INTRODUCTION – Note explicative aux soumissionnaires

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Ref. Ares(2016)5750796 - 04/10/2016
APPEL D’OFFRES OUVERT N° OIB.02/PO/2016/070/724
SERVICES DE TRANSPORT DE LA VALISE DIPLOMATIQUE
ANNEXE I - SPECIFICATIONS TECHNIQUES
1.
2.
OBJET DU MARCHE ....................................................................................................... 2
DESCRIPTION DU MARCHE ......................................................................................... 2
2.1. La valise diplomatique................................................................................................. 2
2.2. Les prestations ............................................................................................................. 3
2.3. Les destinations ........................................................................................................... 3
2.4. Le volume du marché .................................................................................................. 4
3. MODALITES D'EXECUTION DES PRESTATIONS ..................................................... 5
3.1. Intervenants et leur responsabilité ............................................................................... 5
3.1.1. La Commission .................................................................................................... 5
3.1.2. Le contractant....................................................................................................... 5
3.2. Gestion des commandes .............................................................................................. 6
3.3. Lieux et horaires d'enlèvement des envois .................................................................. 6
4. CONTENU ET PRÉSENTATION DE L'OFFRE ............................................................. 9
5. ÉVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE ............................. 10
Appel d'offres n° OIB.02/PO/2016/070/724
Annexe I – Spécifications techniques
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1.
OBJET DU MARCHE
Prestations de services de transport de la valise diplomatique pour les services de la Commission,
les Institutions, agences et autres organes desservies par l'Office pour les Infrastructures et la
Logistique de Bruxelles (ci-après dénommés sous le vocable "la Commission"),
-
au départ de Bruxelles vers les délégations, les bureaux de l'Union européenne dans les
pays tiers, les bureaux de représentation dans l'Union européenne, les agences et autres
organismes communautaires décentralisés (OUTBOUND);
-
et dans le sens inverse, en provenance de ces entités vers Bruxelles (INBOUND).
Le courrier à transporter faisant l'objet du présent appel d'offres est constitué par des envois à
caractère diplomatique, couverts par la Convention de Vienne1 sur les relations diplomatiques
(1961).
2.
DESCRIPTION DU MARCHE
2.1.
La valise diplomatique
Le terme "valise diplomatique" comprend notamment des plis sous enveloppes, des
signataires, différents types de sacs, sacoches, valises, différents types de colis et de caisses
ainsi que tout autre envoi "à la demande" remis par les services expéditeurs. Il est important
de noter qu'il n'existe aucune restriction quant au poids et à la dimension de la valise.
La valise à transporter est du type "sensible" et réputé "confidentiel" par nature. Par
conséquent, les transports leur sont exclusivement dédiés.
Le courrier valise est préparé, identifié et sécurisé par tout membre dûment habilité du
personnel des Institutions/Organes de l'Union européenne.
Les différents types de courrier sont inviolables, sans aucune exception. L'ensemble de ce
courrier ne peut être ouvert qu'en présence d'une personne habilitée des Institutions/Organes
de l'Union européenne.
Les prestations de transport comprennent:
-
enlèvement et livraison, selon les indications contenues aux points 3.3 – 3.4 – 3.5, ciaprès;
-
manutention générale et surveillance.
La valise diplomatique ne doit être ni ouverte ni retenue.
Les colis constituant la valise diplomatique doivent porter des marques extérieures visibles de
leur caractère et ne peuvent contenir que des documents diplomatiques ou des objets à usage
officiel.
1
Cf. Convention de Vienne sur les relations diplomatiques – 1961 :
http://untreaty.un.org/ilc/texts/instruments/francais/traites/9_1_1961_francais.pdf
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2.2.
Les prestations
Les prestations couvrent :
•
L'enlèvement desdits envois au service du Courrier central de la Commission à
Bruxelles et leur acheminement vers les délégations, les bureaux de l'Union
européenne dans les pays tiers, les bureaux de représentation dans l'Union
européenne, les agences et autres organismes communautaires décentralisés.
