Manifestation - Mairie de Cléder

Suivi des démarches administratives
Cadre réservé à la mairie de Cléder :
 Date de la demande : ………. / …………. / …………….
Démarche effectuée
 Réservation en accord avec le planning des manifestations
 oui  non
Autorisation du Maire de Cléder
 oui  non
Arrêté municipal : modification stationnement, circulation
 oui  non
 oui
 Ouverture de buvette : Formulaire à remplir en mairie
 oui  non
 oui
 Autorisation tardive : Formulaire à remplir en mairie
 oui  non
 oui
 Assurance en responsabilité civile et incendie : fournir copie  oui  non
Compagnie :
N° de contrat :
 Réponse à l’association (organisation, matériel…) donnée le : ………………………..
 oui
Demandes matérielles :
Réservation du matériel aux ateliers municipaux  02 98 69 42 69
Renseigner la fiche le plus précisément possible (quantités, emplacements…) une réponse vous sera
donnée. Une demande plus précise peut-être effectuée par courrier.
Descriptif
Nombre
Réponse des services techniques
 Remorque podium
 oui
 non
 Barrières métalliques
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Tables
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Bancs
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Chaises
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Coffret électrique
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Sono mobile + micro + pied
 oui
 non
 Stands cabanons
Nombre :
 oui Nombre :
 non
 Podium
Nombre m2 :
 oui Nombre m2 :
 non
 Plancher bois
Nombre m2 :
 oui Nombre m2 :
 non
 Autre
 oui
 non
………….………………………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….………………..
……………….………………………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……………
….……………….………………………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……….
….……………….………………………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……….
….……………….………………………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……….
Acceptation des conditions et consignes de sécurité :
Nom de la personne responsable de la sécurité : ………………………………………………………….………………………...,
Je, soussigné ………………………………………………………………………………………………………………………………….………..,
responsable de l’organisation de la manifestation, atteste avoir pris connaissance des consignes de
sécurité jointes à ce document et des conditions d’utilisation des bâtiments ayant valeur contractuelle et
m’engage à les faire respecter.
Signature
Organiser une manifestation associative
Aides pour vos démarches
Autorisation du Maire :
Les manifestations organisées par les associations, qu’il s’agisse de kermesses, cortèges, foires, repas associatifs,
sont soumises à un certain nombre d’obligations légales. Avant d’organiser une manifestation, il faut demander
une autorisation écrite à la mairie par le biais du formulaire.
Assurances : Fournir attestation d’assurances
L’organisateur doit vérifier auprès de son assureur si son contrat couvre bien les risques liés à la manifestation
(responsabilité civile et incendie, détérioration, intoxication alimentaire…). Joindre obligatoirement une
attestation d’assurance le prouvant, à jour pour la période de la manifestation.
Les troubles à l’ordre public :
L’association ayant reçu l’autorisation d’organiser une manifestation doit veiller à ce que la manifestation ne
vienne pas troubler l’ordre public. Toute manifestation risque d’entraîner des troubles et l’association
organisatrice doit respecter les règles de bonne conduite et prévoir le service de sécurité ou de secours adapté à
la taille de l’évènement. De même, en cas d’incident (désordre, bagarre), l’association organisatrice ne dispose
d’aucun pouvoir de police. Il y a lieu de prévenir la gendarmerie ( 17) avant votre manifestation.
Nettoyage de la salle et/ou du site :
Le matériel de nettoyage est à votre disposition afin de rendre la salle et/ou le site ainsi que les alentours dans
l’état où vous les avez trouvés.
Demande de containeurs poubelles à la C.C.B.K.
La demande de poubelles est à faire auprès de la Communauté des Communes de la Baie du Kernic. Prévoir un
délai d’une semaine avant la manifestation. Suivant les besoins, des containers seront mis gratuitement à votre
disposition. Le tri sélectif doit être effectué lors des manifestations pour la gestion des déchets. 02 98 69 44 54
Ouverture de buvette et débit d’alcool :
La demande est à faire à l’accueil de la mairie, au plus tard une semaine avant la manifestation. L’autorisation est
délivrée par le Maire.
Autorisation tardive :
La demande est à faire à la mairie, au service population. L’autorisation est accordée jusqu’à 2 heures du matin
par le Maire. Une copie de l’autorisation sera transmise à la gendarmerie.
Réservation du matériel :
Les services techniques municipaux mettent gratuitement du matériel à disposition des associations clédéroises.
Le formulaire vous permet de réserver du matériel, une réponse vous sera apportée pour confirmer la
réservation. Pour toute demande particulière, s’adresser à Monsieur Christian LE DUFF responsable des ateliers
municipaux, au minimum 2 mois avant la manifestation.  02 98 69 42 69
Pour l’obtention d’un branchement électrique provisoire, la demande est à faire 3 mois avant la manifestation.
