Commerce électronique, comptabilité, archivage et

Transcription

Commerce électronique,
comptabilité, archivage et
normalisation ebXML
un gage de stabilité dans les développements informatiques
Michel LESOURD
Directeur Adjoint des études techniques du CS-OEC
Délégué général d'EDIFICAS
Vice-Chairman TBG12 Accounting & Audit de l'UN / CEFACT
Commerce - comptabilité
c’est de l’histoire ancienne…
• en 1494, la comptabilité est née du commerce
(Luca Pacioli)
• aujourd’hui, le commerce ne peut vivre sans
comptabilité
• comptabilité et commerce sont un tout
indissociable
… et toujours une réalité
1
Sommaire
•
•
•
•
ebXML : de quoi s’agit-il ?
La facture électronique et ebXML
La comptabilité et ebXML
Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact
• langage sémantique et syntaxique issu de XML
• repose sur des composants communs à tous
les métiers
• toujours en dehors de tout contexte métier
• des solutions prêtes à l’emploi
• des solutions adaptables à chaque corps de
métier
• une solution pré documentée grâce à UML
2
Représentation
de base
ex.: binary, date, decimal, string
Terme de
représentation
ex.: amount, code, date/time
Propriété
ex.: Accounting Account
ex.: amount type, due date
Classe objet
ex.: Accounting Entry_ Accounting Account
Qualification
Métier
ex.: Accounting Entry
Message
Métier
ebXML
Sommaire
•
•
•
•
Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact
3
cd Inv oice Header
+Sell er
+Proforma Invoice
Document Reference. Details
Un exemple :
Invoice header
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
0..1 +Despatch Advice
0..1 +Way Bill
0..1
0..1
0..1
+Bill Of Lading
+Contract
+Payment
0..1
+Packing List
0..1+Previous Invoice
0..1 +Letter Of Credit
0..1 +Import License
0..1
+Export License
0..1
+Goods Decl aration
0..1
+Supplier
Inv oice Header
0..1+Documentary Credit
Reference Number: Identifier. Type
Reference Date: Date Ti me. Type [0..1]
Reference Status: Code. Type [0..1]
Copy Indi cator: Indicator. Type [0..1]
Reference URI: Identifier. Type [0..1]
Reference Global Unique Identifer: Identifier. T ype [0..1]
Reference Item Number: Identifi er. Type [0..1]
Reference Item Status: Code. Type [0..1]
Invoice Number: Identi fier. Type
Invoice Issue Date: Date Time. Type
Invoice Type Code: Code. Type [0..1]
Copy Indicator: Indicator. Type [0..1]
Invoice Global Unique Identifier: Identifier. Type [0..1]
Invoice Language: Code. Type [0..1]
Invoice Currency: Code. Type [0..1]
Price Currency: Code. T ype [0..1]
Payment Currency: Code. Type [0..1]
Alternative Payment Currency: Code. Content [0..1]
Tax Poi nt Date Time: Date Time. Type [0..1]
Transport. Mode: Code. Type [0..1]
Number Of Invoice Line: Numeric. Type [0..1]
Total Invoice Li ne Amount: Amount. T ype [0..1]
Total Invoice Additional Charge Amount : Amount. Type [0..1]
Taxable Transport Charge Amount: Amount. T ype [0..1]
Total Taxable Amount: Amount. Type [0..1]
Total Tax Fee Amount: Amount. Type
Total Invoice Amount: Amount. Type [1..*]
Transport Charge Amount: Amount. Type [0..1]
Total Invoice Additional Allowance Amount: Amount. Type [0..1]
Insurance Charge Amount: Amount. Type [0..1]
Invoice Note: T ext. Type [0..*]
Party. Details
1
+Customer
1
+Consignee
+Consignor
0..1
0..1
+Manufacturer
0..1
+Invoicee
0..1
+VAT Representative
0..1
+Payee
0..1
+Invoice Issuer
0..1
+Customer Accountant
0..1
+Supplier Accountant
0..1
+Buyer
0..1
Adj ustment Details
0..*
+
+
+
Adjustment Reason: Code. Type [0..1]
Adjustment Amount: Amount. Type [0..1]
Adjustment Note: Text. Type [0..1]
+Invoice Period
0..1
Period. Details
0..1
+EUR1 Document
+
+
0..1
Start Date: Date Time. Type [0..1]
End Date: Date Time. Type [0..1]
