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Table des matières TROUSSE D’INFORMATION SUR L’AGA ......................................................................................................... 2 OBLIGATIONS DES MEMBRES ....................................................................................................................... 3 RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉSERVATION DES CHAMBRES .......................................................................... 4 RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉUNION............................................................................................................ 5 FRAIS D’INSCRIPTION .................................................................................................................................... 5 DÉLÉGUÉS...................................................................................................................................................... 6 FORMULAIRES REQUIS POUR L’AGA ............................................................................................................. 7 1|Page TROUSSE D’INFORMATION SUR L’AGA Ce document constitue la première trousse complète de l’AGA 2016 de Patinage de vitesse Canada. Tous les formulaires et documents nécessaires à l’inscription sont disponibles en format électronique sur le site Web de Patinage de vitesse Canada au www.speedskating.ca (Nota : PVC publie la première et la deuxième trousse de l’AGA en format électronique; il est possible de vous procurer des copies papier au prix de 25 $ l’unité). Dès réception, au bureau national, de l’information suivante, l’inscription de votre association régionale ou territoriale sera complète : a) Le formulaire d’inscription de chacun des délégués pour l’AGA (inscription ici); b) Le rapport du président de l’association. Comme nous vous l’avons indiqué dans l’annonce de l’AGA, vous devrez également remplir le formulaire de mise en candidature ici : Veuillez faire parvenir tous les formulaires à : [email protected] Lorsque vous vous serez inscrit en utilisant le lien ci-dessus, un membre de notre équipe communiquera avec vous pour traiter votre paiement par carte de crédit. Si vous préférez payer par chèque, veuillez envoyer votre paiement par la poste à l’adresse suivante : Patinage de vitesse Canada 850, av. Industrial, no 17 F Ottawa (Ontario) K1G 4K2 Les frais d’inscription à l’AGA sont de 150 $, y compris les taxes. À votre arrivée, nous vous remettrons votre billet pour le banquet, votre porte-nom et toute autre information pertinente qui sera mise à votre disposition à la table d’inscription. Pour toute question, n’hésitez pas à envoyer un courriel à [email protected] ou à téléphoner au 613-260-3669, poste 110. LA DATE LIMITE POUR RETOURNER TOUS LES FORMULAIRES REMPLIS ES LE 12 MAI 2016. 2|Page OBLIGATIONS DES MEMBRES INSCRIPTION ET REMPLISSAGE DES FORMULAIRES Il incombe à l’association de s’assurer de remplir tous les formulaires, d’effectuer tous les paiements indiqués et de les envoyer à Patinage de vitesse Canada d’ici au 12 mai 2016. MEMBRES EN RÈGLE Les membres doivent être des membres « en règle », comme indiqué dans les statuts de PVC (article III, paragraphe 18b), afin d’exercer leur droit de vote. Veuillez régler tout montant en souffrance avant la réunion et porter tout montant contesté à l’attention du bureau national. Ceci nous permettra d’examiner et de corriger toutes les erreurs ou omissions. RAPPORT DES PRÉSIDENTS ET ÉTAT DE LA SITUATION DES ASSOCIATIONS Nous vous prions de bien vouloir rédiger et présenter votre rapport au bureau national à [email protected]. Les membres des associations doivent adhérer aux politiques de PVC, notamment la Politique sur les langues officielles. La politique recommande que la communication entre les associations provinciales et territoriales s’effectue dans la langue de l’association qui reçoit ladite communication. Comme les rapports sont partagés entre toutes les associations provinciales et territoriales, PVC vous saurait gré de bien vouloir présenter vos rapports dans les deux langues officielles. Les associations devront assumer les frais de traduction de leurs rapports respectifs. PVC utilise les services d’une traductrice indépendante. Si vous souhaitez faire appel à ses services, veuillez communiquer avec Pascale Seide à [email protected]. 