facture - Solutions TNT
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Chapitre 5 La vérification des pièces Il est important de s’assurer que les pièces justificatives que nous recevons et que nous préparons soient exactes et sans erreurs. Voici quelques trucs afin de vérifier rapidement les montants sur les factures et bons de commande ainsi que les chèques comportant ou non un escompte de caisse. Factures de ventes pour vos clients ou bons de commande envoyés à vos fournisseurs. En tout premier lieu, vous devez vous assurer que vous avez inscrit les bons articles, les bons prix et les bonnes quantités. Afin de vérifier que le total avant taxes est correct, calculez, en une seule opération, le prix de chaque article multiplié par sa quantité. Vérifier que vous avez le bon montant. Deuxièmement, calculez le total avec taxes en une seule opération et vérifiez l’exactitude du montant sur la facture. En prenant la facture suivante, nous pouvons calculer rapidement le montant total avant taxes de 2 910 $ en faisant l’opération suivante : 200 * 8,75 + 500 * 2,32 = 2 910 $. Afin de calculer le total avec taxes, vous n’avez qu’à multiplier le résultat par le taux de TPS/TVQ combiné de 0,12875 auquel on ajoute 1 (le 1 représente le total de 2 910 et le 0,12875, les taxes sur 2 910). Donc, vous multiplierez le total par 1,12875 ce qui donnera : 2 910 * 1,12875 = 3 284,66. Il est possible que vous arriviez avec un écart d’un ou deux sous en plus ou en moins à cause des arrondissements. Si la différence est importante, il y a une erreur. FACTURE No Fact. 41526 Adressé à: De: Microval ltée Nom Adresse Ville Tél. 200, Boulevard de la Sonde Montréal QC T6D 7H4 514-256-5856- TPS 2276353 TVQ 99736635 Date 05-10-2007 Réf. Comm. Item V2435 Multiplexeurs 8 voies J8746 Transistors HS8 C5412 Barbatruc ltée 1000, Boulevard Langevin Laval CP T5G 8J6 450-584-2524 Fax. 450-458-9636 Conditions Description Total Transport 2 910,00 2/10, N/30 FAB Quantité 200 500 Prix 8,75 2,32 Point départ Montant 1 750,00 1 160,00 Tot. Taxable TPS 5,00% TVQ 7,50% Grand Total 2 910,00 145,50 229,16 3 284,66 Notes Modes de paiement Copie du client Comptant Chèque Carte crédit Le taux d'intérêt est de 1,00 % composé mensuellement sur le solde impayé. Factures d’achats ou bons de commande de vos clients. Vérifiez que les informations de votre bon de commande (s’il en existe un) correspondent à celles de la facture reçue (articles, quantité et coût). Si c’est le cas, vous devriez considérer la facture comme exacte, car votre bon de commande devrait être exact. Dans le cas contraire, Solutions TNT 52 Le calcul des pièces faites les vérifications et calculs expliqués plus haut. S’il y a des erreurs, en aviser votre responsable. Dans le cas où les factures comporteraient des escomptes commerciaux, ajustez vos calculs en conséquence. Par exemple, si la facture inclut une réduction de 10 % sur le total de la facture, on calculerait comme ceci : (200 * 8,75 + 500 * 2,32) * 0,9 = 2 619,00 * 1,12875= 2 956,20. Nous avons multiplié par 0,9, car si l’on retranche 10 % d’un montant, il en reste 90 % (1 – 0,1). Item Description V2435 Multiplexeurs 8 voies J8746 Transistors HS8 Escompte de 10% Total Transport Quantité 200 500 Prix 8,75 2,32 Montant 1 750,00 1 160,00 -291,00 Tot. Taxable TPS 5,00% TVQ 7,50% Grand Total 2 619,00 130,95 206,25 2 956,20 2 619,00 La vérification des paiements : facture et escompte de caisse S’assurer que le montant du paiement correspond bien