Format pdf, 684,98 ko - Centre de services partagés du Québec

Fairness Monitor Report #1
Shared Services Canada (SSC)
Converged Communications Services
CENTRE DE SERVICES PARTAGÉS DU QUÉBEC
VÉRIFICATION DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES :
ACQUISITION ET LOCATION D’IMPRIMANTES ET IMPRIMANTES
MULTIFONCTIONS, CARTOUCHES D’IMPRESSION ET
CONSOMMABLES ORIGINAUX NO. 999107146
RAPPORT DE VÉRIFICATION
Sub
30 juin 2016
Rapport à:
Directrice
Direction de la vérification interne
Envoyé par:
Samson & Associés
TABLE DES MATIÈRES
1. INTRODUCTION ....................................................................................................... 1
2. RAPPORT DES AUDITEURS INDÉPENDANTS PORTANT SUR LE PROCESSUS
D’APPEL D’OFFRE POUR L’ACQUISITION ET LA LOCATION D’IMPRIMANTES
PAR LE CSPQ ........................................................................................................ 2
3. ACQUISITION ET LOCATION D’IMPRIMANTES .................................................... 4
4. MÉTHODE ................................................................................................................ 5
4.1
ANALYSE DES BESOINS ET APPEL D’INTÉRÊT......................................... 5
4.2
PRÉPARATION ET APPROBATION DE L’AO ............................................... 5
4.3
PUBLICATION DE L’AO ................................................................................. 6
4.4
RÉCEPTION, OUVERTURE ET VALIDATION DES SOUMISSIONS ............ 6
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
1. INTRODUCTION
Samson & Associés a été engagé à titre d’auditeur afin de vérifier le processus d’appel
d’offres concernant l’octroi d’un contrat pour l’acquisition et la location d’imprimantes et
imprimantes multifonctions, cartouches d’impression et consommables originaux pour les
organismes membres de l’achat regroupé (ci-après désigné comme contrat pour
l’acquisition et la location d’imprimantes), entrepris par le Centre de services partagés du
Québec (CSPQ), dans le cadre de l’appel d’offres (AO) numéro 999107146 émis le 13
mai 2016. Samson & Associés est un tiers indépendant par rapport à cette activité.
Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et nous avons observé toutes
les activités pertinentes, selon l’objectif et les critères établis qui sont présentés à
l’annexe A. Nous avons eu accès à tous les documents témoignant des différents volets
du processus d’approvisionnement et nous avons obtenu la collaboration des
intervenants. Lors du début de notre mandat, les documents d’AO avaient déjà été
publiés sur le système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec
(SEAO).
Par la présente, nous soumettons notre rapport de vérification sur les activités menées à
commencer par l’émission de l’appel d’intérêt jusqu’à l’évaluation de l’AO, qui constitue
l’étape précédant la signature du contrat.
Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et
des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au
cours des activités menées.
Samson & Associés
1
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
2. RAPPORT DES AUDITEURS INDÉPENDANTS PORTANT SUR LE PROCESSUS
D’APPEL D’OFFRE POUR L’ACQUISITION ET LA LOCATION D’IMPRIMANTES
PAR LE CSPQ
À la Direction de la vérification interne du Centre de services partagés du Québec
(CSPQ)
Objectif
Nous avons audité la conformité du processus d’appel d’offre numéro 999107146 visant
l’acquisition et la location d’imprimantes et imprimantes multifonctions, cartouches
d’impression et consommables originaux pour les organismes membres de l’achat
regroupé du CSPQ, commençant par l’approbation de la planification des activités du
processus d’appel d’offres effectuée en date de juin 2015 jusqu’à la conclusion de l’étape
de l’évaluation des soumissions reçues le 29 juin 2016, en conformité avec la Loi sur les
contrats d’organismes publics et aux règlements correspondants, ainsi qu’à toutes
décisions relatives provenant du Conseil du Trésor (les critères établis sont reproduits à
l’Annexe A).
L’audit a été effectué en vertu du Chapitre 5025 du Manuel des comptables professionnels
agréés (CPA Canada)1.
Responsabilités du CSPQ
La direction du CSPQ a la responsabilité de concevoir, d’implanter et d’exécuter les
contrôles du processus d’appel d’offres pour assurer le respect des lois, des politiques et
des règlements qui s’y rattachent.
