Editions Atlas

Allegro
RH
&
Edito
Les Editions Atlas sont les
spécialistes de l’édition
Editions Atlas
Mise en place d’Allegro Portail RH et Gestion des Absences aux
Editions Atlas.
La gestion des absences des collaborateurs des Editions Atlas, était gérée par un logiciel monoposte au
département des Ressources Humaines. Toute demande d’absence était acheminée, sur support papier, de
culturelle et de loisirs, ainsi
l’employé vers son supérieur hiérarchique, puis, après approbation, vers les Ressources Humaines qui saisis-
que de la vente par
saient les données ainsi reçues.
correspondance des
Ce processus s’avérait lourd et peu fiable, les risques d’erreurs étaient importants, et la charge de travail des
Ressources Humaines considérablement accrue.
ouvrages édités.
Depuis 3 décennies,
Outre cet aspect administratif des absences, les Editions Atlas souhaitaient également disposer d’un
portail RH susceptible de distribuer de l’information aux employés (accès à leurs informations personnelles,
Editions ATLAS est le
règlement du personnel, directives d’épargne salariale, informations internes, …) pour en particulier faciliter
numéro 1 de l’édition de
l’accueil des nouveaux collaborateurs et réduire ainsi la charge des RH.
séries de produits culturels,
qu’elles soient vendues
chez les marchands de
journaux, en vente à
Le choix des Editions Atlas pour un progiciel répondant aux améliorations souhaitées s’est porté sur la
solution Allegro de la société Adequasys, avec mise en place des modules Portail RH et Gestion des Absences.
Adequasys s’est chargée de l’installation ainsi que du paramétrage du produit, ce paramétrage étant
effectué en collaboration et en adéquation avec les collaborateurs des RH, qui ont pu ainsi suivre l’évolution
de la solution et se former en même temps sur les spécificités du progiciel.
domicile ou par
La majorité du paramétrage a été fait à distance par Adequasys grâce à une connexion sécurisée VPN sur
correspondance.
le serveur de développement des Editions Atlas. Cet accès permet également à Adequasys d’assurer à tout
La société emploie environ
350 personnes en France.
moment un support en cas d’incident technique et de gérer les installations de nouvelles versions sans se
déplacer à Paris ou Evreux.
Dans un premier temps, les Ressources Humaines ont saisi toutes les absences des employés dans
Allegro, afin de tester en grandeur nature les fonctionnalités du module avant mise en production.
Les collaborateurs des Editions Atlas ont aujourd’hui la possibilité de saisir directement leurs demandes
d’absences sur leur poste de travail, y compris leurs demandes de RTT. Ces demandes parviennent à
leur supérieur hiérarchique, prévenu par un email qui l’invite à se conncecter à Allegro pour approuver
ou rejeter ces absences. Après approbation, toutes les absences sont enregistrées dans Allegro par les
Ressources Humaines.
Chaque manager peut ainsi valider les absences de ses subordonnés directs.
Un espace particulier a été créé pour la direction afin que celle-ci ait un accès, en consultation, sur les
plannings de toutes les équipes.
Dans une prochaine étape, les Editions Atlas envisagent de créer une interface directe entre la paie
et Allegro pour les dossiers individuels des collaborateurs, afin de ne pas devoir saisir ces données
dans Allegro.
Allegro
RH
&
Editions Atlas
Le module Portail RH sera mis en production ultérieurement, mais est déjà maquetté et utilisé par les Ressources Humaines.
Pour ce portail, ainsi que pour le module des Absences, un style graphique spécifique aux Editions Atlas a été
mis en place, avec page d’accueil, animations flash et bandeaux animés. Ce style a été réalisé en collaboration
avec le graphiste d’Adequasys.
Lors du paramétrage du progiciel, Adequasys a proposé dans le cadre de la formation de développer un annuaire téléphonique intranet afin de remplacer les formulaires papiers existants.
Les hôtesses ont ainsi à disposition l’annuaire téléphonique sur leur poste de travail. Mais bien entendu, la
force de l’habitude étant un moteur puissant, Adequasys a aussi paramétré un rapport dynamique fusion
Excel de façon à ce que les hôtesses aient, pendant leur temps d’adaptation, un annuaire papier à consulter.
Les Editions Atlas vont également prochainement utiliser le module de gestion de la formation Allegro.
A ce jour, la charge de travail des Ressources Humaines, en ce qui concerne la gestion des absences, a fortement diminué, entraînant un gain de temps appréciable.
Les collaborateurs disposent d’une meilleure information et d’une meilleure lisibilité sur le suivi de leurs
absences.
Et les managers peuvent gérer plus efficacement leurs équipes, en ayant accès plus rapidement et de façon
plus fiable aux plannings de leurs collaborateurs.