au total des factures moins les notes de crédit, moins l’escompte de caisse si applicable. Assurez-vous que vous ne payez pas deux fois une même facture. S’il n’y a pas d’escompte de caisse, le paiement correspond au total de la facture de 2 956,20. S’il y a un escompte de caisse, on le détermine comme ceci 2 956,20 - 2 619 * 0,02 = 2 903,82. L’escompte étant de 2 619 * 0,02 = 52,38. Il est également possible d’utiliser la formule suivante afin de vérifier le paiement : 2 619 * (1,12875 – 0,02) = 2 903,82. Nous calculons le montant avant la taxe par le taux de taxe combiné soustrait du taux d’escompte de caisse. Nous en ferons la démonstration à la fin de cette section. Notez que ce calcul n’est pas vraiment plus rapide que le précédent. Toutefois, lorsqu’il y a une note de crédit, ce calcul devient plus rapide. La vérification des paiements : facture, note de crédit et escompte de caisse Supposons que 50 multiplexeurs soient défectueux et que Microval fait parvenir la note de crédit suivante à Barbatruc : o N NC. NOTE DE CRÉDIT No Fact. 425 41526 Adressé à: De: Microval ltée Nom Adresse Ville Tél. 200, Boulevard de la Sonde Montréal QC T6D 7H4 514-256-5856- TPS 2276353 TVQ 99736635 Date 08-10-2007 Date. fact. 05-10-2007 Item V2435 Multiplexeurs 8 voies Barbatruc ltée 1000, Boulevard Langevin Laval CP T5G 8J6 450-584-2524 Fax. 450-458-9636 Conditions Description 2/10, N/30 FAB Quantité 50 Prix 8,75 Escompte de 10% Total Transport 393,75 393,75 Copie du client Solutions TNT Comptant Chèque Carte crédit Montant 437,50 -43,75 Tot. Taxable Notes Modes de paiement Point départ TPS 5,00% TVQ 7,50% Grand Total 19,69 31,01 444,45 $ Note de crédit émise pour défaut de fabrication sur 50 articles V2435. Cet article est en rupture de stock Page 53 Chapitre 5 Vous devriez vérifier cette note de crédit. Notez que Microval a soustrait l’escompte de 10 % qu’elle avait préalablement accordé sur la facture. S’il n’y a pas d’escompte de caisse, le calcul afin de payer la facture et la note de crédit sera de : 2 956,20 – 444,45 = 2 511,75. S’il y a un escompte de caisse, déterminez-le comme on vous l’a montré à la page 44, c’est le meilleur moyen de ne pas se tromper. Avant taxes Avec taxes Facture 2 619,00 2 956,20 - Note de crédit 393,75 444,45 = = 2 225,25 * 0,02 2 511,75 -44,51 2 467,24 = 44,51 Afin de vérifier le paiement rapidement, on peut utiliser la deuxième formule comme ceci : (2 619 – 393,75) * (1,12875 – 0,02) = 2 225,25 * 1,10875 = 2 467,25 $. Il y aura parfois un écart de quelques sous en plus ou en moins à cause des arrondissements. La formule rapide du calcul direct d’un montant, soustrait de l’escompte de caisse, vient de l’équation suivante : Mt = montant avant taxes Tx = taux de taxes combiné de 0,12875 %Esc = taux de l'escompte de caisse Tot = Total du paiement Tot = Mt * (1 + 0,12875) - Mt * %Esc Tot = Mt * 1,12875 - MT * %Esc Tot = Mt * (1,12875 - %Esc) Ajout de la TPS/TVQ au montant av. taxes - montant av. taxes * taux d'escompte Distributivité La démonstration n’est pas à apprendre par cœur, mais gagne à être comprise. Au moins, ne retenez que le résultat final. Il ne vous reste plus qu’à prendre le montant avant les taxes et de le multiplier par le taux combiné de TPS/TVQ soustrait du pourcentage d’escompte. S’il y a une note de crédit, le montant avant les taxes correspond au montant avant les taxes (et le transport) de la facture moins la ou les note(s) de crédit. Faire les exercices 5-39 à 5-49 Solutions TNT 54