+Delivery Terms Location
0..1
Deliv ery Terms
+
+
Location. Details
+
+
+Invoice Currency Exchange
0..1
Delivery Terms Code: Code. Type [0..1]
Delivery Terms: Text. Type [0..1]
Transport Means. Details
+Alternative Payment Currency Exchange
+
+
+Payee 0..1
+
Financial
Account
+Payment Currency Exchange
0..1 0..1
0..1
Location Identification : Identifi er. Type [0..1]
Location Description: Text. Type [0..1]
0..*
Currency Exchange. Details
Payment Instructions
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Payment Condition Code: Code. Type [0..1]
Payment Guarantee Code: Code. Type [0..1]
Payment Means Code: Code. Type [0..1]
0..1
Payment Terms
+
+
+
Payment
+
+
+
Payment Amount: Amount. Type
Payment Due Date: Date Time. Type
Payment Discount Percent: Numeric. T ype [0..1]
+Tax Fee
Currency
Exchange
+
+
+
+
+
+
+
IBAN Number: Identi fier. Type [0..1]
Account Holder Number: Identifier. T ype [0..1]
Account. Holder Name: Text. Type [0..1]
Institution Branch Name: Text. Type [0..1]
Institution Name: Text. Type [0..1]
Bank Identifii cation Swift: Identifier. Type [0..1]
Alternative Bank Identification: Identifier. Type [0..1]
+Invoice IssuerTax Account
+Invoicee Tax Account
0..*
0..*
Allow ance Charge. Details
+
+
+
+
+
+
+
Financial Account. Details
0..*
+Receivable
Account
0..1
0..1
+Allowance Charge Currency Exchange
Payment T erms Identification: Code. Type [0..1]
Payment T erms Ti me Reference: Date Ti me. Type [0..1]
Payment T erms Number Of Period: Measure. Type [0..1]
0..1
+Payabl e
Account
Source Currency: Code. Type
Unit Base Source Currency: Numeric. Type [0..1]
Target Currency: Code. Type
Unit Base Target Currency: Numeric. Type [0..1]
Exchange. Rate: Numeric. T ype
Exchange Date Time: Date Time. T ype [0..1]
Transport Means T ype Code: Code. Type [0..1]
Transport Means T ype Text: Text. Type [0..1]
Transport Means Identification: Identifier. Type [0..1]
+
+
+
+
+
+
0..*
0..*
0..*
0..*
Accounting Line Account. Details
Inv oice Header::Tax Fee Totals
Charge Indicator: Indicator. Type [0..1]
Allowance Charge Identification: Code. Type
Calculation Sequence Number: Numeric. T ype [0..1]
Allowance Charge Percent: Numeric. Type [0..1]
Allowance Charge Amount: Amount. Type [0..1]
Allowance Charge Base Quantity: Quantity. Type [0..1]
Prepaid Charge Levy Indicator: Indi cator. T ype [0..1]
T ax Fee Qualifier: Code. Type
T ax Fee Category: Code. Type [0..1]
T ax Fee T ype: Code. Type [0..1]
T ax Fee Rate: Numeric. Type [0..1]
T axable Amount: Amount. Type [0..1]
T ax Amount: Amount. T ype [0..1]
+
+
+
+
+
Account
Account
Account
Account
Account
Identification: Identifier. Type
Set Trigger Code: Code. Type [0..1]
Type Code: Code. Type [0..1]
Chart Type Code: Code. Type [0..1]
Amount identification: Code. Type
cd Inv oice Line
+Customer Order
Reference Number: Identifier. Type
Reference Date: Date Time. Type [0..1]
Reference Status: Code. Type [0..1]
Copy Indicator: Indicator. Type [0..1]
Reference URI: Identifier. Type [0..1]
Reference Global Unique Identifer: Identifier. Type [0..1]
Reference Item Number: Identifier. Type [0..1]
Reference Item Status: Code. Type [0..1]
Party. Details
0..1
+Supplier Order
0..1
+Consignee Order
0..1
+Despatch Advice
0..1
+Packing List
Un exemple :
Invoice line
0..1
Transport Means. Details
0..1
+
+
+
+Consignee
Inv oice Line
Document Reference. Details
+
+
+
+
+
+
+
+
Transport Means Type Code: Code. Type [0..1]
Transport Means Type Text: Text. Type [0..1]
Transport Means Identification: Identifier. Type [0..1]
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Invoice Line Number: Identifier. Type
Tariff Code Number: Identifier. Type [0..1]
Origin Country Code: Identifier. Type [0..1]
