CCTP - Ville de Chambly

Transcription

MARCHE D’ACQUISITION, INSTALLATION ET MAINTENANCE D’UN
PROGICIEL DE GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE
VILLE DE CHAMBLY
Cahier des Clauses Technique Particulières
(C.C.T.P)
CONTACT :
Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus auprès de
Monsieur AKABLI Othmane, Responsable du Service Informatique de la
Ville de Chambly par mail à l’adresse suivante : [email protected]
AVERTISSEMENT :
les candidats se doivent de signaler à l’acheteur public toute erreur,
omission, imprécision, contradiction ou ambiguïté qu’ils pourraient
déceler dans le dossier de consultation.
Marché d’acquisition, installation et maintenance d’un progiciel de gestion comptable et financière
CCTP – Mairie de Chambly – Aout 2015
1
SOMMAIRE
1 PRESENTATION DU PROJET .................................................................................................................... 3 2 OBJET DE LA CONSULTATION ................................................................................................................. 3 3 CONTEXTE DU PROJET ........................................................................................................................... 3 3.1 3.2 4 DESCRIPTION DE L’ORGANISATION PROJETEE POUR LA GESTION DES FINANCES .................................... 7 4.1 4.2 4.3 5 DESCRIPTION DE L’ENVIRONNEMENT TECHNIQUE EXISTANT ................................................................................. 4 DESCRIPTION DES LOGICIELS ACTUELLEMENT UTILISES. ....................................................................................... 4 PREAMBULE .............................................................................................................................................. 7 PROPOSITION D’ORGANISATION : ENGAGEMENT ET BON DE COMMANDE ............................................................... 7 PROPOSITION D’ORGANISATION FACTURE ET MANDATEMENT ............................................................................. 8 PROGICIEL DE GESTION FINANCIERE ...................................................................................................... 9 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 GESTION DES TIERS ................................................................................................................................... 10 GESTION DES DROITS ................................................................................................................................. 10 PREPARATION ET SUIVI BUDGETAIRE ............................................................................................................. 10 GESTION DES DEPENSES ............................................................................................................................. 11 GESTION DES RECETTES .............................................................................................................................. 13 ANALYSE – OUTILS D’AIDE A LA DECISION ....................................................................................................... 14 GESTION DES IMMOBILISATIONS ET DE L’INVENTAIRE ....................................................................................... 14 GESTION FINANCIERE DES MARCHES PUBLICS .................................................................................................. 14 GESTION DES ACTIFS ET AMORTISSEMENTS ..................................................................................................... 14 GESTION ANALYTIQUE ................................................................................................................................ 15 DEMATERIALISATION PES .......................................................................................................................... 15 INTERFACE AVEC LES AUTRES APPLICATIONS .................................................................................................... 15 OPTION : GESTION DES STOCKS ................................................................................................................... 16 6 REPRISES DES DONNEES ...................................................................................................................... 16 7 SPECIFICATIONS TECHNIQUES DU LOGICIEL ......................................................................................... 17 8 INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DU LOGICIEL ................................................................................. 17 9 FORMATION DES UTILISATEURS .......................................................................................................... 18 10 ACCEPTATION DE CLAUSES COMPLEMENTAIRES .................................................................................. 18 11 GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE .......................................................................................... 19 11.1 11.2 11.3 11.4 GARANTIE. .............................................................................................................................................. 19 MAINTENANCE ET ASSISTANCE ET GESTION DE LA RELATION CLIENT. .................................................................... 20 DEVELOPPEMENTS PARTICULIERS. ................................................................................................................ 21 MISE A JOUR LEGALE. ................................................................................................................................ 21 12 EVALUATION DES PERFORMANCES ...................................................................................................... 22 Marché d’acquisition, installation et maintenance d’un progiciel de gestion comptable et financière
2
1
PRESENTATION DU PROJET
La ville de Chambly souhaite optimiser et fiabiliser ses procédures informatiques concernant la gestion comptable
et financière.
Le présent cahier des clauses techniques particulières a pour objet de définir les conditions d'acquisition d'un
progiciel de gestion comptable et financière et les prestations associées. Le prestataire devra assurer une
parfaite compatibilité et interaction entre les logiciels RH en place et le futur progiciel.
2
OBJET DE LA CONSULTATION
Le présent marché de fournitures et de prestations de services est passé selon la procédure adaptée prévue à
l’article 28 du code des marchés publics.
Le présent marché n’est pas alloti.
Le présent marché porte sur :
L’acquisition, installation et maintenance d’un progiciel de gestion comptable et financière en mode full
web et de prestations associées. Les outils à mettre en place auront pour finalité de faciliter et d'améliorer le
travail du service financier par la mise en place de logiciels qui permettent d'offrir une meilleure visibilité sur la
programmation et la gestion financière, de fluidifier le circuit comptable, de le dématérialiser et d’assurer le
traitement des paies.
Le candidat retenu devra en conséquence exécuter les missions suivantes (liste non exhaustive) :
-
3
L’installation des logiciels, le paramétrage, la reprise des données mentionnées au C.C.T.P,
La formation initiale et continue des utilisateurs,
L’assistance, la maintenance préventive, curative et évolutive des logiciels,
Mettre en place une solution de sauvegarde des données
Fournir les documentations techniques et utilisateurs
Garantir la conformité permanente de l'outil avec la législation et les normes en vigueur
CONTEXTE DU PROJET
L'acquisition de nouveaux logiciels en solution Full Web de gestion comptable et financière s'inscrit dans
l'environnement de travail propre de la ville de Chambly.
Ces nouveaux logiciels doivent être l’occasion pour la ville de moderniser son fonctionnement en raccourcissant
les délais de traitement des flux et en évitant les doubles saisies. La ville de Chambly est engagée depuis 2007
dans une démarche active de dématérialisation des flux et des pièces justificatives relatives au traitement des
paies avec un passage au PESV2 au 1er avril 2010 (Commune test dans l’Oise).
Les propositions du candidat devront tenir compte des éléments qui suivent.