Responsabilité de l’auditeur
Notre responsabilité consiste à exprimer une opinion en nous fondant sur le processus
d’approvisionnement, sur la base de notre audit. Notre audit a été effectué conformément
aux Normes relatives aux missions de certification établies par CPA Canada. Ces normes
requièrent que nous nous conformions aux règles de déontologie et que nous planifions et
réalisions l’audit de façon à obtenir l’assurance raisonnable que, dans tous leurs aspects
significatifs, les étapes de l’appel d’offre respectent les politiques, processus, lois et
règlements afférents.
Un audit implique la mise en œuvre de procédures en vue de recueillir des éléments
probants concernant les critères établis (Annexe A). Le choix des procédures relève du
Ce chapitre réfère aux normes relatives aux missions de certification autre que les audits d’états financiers ou
d’autres informations financières historiques.
1
Samson & Associés
2
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
jugement de l’auditeur, et notamment de son évaluation des risques que les étapes du
processus ne comportent pas d’anomalies significatives, que celles-ci résultent de fraudes
ou d’erreurs. Dans l’évaluation de ces risques, l’auditeur prend en considération le contrôle
interne de l’entité portant sur les étapes de l’appel d’offres, afin de concevoir des procédures
d’audit appropriées aux circonstances, et non dans le but d’exprimer une opinion sur
l’efficacité du contrôle interne de l’entité.
Nous estimons que les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour
fonder notre opinion d’audit.
Limites inhérentes
L’efficacité potentielle des contrôles particuliers du CSPQ comporte des limites inhérentes
et, par conséquent, il se peut que des erreurs ou des fraudes surviennent et ne soient pas
décelées. De plus, la projection de conclusions, tirées de nos constatations, sur des appels
d’offres futurs comporte le risque que des changements puissent compromettre la validité
de ces conclusions.
Opinion
À notre avis, le processus d’appel d’offre no. 999107146 pour l’acquisition et la location
d’imprimantes et imprimantes multifonctions, cartouches d’impression et consommables
originaux pour les organismes membres de l’achat regroupé du CSPQ décrit à la section
3 du présent rapport, effectué au cours de la période s’échelonnant de janvier 2015 au 30
juin 2016, s’est conformé, à tous égards importants, au processus de gestion contractuelle
du CSPQ, aux dispositions de la Loi sur les contrats d’organismes publics et aux
règlements correspondants, ainsi qu’à toutes décisions relatives du Conseil du trésor.
Les renseignements à l’appui sont présentés à la section 4.
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA
Samson & Associés
Gatineau (Québec)
30 Juin 2016
Samson & Associés
3
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
3. ACQUISITION ET LOCATION D’IMPRIMANTES
Les contrats qui seront émis suite à l’appel d’offres visent l’acquisition et la location
d’imprimantes et imprimantes multifonctions, cartouches d’impression et consommables
originaux pour les organismes membres de l’achat regroupé. Pour le présent appel
d’offres, le Conseil du trésor (CT) a autorisé la conclusion d’un contrat selon des termes
différents que ceux qui sont applicables en vertu du Règlement sur les contrats
d’approvisionnements des organismes publics (RLRQ, chapitre C-65.1, r.2), ci-après le
Règlement. Un résumé des principaux éléments du cadre normatif du gouvernement pour
la gestion contractuelle est aussi présenté à l’annexe B.
Le CSPQ vise la conclusion d’un contrat à commandes de trois années (plus une année
d’option) d’une valeur estimée à 106 millions de dollars qui comprendra plusieurs catégories
de biens. Les biens d’un fournisseur seront retenus sur la base de critère de conformité,
établis aux documents d’appel d’offres. Les biens non conformes d’un fournisseur ne seront
pas retenus sans toutefois entraîner la non-conformité du fournisseur à moins qu’aucun des
biens proposés par un fournisseur ne soit conforme. Ainsi, le CSPQ conclura un contrat
avec les fournisseurs ayant soumis au moins un bien conforme dans une des catégories.
