L`élaboration du courrier automatisé : la lettre type

Communication
& Organisation
L’élaboration
du courrier
automatisé :
La communication
téléphonique
la lettre type
Fiche
Ressource
Le nombre des partenaires (clients, fournisseurs, transporteurs, demandeurs d’emploi) auxquels
l’entreprise adresse des courriers croît sans cesse...
Pourtant, les lettres envoyées sont le plus souvent relatives aux mêmes types de situations : appel
d’offres, envoi de documentation, rappel de paiement...
Afin de gagner en rapidité et en efficacité, les différents types de courrier qu’une entreprise a
l’habitude d’envoyer et que l’on peut qualifier de « répétitifs » sont donc élaborés à partir d’un
document type. Ce document est ensuite complété par un certain nombre de mentions variables, qui
dépendent de chaque situation à traiter : numéro et date de commande, montant à payer...
1. Le document type
Il s’agit d’élaborer un texte reprenant les informations à adresser à tous les correspondants. Ces
mentions fixes figureront dans le texte définitif, quel qu’en soit le destinataire.
2. L’insertion des variables
Les mentions variables sont celles qui sont spécifiques à chaque correspondant. Leur insertion dans la
lettre type peut se faire de deux façons : au clavier ou par publipostage
2.1. L’insertion de variables au clavier
Cette technique est symbolisée par
{…}
Ce procédé est utilisé quand la lettre type n’est à adresser qu’à un seul correspondant ou à un nombre
restreint de destinataires.
L’élaboration des lettres est ici semi-automatisée, puisque les mentions variables sont insérées par
l’opérateur au clavier.
Les variables sont répertoriées et identifiées par un code à l’emplacement requis de la lettre type.
Après avoir appelé la commande spécifique du logiciel, l’opérateur voit apparaître à l’écran des phrases
telles que « entrer le nom du destinataire », « entrer l’adresse »… Quand toutes les réponses à ces
instructions ont été données, la lettre est éditée de façon personnalisée. On procède de la même
manière pour les autres lettres.
2.2. Le publipostage (ou mailing)
Cette technique est symbolisée par
« … »
Ce procédé est utilisé quand la lettre type est à adresser à un grand nombre de destinataires.
L’élaboration des lettres est ici entièrement automatisée, puisqu’elle résulte de la fusion d’une lettre
type et d’un fichier de variables.
La première étape consiste à créer, si elle n’existe pas déjà, la base de données contenant
l’identification des différentes variables à insérer : raison sociale, adresse, ville…
Il faut ensuite créer le document type en insérant aux endroits voulus le nom des variables qui figurent
dans la base de données. Arès avoir appelé la commande spécifique du logiciel, l’opérateur voit
apparaître directement sur imprimante l’ensemble des courriers personnalisés.
Le publipostage permet également l’impression automatique des étiquettes ou l’édition des enveloppes
personnalisées.
Lycée professionnel Porte de Normandie - Verneuil sur Avre
Nathalie Gicquiaud