3
3.1
Description de l’environnement technique existant
3.1.1
Topologie réseau.
Le système informatique de tous les bâtiments et service de la Ville de Chambly est centralisé et interconnecté
au réseau informatique de la Mairie de Chambly par le biais d’une une fibre optique locale. L’ensemble du SI est
centralisé à l’hôtel de ville. La topologie réseau est de type Ethernet 10/100/1000 Base T, prises RJ45.
3.1.2
Connexion à Internet.
L'accès internet est centralisé au sein de la Mairie de Chambly et correspond à un abonnement Oléane SDSL 2
Mbps 2 mégas symétrique. Toutes les annexes de la Mairie de Chambly disposent donc de cette connexion
Internet par le biais de la Fibre Optique.
3.1.3
Poste de travail et serveur.
Poste de travail :
- Tous les postes de travail sont de type PC avec les systèmes d’exploitation suivant : Windows 7,
Windows 8, Windows 8.1, etc… en 32 et 64 bits, avec office 2007/2010.
- Certains postes sont virtualisés sous Citrix Xenapp et sont des terminaux légers.
- Logiciels bureautiques utilisés : Word, Excel
Serveur :
- Les serveurs sont virtualisés sous VMware.
- Le candidat retenu sera dans un environnement Windows 2012.
3.2
Description des logiciels actuellement utilisés.
Le service comptabilité utilise actuellement la Gamme JVS HORIZON et JVS MILLESIME de l’éditeur JVS
MAIRISTEM.

JVS MILLESIME &JVS HORIZON
-
3.2.1
Comptabilité
JVSPES
Mandatement
Simulation & Budget
Gestion des Biens
Emprunts
Inventaire
Amortissement
Descriptif du service financière
Le service financier est composé d’un effectif de 3 personnes, soit :
- 1 responsable du service financier,
- 2 gestionnaires,
4
3.2.2
Volumétrie indicative pour l’année 2014
Nomenclature :
Section
Chapitre
Compte
Article
Fonction
Opération
Service
Nombre
2
44
66
403
101
48
118
Tiers :
Fournisseur
Débiteur
Marché
Banque
Nombre
5241
4975
373
34329
Mouvement :
Bordereau dépense
Mandat
Bordereau recette
Titre
Engagement dépense
Engage recette
Nombre
380
4065
123
988
2108
19
Budget :
Imputation dépense
Avec service
Imputation recette
Avec service
Virement crédit
Décision modificative
Nombre
2979
1666
674
273
104
55
Reprises des données :
Entité
Assainissement
CCAS
Chambly
Eau
Portage à domicile
RPA
SIVU
ZAC
Année
2002 - 2015
2002 - 2015
2002 - 2015
2002 - 2006
2002 - 2004
2002 - 2015
2010 - 2015
2006 - 2015
5
Dépense réelle 2013 - 2014 :
2013
BUDGET COMMUNE
Fonctionnement
Investissement
BUDGET ASSAINISSEMENT
Fonctionnement
Investissement
BUDGET CCAS
Fonctionnement
Investissement
BUDGET RPA
Fonctionnement
Investissement
2014
11 074 101,58 €
15 492 155,75 €
11 292 348,30 €
16 057 473,12 €
230 013,70 €
75 169,84 €
304 245,59 €
242 292,54 €
301 003,85 €
15 226,20 €
327 682,19 €
4 193,97 €
379 596,92 €
24 400,36 €
401 342,26 €
16 524,31 €
6
PROGICIEL DE GESTION FINANCIERE :
4
DESCRIPTION DE L’ORGANISATION PROJETEE POUR LA GESTION DES
FINANCES
4.1
Préambule
2 objectifs prioritaires sont poursuivis :
4.2
-
La mise en place du PES oblige la ville à se doter d’un outil performant et assurant la dématérialisation
de la « chaine » comptable. Le logiciel retenu disposera de ces « nouvelles » fonctionnalités de façon
simple et complètement intégrée.
-
La décentralisation des opérations comptables et budgétaires. Le logiciel retenu permettra entre autres
la préparation budgétaire, l’engagement comptable, le suivi des factures, la consultation des
situations de crédits par les services « gestionnaires de crédits » (moyens généraux, services
techniques, enfance, culture, informatique, etc…).
Proposition d’organisation : engagement et bon de commande
Devis, marchés, ….
GESTION
Envoi
BC
signé
s
TIERS
« Brouillard »
de commande
(avec contrôle
budgétaire)
DIFFUSION
DES BONS SIGNES
COMPTA / FINANCES
- Vérification des
imputations par
portefeuille de
direction
- Impression
quotidienne des Bons
de Commande
PARAP
MAIRE
Électroniq
ue
7
4.3
Proposition d’organisation facture et mandatement
GESTION
NON
Service
fait ?
Diffusion pour
service fait
TIERS
COMPTA /
FINANCES
FACTU
RES
PAIE
MEN
T
TG
-
OUI
-
Numérisation
Enregistrement
Rapprochement
engagement comptable
Ordonnancement
Édition des bordereaux
( f S)
MAIRE
PARAPHEUR
Électroniquem
ent
TRANSFERT BORDEREAUX PES
8
5
PROGICIEL DE GESTION FINANCIERE
Le titulaire garantit, pour le présent et jusqu’au terme du marché, que les logiciels finances, dédiés notamment à
la comptabilité et au budget, sont conformes aux dispositions des instructions budgétaires et comptables définies
par arrêtés ministériels, et aux annexes relatives aux protocoles informatiques.
Le logiciel devra soit intégrer un parapheur électronique pour permettre une dématérialisation complète
des flux et pièces justificatives, soit permettre par l’outil complémentaire automatisés les flux
comptables.