Les imprimantes présentes sur le marché offrent des fonctionnalités standardisées. Le
CSPQ souhaite mettre à jour les modalités d’acquisition de ces biens de manière à refléter
les nouvelles réalités du marché technologique.
Le Règlement ne permet pas au CSPQ de mettre en place un contrat d’approvisionnement
qui tienne compte des particularités propres à ces technologies. Par exemple, les biens
visés subissent des variations de prix importantes et sont constamment en évolution, alors
que l’article 18 prévoit la présentation d’un seul bien par fournisseur au moment du dépôt
des soumissions qui serait acquis par la clientèle au prix soumis pendant toute la durée du
contrat.
Avec l’inclusion d’exigences techniques évolutives, les termes du nouveau contrat
permettront de répondre aux besoins de la clientèle, de fournir des produits reflétant
l’apparition de nouvelles technologies dans les catégories prévues initialement à l’appel
d’offres, et d’assurer plus de flexibilité pour suivre l’évolution du marché.
Samson & Associés
4
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
4. MÉTHODE
Samson & Associés a été retenu à titre d’auditeur pour vérifier le processus
d’approvisionnement concurrentiel concernant l’AO pour l’acquisition et la location
d’imprimantes et imprimantes multifonctions, cartouches d’impression et consommables
originaux, et pour fournir une assurance sur le processus contractuel selon l’objectif et
les critères établis à l’annexe A.
En conformité avec l’énoncé de travail de notre mission, nous avons pris connaissance
de l’environnement de contrôle, obtenu les documents pertinents relatifs aux activités
mises en œuvre (i.e. appel d’intérêt, préparation, approbation, publication et modifications
de l’AO, questions et réponses relatives à l’AO et évaluation des soumissions) et effectué
les procédures de vérification appropriées et formulé nos conclusions. Un sommaire de
nos constatations est présenté plus bas.
4.1
Analyse des besoins et appel d’intérêt
Un appel d’intérêt a été affiché sur le service électronique d’appel d’offres du
gouvernement (SEAO) le 17 novembre 2015, sous le numéro de référence SEAO 933094
et le numéro d’avis AI-20151105 afin d’informer l'industrie des besoins.
Un comité technique, formé d’utilisateurs-experts aptes, représentant les clients du
CSPQ, a revu les avis d’intérêt et les commentaires reçus. Les commentaires des
fournisseurs ont été considérés dans la préparation de l’AO (incluant le devis technique)
par la Direction des achats regroupés du CSPQ. L’analyse des besoins a notamment été
complétée par la sollicitation des besoins des clients regroupés.
L’analyse des besoins a été présentée au CT en date du 21 avril 2016; l’approbation a
été reçue en date du 10 mai 2016.
Sommaire des résultats
Aucune exception n’a été identifiée concernant les critères établis pour cette étape de l’AO.
4.2
Préparation et approbation de l’AO
Le processus d’affaires applicable à une stratégie fondée sur le prix uniquement en vue
d’un approvisionnement en biens a été préalablement défini par le CSPQ, lequel inclus
notamment l’élaboration de plans de travail, la tenue de consultations, la préparation de
Samson & Associés
5
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
compilations et d’analyses ainsi que l’obtention des approbations prévues de la part des
autorités du CSPQ.
Le CSPQ a appliqué son processus d’affaires prévu pour la préparation du document
d’AO. Les modalités, les informations et les documents prévus selon le gabarit d’AO
applicable à une stratégie fondée sur le prix en vue d’un approvisionnement en biens ont
été préparés par l’équipe du CSPQ et ont été inclus au document d’AO et autres
documents afférents.
Sommaire des résultats
Aucune exception n’a été identifiée concernant les critères établis pour cette étape de l’AO.
4.3
Publication de l’AO
L’AO a été affiché sur le SEAO le 13 mai 2016 sous le numéro d’avis 999107146 et le
numéro SEAO 981211. La date initiale de fermeture avait été prévue le 3 juin 2016, en
conformité avec la règlementation. L’addenda 8 a reporté la date de clôture au 21 juin
2016.
Certains commentaires ou questions obtenues de la part de fournisseurs intéressés
durant la période de l’AO ont permis par la suite de clarifier auprès de requérants les
spécifications requises à l’AO ou encore d’ajuster, par exemple, le bordereau à utiliser en
réponse à l’AO.