Lot Number: Identifier. Type [0..1]
Delivery Date: Date Time. Type [0..1]
Despatch Date: Date Time. Type [0..1]
Expiry Date: Date Time. Type [0..1]
Invoice Quantity: Quantity. Type [0..1]
Despatch Quantity: Quantity. Type [0..*]
Gross Weight: Measure. Type [0..1]
Net Weight: Measure. Type [0..1]
Theoretical Weight: Measure. Type [0..1]
Number Of Pieces: Numeric. Type [0..1]
Number Of Packages: Numeric. Type [0..1]
Invoice Line Amount: Amount. Type [0..1]
Invoice Line Additional Charge Amount: Amount. Type [0..1]
Invoice Line Additional Allowance Amount: Amount. Type [0..1]
Invoice Line Taxable Amount: Amount. Type [0..1]
Tax Fee Amount: Amount. Type [0..1]
Invoice Line Total Amount: Amount. Type [0..1]
Transport Mode: Code. Type
Marks And Numbers: Text. Type [0..1]
Invoice Line Note: Text. Type [0..*]
0..1
+Validity Period
Start Date: Date Time. Type [0..1]
End Date: Date Time. Type [0..1]
0..1
+
+
+
+
Net Price Indicator: Indicator. Type [0..1]
Price Type Code: Code. Type [0..1]
Price Amount: Amount. Type
Price Base Quantity: Quantity. Type [0..1]
+Price Allowance Charge
0..*
Allow ance Charge. Details
+Allowance Charge Currency Exchange
0..1
+
+
+
+
+
+
+
Charge Indicator: Indicator. Type [0..1]
Allowance Charge Identification: Code. Type
Calculation Sequence Number: Numeric. Type [0..1]
Allowance Charge Percent: Numeric. Type [0..1]
Allowance Charge Amount: Amount. Type [0..1]
Allowance Charge Base Quantity: Quantity. Type [0..1]
Prepaid Charge Levy Indicator: Indicator. Type [0..1]
+
+
+
+
+
+
Source Currency: Code. Type
Unit Base Source Currency: Numeric. Type [0..1]
Target Currency: Code. Type
Unit Base Target Currency: Numeric. Type [0..1]
Exchange. Rate: Numeric. Type
Exchange Date Time: Date Time. Type [0..1]
Account
Account
Account
Account
Account
0..1
0..1
0..1
Customer Article Number: Identifier. Type [0..1]
Supplier Article Number: Identifier. Type [0..1]
Manufacturer Article Number: Identifier. Type [0..1]
Article Description: Text. Type [0..1]
Item Details
0..*
+Sales
Account
+
+
Supplier Item Identification: Identifier. Type [0..1]
Manufacturer Item Identification: Identifier. Type [0..1]
Inv oice Line::Additional Item Details
Tax Fee
0..*
0..*
Accounting Line Account. Details
+
+
+
+
+
0..1
Inv oice Line::Additional Article Details
+Assets or
Expenses
Account
0..*
Currency Exchange. Details
+End User
Article Details
+
+
+
+
Price. Details
Period. Details
+
+
+Consignor
Identification: Identifier. Type
Set Trigger Code: Code. Type [0..1]
Type Code: Code. Type [0..1]
Chart Type Code: Code. Type [0..1]
Amount identification: Code. Type
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
+
Calculation Sequence Number: Numeric. Type
Tax Fee Category: Code. Type [0..1]
Tax Fee Currency: Code. Type [0..1]
Tax Fee Qualifier: Code. Type
Tax Fee Type: Code. Type
Tax Fee Rate: Numeric. Type [0..1]
Tax Fee Exemption Reason: Text. Type [0..1]
Tax Fee Exemption Reason Code: Code. Type [0..1]
Tax Fee Jurisdiction: Text. Type [0..1]
Taxable amount: Amount. Type [0..1]
Taxable Amount Allowance Rate: Numeric. Type [0..1]
Tax Fee Rate Allowance Rate: Numeric. Type [0..1]
Tax Amount: Amount. Type [0..1]
4
comptabilité
Demande cotation
Confirmation commande
Commande
Livraison
Livraison
Facture
Facture
Paiement
Paiement
Avis crédit
Avis débit
Contrôle
Contrôle
Archivage
électronique
Acheteur
Offre cotation
comptabilité
Vendeur
Archivage
électronique
Délivrance de la facture
AVIS DE
LIVRAISON
FOURNISSEUR
FACTURE
FOURNISSEUR
DE SERVICES
ECRITURE
COMPTABLE
COMPTABILITE
FOURNISSEUR
COMPTABILITE
CLIENT
on enregistre la facture en comptabilité lorsque
le bon de livraison n'a pas déjà été
comptabilisé.