Arrêté municipal :
Dans le cas d’une modification de la circulation, une occupation du domaine public…
S’adresser en mairie. La police municipale vous indiquera la démarche à suivre.
Vente au déballage (Vide grenier / brocante) :
Les ventes au déballage doivent faire l’objet d’une autorisation préalable écrite adressée au Maire.
Si la manifestation a lieu sur le domaine public, au moins 3 mois avant le début de celle-ci, l’organisateur adresse
une déclaration préalable de vente au déballage par lettre recommandée avec accusé réception ou remise contre
récépissé au Maire de la commune, en même temps que la demande d’autorisation d’occupation temporaire du
domaine public.
Si la manifestation n’a pas lieu sur le domaine public (écoles privées, salles privées…), cette déclaration est
adressée au Maire dans les 15 jours au moins avant la date de l’évènement.
Le registre doit être paraphé par le Maire au terme de la manifestation et au plus tard dans un délai de 8 jours, il
est déposé à la sous-préfecture.
Bals et concerts :
L’association organisatrice de la manifestation doit demander par écrit, au minimum un mois avant la date
prévue, une autorisation au Maire.
Diffusion de musique ou théâtre : Déclaration SACEM & SACD
L’association organisatrice de concert, de bal, spectacle ou diffusant toute œuvre musicale doit prendre contact
avec la SACEM & SACD. La délégation locale se trouve à Brest. 9 Rue Neptune 29200 Brest,
02 90 92 20 80 - www.sacem.fr
Communication & Médiatisation :
Clédérois : Revue éditée par la Mairie de Cléder. Pour la parution d’un encart le vendredi (tous les 15 jours), vous
êtes invité à remettre votre article et affiche (format numérique) à l’accueil de la mairie avant le mardi midi. Vous
pouvez également l’envoyer par courriel à [email protected] (02 98 69 40 09)
Site web mairie de Cléder : Votre manifestation sera ajoutée sur le site : www.cleder.fr et sera envoyée dans la
newsletter du site. Pensez à nous fournir votre affiche, informations, photos afin d’alimenter votre article. Vous
pourrez également nous faire un bilan de votre animation. Transmettre ces informations à la Maison des
Associations : [email protected]
Impressions d’affiches : La Maison des Associations propose aux associations la possibilité d’imprimer leurs
affiches et Flyers en couleur ou noir & blanc.
Bannières aux entrées de la ville :
Des bannières (bâches) peuvent être installées sur des poteaux à l’entrée de la ville.
Office du tourisme : Tous les détails de vos manifestations serviront à alimenter la communication via les sites
Internet de Cléder, du Pays du Léon ou encore la FDOTSI, FNOTSI…
[email protected] (02 98 69 43 01)
Presse locale :
- Le Télégramme : Yvon MEAR ( 06 07 69 54 50) [email protected]
- Ouest France : Yvon CRETEAU ( 02 98 69 66 37) [email protected]
Notes
……………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….………………………………….………
…………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….………………………………….…
………………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….…………………………………
.…………………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….……………………………
…….…………………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….………………………
………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….…………………
…………………….…………………………….……………….……………….……………….……………….……………….……………….………
Règlement intérieur des salles municipales
Conditions d’utilisations des salles dans le cadre associatif
1. Une salle ne sera mise à disposition des associations qu’après l’autorisation du maire ou de son
représentant. Les locaux ne sont pas mis à disposition pour des manifestations à caractère privé, des
locations de salles pour les particuliers sont prévues à cet effet.
2. La demande de réservation de la salle sera faite par écrit en mairie par le responsable de la manifestation,
en précisant :
a. La date et l’heure de début et de fin de la manifestation. Les salles utilisées
b. La nature de la manifestation
c. Le nombre approximatif de participants attendus
d. L’équipement souhaité (sono, tables, chaises…)
3. Chaque salle doit être utilisée conformément à sa destination (réunions, spectacles, repas apéritifs,
soirées …) en privilégiant les grandes manifestations pour les grandes salles (supérieures à 100 personnes,
les autres salles communales pouvant être utilisées pour les petits rassemblements).
4. Le réservataire sera tenu de justifier de la souscription d’une assurance de responsabilité civile
garantissant les éventuels dommages causés aux locaux et matériels ainsi que ceux subis par des tiers à
l’occasion de la manifestation.
5. La remise des clefs se fera à la mairie, aux jours et heures ouvrables. Les clefs seront restituées le plus
rapidement possible, à l’issue de la manifestation ou dès le jour ouvrable suivant. La caution sera rendue
si aucune dégradation n’est constatée, après inventaire de la salle par un représentant de la commune.
