION
Directeur de compétition
Nombre de scoreurs par terrain
Nombre d'afficheurs score public
1
FORMULE SPORTIVE
Tableau Principal à 12 équipes
Poule ou double élimination
Tableau Principal à 16 équipes
Poule " brésilienne" ou double élimination
BALLONS
Caractéristiques des ballons
Normes FIVB
Normes FIVB
Normes FIVB
Nombre de ballons par terrain
2
2
3
FFVB - CAHIER DES CHARGES
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES 1
TOURNOIS DE SERIE 1
1/8
CAHIER DES CHARGES
Les critères d’organisation définis dans ce cahier des charges sont complémentaires des informations disponibles sur le
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onglet BEACH VOLLEY rubrique "Organiser un tournoi", partie " zoom sur : ORGANISER UN TOURNOI : LES FONDAMENTAUX
Série 1-C-
NIVEAUX
Série 1-B-
Série 1-A-
1 à partir des 1/4
2 à partir des 1/4
3 à partir des 1/4
2
2
2
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
National et régional
National et régional
National et régional
feuille de matchs officielles
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Espace accueil/vestiaires arbitres
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
CRITERES D'ORGANISATION
ARBITRAGE
Nombre d'arbitres (par terrain)
Nombre d'arbitres (finales)
Juge arbitre
Qualification des arbitres
3 arbitres par jour par terrain à partir des quarts
Rappel de la règle
MEDICAL
Poste de secours spécifique
Kinésithérapeute
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Obligatoire
Locaux appropriés contrôle anti-dopage (salle d'attente, de travail, toilettes)
Médecin
Recommandé
PARTICIPANTS
Gestion des inscriptions
FFVB BVS
FFVB BVS
FFVB BVS
NB équipe minimum Tableau Principal
8
12
12
NB équipe minimum Tableau Qualification
8
12
12
40 € max./équipe sauf prise en charge hébergement : 80 € max.
Montant frais inscription équipe
REPARTITION PRIMES DE JEU
Tableau Principal à 12 équipes
Cf. annexe
Cf. annexe
Cf. annexe
Tableau Principal à 16 équipes
Cf. annexe
Cf. annexe
Cf. annexe
Sur le site du tournoi, par chèque
Paiement des Primes de jeu
AMENAGEMENT DU SITE
> 100 recommandés
> 100 obligatoires
> 300 recommandés
> 500 obligatoires
> 1000 recommandés
>2
>3
>5
1
1
2
Espace partenaires (tentes accueil + assises 20 places)
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Sanitaires (wc + douches)
Recommandé
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Gradins normés ou assimilés
Tentes ou structures d'accueil d'au moins 10m2
Espace 12m² boutique FFVB et/ou partenaires FFVB
TERRAIN
Normes sable + dimension FFVB (aire de jeu 16 x 24 m) + équipements
Qualité du sable et entretien entre chaque match
Sécurité filet (Norme NF 1271, abs de haubans, mousse protection)
FFVB - CAHIER DES CHARGES
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES 1
TOURNOIS DE SERIE 1
2/8
CAHIER DES CHARGES
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onglet BEACH VOLLEY rubrique "Organiser un tournoi", partie " zoom sur : ORGANISER UN TOURNOI : LES FONDAMENTAUX
Série 1-C-
NIVEAUX
Série 1-B-
Série 1-A-
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Animateur
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
DJ
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Tournoi consolante joueurs
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Tournoi public
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Tournoi partenaire
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Textile joueurs
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Textile arbitres
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Textile équipe organisation locale
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Prêt 350 € / 3 J
Prêt 350 € / 3 J
GRATUIT
20%
30%
40%
Cadre FFVB
Cadre FFVB
Cadre FFVB
Présence Logo FFVB support communication
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Présence Logo FBVS1 support communication
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Présence Logo FFVB textile joueur / organisation
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Présence Logo FBVS1 textile Joueur / organisation
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
0,80 x 1,50 m
0,80 x 1,50 m
0,80 x 1,50 m
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Plan de communication
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Information couverture médiatique ( TV, presse…)
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Programme officiel
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Articles promotionels à distribuer (public,VIP, presse)
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Autre élément relatif à l'événement
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Conférences de presse
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Distribution de tracs info (poster, programme, etc.)