•
L'enlèvement desdits envois au départ des délégations, des bureaux de l'Union
européenne dans les pays tiers, des bureaux de représentation dans l'Union
européenne, des agences et autres organismes communautaires décentralisés et
leur acheminement vers le service du Courrier central de la Commission à
Bruxelles.
•
Exceptionnellement, des envois au départ des délégations, des bureaux de l'Union
européenne, des agences et autres organismes communautaires décentralisés
pourront être enlevés et acheminés vers des délégations, des bureaux de l'Union
européenne, des agences et autres organismes communautaires décentralisés sans
transiter par le service du Courrier central de la Commission à Bruxelles.
Actuellement, le service du Courrier central de la Commission à Bruxelles est situé à l'adresse
suivante :
Service de la valise diplomatique
Avenue du Bourget, 1
1140 Bruxelles
Cette adresse doit figurer sur les bordereaux de transport.
2.3.
Les destinations
La Commission échange du courrier auprès de ses délégations, bureaux, et agences répartis
dans le monde entier. Toutes les destinations du monde où se trouvent des délégations ou
bureaux de représentation ou autres organismes communautaires décentralisés doivent être
desservies. A titre indicatif, la liste des destinations et des points d'enlèvement est reprise en
annexe I.1.
L'ensemble des destinations est desservi au moins une fois par semaine ("outbound" et
"inbound"), selon un planning établi par la Commission. Selon les besoins, des envois
exceptionnels peuvent également être organisés en dehors du planning préétabli.
Afin de permettre de différencier les prix et les délais de livraison, les pays de destination sont
regroupés en zones.
•
2
Zone 1: UE et AELE2
http://europa.eu/about-eu/countries/index_fr.htm
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La Zone 1 comprend les Etats membres de l'Union européenne et les pays de l'AELE
(Islande, Norvège, Suisse, Lichtenstein), ainsi que l'Andorre, la cité du Vatican, Monaco,
Gibraltar, Jersey, Guernesey, Ile de Man et San Marino.
Les territoires des pays de la zone 1 qui se situent en dehors des limites du continent
européen font partie de la zone 4.
Durant la période de validité du contrat cadre, la composition de la zone 1 prend en
compte l'adhésion de nouveaux Etats membres à l'Union européenne ainsi que les
éventuels départs.
•
Zone 2: Autres pays européens
La Zone 2 comprend les pays membres du Conseil de l'Europe3 (et les candidats à
l'adhésion à cet organe), qui ne sont pas inclus dans la zone 1.
•
Zone 3: Pays de l'ALENA (l'Accord de libre-échange nord-américain)4
•
Zone 4: Afrique
•
Zone 5: Asie
•
Zone 6: Amérique centrale et Amérique du Sud
•
Zone 7: Océanie
A titre d'information, la liste des destinations par zone géographique correspondant
actuellement à cette répartition est jointe en annexe I.2.
2.4.
Le volume du marché
A titre indicatif, les statistiques de production de valise "inbound" et "outbound" de 2015 sont
fournies en annexe I.3 du cahier des charges. Ces chiffres ne constituent en aucun cas un
engagement sur le volume futur de l'activité, mais permettent aux soumissionnaires d'estimer
l'étendue des besoins.
3
http://www.coe.int/fr/
4
http://www.nafta-sec-alena.org /
Page 4 sur 11
3.
MODALITES D'EXECUTION DES PRESTATIONS
3.1.
Intervenants et leur responsabilité
3.1.1.
La Commission
•
Service gestionnaire
Le Commission est responsable de la préparation physique des valises diplomatiques et de
l'organisation de leur enlèvement par le prestataire. Le matériel nécessaire au conditionnement
des valises (sacs, scellés, diplomabels, etc.) est fourni par la Commission.