3|Page RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉSERVATION DES CHAMBRES Hôtel Sheraton Ottawa 150, rue Albert, Ottawa (Ontario) K1P 5G2, tél. : (613) 238-1500 Les délégués de PVC auront droit à un tarif préférentiel de 135 $ (taxes en sus) pour une chambre standard (1 très grand lit ou deux lits à deux places). PVC a réservé un ensemble de chambres pour les associations membres. Les réservations seront effectuées en votre nom à l’hôtel Sheraton Ottawa selon les renseignements que vous avez fournis en remplissant votre formulaire d’inscription. La date limite pour réserver au tarif préférentiel est le 12 mai 2016 Une suite de réception sera mise à la disponibilité des participants pendant la fin de semaine. Cette suite donnera aux délégués la possibilité de se détendre et d’échanger avec les autres participants tout au long de la journée. La suite de réception accueillera les membres aux heures suivantes : Jeudi 16 juin, toute la journée Vendredi 17 juin, toute la journée Samedi 18 juin, toute la journée Le Sheraton Ottawa offre plusieurs services et présente plusieurs attraits qui rendront votre séjour agréable. Veuillez visiter leur site Web pour plus d’information. http://www.sheratonottawa.com/ 4|Page RENSEIGNEMENTS SUR LA RÉUNION Cette année, les réunions et les réceptions de l’AGA se tiendront à l’hôtel Sheraton Ottawa. L’adresse de l’hôtel est le 150, rue Albert, Ottawa (Ontario) K1P 5G2, (613) 238-1500. FRAIS D’INSCRIPTION Les frais d’inscription couvrent la participation aux ateliers et aux séances du jeudi au dimanche, ainsi qu’un billet pour le souper annuel de remise de prix de PVC qui aura lieu dans la soirée de samedi. Les repas incluent : Jeudi 16 juin : Apéritifs durant la réception Vendredi 17 juin : Déjeuner et dîner Samedi 18 juin : Déjeuner, dîner et souper Dimanche 19 juin : Déjeuner Jeudi 16 juin La réception d’accueil et de reconnaissance du président est l’occasion, pour Patinage de vitesse Canada, d’accueillir chacun des délégués et des invités et de rendre hommage aux bénévoles dévoués, qui quittent le monde du patinage de vitesse. La tenue de ville décontractée est de mise. La réception de bienvenue se déroulera dans la soirée du jeudi 16 juin, à l’hôtel Sheraton Ottawa. Vendredi 17 juin Les réunions du vendredi se dérouleront sous la forme d’ateliers axés sur le développement sportif. Nous conclurons la journée par une sortie sous le thème : « Vivre l’expérience d’Ottawa ». Samedi 18 juin La réception de remise de prix célébrant la 129e AGA se déroulera le samedi 18 juin. Venez prendre part aux réjouissances, alors que nous reviendrons sur la saison de patinage, et que nous rendrons hommage à nos lauréats de la saison 2015-2016. La tenue de cocktail est de mise. Dimanche 19 juin Nous conclurons la fin de semaine par des réunions de synthèse et des mesures de suivi. L’horaire complet est annexé au présent document. 5|Page DÉLÉGUÉS Pour que tous les documents soient prêts à être distribués dans les délais prescrits par les procédures et règlements, tous les rapports du Conseil d’administration, des entraîneurs, des présidents de comité, des représentants des athlètes et des associations provinciales et territoriales doivent parvenir au bureau national d’ici le 12 mai 2016. Votre aide est essentielle pour la réalisation de cet objectif. En vertu des règlements A3-400, A3-401, 402, 403, 404 et 405 et des statuts de Patinage de vitesse Canada (article IV paragraphe 22), les délégués ont le droit de voter à l’AGA selon le tableau suivant. PROVINCE/TERRITOIRE Alberta Colombie-Britannique Manitoba Nouveau-Brunswick MEMBRES 1 130 1 696 236 453 VOIX À L’AGA 5 6 3 3 Terre-Neuve-et-Labrador Territoires-du-Nord-Ouest Nouvelle-Écosse Nunavut Ontario 62 219 341 50 1 886 2 3 3 2 6 Île-du-Prince-Édouard Québec Saskatchewan Yukon 133 6 294 652 49 2 14 4 1 TOTAL 13 201 54 Le nombre de membres est basé sur les chiffres rapportés par les associations au 31 mars 2016. 6|Page FORMULAIRES REQUIS POUR L’AGA Vous trouverez tous les formulaires requis pour l’AGA ici. 1. Formulaire d’inscription à l’AGA 2. Formulaire de mise en candidature Nous vous prions de remplir tous les formulaires dans leur intégralité et de les envoyer au bureau national à l’attention de [email protected] au plus tard le 12 mai 2016. Merci et au plaisir de vous voir à Ottawa ! 7|Page