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Utilisation du logiciel FFVB pour bulletin quotidien
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Conditions d'accès à internet
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Photos du tournoi envoyés à la FFVB pendant le tournoi
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Après le tournoi
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
CRITERES D'ORGANISATION
ANIMATIONS
Speaker
AVIS
AVIS
TEXTILE
VISIBILITE PARTENAIRE FFVB
Support publicité TOUR TERRAIN (frais de transport A/R non compris)
Part espace visibilité réservé partenaire FFVB
Affiche évènement
Dimensions panneaux partenaire terrain central
Respect définition FFVB répartition partenaires tour de terrain (annexe)
COMMUNICATION & MEDIA
Accréditations (joueurs, organisation, VIP…)
Photographe
Couverture de la presse
Distribution du bulletin quotidien
FFVB - CAHIER DES CHARGES
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES 1
TOURNOIS DE SERIE 1
3/8
CAHIER DES CHARGES
Les critères d’organisation définis dans ce cahier des charges sont complémentaires des informations disponibles sur le
Beach Volley Système", http://www.ffvb.org/
onglet BEACH VOLLEY rubrique "Organiser un tournoi", partie " zoom sur : ORGANISER UN TOURNOI : LES FONDAMENTAUX
Série 1-C-
NIVEAUX
Série 1-B-
Série 1-A-
Conditions de transports des officiels
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Conditions de transports des joueurs
Recommandé
Recommandé
Recommandé
Conditions de transport autres (bénévoles, organisateurs…)
Recommandé
Recommandé
Recommandé
CRITERES D'ORGANISATION
TRANSPORT
PROTOCOLE RECOMPENSE
Selon les recommandations FFVB
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Soir des finales
recommandé
Soir des finales
recommandé
Soir des finales
recommandé
Production images pour magazine
Obligatoire
Obligatoire
Obligatoire
Production images match (finales)
Recommandé
Recommandé
Obligatoire
Animations particulières
PRODUCTION VIDEO / TV
HEBERGEMENT (minimum **)
Juge Arbitre
De la veille de la compétition au soir de la finale
Superviseur FFVB
De la veille de la compétition au soir de la finale
Délégué FFVB
De la veille de la compétition au soir de la finale
Arbitre
De la veille de la compétition au soir de la finale
De la veille de la compétition au soir de la finale
Relations Presse
REGIE FFVB (6 personnes)
Joueurs
Deux jours avant le début de la compétition au soir de la finale
Forfait recommandé
Forfait recommandé
Forfait
RESTAURATION
Juge Arbitre
De la veille de la compétition au soir de la finale
Superviseur FFVB
De la veille de la compétition au soir de la finale
Délégué FFVB
De la veille de la compétition au soir de la finale
Arbitre
De la veille de la compétition au soir de la finale
Relations Presse
De la veille de la compétition au soir de la finale
REGIE FFVB ( 6 personnes )
Joueurs
Deux jours avant le début de la compétition au soir de la finale
Recommandé
Recommandé
Déjeuner
PER DIEM / REMBOURSEMENT
Arbitres
Prise en charge FFVB
Délégué, Relations Presse, Superviseur FFVB
Prise en charge FFVB
EAU
1,5 l (bouteille bouchonnée) par joueur par match
Joueur
1,5 l min. par membre orga/jour
Organisation
BVS
Limite inscription joueur
10 jours avant
10 jours avant
10 jours avant
Saisie résultats
Soir des finales
Soir des finales
Soir des finales
FFVB - CAHIER DES CHARGES
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES 1
TOURNOIS DE SERIE 1
4/8
DOSSIER DE CANDIDATURE
GRILLE DE RENSEIGNEMENTS
Remplissez une fiche par type de tournoi (féminin ou masculin).
A retourner à la FFVB dans les délais impartis avant la date du tournoi.
Après un accord de principe de la FFVB, vous recevrez une convention d'organisation de tournoi de série 1.
Cette convention sera à retourner signer à la FFVB, ce qui validera l'intégration de votre tournoi dans le FRANCE BEACH VOLLEY SERIES.
Vous recevrez ensuite vos codes d'accès au Beach Volley Système pour la gestion sportive de votre tournoi.
Vous pourrez ainsi en faire la publicité et les joueurs s'y inscrire.
DESCRIPTIF GENERAL
Organisateur
Nom
Adresse
Téléphone
Fax
E-mail
DIRECTEUR LOCAL DE LA COMPETITION
Nom, adresse, contact
Association support affiliée FFVB (N° + NOM)
Type de tournoi choisi
*rayer les niveaux non choisis
Appelation du tournoi
SERIE 1 A
Genre :
-
FEMININ
*rayer le type non choisi
SERIE 1 B
-
-
SERIE 1 C
MASCULIN
Nombre équipes tableau principal
Nombre équipes en qualification
Nombre de terrains normés
Dates proposées 2012 : option 1
Qualification :
Tableau Principal :
Dates proposées 2012 : option 2
Qualification :
Tableau Principal :
Dates proposées 2013 : option 1
Qualification :
Tableau Principal :
Dates proposées 2013 : option 2
Qualification :
Tableau Principal :
Formule sportive
Qualification :
Tableau Principal :
FFVB
DOSSIER DE CANDIDATURE
TOURNOIS DE SERIE 1
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES
5/8
DOSSIER DE CANDIDATURE
GRILLE DE RENSEIGNEMENTS
Horaire
de laune
réunion
Remplissez
fiche technique
par type de tournoi (féminin ou masculin).
Montant du prize money par tableau
A retourner à la FFVB dans les délais impartis avant la date du tournoi.
1ier:
2ième:
3ième:
Après un accord
de principe
d'organisationième
de tournoi de série 1.