L'unité de la Commission en charge de la gestion du contrat dans sa globalité est l'Unité
OIB.OS.1 "Archives historiques, courrier et reproduction" (à la date de la rédaction de ce
document). Au sein de cette unité le secteur Courrier Central est le seul point de contact du
prestataire pour toute question d'ordre légal ou financier, autrement dénommé le "service
gestionnaire".
Le service gestionnaire est responsable d'une part de l'établissement des contrats spécifiques,
des demandes d'expédition de valise (commandes) et d'autre part du suivi administratif et
financier du contrat.
•
Les agents habilités
Les agents habilités à utiliser la valise diplomatique de la Commission sont les seuls à utiliser
le contrat (c.à.d. l'envoi et la réception de la valise diplomatique). Ils préparent les
commandes soit par interface informatique (encodage et édition des bordereaux), soit
manuellement (établissement des bordereaux). Seuls les agents repris ci-dessous sont habilités
à utiliser le contrat :
-
pour la Commission à Bruxelles: le Service du "Courrier Central" de la Commission
(service gestionnaire);
-
pour les délégations, bureaux de représentation et autres organismes communautaires
décentralisés: les chefs de délégations, ou leurs représentants.
3.1.2.
Le contractant
Le contractant prend en charge le transport de la valise diplomatique jusqu'à l'adresse du
destinataire renseignée sur le document de transport ("Service porte à porte").
Le contractant assume la totale responsabilité des valises depuis leur enlèvement jusqu'à leur
remise à la destination finale, y inclus en ce qui concerne la manutention générale et la
surveillance des valises.
Le contractant établira tout document de transport nécessaire au bon acheminement des
envois (y compris lors de l'exécution des formalités douanières, le cas échéant).
Le contractant désigne une personne de contact pour les questions opérationnelles et une
personne de contact compétente pour le suivi financier du contrat-cadre. Ces personnes sont
responsables de la mise à disposition de la Commission des données relatives à l'exécution du
contrat (suivi des envois et suivi financier).
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Le contractant met à la disposition de la Commission, en quantité suffisante et à titre gracieux,
le matériel informatique nécessaire à l'encodage et à l'impression des bordereaux d'envois (ce
matériel ne sera pas connecté au réseau informatique de la Commission).
Dans le cadre de la mise en route du contrat, le contractant assure la formation des
correspondants à l'utilisation de ses interfaces informatiques. Les sessions sont organisées à la
demande de la Commission, dans ses propres locaux, et ne font pas l'objet de facturation.
3.2.
Gestion des commandes
Il convient de distinguer deux niveaux de commande dans l'exécution du futur contrat-cadre de
service "transport de la valise diplomatique".
A un premier niveau, le contrat-cadre sera exécuté par des contrats spécifiques, précisant un
volume global des commandes à couvrir d'un point de vue légal. Ces contrats spécifiques sont
édités par le service gestionnaire.
A un second niveau, et dans la limite du montant des contrats spécifiques en vigueur, les
agents habilités peuvent générer des demandes d'expédition de valise. Ces dernières sont
appelées par la suite des "commandes", chacune formalisée par un bordereau d'envoi.
3.3.
Lieux et horaires d'enlèvement des envois
Le service de la Valise Diplomatique est assuré par le service du Courrier Central de la
Commission européenne (service gestionnaire). Les envois et réceptions sont rassemblés en
un lieu unique actuellement situé à : Avenue du Bourget 1, B-1140 Bruxelles.
Le service gestionnaire assure ses prestations du lundi au vendredi sauf jours fériés de la
Commission. Le 11 novembre est considéré comme jour ouvrable (sans supplément de prix).
Les envois quotidiens au départ de Bruxelles, "OUTBOUND", sont répartis pour chaque
destination sur 5 jours ouvrables (+/- 50 destinations par jour). L'enlèvement de ces envois
auprès du service gestionnaire se fera tous les jours, entre 15h00 et 16h00, selon un planning
élaboré par la Commission après la signature du contrat. Le service gestionnaire établit une
liste récapitulative des enlèvements quotidiens remis par la Commission au contractant. Quant
à la remise aux destinataires, elle se fera dans le respect des délais prescrits au point 3.4 des
présentes spécifications.