Fonctionnalités minimums souhaitées en gestion financière :
-
-
La gestion de la comptabilité fonctionnelle pour la M14et la M49
Le traitement multi collectivités, multi budgets, multi exercices (pas de limites)
L’identification des services détenteurs de crédits et les contrôles associés paramétrables
La création et le paramétrage de nouveaux budgets (création automatique du plan comptable)
L’édition budgétaire des maquettes M14, M49 (avec la personnalisation des éditions de situation
budgétaire et de grand livre) et édition des comptes administratifs et des annexes M14 et M49
La préparation, saisie et les simulations budgétaires comprenant la gestion des cycles budgétaires –
édition et numérotation de toutes les pages du budget conformément aux maquettes des instructions
comptables sans transformation manuelle par un export bureautique
Edition de documents de travail paramétrables et production d’états de synthèses paramétrables
L’export bureautique et format HTML
La gestion des simulations budgétaires avec des outils propres au logiciel
Le suivi comptable par comptes analytiques, gestionnaire, espaces budgétaires
La gestion des circuits de validation hiérarchisés
Une base unique de tiers
L’exécution budgétaire : mandats, titres, annulations, réductions, situations budgétaires, grand livre,
historique des tiers etc…
Le suivi des factures et des délais de paiement, l’enregistrement de factures multi budget
Le suivi analytique des réalisations
Le suivi des délais de paiement avec calcul des intérêts moratoires
La création « à la volée » des imputations budgétaires depuis les fenêtres des mouvements et la fenêtre
de préparation budgétaire,
La création « à la volée » des tiers depuis les fenêtres des mouvements
La clôture des exercices : automatisation des rattachements de charges et produits, report des
engagements sur le nouvel exercice, élaboration et édition du compte administratif,
La gestion des écritures répétitives (modèles de mandats, titres et engagements)
L’intégration de la norme HELIOS PES V2 et ACTES BUDGET
L’intégration automatique des annexes budgétaires produites par les logiciels périphériques (dette,
immobilisations, payes…)
L’édition des documents FCTVA et TVA
La gestion en AP/CP
La gestion de la dette (interfacée avec la comptabilité)
La gestion financière et comptable des marchés publics
La gestion des tableaux de bord financiers dynamiques
La gestion de l’actif et des amortissements
9
5.1
Gestion des tiers
La base contiendra l’ensemble des informations traditionnellement nécessaires à tout engagement, liquidation et
mandat (identification, domiciliation, coordonnées bancaires, bénéficiaire, lien éventuel avec d’autres tiers..).
-
5.2
Avertissement lors de la création en cas de doublon (ex: sur la raison sociale, le compte bancaire et le
SIRET).
Avertissement en cas de saisie erronée du SIRET et du n° TVA intracommunautaire
Possibilité de créer un tiers en fonction de son type (entreprise, association, particuliers).
Possibilité de saisir plusieurs comptes bancaires pour un même tiers.
Permettre la création de compte étranger.
Possibilité d'importer / d'extraire et d'éditer des listes de tiers sous forme de base.
Historique des consommations par tiers sur plusieurs années.
Gestion des droits
Organigramme :
Possibilité de modifier l'arborescence de l'organigramme en fonction de l'organigramme fonctionnel interne.
Circuit d'approbation :
Circuit d'approbation / création de circuits de validation dématérialisés pour le service fait.
Utilisateurs :
- Possibilité de supprimer / archiver des utilisateurs qui ont quitté la collectivité.
- Paramétrer les droits des utilisateurs selon les besoins.
5.3
Préparation et suivi budgétaire
L’ensemble des fonctionnalités du logiciel liées à la préparation, l’exécution et la gestion budgétaire devra être
compatible avec la mise en place d’un système d’information de type comptabilité analytique (ventilation des
dépenses et recettes par centres de coût paramétrables à plusieurs niveaux, ventilation des charges
indirectes...).
Demandes de crédits budgétaires :
- Permettre d'éditer / d'extraire une préparation synthétique (par service, par nature) intégrant l'ensemble
des détails de la préparation (demandes, listes détaillées des lignes, commentaires, etc.).
- Etre alerté sous forme de liste des différentes modifications effectuées par un autre utilisateur sur un
stade budgétaire.
- Les états de la préparation budgétaire devront pouvoir être utilisés lors des réunions d’arbitrage et à ce
titre directement compréhensibles par tous.
Suivi budgétaire :
- Permettre d'éditer / d'extraire une consultation budgétaire synthétique (par service, par nature) et
personnalisable sous forme de bases de données.
- Permettre l'ouverture de plusieurs exercices simultanément.
- Permettre d'extraire des graphiques et des analyses du budget (ratios, reportings, tableaux de bords,
etc.).
- Permettre de consulter le budget d'après de multiples critères.
- Disposer d'une alerte si l’avancement budgétaire est supérieur à un certain pourcentage (90% par
exemple).
Maquette budgétaire :
- Possibilité de sortir des maquettes complètes en un seul fichier.
- Permettre d'intégrer, d'importer ou d'interfacer dans la maquette budgétaire un maximum d'annexes
(dette, effectifs à une date donnée, vote de taux, ratios financiers, etc.).
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Virements de crédits / stade budgétaire :
- Alerte si un stade budgétaire n'a pas été transmis au Trésor Public.
- Possibilité de modifier une ligne même si elle a déjà été modifiée et ce, sans avoir à clôturer le stade
budgétaire.
5.4
Gestion des dépenses
Commandes / Engagements :
- Permettre de consulter les commandes / engagements selon différents critères (tiers, n°, montant,
service,..).
- Nécessité d’un numéro unique entre l'engagement et la commande.
- Etre alerté quand une commande est en attente de validation / approbation.
- Permettre aux utilisateurs de procéder aux engagements par le biais d’un parapheur électronique, sous
réserve des crédits budgétaires alloués au service.
- Permettre aux utilisateurs d'intégrer des pièces jointes lors de la création d’un engagement ou d’une
commande (devis, etc.).
- Permettre de solder et de désolder les engagements.
- Permettre de lier plusieurs engagements lorsqu’il n’y a qu’une seule facture.
Dès la mise en œuvre d’une procédure d’engagement, un paramétrage doit rendre possible le blocage au
niveau analytique par article en cas de dépassement de crédits. Ce blocage ne devra pouvoir être déverrouillé
que par le service comptabilité.
