cahier des charges recherche de locaux associatifs

CAHIERDESCHARGES
RECHERCHEDELOCAUXASSOCIATIFS
(“lamaisonassociative”)
Ceprésentcahierdeschargesaétévalidéparlecomitétechniquedu29/11/2016enprésencedes11agentsetélus
del’aprova84,PromESS84etESIAainsiquedespartenairesprésentsaucomité:l’EtatetleGrandAvignon.
Exposépréalable
L’aprova84,centreressourcesassociatifdudépartement,abénéficiéd’unbailemphytéotique
de 30 ans au sein de la Maison IV de chiffre, propriété du Département, à l’issu duquel
«l’aprova84etlesservicesduDépartementontunanimementconstatéquelebâtimentn’était
pasadaptéàl’accueildesusagersetnepouvaitfairel’objetd’unemiseauxnormesaccessibilité
sansremettreencauseleséquilibresrespectifsdesdeuxstructures.»
AinsilamiseàdispositiondelaMaisonIVenbailprécairejusqu’au31/12/2017doitpermettreà
l’aprova de continuer à exercer ses missions dans les meilleures conditions possibles et
d’envisageràmoyentermeuneinstallationdansdesbâtimentsmieuxadaptésàsesactivités»
L’aprova 84 aujourd’hui reconnu dans ses compétences de gestionnaire d’une maison associative,
rechercheavecsespartenairesdenouveauxlocauxàlouerdansunemaison/bâtiment/immeubleà
Avignon.
Ilestofficiellementconvenuentreaprova84,ESIAetPromESS84leschémadecohabitationsuivant:
- ESIAetPromESS84,satisfaitsdesprestationsactuelles,souhaitentquel’aprova84continuesa
missiondegestionnairedeslieuxenleurmettantàdispositionlesbureauxsousmentionnés.
- L’aprova84s’engageàcollaborerprioritairementenpartenariataveccesdeuxassociations
1. Effectifs
Leslocauxrecherchésdevrontpouvoiraccueillirauminimum10postesdetravailquisontlessuivants:
- 1posteaccueilgénéral/gestiondulieu
- 4postesaprova84
- 3postesPromESS84
- 2postesESIA
L’objectif est de pouvoir disposer de quelques bureaux supplémentaires disponibles pour d’autres
agentsd’associationspartenaires(àcejour3agentssupplémentairessisàlaMaisonIV seraientaussi
prêtsàdéménagerdanslesnouveauxlocaux:CSF/EPE/ADADIFF)
2. Surfaceettypedelocaux
Lasurfacetotalerecherchées’établitsurlabased’unratiomaximumde20m2desurfaceutilebrute
(SUB) et de 12m2 de surface utile nette (SUN) par poste de travail1ainsi que de 2 salles de réunions
(totalisant environ 100m2) et un espace de stockage de 20m2 pour la plateforme «Consommez le
Vaucluse», SOIT UN TOTAL D’ENVIRON 320m2 de SUB sur la base de recherche minimale, à savoir
uniquementletrioavecESIAetPromESS84.
Sionajouteles3autreslocatairesactuelscelaporteàenviron380m2desurfacerecherchée.
Si on rajoute en besoins spécifiques (par exemple 1 bureau partagé et un espace de co-working) on
dépasseles400m2.
·Lebâtimentseradepréférence:
· Récemment rénové, pouvant ainsi permettre une gestion contrôlée de sa maintenance
permettantd’optimiserlescoûtsprévisionnelsdeschargesrelativesauxfluideseténergie.
Et
· Disposant d’un stationnement à proximité pour le public (100 places idéalement) et / ou à
minimaunedizained’emplacementsdestationnementpourlesagentsytravaillant.