La liste des jours de départs actuels dans la semaine est jointe à titre purement indicatif à
l'annexe I.1.
L'enlèvement des envois à destination de Bruxelles, "INBOUND", se fait dans les locaux et à
la demande des délégations et bureaux de représentation, agences et autres organismes
communautaires décentralisés, à raison d'un enlèvement hebdomadaire, en règle générale. La
remise de ces envois auprès du service gestionnaire se fera chaque jour entre 08h00 et 10h00.
Une remise d'envois complémentaires peut être acceptée entre 15h00 et 16h00. Le contractant
remet au service gestionnaire une liste récapitulative des envois du jour remis (bordereau de
livraison).
Page 6 sur 11
3.4
Délais de livraison
Le délai de livraison commence à courir à partir de 17h00, le jour de la demande
d'enlèvement. La durée du délai de livraison équivaut au temps écoulé entre l'enlèvement et la
livraison des envois, calculé en heures (Greenwich).
Seuls les jours ouvrables5 doivent être comptés dans le calcul des délais de livraison. Il
convient en plus d'en déduire les délais générés par des événements non imputables au
Contractant tel que la force majeure et/ou le cas fortuit.
Les délais maximaux exigés par la Commission sont fixés comme suit :
Délai maximal
Zone Régions géographiques
(jour ouvrable*)
1
Pays de l’UE – AELE
48 h 00
2
Autres pays Européens
72 h 00
3
Pays de l'ALENA
48 h 00
4
Afrique
96 h 00
5
Asie
96 h 00
6
Amérique centrale et Amérique du Sud
96 h 00
7
Océanie
96 h 00
Dans le cas où le contractant se trouve, lors du passage à l'adresse de livraison, dans
l'impossibilité de délivrer l'envoi, il s'engage d'une manière formelle à représenter celui-ci
dans un délai maximum de 24 heures.
Si lors du deuxième passage, le contractant se trouve de nouveau dans la même impossibilité,
le contractant devra avertir le destinataire via un document laissé sur place de l'adresse à
laquelle l'envoi sera disponible ainsi que du délai durant lequel il sera accessible.
A l'expiration de ce délai, le contractant avisera le correspondant de la Commission qui lui
donnera les instructions au cas par cas sur la suite à donner en ce qui concerne le traitement à
réserver à l'envoi (renvoi auprès du service du Courrier central, etc.).
Les frais complémentaires consécutifs aux instructions données par la Commission au
contractant dans le cas où ce dernier est empêché de remettre l'envoi au destinataire après
deux essais, seront facturés par le contractant à la Commission. Dans ce cas, le contractant
joindra tout document prouvant ces frais.
5
En raison du nombre de pays concernés, il n'est pas possible de définir de manière exhaustive la notion de
jours ouvrables/non ouvrables pour les besoins de ces spécifications techniques. En règle générale, on
considère que le nombre de jours ouvrables est de 5 par semaine. Il n'est pas attendu du contractant d'être
actif 7 jours sur 7.
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Les frais engendrés par les retours des envois autorisés par le service "Courrier central" de la
Commission seront facturés au même tarif que les frais d'expédition au départ de Bruxelles.
En cas de non-respect du délai de livraison maximal, dûment constaté par la Commission, le
paiement correspondant à cet envoi n'est pas dû, et une indemnité peut être exigée par la
Commission conformément à l'article I.15.2 du contrat-cadre.
Les cas de force majeure ainsi que les cas de retards dûment justifiés liés à l'exécution
administrative des formalités douanières neutralisent les délais de livraison et doivent être
signalés au service du Courrier central de la Commission.
Le contractant avertit immédiatement la Commission de tout problème pouvant affecter la
bonne exécution des services, notamment l'interdiction de livraison dans un pays spécifique
(raison politique ou autre).
La Commission lui donnera les instructions au cas par cas sur la suite à donner en ce qui
concerne le traitement à réserver à l’envoi.