Dans le cadre d’un marché public, le logiciel intégrera la possibilité de réaliser un engagement global qui pourra
être subdivisé entre le titulaire et les éventuels sous-traitants et cotraitants.
Selon les budgets, le niveau d’engagement devra pouvoir être paramétré à l’un des trois niveaux analytiques de
la structure ou au niveau de la nomenclature comptable en l’absence de codification analytique.
Bon de commande :
La ville de Chambly souhaite, que les agents habilités sur les sites distants, puissent de manière générale,
saisir leurs demandes d’achats qui seront accessibles au service comptable. Ce dernier validera la demande
d’achats après vérification. Les services distants ne pourront transmettre leurs demandes d’achats que si tous
les champs pré requis sont renseignés.
La saisie des bons de commande déconcentrée et permettant la saisie d’une remise ligne à ligne, du prix unitaire
HT, la saisie du compte budgétaire ligne à ligne, la répartition analytique.
Bascule automatique en engagement d’un bon de commande validé.
Possibilité de faire apparaître différentes mentions paramétrables (original, double, joindre un RIB si mention
absente sur la facture).
Possibilité de permettre l’envoi de bons de commande dans un circuit de validation dématérialisé.
Le processus informatique devra intégrer la gestion des absences d’un membre de la chaîne de validation, la
traçabilité et l’information sur le cheminement procédural pour les services émetteurs et le service comptabilité.
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Chrono factures / Factures / Liquidation :
Lors de la saisie de la facture, il est impératif d’avoir :
‐ Les informations de base : le nom du fournisseur, le montant, la date de la facture, l’objet,
‐ La date de réception de la facture,
‐ La date de transmission pour visa au chef de service,
‐ La date de retour de la facture par les services,
‐ Une version numérisée de chaque facture,
‐ Une reprise des données lors de la liquidation,
‐ Une visibilité des factures pré-mandatées et mandatées,
‐ Un ordonnancement des mandats par ordre de saisie des factures.
Ce module doit nous permettre de suivre les factures (localisation, situation, alerte, etc.) au fur et à mesure du
processus comptable.
Mandatement :
Les fonctionnalités attendues en matière de mandatement sont les suivantes:
-
-
Champs de saisie spacieux,
Possibilité de pré visualiser les mandats,
Numérotation automatique des mandats,
Ajuster la quantité de mandats souhaités par bordereau, avec un système d’alerte en cas de dépassement
de la quantité autorisée,
La possibilité de dupliquer des bordereaux de mandats,
Système de protection sur les budgets des exercices précédents visant à interdire la saisie,
Saisir simultanément (sur plusieurs postes informatiques) des mandats ou engagement avec une séparation
automatique des tâches,
Possibilité de suspension du processus de mandatement en cours,
Suivi et consultation des créanciers,
Consultation des historiques par imputation, par fonction, par compte analytique, par tiers, par chapitre et
par date,
Système d’alerte, lors du mandatement, lorsqu’un tiers possède plusieurs RIB,
Classement et recherche des RIB,
Possibilité de renseigner sur la fiche tiers, l’existence d’une caution bancaire relative à un marché,
L’interface de mandatement doit contenir un emplacement dédié aux renseignements d’un investissement
éligible au FCTVA et/ou correspondant à une immobilisation,
Possibilité de créer une liste de désignations pré enregistrées et de la sélectionner au besoin lors de la
liquidation,
Un décompte automatisé du délai global de mandatement (qui court de la réception de la facture jusqu’au
mandatement) avec un système d’alerte lorsque le délai arrive à échéance. Ce système nécessite donc une
liaison entre le module d’enregistrement de factures et l’interface de mandatement.
Permettre de consulter le solde d'un marché pendant qu’un mandat est émis.
Permettre de mettre en évidence les factures étrangères afin de pouvoir les mandater seules.
Etre alerté si des écritures sont en attente depuis un « certain délai ».
Dans le cas des liquidations sur engagement préalable, les informations renseignées lors de l’engagement
devront être automatiquement rapatriées lors du mandatement au moyen du numéro d’engagement (bon de
commande). Ce dernier verra son solde mis à jour après la liquidation.
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Suivi des délais de paiement :
- Etre alerté quand une facture va ou a dépassé son échéance de règlement.
- Disposer d'une alerte pour l'utilisateur afin qu'il soit informé de la mise en attente d’une facture au sein
du service.
- Le service doit pouvoir les modifier à tout moment en fonction des évolutions réglementaires.
Le candidat portera une attention particulière à détailler les possibilités et les capacités de son de
dématérialisation du circuit des bons de commande et de facturation
5.5
Gestion des recettes
La solution proposée doit permettre l'engagement des recettes dans les mêmes conditions que celui des
dépenses.
En matière de gestion des titres de recette, le logiciel doit pouvoir permettre:
-
La liquidation, le mandatement, le rejet, l'annulation et la ré-imputation,
L'édition des titres de recettes directes et les bordereaux journaux,
La possibilité de dupliquer des bordereaux de recettes,
La consultation des historiques par imputation, par fonction par compte analytique, par tiers, par chapitre et
par date,
Le suivi et la consultation des débiteurs,
La consultation et l'édition d’un état des titres non soldés.
Gestion des tiers :
Les fichiers contiendront l’ensemble des informations traditionnellement nécessaires à tout engagement,
liquidation et mandat (identification, domiciliation, coordonnées bancaires, bénéficiaire, liens éventuels avec
d’autres tiers, etc.).
Ce module doit permettre de:
-
Consulter un tiers en débit et ou crédit avec toutes opérations s’y rattachant (mandats, titres pour un
établissement et tous les établissements confondus) avec une possibilité d’édition,
Mettre en place un historique de consommations partielles sur plusieurs années,
Réaliser une mise à jour du fichier tiers (possibilité de rendre un tiers inactif même temporairement),
Rechercher rapidement un tiers selon différents critères avec le détail des sommes liquidées sur plusieurs
exercices comptables, des restes à engager et des restes disponibles,
Créer des tiers lors de la saisie de tous les mouvements sans qu’il soit nécessaire de quitte rune application,
de gérer plusieurs références bancaires, d’effectuer des recherches sur une partie du nom.