Samson et Associés a effectué les tests requis en lien avec la publication de l’AO jusqu’à
la fermeture de l’AO effectuée le 21 juin 2016. Ces tests ont inclus la revue des
ajustements apportés relativement avec l’émission des 10 addendas à l’AO ainsi que les
communications relatives aux questions reçues et les réponses émises par l’autorité
contractante. Suite aux questions soumises par l'industrie, dix (10) addendas à l’AO ont
été publiés afin d’apporter des clarifications au devis technique ou des précisions aux
documents. Le cas échéant, la date prévue de fermeture a été reportée selon les
dispositions du Règlement.
Sommaire des résultats
Aucune exception n’a été identifiée concernant les critères établis pour cette étape de l’AO.
4.4
Réception, ouverture et validation des soumissions
La Direction du soutien aux opérations (DSO), qui est indépendante de la Direction des
achats regroupés, est responsable de procéder à l’ouverture des soumissions reçues en
Samson & Associés
6
Rapport de vérification
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
date de la journée et de l’heure limite annoncée dans l’AO. Nous avons obtenu le procèsverbal du 21 juin 2016 préparé en bonne et due forme par la DSO qui confirme
notamment le déroulement de l’ouverture.
Les offres ont été reçues au 880 Chemin Ste-Foy, Québec (QC). Conformément aux
dispositions de l’AO, les soumissions ont été ouvertes le 21 juin 2016 à 15:00 heures,
sous la responsabilité d’un agent désigné par la DSO et en présence d’un témoin.
La stratégie d’AO étant fondée sur le prix uniquement, aucune évaluation cotée des
soumissions n’était requise. Dans la mesure où le soumissionnaire est admissible ainsi
que sa soumission conforme, et que ses produits sont conformes aux exigences
techniques de l’AO, ce dernier se qualifie, sans égards au prix soumis pour ses produits.
L’évaluation des soumissions consistait en une validation de l’admissibilité des
fournisseurs et de la conformité des soumissions selon les termes de l’AO. Celle-ci
comportait aussi validation technique selon les termes de l’AO incluant le devis technique.
Aux fins de cette validation, des outils d’analyse ont été élaborés et utilisés par les
personnes chargées de l’analyse des soumissions. Le respect des critères d’admissibilité
et de conformité, tels que décrits notamment aux paragraphes 5.19 et 5.20 de l’AO, ont
été validés par l’autorité contractante entre le 21 et le 29 juin 2016. Samson & Associés
a révisé la validation effectuée sur une base d’échantillonnage afin de s’assurer que celleci rencontre les critères de conformité.
Les instructions et les outils pour la validation des critères d’admissibilité et de conformité
de même que des exigences techniques étaient complets, respectaient les modalités de
l’AO, et ils ont été exécutés de manière conforme.
Dix (10) firmes ont soumis une offre. Ces dernières ont été jugées admissibles et leurs
offres respectives ont été jugées conformes à l’AO. Parmi ces dix (10) offres, les produits
suggérés par les dix (10) firmes ont été jugées conformes aux exigences techniques de
l’AO.
Six (6) personnes ont participé à la validation des soumissions. Nous avons confirmé
qu’elles avaient tous fourni la documentation requise par le CSPQ pour attester de leur
indépendance.
Sommaire des résultats
Aucune exception n’a été identifiée concernant les critères établis pour cette étape de l’AO.
Samson & Associés
7
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
Rapport de vérification
ANNEXE A : OBJECTIF ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION
Objectif
L’objectif de l’audit du processus de gestion contractuelle pour l’acquisition et la location
d’imprimantes est de fournir une opinion concernant le respect du processus d’appel
d’offre, en conformité avec la Loi sur les contrats d’organismes publics et aux règlements
correspondants2, ainsi que toute décision du Secrétariat du conseil du trésor et du conseil
des ministres.
Portée
Notre vérification a porté sur l’ensemble des étapes du processus de gestion
contractuelle, tel que présenté à l’annexe C.
Critères de vérification
Afin de conclure sur l’objectif de vérification, nous avons élaborés les critères de
vérification suivants :
Analyse des besoins et lettre d’intérêt
1
L'analyse des besoins est effectuée de façon adéquate et rigoureuse.