3.5
Suivi des envois
Le contractant transporte la valise et la remet à son destinataire contre une signature de
réception d'un agent dûment habilité par la Commission ou par les autres organismes
communautaires décentralisés.
L'accusé de réception devra clairement indiquer le nom et la signature de la personne qui a
réceptionné l'envoi ainsi que l'heure et la date de réception.
A la demande de la Commission, et sans aucun frais supplémentaire, le contractant devra
transmettre l'accusé de réception avec la signature de la personne habilitée, ou tout autre
document prouvant la bonne distribution de l'envoi. Le contractant doit donc conserver ces
documents jusqu'au paiement de la prestation.
Le contractant assurera un suivi fiable et détaillé de chaque envoi via son site Internet et ce, y
compris dans les situations exceptionnelles (fermeture d'aéroports, grèves, etc.). Le parcours
de chaque envoi, avec les détails de chaque étape, pourra être suivi via le site internet du
contractant.
Afin d'assurer la bonne gestion financière du contrat, la Commission a besoin de connaître à
tout moment, mais au moins tous les quinze jours, l'état cumulatif des envois (le volume
financier des engagements contractés).
Ce besoin peut être satisfait par n'importe quel support informatique, en allant de l'accès direct
à un rapport sur l'interface web au tableau Excel envoyé par courriel. Les informations sont à
mettre à la disposition de la Commission soit en temps réel, si les moyens informatiques le
permettent, soit à un rythme bimensuel (tous les quinze jours), et, le cas échéant, à la demande
expresse de la Commission, sous trois jours ouvrables.
3.6
Facturation
Afin d'optimiser le traitement des factures correspondant à un grand nombre d'envois à
vérifier, la procédure suivante est appliquée.
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Le prestataire envoie, une fois par mois, un rapport (disponible également en support
informatique) où doivent figurer au moins les éléments suivants: le numéro de facture, le
numéro du bordereau d’expédition, la date de l'expédition, la date et heure de livraison (si
possible, avec conversion en H Greenwich, sinon, avec la précision du fuseau horaire), la
zone, le pays et la ville de destination, le nombre d'envois et le poids de l'envoi ainsi que le
prix facturé.
Ce rapport (tableau) doit permettre au service gestionnaire de procéder aux vérifications des
prestations effectuées. Le cas échéant le prestataire fournira toute information utile au calcul
du délai (ex: motifs de retard de livraison, heure de réception locale convertie en heure de
Greenwich,…). A titre d'exemple, un modèle du rapport sous forme d'un tableau est joint en
annexe I.4.
La Commission dispose d'un délai de 20 jours à dater de la réception de chaque rapport, pour
procéder aux vérifications et à l'acceptation du rapport. L'acceptation du rapport a valeur de
réception des services prestés et est notifiée par écrit au prestataire, qui peut
•
soit faire valoir ses observations dans un délai de dix jours ouvrables,
•
soit émettre la facture correspondant au rapport.
En cas de désaccord sur un rapport, les parties documentent leurs arguments et finalisent les
conclusions dans un délai raisonnable. Il est utile de rappeler que l'accord sur les réceptions de
service ne préjuge pas le résultat des éventuelles vérifications ultérieures effectuées lors de la
procédure de paiement des factures.
La facturation se fera mensuellement, à l’adresse figurant à l’article I.8 du contrat cadre.
Pendant la durée du contrat, il est possible que la Commission demande par écrit au
Contractant d'adresser ses factures directement à la DG ou au Service ayant passé commande.
La facture doit être accompagnée dans chaque cas des rapports validés par la Commission.
Dans le cas où un envoi serait à destination d’un pays non repris dans l'offre, l'envoi sera
facturé au même prix que celui de la zone géographique à laquelle il se rattache.
4.
CONTENU ET PRESENTATION DE L'OFFRE
L'offre est constituée obligatoirement de tous les documents mentionnés ci-dessous.