·Disposantd’unaccèsdelivraisonpourlaplateformedestockage«ConsommezleVaucluse»
géréparPromESS84
3. Besoinsspécifiques
Autitredesbesoinsspécifiquesdelamission,noussouhaiterionsdisposerdanscebâtimentde:
- A l’accueil un espace de convivialité pour le public autour du centre ressources associatif:
espace de documentation, lecture, machines à boisson, rencontres (espace d’accueil minimal
de35m2)
-
2 salles de réunions2pouvant accueillir 100 personnes en simultanée pour divers types de
réunions/forums.Plusieursconfigurationsenvisageables.Parexemple:
o 1 espace d’environ 100m2 (pouvant être divisible et modulable selon besoins en au
moins2salles),cegrandespacepourraitaccueillirdegrandesAG,desminiforums,et
pourquoipaslefestivalselonemplacement
o 1salled’environ35m2(12à20places)
-
Unbureaupartagéàmettreàdispositionponctuellementauxassociationsetàdespartenaires
pourdespermanences
Unespacedédiéauco-workingde4à6places(pouvantêtreunbureauaménagé)
Unespacedereprographie(pouvantsetrouversurlelieud’accueil)
Unespaceréservéauxagentsoccupantsleslocauxpouvantdisposerd’unespacekitchenette/
évier/coinrepas
Un espace d’environ 20m2 pour la plateforme de stockage des produits «Consommez le
Vaucluse»pourPromESS84pouvantseregrouperaveclesbureauxdesagentsdel’association
Unespacetechniquede10m2pourlesbesoinsdiversdestockagedesoccupantsetstockage
desproduitsd’entretien(stockageproduits,locauxpourpersonneldeménage,etc…)
Un espace technique pour serveur informatique nécessitant un système de climatisation /
ventilation
Dessanitairesennombresuffisant
L’autorisation expresse du bailleur de pouvoir remettre à disposition certains espaces aux
associationsutilisatricesmoyennantparticipationfinancière.
-
1La surface utile nette (SUN) correspond à la surface aménagée ou aménageable en bureaux et salles de réunion.
2Pour info dans ses standards l’Etat prévoit qu’une salle de 25m2 contient 8 à 10 place, une de 35m2 contient 12 à 20 place,
une de 65 m2 contient 30 places et une de 120m2 contient environ 50 places
4. Localisation
Avignon centre ville ou proximité afin de permettre une continuité de service, le critère du
stationnementdevanttoutefoisêtreprisencomptepourl’accessibilitédupublicetdesagentsainsique
deladesserteentransportpublic(10minenbusducentreville).
· Les locaux gagneront, en attraction professionnelle, à être insérés dans une zone offrant des
possibilitésderestaurationetdescommercesdetoutenature.
·Enfin,pourgagnerenlisibilitéunesignalétiquefaisantréférenceauxdifférentsfinanceursdelamaison
associativeetceuxayantaidéàsonréaménagementdevrapouvoirêtremiseenplace.
5. Datededisponibilité
En tenant compte de la contrainte du bail précaire actuel arrivant à terme au 31/12/2017,
l’aménagementdanslesnouveauxlocauxdevrasefaireauplustardàcettedate.
Lasignaturedubailpouvantintervenirauplustôtafindeprévoird’éventuelsaménagementsetauplus
tardau31/08/2017.
6. Conditionstechniques
Le bâtiment devra répondre aux normes ERP (à priori type L catégorie 5 car accueil de moins de
200personnesetcatégorie4siau-delà).
En matière de sécurité, les principes de conception des ERP doivent permettre de limiter les risques
d'incendie, alerter les occupants lorsqu'un sinistre se déclare, favoriser l'évacuation tout en évitant la
panique,alerterdesservicesdesecoursetfaciliterleurintervention.
Annexeoptionnelle
Sylvain Chabal, chef de projet Dom’inno (plateforme des services à la personnes dans le Vaucluse), présent au
comité technique en tant qu’administrateur de PromESS84, nous informe de la possibilité que Dom’Inno puisse
rejoindre ce projet de déménagement. Tout cela reste à ce jour au conditionnel car en attente de certaines
réponsesetengagementsvis-à-visdeslocauxqu’ilsdevraientintégrerdébut2017.LeurCAmi-décembrepermettra
d’éclaircircepoint.Dansl’hypothèseoùDOM’INNOrejoindraitceprojet,voicileursbesoins:
·2bureauxindépendants
·Accèsauxsallesderéunion
· Un espace permettant l’aménagement d’un appartement pédagogique. Cet espace doit permettre la
reproductiond’unsalon,d’unecuisine,d’unechambre(toutcelapeuttrèsbienêtredansuneseuleetmêmepièce)
etenfind’unesalledebain.Celanécessiteraitenviron40à50m²autotal.