-
Traitement de fin d’exercice :
L’offre retenue intégrera au minimum:
-
L’ouverture et la clôture d'exercice,
Le rattachement des charges et des produits,
Le rattachement des ICNE.
Les gestionnaires doivent avoir la possibilité d’éditer, par service, un état des engagements non soldés. L'état
des engagements non soldés en fin d'année doit permettre la génération automatisée des mandats et titres de
rattachement, ainsi que leur contrepassation au début de l'exercice suivant.
13
Télétransmission comptable des mandats et des titres de recette pour le Trésor Public
Lasolutionproposéeréaliseralapréparationetlatélétransmissiondesinformationsbudgétaireset comptables (budgets,
mandats et titres, …) vers les services du Trésor Public.
5.6
Analyse – outils d’aide à la décision
-
Permettre d'extraire des graphiques et analyses du budget, du réalisé, etc. (ratios, reportings, tableaux
de bords, calcul automatique de l’épargne, …).
Possibilité de créer des éditions et analyses personnalisées.
Permettre de consulter ou de réaliser directement des ratios, graphiques ou tableaux de bords sur la
sélection de critères par les utilisateurs.
Permettre le calcul de centres de coûts en intégrant plusieurs ventilations analytiques indirectes sans
repasser par un traitement externe au module décisionnel.
Le candidat portera une attention particulière à détailler les possibilités et les capacités de son outil
décisionnel.
5.7
Gestion des immobilisations et de l’inventaire
-
5.8
Permettre des extractions et des éditions facilitant le suivi de l'inventaire.
Intégration automatique des écritures comptables après saisie des fiches inventaire.
Permettre de développer les catégories et sous catégories au choix.
Reports et rattachements.
Gestion financière des marchés publics
-
Etre alerté lorsqu'un marché arrive bientôt à terme ou que le seuil est bientôt atteint.
Possibilité de ré-imputer (notamment que la somme soit restituée sur le marché) des factures
mandatées par erreur sur un marché.
Permettre l'envoi de l'acte d'engagement et ses annexes, du CCAP, des avenants et décisions avec le
premier mandatement de manière automatique.
Avoir un rappel du n° de mandat d'origine sur l'ensemble des mandats suivants pour un même marché.
Possibilité d'extraire des tableaux de bord synthétiques, des bases de données de l'avancement des
marchés (factures payées, engagements en cours, etc..) pour permettre le suivi.
Permettre de sortir l'ensemble des marchés en cours sous forme de planning.
Le module devra également permettre :
-
5.9
Suivi pluriannuel de l’exécution des marchés
Gestion des marchés ordinaires et à bons de commandes
Gestion de tranches fermes et conditionnelles
Gestion des lots
Gestion des sous-traitants et cotraitants
Gestion des travaux modificatifs et avenants
Edition des certificats de paiements
Edition des courriers par fusion avec Word (ordres de services, PV de réception…)
Suivi d’avancement des travaux, de prestations de services et achats de fournitures.
Base de données index et indices de prix
Editions de synthèse
Gestion des actifs et amortissements
-
Identification des biens amortissables et non amortissables
Gestion des amortissements par type de biens
Calcul automatique des tableaux d’amortissement
14
-
Possibilité de modification manuelle des tableaux d’amortissement et personnalisation de la
numérotation d’inventaire
Edition des états d’inventaire
Production automatique des annexes budgétaires
Gestion des acquisitions par lots avec possibilité de cessions partielles
Gestion des cessions
Gestion de liens entre les fiches (travaux, terrains, bâtiments…)
Intégration avec les données de la comptabilité
Générateur d’états intégrés
Amortissement des subventions
Outil de simulation d’acquisition de biens (prospective sur les amortissements)
5.10 Gestion analytique
L’ensemble des fonctionnalités du logiciel liées à la préparation, l’exécution et la gestion budgétaire devra être
compatible avec la mise en place d’un système d’information de type comptabilité analytique (ventilation des
dépenses et recettes par centres de coût paramétrables à plusieurs niveaux, ventilation des charges
indirectes…).
5.11 Dématérialisation PES
La ville de Chambly est soumise depuis 2010 à la dématérialisation complète des obligations financières. Dans
cette optique, le prestataire doit obligatoirement proposer la dématérialisation conforme au Protocole d'Echange
Standard et fournir son agrément ministériel.
Dématérialisation des pièces comptables (mandats, titres et bordereaux...) ainsi que des pièces justificatives,
Possibilité de contrôle des mandats et titres transférés sous Hélios.
Intégration des visas électroniques (gestionnaires, élus).
Interface avec les autres applications.
Le logiciel doit pouvoir échanger automatiquement des informations avec d’autres solutions, notamment avec
l’application Hélios du trésor public. Une interface doit être possible avec les logiciels utilisés par la collectivité. Le
logiciel sera interfacé avec:
-
-
Le logiciel de gestion des ressources humaines pour le transfert des écritures de paye et leur ventilation
comptable (pas de double saisie),
Les CD Rom Visu DGFIP fournis par le Direction des Finances Publiques concernant les taxes directes
locales,
Le logiciel CONCERTO d’ARPEGE pour permettre l’installation d’une interface avec la comptabilité pour la
gestion des impayés et de la régie.
Le logiciel ATAL, pour permettre de faire le suivi financier des activités et de surveiller le bon déroulement et
l’avancée des projets ainsi que la gestion des achats de fourniture en régie mais aussi générer les bons de
commande pour les entreprises.
En option : Interface permettant la lecture des CD Rom Visu DGFiP fournis par le Direction des Finances
Publiques concernant les taxes directes locales (TH-TF-TP)
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5.12 Option 1 : Gestion des stocks
Nous souhaiterions intégrer un module de gestion de stock au progiciel. Le module ou logiciel devra idéalement
permettre d’optimiser la gestion des stocks tout en s'adaptant aux logiciels comptables.