4.1
Offre technique
L'offre technique sera présentée obligatoirement sur le bordereau de conformité technique
joint en annexe III.1 du cahier des charges. Elle sera dûment complétée, datée et signée par le
soumissionnaire, sous peine d'exclusion de l'offre.
Ce bordereau de conformité technique sera accompagné de la documentation requise, telle
que précisée dans le bordereau.
4.2
Offre de prix
L'offre de prix sera présentée obligatoirement sur les bordereaux de soumission financière
joint en annexe III.2 du cahier des charges. Elle sera dûment complétée, datée et signée par le
soumissionnaire, sous peine d'exclusion de l'offre.
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Dans les bordereaux de soumission financière, il est demandé au soumissionnaire de proposer
un prix unitaire des envois (arrondi à 2 décimales)
¾ par tranche de poids et par zone géographique destinataire pour la valise "outbound";
¾ par tranche de poids et par zone géographique expéditeur pour la valise "inbound".
Le prix comprendra tous les services de traitement des envois d'ordre logistique et
administratif (transport, dédouanement, etc.), sauf les sacs de transport qui sont fournis par la
Commission.
Pour chaque type d'envoi, Inbound et Outbound, le soumissionnaire fournit également un
bordereau avec la valorisation de son offre. Le remplissage de ces bordereaux est automatique
grâce à des formules (en utilisant le logiciel Excel ou un tableur équivalent).
Il est à noter que le panier de consommation indiqué sert uniquement à la valorisation des
offres pour permettre une comparaison entre elles et ne constitue en aucun cas un engagement
de la part de la Commission.
5.
ÉVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE
L’évaluation des offres se fera en trois phases (sans ordre préétabli), conformément aux
critères expressément annoncés dans l'avis de marché et le présent cahier des charges.
Seules les offres satisfaisant aux exigences de chaque phase de l’évaluation seront admises à
la phase suivante.
Phase Situations d'exclusion
Conformément à l'avis de marché du présent appel d'offres, chaque soumissionnaire fournit
une déclaration sur l’honneur, dûment datée et signée, mentionnant qu’il ne se trouve pas dans
une des situations d'exclusion de participation à un marché passé par l'Union européenne (voir
point III.1.1) de l'avis de marché).
Phase Sélection des soumissionnaires
Les soumissionnaires seront sélectionnés s'ils peuvent démontrer qu'ils disposent d'une
capacité économique et financière suffisante, d'une part, et d'une capacité technique et
professionnelle suffisante, d'autre part. La totalité des exigences énumérées en annexe II
("Liste des documents à compléter et à fournir", point III) doivent être satisfaites pour qu'ils
soient admis à la phase suivante de l'évaluation des offres.
Phase Évaluation et attribution
Le présent marché sera attribué par adjudication. Le marché est par conséquence attribué à
l'offre présentant le prix le plus bas, pour autant qu’elle soit reconnue conforme à l'ensemble
des prescriptions du présent cahier des charges.
Au cours de cette phase, la Commission vérifiera, dans un premier temps, la conformité de
chacune des offres avec les prescriptions administratives et techniques du cahier des charges
(voir notamment le bordereau de conformité technique en annexe III.1).
Page 10 sur 11
Ensuite, les offres seront évaluées du point de vue financier. Pour ce faire, les prix unitaires
seront multipliés par les volumes du panier de consommation (conformément aux bordereaux
de soumission financière - Valorisation de l'offre – annexe III.2). Les montants ainsi obtenus
pour les envois Inbound et Outbound seront additionnés pour obtenir la valeur financière
annuelle de l'offre. Les valeurs financières des offres seront comparées entre elles afin de
déterminer l'offre présentant le prix le plus bas.
L'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le panier de consommation indiqué
est donné à titre indicatif et de bonne foi et sert uniquement à la valorisation des offres pour
permettre une comparaison entre elles. Il ne constitue en aucun cas un engagement de la part
de la Commission.
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INTRODUCTION – Note explicative aux soumissionnaires

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