2
Les documents soumis au Secrétariat du conseil du trésor sont complets et présente
adéquatement l’analyse des besoins.
Préparation de l’appel d’offres
3
Le mode de sollicitation est adéquat compte tenu des seuils obligatoires d'appel d'offres
publics (selon les lois, règlements et ententes inter-gouvernementales)
4
Le mode d’adjudication est adéquat (prix uniquement vs évaluation de la qualité)
5
L’énoncé des besoins/travaux a été approuvé par le requérant
6
Les documents d’appel d’offres sont complets et ils incluent:
 la description des besoins et les modalités de livraison et d'exécution;
 la description des options;
 la liste des documents ou autres pièces exigés des soumissionnaires;
 les modalités d’ouverture des soumissions;
 la règle d'adjudication du contrat, laquelle comprend, le cas échéant, toute
modalité de calcul applicable aux fins de l'adjudication; et
 Les conditions d’admissibilité exigées des soumissionnaires (les conditions de
conformité doivent indiquer les cas qui entraînent le rejet automatique d'une
soumission).
7
Les documents requis pour confirmer l’impartialité du personnel impliqué dans la
préparation de l’AO et l’évaluation des offres reçues ont été obtenus et confirment
l’absence de conflit d’intérêt.
2
Un aperçu du cadre normatif est présenté à l’annexe B
Samson & Associés
1
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
Rapport de vérification
ANNEXE A : OBJECTIF ET CRITÈRES DE VÉRIFICATION
Publication de l’appel d’offres
8
L'appel d'offres public s'est effectué au moyen d'un avis diffusé dans le système
électronique d'appel d'offres.
9
Le délai de réception des soumissions est établi en fonction des lois en vigueur, en nombre
de jours à compter de la date de diffusion de l'avis (au moins 15 jours).
10
Lorsqu’incidence potentielle sur le prix, les addendas sont transmis au moins 7 jours avant
la date limite de réception des soumissions, sinon la date d'ouverture a été reportée
conséquemment
11
Tous les addendas consignés au dossier ont été publiés au SEAO
Réception, ouverture et évaluation de l’appel d’offres
12
Après la date et à l'heure limites fixées dans les documents d'appel d'offres, en conformité
avec les termes de l’AO, l'organisme public procède en présence d'un témoin à l’ouverture
non publique des soumissions au moment qui convient.
13
L'organisme public a procédé à l'examen des soumissions en vérifiant les conditions
d’admissibilité exigées à l’AO pour la présentation d’une soumission, entre autres :
 posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les
enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;
 avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental
applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente,
clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de
bureau;
 avoir une attestation de Revenu Québec qui ne doit pas avoir été délivrée plus de
90 jours avant la date et l'heure limites fixées pour la réception des soumissions ni
après ces dates et heures (L'attestation de Revenu Québec est remplacée par
l'autorisation de l'AMF lorsqu'elle est requise); et
 satisfaire à toute autre condition d'admissibilité prévue dans les documents d'appel
d'offres.
14
Lorsqu’applicable, les calculs pour fins d’évaluation financière sont exacts.
15
L'adjudicataire n'est pas inscrit au RENA.
Samson & Associés
2
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
Rapport de vérification
ANNEXE B : PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DU CADRE NORMATIF
Le graphique ci-dessous3 présente un aperçu des principaux éléments du cadre normatif
relatif à la gestion contractuelle. Il est toutefois important de noter qu’il ne présente pas
l’intégralité des éléments de ce cadre.
3
Source : Guide de vérification du processus de gestion contractuelle, Secrétariat du Conseil du Trésor, 2014
(ajouter gouvernement du Québec pour le lecteur)
Samson & Associés
1
CSPQ
Acquisition et location d’imprimantes
Rapport de vérification
ANNEXE C : SOMMAIRE DU PROCESSUS DE GESTION CONTRACTUELLE
Le graphique suivant4 présente un sommaire des différents éléments qui font partie du
processus de gestion contractuelle habituelle.
4
Source : Guide de vérification du processus de gestion contractuelle, Secrétariat du Conseil du Trésor, 2014
Samson & Associés
1