5
Chaîne des Approvisionnements
Events sequence and actors involved
Bank
customer
Bank
supplier
Supplier
Customer
1
Order
Order acknowledged 2
Payment order
5
6
Order delivery
3
Invoice delivery
4
Remittance Advice 5
6
Bank to Bank transfer
Debit advice
7
Credit advice
7
TBG1 Supply Chain sequence diagram
before TBG12 Accounting Token
Events sequence and actors involved
Bank Accounting
customer customer
Supplier
Customer
3
4
Purchase
commitment
Invoice to
receive
Account
Payable
Payment
order
5
6
Payment
in progress
Bank
supplier
1
Order
2
Accounting
supplier
Order acknowledged2
Order delivery
3
Invoice delivery
4
Remittance Advice
5
Sales
commitment
Invoice to
deliver
Account
Receivable
Payment
in progress
2
3
4
5
6
Bank to Bank transfer
7
Debit advice
Credit advice
7
8
Bank
expense
Bank
receipts
8
Supply Chain sequence diagram
after TBG12 Accounting Token
6
Facture électronique ebXML,
un élément comptable !
La facture est un des éléments de base de la
comptabilité. Si on adjoint des renseignements
comptables à la facture électronique :
on facilite la tenue de la comptabilité en temps réel,
on supprime les ressaisies,
on économise du temps,
on diminue les possibilités de fraude.
La solution, c’est le jeton comptable
(accounting token)
Le chaînon manquant…
ebXML
facture
ebXML
accounting entry
correspondance
correspondance
Lien ?
= jeton comptable
7
e-Business ÍÎ Compta
Un travail de correspondance a été réalisé entre éléments de
données pour chaque événement de la chaîne de traitement
Exemple facturation :
• entête de facture
• ligne de facture
Î compte individuel tiers
Î compte achat / vente
Î analytique, budget, etc
pour que l'application commerciale soit "complète", vérifiable
et que la traçabilité soit assurée.
Ceci est vrai pour toutes les autres
chaînes de traitement informatique.
Id.
Nom de l'information
Commentaires/Définition
Nom de l'information
Commentaires / Définition
Compte de tiers et récapitulation des taxes
1
catégorie de pièce comptable
identification et spécification
caractéristiques d'un objet ou d'un
document destiné à être une pièce
comptable.
"Par défaut XML MSG3
17
référence de la ressource
informatique
identification de la référence de la
ressource informatique (URI) dans
laquelle se trouve la pièce comptable
dématérialisée ou immatérielle.
Reference URI
The Uniform Resource Identifier of the
referenced document.
2
référence interne de la pièce
comptable
identification de la référence interne
de la pièce comptable donnée par un
département ou un service.
Information donnée par le
traitement informatique
Automatique. Dépendant de
l'organisation de l'entreprise
acheteuse
3
référence d'origine de la pièce
comptable
identification du numéro figurant sur
la pièce comptable. En règle
générale, n° attribué par le
fournisseur, la banque ou le
partenaire extérieur à l'entité.
Invoice Number
The unique number assigned by the
issuer to identify un invoice.
