T D R Diagnostic archivage MMG VANO 130815

REPUBLIQUE DE GUINEE
Travail – Justice - Solidarité
MINISTERE DES MINES ET DE LA GEOLOGIE
PROJET D’APPUI AU SECTEUR MINIER
TERMES DE REFERENCE
RECRUTEMENT D’UN CONSULTANT CHARGE DE FAIRE LE DIAGNOSTIC
DES ARCHIVES ET DE LA DOCUMENTATION DU MINISTERE DES MINES ET
DE LA GEOLOGIE EN VUE DE SA MODERNISATION
juin 2015
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Sommaire
1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION ------------------------------------- 3
2 OBJECTIFS ------------------------------------------------------------------------------------------- 3
2.1 OBJECTIF GENERAL -------------------------------------------------------------------------------- 3
2.2 OBJECTIFS SPECIFIQUES --------------------------------------------------------------------------- 4
3 RESULTATS ATTENDUS ------------------------------------------------------------------------ 4
4 TACHES DU CONSULTANT -------------------------------------------------------------------- 4
5 DUREE DE LA MISSION ------------------------------------------------------------------------- 5
6 LIVRABLES ------------------------------------------------------------------------------------------ 5
7 PROFIL DU CONSULTANT RECHERCHE : ----------------------------------------------- 6
8 ORGANISATION ET COORDINATION DU TRAVAIL --------------------------------- 6
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CONTEXTE ET JUSTIFICATION DE LA MISSION
En République de Guinée en général et au Ministère des Mines et de la Géologie en particulier, les
archives sont quasiment inexistantes ou quand elles existent, elles sont généralement mal tenues, mal
gérées, ou se trouvent dans un état de délabrement total.
Le Service des archives du département n’est ni installé, ni équipé et ne dispose d’aucun système de
gestion d’archivage central digne de nom. Les rares documents disponibles sont abandonnés,
éparpillés entre différents services sur des étagères de fortune ou à même le sol, à la merci des
intempéries de toutes sortes ou souvent utilisés à des fins personnelles par certains fonctionnaires qui
préfèrent les stocker à domicile.
Aussi, il n’est ni aisé ni rapide de faire de la consultation systématique de documents. En effet, pour
retrouver une simple notice explicative, un rapport de mission, un procès-verbal de réunion, une
convention ou une carte géologique, on est souvent obligé de se référer aux partenaires, à L’Institut
Fondamental d’Afrique Noir (IFAN) à Dakar.
Le service des archives et de la documentation qui devait être un outil pour la gestion du secteur
minier, n’a malheureusement jamais connu un soutien financier conséquent, pour améliorer sa
performance et répondre aux attentes des usagers. A ce jour, ce service connait d'énormes difficultés
de fonctionnement technique, avec un personnel mal formé et vieillissant.
A son arrivée à la tête du département, cette situation interpella l’actuel Ministre des Mines et de la
Géologie qui ordonna que les archives intermédiaires et définitives soient provisoirement stockées à
l’OGRPP (Office Guinéenne Pour la Recherche), faute de local approprié pour leur gestion.
Pour pallier à cet état de fait, le système a besoin d'être amélioré afin de lui permettre d'être au cœur de
la gouvernance dans la gestion des ressources minières du pays. Le renforcement des capacités du
département en matière de documentation, d’archivage, de préservation et de conservation s’est avéré
une nécessité impérieuse.
C’est dans cette optique qu’il a été retenu dans les activités du PTBA 2015 du PAGSEM, la
modernisation des archives du MMG. Compte tenu de la situation qui prévaut actuellement au niveau
du service des archives, il s’est avéré nécessaire de recruter un consultant dont la tâche sera de réaliser
un diagnostic afin d’identifier toutes les contraintes, proposer un cahier de charges et un programme de
renforcement des capacités des ressources humaines.
Les présents termes de référence, s’inscrivent dans cette démarche.
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2.1
OBJECTIFS
Objectif général
L’objectif général de la mission est de faire un diagnostic approfondi du Service des Archives du
Ministère des Mines et de la Géologie, ainsi que son système d’archivage et de documentation, en vue
d’identifier toutes les contraintes, afin de proposer un cahier de charge pour sa modernisation.
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2.2
Objectifs spécifiques
Les objectifs spécifiques sont
• Procéder à un audit institutionnel, technique et opérationnel du service des archives ;
• Elaborer un cahier de charges pour sa modernisation, afin de doter le Ministère d’un Service
d’archivage moderne de collecte, de traitement et de conservation en toute sécurité de la
documentation ;
• Proposer un programme de formation du personnel
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RESULTATS ATTENDUS
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Le cadre institutionnel du service des archives est diagnostiqué ;
L’état actuel du classement des archives et de la documentation est diagnostiqué ;
Les besoins de formation des ressources humaines du service des archives et de la
documentation sont évalués ;
Un cahier de charge définissant les équipements nécessaires (mobiliers, équipements
informatiques et logiciels, etc.) est élaboré et validé par le Service des Archives et de la
Documentation ;
Des recommandations ont été faites par rapport au cadre institutionnel du SAD (organisation et
relations avec les autres directions techniques et services d’appui.