La proposition doit permettre a minima de :
-
Gérer informatiquement ses stocks et plus particulièrement les entrées et les sorties.
Déterminer le stock maximum et minimum.
Connaître le contenu des stocks en temps réel et obtenir un historique des mouvements de stocks.
Valoriser les stocks.
Émettre des bons de livraison et des rapports divers.
Certaines options très utiles seraient appréciées :
-
l'étiquetage, la gestion des codes-barres.
l'utilisation en réseau, et donc sur plusieurs sites ou magasins.
l'aide à la gestion des approvisionnements.
l'aide à l'inventaire des stocks.
Gestion des stocks via appareil mobile, tablette tactile par exemple.
5.13 Option 2 : Mode hébergé
Dans son offre, le soumissionnaire devra proposer en option une solution en mode hébergement « Saas » :
Software As A Service.
Il sera clairement indiqué les détails techniques ainsi que le débit réseau nécessaire, les protocoles et ports
utilisés et les niveaux de sécurité associée, notamment en termes de certificat électronique et mot de passe.
Le lieu d’hébergement et la sécurité mise en place pour garantir l’intégrité des données.
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REPRISES DES DONNEES
Toutes les données figurant dans les logiciels actuels devront être reprises dans leur intégralité sans que le
prestataire ne puisse de sa propre initiative y déroger.
La ville de Chambly fournira une sauvegarde de la base (dump) si le candidat retenu le souhaite.
Le candidat détaillera dans son offre l'intégralité de chacune des étapes du protocole de reprise des données. Il
n'omettra pas de préciser la durée d'interruption de production inhérente à cette démarche.
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SPECIFICATIONS TECHNIQUES DU LOGICIEL
Le candidat doit indiquer les informations techniques permettant de qualifier les prérequis nécessaires à
l’installation et à l’intégration de sa solution au sein de l’environnement informatique de la ville de Chambly.
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INSTALLATION ET MISE EN SERVICE DU LOGICIEL
Dans le cadre d'une note méthodologique, le candidat apportera notamment les précisions suivantes :
-
Il fournira toutes les informations utiles, notamment sur les licences des logiciels complémentaires
nécessaires au fonctionnement du logiciel proposé non comprises dans l'offre.
Il décrira de façon précise les moyens qui seront spécifiquement affectés à l'installation du logiciel et à la
reprise des données.
Il précisera la méthodologie employée pour la reprise des données et l'organisation de la migration des
dites données vers les nouveaux logiciels.
Il détaillera les modules de formation qu'il prévoit de dispenser aux différents profils d'utilisateurs.
Un planning présentera les différentes étapes de mise en œuvre du projet présenté par le candidat. Le
calendrier suivant est souhaité : Mise en production au 15 février 2016.
Par ailleurs, le candidat explicitera avec le maximum de détails, les éléments techniques dont il doit disposer pour
réaliser sa mission.
Les prestations d'installation des progiciels s'entendent comme l'ensemble des manipulations, interventions et
déplacements du titulaire ayant pour finalité la mise à disposition dans l'environnement de production du progiciel
en état de fonctionnement, en conditions parfaitement opérationnelles, toutes interfaces prévues opérationnelles,
et paramétrage des conditions de production effectué.
Le titulaire procédera lui-même :
-
-
L’installation des logiciels et des outils en présence ou sous la surveillance du responsable informatique de
la ville de Chambly.
La définition de la procédure de déploiement dans les services. A cet effet, il nommera un responsable qui
sera l’interlocuteur unique avec le chef de projet (le responsable du service informatique) et accompagnera
la ville de Chambly dans toute la mise en place de ces logiciels. Un comité de suivi sera mis en place pour
garantir la bonne réalisation du projet et les arbitrages.
Il doit proposer cette prestation, en évaluer la durée et le coût dans sa proposition en fonction de
l'organisation suivante prévue au démarrage :
Installation d'un environnement de test ;
Installation d'un environnement de production.
Le référent informatique sera formé aux méthodes de déploiement des versions et d’administration système
des progiciels. Un accès en ligne à la base de données de résolution des incidents du fournisseur du
produit est recommandé.
-
Enfin il donnera toutes les précisions utiles concernant la maintenance du logiciel.
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FORMATION DES UTILISATEURS
Pour accompagner la collectivité dans la conduite du changement, le prestataire doit assurer des séances de
formation fondées sur des cas pratiques et adaptées à trois profils d’utilisateurs :
‐ Administrateurs (formation avancée) ;
‐ Utilisateurs dit "métiers" (personnel du service financier) ;
‐ Utilisateurs simples
Le candidat remettra dans son offre une proposition de plan de formation. Il décrira le contenu et les dates des
différentes séances. Les formations auront lieu à la Mairie de Chambly. Les groupes formés ne pourront
dépasser 10 personnes.
Des précisions ou aménagements pourront être définis avec le candidat lors de la phase de négociation avec
l’équipe projet.
Le nombre d’agents concernés est le suivant :
‐
‐
‐
Les administrateurs : 2 personnes.
Utilisateurs "métiers" : 5 personnes pour le module de gestion financière.
Utilisateurs simples : 20 personnes.
Les utilisateurs simples sont uniquement à former sur le module gestion financière pour ce qui concerne les
consultations budgétaires, la saisie des bons de commande, la demande de crédit, et la validation du service fait.
Le titulaire du marché assurera le plan de formation en adéquation avec les contraintes de calendrier des agents,
afin que les utilisateurs puissent bénéficier d’un suivi complet.
A l'issue d'un délai convenu, un deuxième temps de formation sera prévu pour prendre en compte les difficultés
d'utilisation éventuelles et effectuer l'audit des demandes d'évolution.
En appui du transfert de compétences, le prestataire doit fournir à la collectivité une série de documents en
langue française au plus tard au moment de la livraison des logiciels et sous forme dématérialisée (à l'exception
des supports de formation qui seront remis le jour de la formation) à savoir :
‐ Un manuel complet d’utilisation des fonctionnalités de la solution déployée ;
‐ Un guide technique d’installation et de mise en production ;
‐ L’ensemble des supports utilisés lors des séances de formation.