4
date de la pièce comptable
identification de la date figurant sur
la pièce comptable attribuée par le
fournisseur, la banque ou le
partenaire extérieur à l'entité.
Invoice Issue Date
The Date/Time when the invoice is
issued.
5
date d'entrée ou de réception
dans l'entité
identification de la date à laquelle la
réception de la pièce comptable a
été actée par l'entité ou le service qui
en est destinataire.
acheteuse
8
localisation de la pièce
comptable
identification de la localisation de la
pièce comptable dans un service,
une archive, etc.
acheteuse/vendeuse
9
commentaire apporté à la pièce
comptable
commentaire explicite relatif à la
pièce comptable.
traitement informatique. Peut
comprendre l'information
Invoice Note.
acheteuse/vendeuse.
Si Invoice note, the free text
information related to the complete
invoice.
service à l'origine de la pièce
identification du service à l'origine de
la réception de la pièce comptable :
10
8
Fédérer
Quel(s) compte(s) ?
Fédérer
Quel(s) compte(s) ?
9
Sommaire
•
•
•
•
Archivage électronique pour la traçabilité et la
préservation des preuves
• Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact
Les besoins de la comptabilité
documents
papier
Documents
messages
scanner
horodatage
traitement automatique
écritures
comptables
écritures
comptables
La comptabilité est un processus
complexe et codifié.
= matière
première
de la
comptabilité.
paramètres
plan de comptes
grand livre
états comptables,
statistiques, reporting
consolidation,
déclarations
tiers
certificateur
signature électronique
horodatage
archivage
show
entreprises
cédérom
public
information
Internet
taxonomie
acteurs
destinataires
portail professionnel
Internet
tiers archivage
10
L'écriture comptable a été développée :
• en EDIFACT sous le nom d'ENTREC
- niveau 1 : TPE
- niveau 2 : PME
• en ebXML sous le nom d’Accounting Entry
Entrec et Accounting Entry sont des normes
Structure du message
écriture comptable
Document Identification
Identification du document et de l'écriture
Entry Detail
Line Detail
Identification d'une ligne d'écriture
11
documents
papier
Documents
messages
scanner
horodatage
Communication
des informations
financières
paramètres
écritures comptables
plan de comptes
grand livre
états comptables,
consolidation,
déclarations
tiers
certificateur
horodatage
archivage
show
entreprises
cédérom
public
public
information
information
taxonomie
acteurs
destinataires
Internet
tiers archivage
Internet
Internet
NGCSF
La multiplication des langages utilisés
par les destinataires obligent :
• à détacher (neutraliser) la base des
informations financières des logiciels qui les
ont produites
• afin de faciliter les mises à jour en amont et en
aval
• et d’introduire la possibilité de les auditer.
12
NGCSF
Comptabilité B
…
EDIFACT
Comptabilité N
Paie A
Paie B
…
Informations
financières
NGCSF
ebXML
Interface
Paie C
Progiciel A
et demain
?
Progiciel B
…
Progiciel C
Xbrl
Destinataires
Comptabilité A
Une neutralité fonctionnelle
permettant le déploiement
d’applications informatiques
adaptées à des évolutions ultérieures
Auditeurs
Sommaire
•
•
•
•
Archivage électronique pour la traçabilité et la
préservation des preuves
• Coopération TBG1-TBG12 / UN-Cefact
13
documents
papier
Documents
messages
scanner
horodatage
L’archivage
électronique
paramètres
écritures comptables
plan de comptes
grand livre
états comptables,
consolidation,
déclarations
tiers
certificateur
horodatage
show
entreprises
public
information
taxonomie
archivage
archivage
acteurs
destinataires
Internet
tiers archivage
cédérom
Internet
Traçabilité
Evénement
traçabilité
Processus de traitement
interne entreprise
traçabilité
Archivage
La traçabilité doit être assurée dans les deux sens et passe par la
comptabilité obligatoirement,
seul outil de synthèse dont l'unité de mesure est homogène.