6. Les locaux seront mis à la disposition du réservataire en état de propreté et devront être restitués dans le
même état. A l’issue de la manifestation, le réservataire devra débarrasser la salle, en assurer le
nettoyage et ranger le matériel (tables, chaises…) dans les endroits prévus à cet effet.
7. Les utilisateurs de la salle devront veiller eux-mêmes :
a. Au respect du règlement et des consignes de sécurité
b. A procéder à l’extinction des lumières, fermer l’ensemble des portes et fenêtres après une
dernière visite des lieux
c. A prendre en charge le cas échéant, les déclarations et règlement à la SACEM et autres
organismes concernés par l’organisation d’un spectacle
d. Le cas échéant, à faire une demande d’autorisation d’ouvrir un débit temporaire de boisson, 3
semaines au moins avant la date de la manifestation.
e. Respecter les heures de fin de manifestation précisées pour chaque salle
8. Une caution de 1000 euros (par chèque) sera demandée lors de la remise de la clef, excepté pour les
écoles et les organismes émanant de la collectivité
9. Toute demande de réservation sortant du cadre du présent règlement pourra être examinée par le
bureau municipal.
10. La mairie se réserve le droit d’annuler la réservation en cas de besoin imprévu pour elle-même, dans une
situation de force majeure.
11. La commune dégage toute responsabilité pour les dégâts et vols pouvant être causés aux biens
personnels des utilisateurs.
12. Le prêt gratuit d’une salle pour une association clédéroises devra être accompagné d’une signature de
convention.
13. Le conseil Municipal se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement et de réviser les
tarifs de location à compter du 1er janvier de chaque année.
Les priorités de réservations des salles
Priorité 1 : Les activités de la mairie de Cléder et les associations de Cléder. Une réunion de programmation se
fera une fois par an, courant septembre.
Priorité 2 : Les habitants de Cléder ayant plus de 18 ans et les entreprises de Cléder.
Priorité 3 : Les associations extérieures, si un membre de Cléder est présent, et les entreprises extérieures.
NOTA 1 : Si deux demandes sont déposées pour la même date, priorité est donnée à la première.
NOTA 2 : Une association Clédéroise peut recevoir une assemblée générale départementale, régionale ou
nationale.
Consignes de sécurité
1. La préparation de repas ainsi que l’ajout de tout matériel de cuisson au gaz sont interdits dans l’ensemble
des salles.
2. Le locataire s’engage à ne pas dépasser le nombre de personnes autorisé par salle.
3. La salle louée devra être rendue propre, le matériel disposé et rangé tel qu’il était lors de la remise des
clés. Un état des lieux d’entrée et sortie sera effectué par un employé communal en présence du futur
locataire. Lors de cet état des lieux, les consignes de sécurité seront expliquées.
a. Le fonctionnement des extincteurs
b. Le déclenchement de l’alarme incendie
c. Le déclenchement du système de désenfumage
d. L’accès au téléphone de secours avec les numéros d’urgence
e. Les coupures d’urgences
4. Le locataire doit veiller à ce que les issues de secours soient parfaitement dégagées.
5. La disposition du mobilier doit être judicieuse afin de permettre l’évacuation rapide des personnes.
6. Chauffage : Seuls sont autorisés les appareils avec prise d’air et évacuation des fumées à l’extérieur du
bâtiment ou l’utilisation de l’équipement de la salle.
7. Le locataire s’engage à ne pas utiliser du matériel à risque, inflammable ou explosif (comme des bouteilles
de gaz, feux d’artifices, barbecue ou friteuse électrique par exemple). En cas de besoin, l’installation
électrique pourra être modifiée par l’employé communal habilité. Aucune modification ne pourra être
réalisée sans son accord.
8. Il est interdit de fumer dans les salles mises à la location.
9. Le locataire (ou le responsable de la location) s’engage à faire respecter les règles de civisme afin de ne
pas déranger le voisinage de la salle louée (ex : ébriété sur la voie publique, tapage nocturne,
stationnement des véhicules, circulation…).
10. L’installation électrique pourra être modifiée en cas de besoin par les employés communaux habilités.
Aucune modification après leur passage ne pourra être réalisée sans leur accord.
11. Le bon fonctionnement de l’éclairage de sécurité sera vérifié par le personnel communal avant la
manifestation.
12. Les appareils de cuisson destinés à la restauration, d’une puissance supérieure à 20 kw, ne sont pas
autorisés à l’intérieur du bâtiment (friteuse …).
13. Les organisateurs nommeront une personne responsable de la sécurité au moment de la manifestation.
Cette personne doit :
 savoir se servir d’un extincteur,
 s’assurer de la présence des extincteurs avant et pendant le déroulement de la manifestation,
 effectuer une reconnaissance à l’intérieur et l’extérieur du bâtiment pendant et à la fin de la
manifestation afin de vérifier que tout se déroule normalement.
 Fermer les salles et couper les lumières après la manifestation