10 ACCEPTATION DE CLAUSES COMPLEMENTAIRES
Gamme complète de logiciels métiers :
La proposition doit porter sur la gamme complète de logiciels métiers dont les fonctionnalités sont décrites au
présent cahier des charges. Cette gamme n’est pas exhaustive et pourra être plus complète que celle indiquée.
L’absence d’un seul des logiciels métiers référencés conduira à un refus de la candidature et / ou de la
proposition.
Par contre, la présentation d’une gamme plus complète ne conduira pas au refus de la candidature et / ou de la
proposition.
Dans tous les cas, le prestataire devra préciser si le module logiciel ou la fonctionnalité présenté(e) constitue une
option ou est intégré(e) automatiquement dans sa proposition.
Lors de la 2nde phase de la consultation et après la période consacrée à la démonstration des logiciels, la
collectivité arbitrera définitivement sur le choix des prestations et options aux logiciels de base qu’elle entend
acquérir.
Compatibilité :
Compatibilité Hélios – PESV2 à prévoir dans les applications.
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Agrément :
Les logiciels devront avoir fait l’objet d’un agrément auprès de la CNIL, le dossier d’agrément sera fourni par le
candidat retenu.
Confidentialité :
Strict respect de la confidentialité et non transmissibilité à l’externe de tous les éléments qui auront été
communiqués,
Obligation de conseil :
Le professionnel doit fournir suffisamment d’informations à la personne publique pour que celle-ci puisse faire
son choix en toute connaissance de cause. Il s’engage à informer le client des modifications intervenues
ultérieurement à la commande. Il doit mettre en garde la personne publique sur certains points susceptibles
d’influer sur son jugement : difficultés liées au démarrage, éléments des risques.
11 GARANTIE, MAINTENANCE ET ASSISTANCE
Pendant les périodes de maintenance, le titulaire s’engage à faire intervenir les personnes compétentes à ses
frais, afin de remettre les systèmes (matériels, progiciels, logiciels, bases de données et tout élément constituant
les systèmes d'information fournis) dans un état satisfaisant de fonctionnement dans les délais définis ci-après et
comptés à partir de la demande d'intervention.
Les demandes d'intervention seront transmises en priorité par courrier électronique ou à défaut par appel
téléphonique. Au démarrage du marché, le titulaire devra fournir les coordonnées uniques (téléphone, adresse de
messagerie) auxquelles adresser les demandes d'intervention.
Les interventions pourront s’effectuer lors des horaires d'ouverture des services de la personne publique, soit du
lundi au vendredi inclus, de 08h45 à 12h00 et de13h45 à 17h30, hors jours fériés ou chômés.
Déclaration d'incident
Lors de la constatation d'un dysfonctionnement, la personne chargée du suivi des progiciels ou son remplaçant
informe le titulaire de l'incident et lui fournit toutes les indications nécessaires à sa résolution.
Prise en compte de l'incident
Un ticket d'incident est ouvert par le titulaire, et une description du ticket est envoyée par courrier électronique à
la personne chargée du suivi des progiciels. Chaque ticket d'incident devra comporter une référence unique, la
date et l'heure de déclaration, le nom du déclarant, le type et la description de l'incident.
11.1 Garantie.
La période de garantie exigée par la collectivité est d'une durée d’un an. Elle démarre à compter de l’émission du
procès-verbal de vérification de service régulier (VSR) qui valide et clôt la procédure de recette de la solution
technique et de l’ensemble des composants permettant de couvrir le périmètre fonctionnel attendu.
La garantie porte sur tout vice, défaut de conception ou de fonctionnement normal, qu’ils soient visibles ou
cachés.
Le prestataire s’engage à effectuer le diagnostic, à remplacer, réparer ou modifier, tout élément défectueux.
Pendant la période de garantie, le prestataire s’engage à assurer la maintenance corrective (correction de
défauts et résolution de bogues résiduels) de la solution fournie selon une procédure de prise en charge des
anomalies (support d’assistance) distinguant les anomalies dites « non-bloquantes » des anomalies dites «
bloquantes » :
‐
En cas d’anomalie « non-bloquante », le prestataire dispose d’un délai maximum de 24 heures, à partir
de la réception du signalement par la collectivité, pour résoudre l’anomalie et lui communiquer en retour
un rapport détaillé sur la nature de l’anomalie rencontrée et les éléments correctifs mis en œuvre.
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‐
En cas d’anomalie « bloquante », le prestataire s’engage à rétablir le service dans les meilleurs délais et
dispose d’un délai maximum de 04 h, à partir de la réception du signalement par la collectivité, pour
résoudre l’anomalie et lui communiquer en retour un rapport détaillé sur la nature de l’anomalie
rencontrée et les éléments correctifs mis en œuvre.
Le signalement de toute anomalie (difficulté ou incident d’exploitation, dégradation des performances, constat de
non-conformité de fonctionnement) s’effectue, au minimum, par téléphone (confirmé par courriel) ou par courriel
entre le chef de projet de la collectivité et le support d’assistance mis en place par le prestataire. Il appartient à la
collectivité seule de classifier l’anomalie en bloquante ou non-bloquante.
En outre, un support d’assistance par téléphone ou par courriel sera mis en place au cours de la même période.
Le titulaire du marché communiquera, sur simple demande de la collectivité, le dictionnaire des données des
logiciels fournis.
11.2 Maintenance et assistance et gestion de la relation client.
Au-delà de la période de garantie prévue ci-dessus, le prestataire s'engage, dans le cadre d'un contrat de
maintenance et assistance d’une durée de 1 an renouvelable trois fois, à garantir le bon fonctionnement du
logiciel et à y apporter les améliorations rendues nécessaires par les évolutions réglementaires ou législatives
sans paramétrage supplémentaire à effectuer par les agents.
