Construire, organiser, manager votre equipe_aff 2013

Construire, organiser et manager votre équipe :
les bonnes questions à se poser
Claudine Barla
Vendôme Associés
Elisabetta Scanferla-Schmitt
Fondation ESCP Europe
La méthode
Micro trottoir : 3 grands familles de questions…
auxquelles on va essayer de répondre
en général il faut un séminaire de 3 jours ou plus…
… mais à cœur vaillant rien d’impossible !
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Construire, organiser et manager votre équipe
Pas de recettes miracle !
Pas d’organisation figée
Pas de profil type
=> mais des outils et des points de repère pour s’orienter
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Audit préalable / Etat des lieux
D’où partez-vous ?
Quel est votre environnement institutionnel ?
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Que souhait le directeur/président de votre institution ?
Qu’elle est l’implication de l’équipe de direction ?
Quelles sont les attentes ? Sont-elles réalistes ?
Quel est le rattachement hiérarchique de la structure de levée de fonds ?
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Audit / Etat des lieux
Quelle est la stratégie de fundraising ?
Quel est l’historique de levée de fonds de votre institution ?
Quel est votre objectif de levée de fonds (annuel et sur le moyen terme) ?
Avez-vous des priorités et decliné un plan de fundraising (BP) ?
Quels sont les programmes de levée de fonds que vous souhaitez développer
(Fonds annuel ? Grands donateurs ? Mécénat d’entreprise ? ...) et avec quelle priorité ?
o Y a-t-il une communauté d’anciens ? dans quels classes d’âge ? dans quels métiers ?
o De quelles ressources disposez-vous ?
…
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o
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I
Comment organiser votre activité et
votre équipe ?
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Pas d’organisation figée, mais… un schéma usuel
Président
DG / Direct. du développement
Entreprises
Fonds annuel
Assistante / BDD /
suivi budgétaire
Individus
Legs
Grands donateurs
Chargé de recherche
(donateurs)
Communication/Marketing
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Organisation - de la réalité à la pratique… un exemple réel
Directeur
Fonctions externalisées
- Expert comptable
- Assistance juridique
1/ Gestion administrative et financière +
coordination de la distribution des financements
Ressources Ecole
- Service communication /presse
- Division Corporate
- Services généraux
- ..
2/ Collecte des ressources : coordination des
programmes de collecte ; prospection Grands
donateurs (≥ 50 k€)
Assistante
- Gestion administrative
- Assistante Prospection
Responsable Fonds Annuel et
relations donateurs
- Campagnes de marketing direct,
- Communication
Responsable de développement
- Prospection des diplômés de 5 à 50 k€
- Organisation d’opération ‘one to few’
Chargé de recherche donateurs
- Recherche d’information et qualification des prospects
- Alimentation et administration de la base de données
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Des réalités différentes
du plus récent au plus mature, du plus simple au plus étoffé
du généraliste polyvalent (le couteau suisse) au spécialiste confirmé
de la flexibilité à la complémentarité
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II
Comment construire son équipe ?
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Préparer et réaliser le recrutement
Définir ses besoins, ses priorités (cf. plan de fundraising)
Mettre en adéquation ses recrutements
Faire des choix et s’y tenir
Etablir le profil de poste idéal
Revenir aux réalités
Etablir un nouveau profil de poste
Lancer le recrutement
– Identifier les canaux de candidatures
– Sélectionner les candidats
– Donner un retour aux candidats
Ne pas chercher le clône du clône
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3 dimensions à évaluer
Engagement
Motivation
Attitude
Aptitudes
Alchimie
Compétences
Connaissances
Personnalité / Valeurs
Capacité à s’adapter à
votre environnement
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Pas de profil type, mais… des qualités recherchées !
Facultés d’écoute et d’EMPATHIE, goût des rencontres
Capacité de conviction, sens commercial, PEDAGOGIE
INTELLIGENCE DES SITUATIONS et bon sens
Patience, TENACITE
Rigueur, METHODE
Intégrité, HUMILITE
Savoir-faire
+
Connaissance de l’environnement
Capacité de réflexion stratégique
Créativité, initiative, autonomie
Opérationnel
Savoir-être
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III
Comment manager une équipe ?
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Fundraiser et/ou manager et/ou responsable administratif ?
Des compétences et des responsabilités différentes
Un fundraiser doit trouver de fonds pour votre institution !
Un manageur doit recruter, motiver et « fidéliser » une équipe : leadership, évaluation
des compétences, recrutement, feed-back…
Un responsable administratif doit (créer et) gérer la structure administrative, suivre
les projets (distribution des fonds), gérer les instances de gouvernance…
=> Restez zen !
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Comment fidéliser votre équipe ?
Préparer l’atterissage, les 100 premiers jours
Donner un feedback régulier
Evaluer et suivre l’évolution des membres de votre équipe :
Identifier les personnes à haut potentiel (proposer des formations) et celles
nécessitant un accompagnement particulier
Savoir arbitrer le temps accordé à chaque membre de l’équipe. Une personne qui
ne ‘performe’ pas assez sera consommatrice de temps et d’énergie au détriment
de celle qui ‘performe’ bien ou de façon exceptionnelle.
Avoir le courage de dire et, en dernier recours, savoir prendre les décisions
difficiles
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Question bonus : que faire en période de turbulences ?
Rediscuter la stratégie avec la gouvernance (reforecast du business plan)
Quel critères de choix parmi les priorités et les axes de collecte ?
Comment « sauver » l’équipage ? (anticiper les compétences)
=> flexibilité, adaptabilité et créativité (à condition d’avoir la matière) !
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En résumé
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Une ‘boîte à outils’ à garder sous la main
L’organigramme de votre équipe réelle (ou souhaitée)
Les profils de poste de votre équipe
Une malette d’accueil pour les “nouveaux” : informations sur l’institution,
l’activité de levées de fonds, les chiffres clés, les personnes à rencontrer…
Les objectifs et indicateurs de performance pour chaque poste
+ L’évaluation annuelle
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L’essentieI à retenir
La mise en place d’une démarche de fundraising est une
(ré)évolution culturelle et structurelle pour l’établissement
=> Vos armes : la pédagogie, la patience et la ténacité !
Un métier passionnant, mais difficile !
Ne pas restez seuls : pensez aux lieux de formation et d’échange
Méthode, méthode, méthode
- littérature de référence (Référentiel métier de l’AFF, supports CASE…) ;
- l’accompagnement d’experts (organisation, aspects RH…).
=> Vos armes : l’initiative et la rigueur !
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Q&A
Merci pour votre participation !
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CONTENUS COMPLEMENTAIRES
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Exercice : Evaluer votre équipe actuelle
Performance exceptionnelle
Hauts potentiels
Performance pleinement satisfaisante
Performance à améliorer
Performance critique pour la mission
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Comment manager et fidéliser l’équipe ?
Construire une équipe de talents
Le manager :
… clarifie la vision organisationnelle et la transcrit en termes d’objectifs d’équipe
… motive, conseille et soutient pour permettre à l’équipe de réussir
… facilite les opportunités d’évolution de ses collaborateurs
… célèbre les succès et encourage chacun à repousser ses limites
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Pour être performant, le manager :
Ecoute
Echange
Se remet en cause
Se forme
Est créatif, flexible et innovant
… et s’épanouit !
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