COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 23 MAI 2012

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 23 MAI 2012
PRESENTS : Cococq, Jean Luc, Marino, Serge, Phil, Christelle, Jacouille, Lucky, Mike, Jean Philippe,
Thierry Vigier, Didier Belin, Patrick RATP, Pascal Minard
A
EFFECTIF PRESENT AU FESTIVAL:
Plusieurs Potes n’ont pas répondu aux mails…
A ce jour, pour la mise en place vendredi : 29
Vendredi soir : 46
Samedi : 48
Dimanche : 49
Lundi : 12
BARS :
Nous prévoyons 3 bars, 2 bars à bière et jus de fruits et 1 bar à vins et champagne.
Il nous faut 4 pompes à bière ( Jean Luc s’en occupe), 1 barnum pour le 2ème bar (cococq s’en occupe)
RESTAURATION :
Idées de menu :
Entrée : salades gésiers
Plats : Viande rouge, filet mignon, cuisses de canards
Fromage ou dessert (patisseries)
Glaces à l’italienne
Matériel :
Besoin d’un four à vapeur+ plaques (cococq), 3 friteuses, plancha (jean luc), machine à glaces (josé)
TARIF DES TICKETS :
1 ticket= 2 € - carnet 5= 10 € - carnet 10= 18 €
ENVELOPPE VENDREDI SOIR= 23 €, comprenant : 1 repas+ concert
ENVELOPPE SAMEDI SOIR= 30€, comprenant : 1repas+1 ticket+1 bracelet concert
REPAS= 15 €
CONCERT SAMEDI SOIR (CHRIS)= 18€
CONCERT VENDREDI SOIR (Friend’s Affair)= 8 €
JETON CAFE= 0,5 €
MENU ENFANTS -13 ans= 6 € (3tickets) Niggets+frites+dessert+coca
IMPRIMERIE :
Pierre et Christian s’occupent des tickets repas, tickets boissons, flyers, affiches A3
Serge s’occupe des bracelets
US LOCOMOTION BOISSY SOUS SAINT YON - Association loi 1901 créée en 2009
15, rue Pierre Mendès France - 91790 BOISSY SOUS SAINT YON
COMMUNICATION :
Spot radio sur EFM et reportage sur TELESSONNE (cococq)
Pose de baches sur le pont de la RN20 (cocoq et didier)
Pose de panneaux affiche entrées de BOISSY + flêchage du site (cococq et didier)
Nous prévoyons une distribution de flyers sur les parkings des centres commerciaux du coin par des
groupes de potes en moto.
SPONSORS :
Pour le moment, nous n’avons que 8 600€ de sponsors, c’est peu…il faut mettre les bouchées doubles.
TOMBOLA :
le prix de l’enveloppe est fixé à 2 € (nous n’accepterons pas les tickets)
BOUTIQUE :
Nous prévoyons des tee shirts STAFF (jacouille s’en occupe)
Nous aurons 4 chalets : 1 caisse, 1 tombola, 1 boutique et 1 bar à vin avec frigos
SECURITE :
Nous faisons appel à 4 maitres chiens + 14 Potes à la sécu ( Pascal, Eric, Nanard, Thierry)
+ gestion du parking, mise en place des véhicules pour les runs
Il nous faut des Talkies Walkies (jean Luc+ appel à tous ceux qui peuvent s’en procurer)
RUNS :
Suite à l’entretien de Phil et Serge avec le capitaine des CRS de Vélizy, La section Motocycliste d’escorte de
la CRS 1 devait nous encadrer… Info de dernière minute la Direction Centrale des CRS a refusé.
Contacter la mairie de SAINT SULPICE car la route est en travaux et il faut savoir s’ils seront terminés fin
juin (Christelle).
Contacter La Vie Associative d’Etampes pour organisation du pot de l’amitié dimanche matin ( PHIL)
Nous nous arangerons pour que chacun (e )puisse participer à un run.
ANIMATION COUNTRY :
Phil et Valérie s’en occupent
Se rapprocher de Thierry du club de Breuillet
HELICOPTERE :
Incertitude car l’hélico est en révision. Rappeler la société ABC HELICO (Phil ou Cococq)
SHOW BIKE :
Dimanche 15H00 à 16H30 animé par TOTOR
EXPOSANTS :
Nous avons pour le moment 25 exposants, cette année l’emplacement est payant . apport environ 2 500 €
SONORISATION :
Nous avons plusieurs devis pour la sono, entre 6200€ et 8400 € …. Trop cher, il faut trouver une solution.
Voir avec les groupes de musiciens.
Le budget concerts est de 6200 €
PHOTO VIDE0
Géré par Lucky et Mike avec 5 photographes et 1 sexy girl.
Madeleine assure la partie vidéo.
REPARTITION DES TACHES :
Jean Luc : restauration
Marino : caisse
Electricité : Serge et Nono
Plomberie : Jean Philippe et Jacouille
Exposants, groupes de musiciens, country : Phil
Sécurité : Pascal, Eric, Nanard
Chef d’orchestre : Cococq