TACHES DU CONSULTANT
•
Procéder au diagnostic systématique et intégral du Service des Archives du Ministère des
Mines et de la Géologie. Pour cela le consultant devra :
o Faire une étude préalable de l’existant, examiner le système actuel d’archivage ;
o Analyser le cadre institutionnel du service d’archivage et son fonctionnement actuel et
la capacité des ressources humaines à assurer leurs missions ;
o Définir la nature des relations fonctionnelles entre le service des archives et les
différentes directions opérationnelles du Ministère des Mines et de la Géologie ;
o Déterminer la nature des relations entre le Service des Archives et les Services d’Appui
ou les services rattachés du département ;
o Déterminer la nature des relations avec la hiérarchie directe ;
o Déterminer la fréquence de la réception des documents ;
o Indiquer la nature des documents reçus (documents administratifs, documents
techniques, documents divers..) et en déterminer les supports ;
o Définir le degré de protection des renseignements contenus dans les documents dont on
a établi qu’il possédait une valeur archivistique.
•
Décrire le mode de traitement et de sécurisation actuel des documents et données du MMG
Sur la base de ce diagnostic, le consultant sera chargé d’élaborer un cahier de charge qui va
décrire :
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Les équipements nécessaires à acquérir (matériels informatiques, logiciels et mobilier pour le
SAD, ainsi que leurs caractéristiques);
Définir une stratégie d’archivage et proposer la plus adaptée au Ministère des Mines et de la
Géologie, en vue de mettre en place un Service d’archivage et de documentation moderne
susceptible d’améliorer la gestion de celui-ci ;
Proposer un cadre institutionnel qui permettra à la SAD de fonctionner normalement avec les
autres directions techniques et services d’appui au MMG ;
Proposer des principes, méthodes et techniques liées à la conception et au fonctionnement d’un
système de documentation fiable ;
En fonction des besoins identifiés, proposer des domaines de formation des cadres et agents du
SAD ;
Proposer des mesures préventives de conservation contre les manipulations mal soignées, les
dommages causés par des agents chimiques (l’eau, le feu, la saleté la moisissure et les
insectes).
DUREE DE LA MISSION
Toute la mission se déroulera à Conakry.
La durée de la mission est de 45 jours. Cette période se répartit comme suit :
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•
Cinq (5) jours de revue documentaire et d’entretiens avec les différentes parties prenantes, y
compris les cadres du SAD et de la hiérarchie;
•
Dix (10) jours de diagnostic des archives et de la documentation ;
•
Dix (10) jours pour la rédaction du rapport provisoire de diagnostic ;
•
Une (1) journée de restitution du rapport provisoire de diagnostic ;
•
Quatre (4) jours pour la production de l’ébauche du rapport final ;
•
Dix (10) jours pour l’élaboration du projet de cahier de charges ;
•
Une (1) journée de restitution du cahier des charges ;
•
Quatre (4) jours pour la finalisation du cahier de charges.
Livrables
Le Consultant devra fournir les rapports suivants:
•
Un rapport provisoire, portant sur le diagnostic du SAD et le système d’archivage, comprenant
toutes les activités décrites plus haut, et les premières pistes de recommandations sur la
structure institutionnelle, la gestion, et le fonctionnement du SAD, ainsi que les besoins de
formation du personnel.
•
Un rapport final de diagnostic prenant en compte les suggestions et recommandations des
parties prenantes ;
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7
•
Un projet de cahier de charge qui définit les équipements nécessaires, une stratégie
d’archivage, un nouveau cadre institutionnel, des principes, méthodes et techniques liées à la
conception et au fonctionnement d’un système de documentation fiable;
•
Une version finale du cahier de charges qui prend en compte les commentaires et suggestions
motivées des commanditaires.
PROFIL DU CONSULTANT RECHERCHE :
La réalisation de cette étude nécessite les prestations d’un consultant ayant une expérience éprouvée
dans le domaine de l’archivage et de la documentation.
Il devra être :
• Titulaire d’un diplôme d’archiviste documentaliste (Bac+5) ou ayant une expérience minimale
de 10 ans dans la gestion des archives et de la documentation ;
• Avoir effectué au moins 3 missions d’envergure similaires en Afrique.
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Organisation et coordination du travail
Le Consultant travaillera sous la supervision technique du Service des Archives et de la
Documentation du MMG qui sera chargé du suivi technique de l’étude. Le PAGSEM assurera les
aspects contractuels. Tous les livrables doivent être validés par les deux partenaires. Ainsi, le Ministère
des Mines et de la Géologie devra suivre la bonne exécution de la prestation et dans ce cadre apportera
tout le soutien nécessaire à l’équipe du consultant. Les jours de voyages internationaux ne sont pas
décomptés dans la durée contractuelle.
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