Dans le cadre de ce contrat de maintenance, le prestataire prend en charge les anomalies en distinguant les
anomalies dites « non-bloquantes » des anomalies dites « bloquantes » :
1- Pour les incidents bloquants, c'est à dire tous les incidents qui ont pour conséquence de rendre
indisponible tout ou partie du logiciel et/ou des données ou dont le traitement effectué engendre un
résultat nul ou erroné imputable au titulaire, et pour lesquels il ne peut apporter de solution
temporaire de contournement acceptée par le client :
a. Prise en compte de l'incident : dans le délai maximum de 4 heures ouvrées. Ce délai
court à compter de la déclaration par la personne publique de l'incident et jusqu'à la
réception du ticket d'incident.
b. Résolution de l'incident : dans le délai maximum de 8 heures ouvrées. Ce délai court à
compter de la réception du ticket d'incident et jusqu'à la réception du ticket de clôture
d'incident. En cas d'absence de ticket d'incident, ce délai court à compter de la déclaration
d'incident avec preuve d'envoi.
2- Pour les incidents gênants ou mineurs, c'est à dire tous les autres incidents qui ne rendent pas
indisponibles tout ou partie du logiciel et/ou des données et dont le traitement effectué n'engendre
pas de résultat nul ou erroné :
a. Prise en compte de l'incident : dans le délai maximum de 4 heures ouvrées. Ce délai
court à compter de la déclaration par la personne publique de l'incident et jusqu'à la
réception du ticket d'incident. En cas d'absence de ticket d'incident, ce délai court à
compter de la déclaration d'incident avec preuve d'envoi.
b. Résolution de l'incident : dans le délai maximum de 24 heures ouvrées. Ce délai court à
compter de la réception du ticket d'incident et jusqu'à la réception du ticket de clôture
d'incident.
Si ces délais et les durées maximum d'indisponibilité sont dépassés du fait du titulaire ou de sa responsabilité, le
titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité forfaitaire quotidienne définie dans le CCAP.
Les pénalités éventuelles sont encourues jusqu’à la date de remise en ordre de marche ou à défaut de résolution
jusqu'à la date de fin du marché.
En cas d’impossibilité du titulaire à assurer dans les délais d’intervention indiqués et dans des conditions
satisfaisantes, l’entretien de l’ensemble des fournitures, la résiliation du marché pourra être prononcée aux torts
de celui-ci.
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Assistance en ligne
Les conditions proposées impliquent un accès à un numéro de téléphone spécifique ou une adresse électronique
auxquels seront transmises les demandes d’assistance de la personne publique. Chaque appel d’assistance sera
formalisé par un envoi par messagerie de la fiche de demande d’intervention descriptive de l’incident.
C’est la date et l’heure de la réception du ticket d'incident par le titulaire qui marquent le début de décomptage du
délai d’intervention du titulaire en vue de résoudre le problème posé.
Maintenance évolutive
Toute demande d'évolution formulée par la personne publique devra faire l'objet d'une réponse écrite motivée par
le titulaire dans le délai d'un mois à compter de sa réception.
Au moins un mois avant toute livraison d'une nouvelle version majeure du progiciel, le titulaire devra informer la
personne publique afin qu'elle puisse prévoir les tests à réaliser avant sa mise en production.
Le titulaire indiquera le contenu des évolutions fonctionnelles et techniques, les problèmes corrigés ainsi que
toutes les nouvelles contraintes (techniques, environnement). La documentation correspondante sera
automatiquement fournie.
Les mises à jour du progiciel doivent se faire sans perte des paramétrages et développements antérieurs.
L'installation des mises à jour est à la charge du candidat.
Le signalement de toute anomalie (difficulté ou incident d’exploitation, dégradation des performances, constat de
non-conformité de fonctionnement) s’effectue, au minimum, par téléphone (confirmé par courriel) ou par courriel
entre le chef de projet de la collectivité et le support d’assistance mis en place par le prestataire. Il appartient à la
collectivité seule de classifier l’anomalie en bloquante ou non-bloquante.
En outre, un support d’assistance par téléphone ou par courriel sera mis en place au cours de la même période.
Par ailleurs, dans le cadre de sa maintenance évolutive, le titulaire du marché fera automatiquement la ville de
Chambly, des nouvelles versions des produits déployés.
Le prestataire devra préciser dans son offre les plages horaires de disponibilité du personnel de l’Assistance
technique.
11.3 Développements particuliers.
Dans le cadre de sa mission de maintenance, le titulaire du marché pourra être sollicité par la ville de Chambly,
pour réaliser des développements spécifiques. Il précisera dans son offre les moyens dont il dispose pour la
réalisation de ce type de prestation et indiquera dans son offre un coût journalier de développement. Ce coût
sera pris en considération dans le cadre de l'attribution du marché.
11.4 Mise à jour légale.
Dans l'hypothèse d'une modification de la législation, le titulaire du marché dispose d'un délai maximum de 15
jours, à compter de la parution des textes d'application au Journal Officiel de la République Française, pour
effectuer la mise à jour du logiciel. En cas de défaillance, il s'expose aux pénalités prévues à l’article 17 du
CCAP.
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12 EVALUATION DES PERFORMANCES
Les performances du système seront mesurées de la façon suivante :
- vérification des fonctionnalités disponibles : conformité par rapport au présent CCTP incluant le cadre de
réponse technique remis par le fournisseur
- tests de bon fonctionnement
- cohérence des temps de réponse dans les conditions de configuration client et serveur données par le
fournisseur au niveau de son offre : non pénalisants pour la saisie, même intensive, ni pour les recherches,
y compris lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes sur des modules différents (traitement de texte inclus)
- tests des procédures d'exploitation fournies
- tests de restauration de données à partir d'une sauvegarde réalisée par les procédures fournies
- évaluation du niveau de sécurité logique
- évaluation du niveau d'intégration et de l'ergonomie du système : tous les utilisateurs doivent être en
mesure d'utiliser les modules auxquels ils n'auront pas été formés initialement.
Ces contrôles seront effectués au fur et à mesure de la mise en service des applications.
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