Répartition
du prize
moneyde la FFVB, vous recevrez une convention
ième
5 :
7 :
9ième:
Sté d'assurance (Nom)
n° du contrat de police d'assurance
couvrant les risques liés à l'organisation du tournoi
INFORMATIONS GENERALES SUR LA VILLE ET LE SITE D'ACCUEIL
4ième:
12ième:
Ville :
Site de compétition TABLEAU PRINCIPAL
nom et adresse :
Description du site
(plage, lac, ville…) :
Site de compétition TABLEAU QUALIFICATION
(nom et adresse) :
Description du site
(plage, lac, ville…) :
Distance de la gare au site de compétition :
Hébergements : si proposés
Catégorie
Lieu
Répartition
Restauration : si proposée
Formule
Lieu
Mode d'accès au site de la compétition
Transports en commun
Véhicule
CONDITIONS CLIMATIQUES (pendant la période proposée)
Température minimum :
Température maximum :
Conditions climatiques générales :
LISTE ATTENDUE DES PARTENAIRES LOCAUX :
Média :
PQR
Radio
Internet
Autres
Sponsor :
FFVB
DOSSIER DE CANDIDATURE
TOURNOIS DE SERIE 1
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES
6/8
DOSSIER DE CANDIDATURE
GRILLE DE RENSEIGNEMENTS
Partie réservée
la FFVB
Remplissez
une àfiche
par type de tournoi (féminin ou masculin).
Directeur de compétition FFVB
Nom,
contactà la FFVB dans les délais impartis avant la date du tournoi.
A retourner
Juge
Aprèsarbitre
un accord de principe de la FFVB, vous recevrez une convention d'organisation de tournoi de série 1.
Nom, contact
Délégués FFVB/DTN
Nom, contact
TOUR DE TERRAIN CENTRAL
Pour l'organisation de tournoi de série 1 A, souhaitez-vous bénéficier du prêt du tour de terrain central FFVB :
OUI* - NON
Pour l'organisation de tournoi de série 1 B ou C, souhaitez-vous bénéficier de la location du tour de terrain FFVB, en fonction des
disponibilités de ce dernier et aux conditions définies dans le cahier des charges.
OUI* - NON
* rayer la mention inutile
Règlement des primes de jeu (Prize money) :
L’organisateur du Tournoi est seul garant et responsable du paiement des prize money au cours et sur le site de la compétition, dans des
conditions conformes à la législation sociale et fiscale.
Officialisation de l’organisation :
Suite à la demande d’autorisation pour l’organisation d’un tournoi de série 1, la FFVB retournera à l’organisateur candidat une convention,
précisant les conditions d’organisations à respecter. A la réception de la convention, signée par l’organisateur, et du règlement du montant
des droits d’entrée correspondant à la catégorie de tournoi choisie, la FFVB, après vérification d’usage, officialisera le tournoi et son niveau de
classification.
FFVB
DOSSIER DE CANDIDATURE
TOURNOIS DE SERIE 1
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES
7/8
DOSSIER DE CANDIDATURE
GRILLE DE RENSEIGNEMENTS
Remplissez une fiche par type de tournoi (féminin ou masculin).
Demande d'autorisation :
A retourner à la FFVB dans les délais impartis avant la date du tournoi.
Après
un accord
de-principe
la FFVB, vous recevrez une convention d'organisation de tournoi de série 1.
Je soussigné
Mme
Mlle - M.de_______________________________________________________,
représentant l'association affiliée à la FFVB :_____________________________________________,
- reconnaît avoir pris connaissance du guide d'organisation de tournois du France Beach Volley Séries "les fondamentaux" et des critères
d’organisations définis dans le cahier des charges, accepte sans réserves de m'y conformer strictement,
- sollicite l’autorisation d'organiser un tournoi de niveau de série 1 : ____ , de genre : ________________ , correspondant aux données ciavant décrites.
Un chèque du montant des droits d'entrée, le cahier des charges et l'annexe relative aux primes de jeu, la répartition des visuels du
tour de terrain central dûment paraphés et signés doivent être joints au présent dossier.
Fait à
le,
.
Signature du Président de l'association affiliée à la FFVB
Cachet de l'association
Partie réservée à la FFVB / Ligue régionale concernée
Pour une demande d'organisation de tournois de Série 1 :
Avis de la Ligue régionale (*) :
Favorable
Défavorable
Commentaires :
Signature du Président de la Ligue :
Lieu :
Date de l'avis :
Date de validation de la Commission Centrale Beach Volley de la FFVB :
Cachet :
Signature de la Président de la CCVB :
Lieu :
Date :
Dossier arrivé à la FFVB, le :
Date de validation du Comité Directeur Fédéral, sur avis du Bureau Exécutif :
Cachet :
Signature du Président de la FFVB :
Lieu :
FFVB
DOSSIER DE CANDIDATURE
Date :
Cachet :
TOURNOIS DE SERIE 1
FRANCE BEACH VOLLEY SERIES
8/8