14
Archivage électronique
d'où la nécessité d'avoir
• une bonne organisation
• un bon classement
• un archivage structuré et utile
Il y va de la préservation
des moyens de preuve de l’entreprise
Archivage électronique
• Le commerce électronique n'est pas
dispensé de faire face aux obligations :
–
–
–
–
d'audit
de contrôle
de lisibilité
de péremption des informations archivées
15
Archives
Nécessité de l'archivage
Pour réaliser ces objectifs, les normes
d'archivage doivent répondre à des normes
non-propriétaires pour assurer la pérennité
des informations et des documents
numériques en matière d'enregistrement,
de stockage, de restitution et de preuve.
Archives
Et en matière de preuve, constat :
• il n'existe pas d'originaux en informatique
• les supports magnétiques sont évolutifs
• il n'y a pas de "culture" en matière d'archivage
électronique dans les entreprises
On assiste à un retour à la tradition orale.
Nous sommes dans une période de transition qui peut perdurer si
on ne prend pas les moyens de sortir de l'ornière.
16
Une réponse pratique consiste à
recourir à un tiers archiveur.
Peut être tiers archiveur, toute
personne n'ayant pas "produit" les
informations à archiver.
Pour appuyer sa politique, l'Ordre des expertscomptables a créé avec d'autres partenaires, la
FNTC
Fédération Nationale des Tiers de Confiance
Organisme national créé pour (ré)organiser des
professionnels de :
• l'archivage électronique sécurisé (+ tiers sauvegarde
et tiers stockage),
• la signature électronique,
• le chiffrement des échanges et la cryptographie,
• l'horodatage sécurisé,
• la certification électronique.
17
Exemple de décomposition élémentaire
de la structure d'un document
langage
Document
information
support
utilisation
normes
internationales
descriptiondedu
langage
et de la
(EDIFACT
ebXML)
norme utilisés pour lire l'information
donnée électronique sécurisée
donnée
électronique
pour
raison
d'irréversibilité
papier, disquette,
préférence
pour undisque,
tiers archiveur
bande,
film, microfiche,
etc.
pour
éliminer
le problème
de support
Il faut éliminer le problème du support
et gérer l'information
au travers d'un langage normalisé.
Archives
L’association Edificas a sorti un guide de
l’archivage électronique sécurisé
(www.edificas.org).
Objectif : proposer différents scénarii de
communication lorsqu'une organisation fait appel
aux services d'un tiers archiveur
Cadre : mise en œuvre d’un système d’archivage
électronique garantissant l’intégrité, la pérennité et
la restitution des messages.
18
Archives
Ainsi, quatre scénarii sont proposés :
Envoi des archives à un tiers archiveur,
Envoi d'une clé des archives à un tiers archiveur (les
archives
sont conservées par le donneur d'ordre),
Retour des archives au donneur d'ordre,
Retour d'une clé des archives au donneur d'ordre.
DOCUMENTS
Scénario 2
Scénario 3
Scénario 4
DESARCHIVAGE
Scénario 1
ARCHIVAGE
EXTERNE
INTERNE
Archives
19
EDIFICAS
L’association des professionnels
de l’Echange de Données Informatisé
de la Profession Comptable
La mission de EDIFICAS
• Maîtriser les téléprocédures et les
systèmes d’informations :
– Comptables, financières, fiscales,
– Juridiques, sociales et statistiques
• À l’aide de normes internationales:
– EDIFACT
– Eb-XML
• Est une cellule de RD pour l'ensemble de
ses membres
20
Notoriété de EDIFICAS
• Est accrédité en tant que :
– Communauté sectorielle comptable par
EDIFRANCE;
– EEG11 au niveau européen par e-BES
(CEN-Cenelec);
– TBG12 par l’ONU (UN-Cefact).
Par ses membres, couvre 95 % du marché de la comptabilité
en France.
Groupes de travail
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
GT1 : Messages comptables
GT2 : Téléprocé
procédures fiscales
GT3 : Archivage électronique
GT4 : XML / UML
GT5 : ASP
GT6 : Attestations de conformité
conformité
GT7 : Télétransmissions bancaires
GT8 : Horodatage
GT9 : Dé
Déclarations sociales
GT10 : EDIEDI-IR
GT11 : IAS/IFRS
GT12 : Gestion NGCSF
21
Présentation
est téléchargeable sur le site
www.edificas.fr
zone Téléchargements
Questions !
22

Commerce électronique, comptabilité, archivage et

Transcription

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